REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

PPK w firmie - jak wdrożyć?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Quercus Sp. z o. o.
ekspert w zakresie wdrażania i serwisowania systemów SAP, autoryzowany Partner SAP
PPK w firmie - jak wdrożyć? Co trzeba wiedzieć?
PPK w firmie - jak wdrożyć? Co trzeba wiedzieć?
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

PPK w firmie - jak wdrożyć Pracownicze Plany Kapitałowe dla swoich pracowników? Co powinien zawierać program do obsługi PPK? Kto może oszczędzać w PPK?

PPK w firmie

Wdrażając PPK w firmie, warto postawić na rozwiązania, które uwzględniają zarówno standardowe zdarzenia, jak i te rzadsze, które mogą wydarzyć się w przyszłości, w związku ze zmieniającą się sytuacją pracowników. Dlatego tworząc system do obsługi planów kapitałowych pracowników, trzeba przewidzieć, z jakimi przypadkami przyjdzie nam się zmierzyć za kilka lub kilkanaście lat.

REKLAMA

Autopromocja

Z raportu „Poziom partycypacji w Pracowniczych Planach Kapitałowych po IV kohorcie wdrożenia” opracowanego przez Instytut Emerytalny wynika, że niespełna 25% uprawnionych Polaków korzysta z tej formy oszczędzania. – Z jednej strony może to wynikać z obaw Polaków przed „upaństwowieniem” oszczędności, z drugiej – a wiemy to z doświadczenia – wdrożenie PPK w firmach często stanowi prawdziwe wyzwanie. Sprawny system do obsługi planów kapitałowych musi uwzględniać nie tylko założenia ustawy o PPK, ale przede wszystkim specyfikę danej organizacji oraz systemy kadrowe, w oparciu o które ona pracuje – wyjaśnia Arkadiusz Siwek, ekspert firmy wdrożeniowej SAP – Quercus Sp. z o.o.

Jak wdrożyć PPK?

REKLAMA

Projekt wdrożenia oprogramowania do obsługi PPK w firmie trwa około miesiąca, oczywiście pod warunkiem, że firma pracuje na kompatybilnych systemach informatycznych. – Założeniem każdego projektu jest synchronizacja z istniejącymi systemami kadrowo-płacowymi oraz elastyczność, pozwalająca na konfigurację dopasowaną do potrzeb konkretnych organizacji. Tworząc rozwiązanie do obsługi PPK, trzeba bowiem uwzględnić, że będzie ono wdrażane zarówno w małych i średnich przedsiębiorstwach, jak i dużych firmach, grupach kapitałowych składających się z wielu podmiotów oraz jednostkach sektora publicznego. Organizacje te mogą podlegać innym przepisom, system musi być więc na tyle elastyczny, aby takie zmienne móc uwzględnić – podkreśla Maciej Szymanek, ekspert Quercus.

Zbadanie sytuacji wyjściowej jest częścią pierwszego etapu wdrożenia, czyli spotkania organizacyjnego, podczas którego: ustalane są dane na temat systemu, na którym pracują kadry, dokonuje się podziału zadań i ustala się wstępny harmonogram prac. Drugi krok to wgranie oraz dostosowanie rozwiązania w systemie klienta oraz dostosowanie rozwiązania płacowego PPK do istniejących rozwiązań płacowych klienta. Kolejny etap obejmuje testy wewnętrzne (sprawdzenie działania systemu przed udostępnieniem go klientowi). W czwartym kroku klient otrzymuje scenariusze testowe oraz podręcznik do obsługi systemu. Następnie przeprowadzane jest szkolenie z obsługi aplikacji oraz interfejsu PPK. Przedostatni krok to testy podzielone na trzy równoległe fazy:

  1. testy aplikacji,
  2. testy interfejsu oraz
  3. testy płac.

To czas, podczas którego klient wychwytuje ewentualne błędy systemu i czas na ich skorygowanie. Ostatni etap to odbiór projektu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podzielenie całego wdrożenia na wyraźnie wyodrębnione etapy pozwala na lepsze zarządzanie nim, pełniejszą kontrolę nad postępami prac oraz na szybsze wychwycenie ewentualnych błędów – podkreśla Arkadiusz Siwek, ekspert Quercus Sp. z o.o.

Program do obsługi PPK a uczestnicy PPK

Elastyczny program do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych musi uwzględniać wszystkich uczestników tych planów. Są to oczywiście pracodawca i pracownicy, a także instytucja finansowa, której zadaniem jest inwestowanie odprowadzanych składek. Ważnym uczestnikiem PPK jest agent transferowy, którego zadaniem jest prowadzenie ewidencji PPK dla instytucji finansowej (agent transferowy otrzymuje pliki zgłoszeniowe bądź deklaracje pracownicze wprost z narzędzia obsługującego PPK). Ostatnim, nadrzędnym, uczestnikiem PPK jest Polski Fundusz Rozwoju (PFR), odpowiedzialny za prowadzenie centralnej ewidencji.

Program do obsługi PPK powinien automatycznie weryfikować wiek pracowników. Jest to o tyle ważne, że w przypadku grupy wiekowej 18–54 lata pracodawca ma obowiązek zapisania tych osób do PPK (chyba że zgłoszą rezygnację, ale uwaga – rezygnacje są ważne do 31 marca 2023 r., po tym terminie trzeba będzie wysłać je ponownie). Osoby w wieku 55–69 lat zapisywane są do PPK na podstawie złożonych deklaracji dobrowolnego uczestnictwa.

Kto może oszczędzać w PPK?

Aby móc przystąpić do PPK, pracownik musi jednak spełnić szereg warunków zdefiniowanych w Ustawie z dnia 4 października 2018 r. o Pracowniczych Planach Kapitałowych. Dobrze skonfigurowany program zweryfikuje każdego z pracowników pod kątem spełnienia pięciu kluczowych warunków. Sprawdzi zatem, czy:

  1. pracownik przepracował co najmniej 90 dni na umowie z obowiązkowymi składkami rentowno-emerytalnymi,
  2. pracownik ma odpowiedni wiek (więcej niż 18 lat, mniej niż 70 lat), czy przynależy do grupy z zapisem obowiązkowym (18–54 lata), czy do grupy, która musi złożyć deklarację dobrowolnego uczestnictwa (55–69 lat),
  3. pracownik jest zatrudniony w polskiej firmie,
  4. pracownik nie przebywa w danym miesiącu na urlopie bezpłatnym, a jeżeli przebywa, czy otrzymał przychód ze składkami rentowno-emerytalnymi,
  5. w przypadku ponownego zatrudnienia, sprawdza staż pracownika sprzed 12 miesięcy, licząc od daty ponownego zatrudnienia (jeżeli pracownik został zatrudniony na ozusowanej umowie przed datą obowiązku prowadzenia PPK, staż PPK nie jest dla niego sprawdzany).

Po weryfikacji spełnienia bądź nie powyższych warunków program automatycznie nadaje pracownikom odpowiedni status. – Chodzi o to, aby ten proces zautomatyzować, czyli wykluczyć m.in. konieczność ręcznego generowania statusów pracowników. Program jest ustawiany jako zadanie w tle i aktywowany w czasie, kiedy na pewno nie są dokonywane żadne zmiany w danych osobowych, np. nocą. – wyjaśnia Arkadiusz Siwek, ekspert Quercus Sp. z o.o.

Statusy pracowników w PPK:

  1. Nieuprawniony do korzystania z PPK (w sytuacji niespełnienia warunków określonych w Ustawie o PPK).
  2. Uprawniony na zapis obowiązkowy (dla spełniających warunki osób w wieku 18–54 lata).
  3. Uprawniony na zapis dobrowolny (dla spełniających warunki osób w wieku 55–69 lat).

Dobry program do PPK - cechy

REKLAMA

Jak wskazują specjaliści Quercus, istnieją cztery kluczowe elementy, na które trzeba zwrócić uwagę, tworząc program do obsługi PPK. Pierwszym jest łatwość wdrożenia: dobrze zaprojektowane narzędzie do obsługi PPK przynajmniej w podstawowej części opiera się na rozwiązaniach uniwersalnych, które można zaimplementować w różnych typach organizacji, zarówno dużych, jak i małych, z jedną siedzibą i rozproszonych, w firmach prywatnych oraz w instytucjach państwowych.

Kolejnym aspektem jest kompatybilność z systemem płacowym. Już na etapie projektowania takiego rozwiązania należy uwzględnić fakt, że musi ono pobierać i przekazywać dane do systemu płacowego. Dlatego dobrą praktyką jest uwzględnienie w rozwiązaniu specyfiki najpopularniejszych programów płacowych lub wdrożenie jednocześnie uniwersalnego rozwiązania płacowego ze współpracującym narzędziem do obsługi PPK. W szczególnych przypadkach może jednak okazać się, że najlepszym rozwiązaniem będzie opracowanie indywidualnego programu płacowego z obsługą PPK – zaznacza Maciej Szymanek, specjalista Quercus Sp. z o.o.

Trzecią kluczową cechą dobrego programu do obsługi PPK jest jego elastyczność, którą eksperci Quercus rozumieją jako możliwość dopasowania rozwiązania do specyfiki, wielkości oraz statusu prawnego danej organizacji oraz łatwość ustalania wysokości składek, również tych dodatkowych, deklarowanych jako benefit pracownika. – Z tą cechą wiąże się czwarty aspekt dobrego programu PPK – kompleksowość. O ile pod hasłem „elastyczność” rozumiemy łatwość konfiguracji w różnych warunkach organizacyjno-prawnych, o tyle „kompleksowość” oznacza przede wszystkim uwzględnienie również tych zdarzeń, które nie dotyczą teraźniejszości, lecz wystąpią w przyszłości, a więc na przykład transferu środków, wypłaty składek, aktualizacji statusu dla osoby, która miała prowadzone PPK u różnych pracodawców itp. Choć obecnie takie sytuacje w zasadzie nie występują, konieczność ich obsłużenia za kilka lat trzeba już dziś uznać za pewnik i uwzględnić to w programie – podsumowuje Arkadiusz Siwek.

Polecamy: Pracownicze plany kapitałowe. Obowiązki pracodawcy

Podsumowanie

Pracownicze Plany Kapitałowe z pewnością będą w najbliższym czasie tematem wielu pogłębionych analiz. Biorąc pod uwagę statystyki, jest w tym zakresie jeszcze wiele do zrobienia, począwszy od działań edukacyjnych skierowanych do pracowników i części pracodawców, po efektywne narzędzia, które umożliwią sprawne wdrożenie, a przede wszystkim bieżącą obsługę Pracowniczych Planów Kapitałowych, bez konieczności angażowania dodatkowych sił personalnych.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA