Kategorie

PPK w firmie - jak wdrożyć?

Quercus Sp. z o. o.
ekspert w zakresie wdrażania i serwisowania systemów SAP, autoryzowany Partner SAP
PPK w firmie - jak wdrożyć? Co trzeba wiedzieć?
fot.Shutterstock
PPK w firmie - jak wdrożyć Pracownicze Plany Kapitałowe dla swoich pracowników? Co powinien zawierać program do obsługi PPK? Kto może oszczędzać w PPK?

PPK w firmie

Reklama

Wdrażając PPK w firmie, warto postawić na rozwiązania, które uwzględniają zarówno standardowe zdarzenia, jak i te rzadsze, które mogą wydarzyć się w przyszłości, w związku ze zmieniającą się sytuacją pracowników. Dlatego tworząc system do obsługi planów kapitałowych pracowników, trzeba przewidzieć, z jakimi przypadkami przyjdzie nam się zmierzyć za kilka lub kilkanaście lat.

Z raportu „Poziom partycypacji w Pracowniczych Planach Kapitałowych po IV kohorcie wdrożenia” opracowanego przez Instytut Emerytalny wynika, że niespełna 25% uprawnionych Polaków korzysta z tej formy oszczędzania. – Z jednej strony może to wynikać z obaw Polaków przed „upaństwowieniem” oszczędności, z drugiej – a wiemy to z doświadczenia – wdrożenie PPK w firmach często stanowi prawdziwe wyzwanie. Sprawny system do obsługi planów kapitałowych musi uwzględniać nie tylko założenia ustawy o PPK, ale przede wszystkim specyfikę danej organizacji oraz systemy kadrowe, w oparciu o które ona pracuje – wyjaśnia Arkadiusz Siwek, ekspert firmy wdrożeniowej SAP – Quercus Sp. z o.o.

Jak wdrożyć PPK?

Reklama

Projekt wdrożenia oprogramowania do obsługi PPK w firmie trwa około miesiąca, oczywiście pod warunkiem, że firma pracuje na kompatybilnych systemach informatycznych. – Założeniem każdego projektu jest synchronizacja z istniejącymi systemami kadrowo-płacowymi oraz elastyczność, pozwalająca na konfigurację dopasowaną do potrzeb konkretnych organizacji. Tworząc rozwiązanie do obsługi PPK, trzeba bowiem uwzględnić, że będzie ono wdrażane zarówno w małych i średnich przedsiębiorstwach, jak i dużych firmach, grupach kapitałowych składających się z wielu podmiotów oraz jednostkach sektora publicznego. Organizacje te mogą podlegać innym przepisom, system musi być więc na tyle elastyczny, aby takie zmienne móc uwzględnić – podkreśla Maciej Szymanek, ekspert Quercus.

Zbadanie sytuacji wyjściowej jest częścią pierwszego etapu wdrożenia, czyli spotkania organizacyjnego, podczas którego: ustalane są dane na temat systemu, na którym pracują kadry, dokonuje się podziału zadań i ustala się wstępny harmonogram prac. Drugi krok to wgranie oraz dostosowanie rozwiązania w systemie klienta oraz dostosowanie rozwiązania płacowego PPK do istniejących rozwiązań płacowych klienta. Kolejny etap obejmuje testy wewnętrzne (sprawdzenie działania systemu przed udostępnieniem go klientowi). W czwartym kroku klient otrzymuje scenariusze testowe oraz podręcznik do obsługi systemu. Następnie przeprowadzane jest szkolenie z obsługi aplikacji oraz interfejsu PPK. Przedostatni krok to testy podzielone na trzy równoległe fazy:

  1. testy aplikacji,
  2. testy interfejsu oraz
  3. testy płac.

To czas, podczas którego klient wychwytuje ewentualne błędy systemu i czas na ich skorygowanie. Ostatni etap to odbiór projektu.

Podzielenie całego wdrożenia na wyraźnie wyodrębnione etapy pozwala na lepsze zarządzanie nim, pełniejszą kontrolę nad postępami prac oraz na szybsze wychwycenie ewentualnych błędów – podkreśla Arkadiusz Siwek, ekspert Quercus Sp. z o.o.

Program do obsługi PPK a uczestnicy PPK

Elastyczny program do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych musi uwzględniać wszystkich uczestników tych planów. Są to oczywiście pracodawca i pracownicy, a także instytucja finansowa, której zadaniem jest inwestowanie odprowadzanych składek. Ważnym uczestnikiem PPK jest agent transferowy, którego zadaniem jest prowadzenie ewidencji PPK dla instytucji finansowej (agent transferowy otrzymuje pliki zgłoszeniowe bądź deklaracje pracownicze wprost z narzędzia obsługującego PPK). Ostatnim, nadrzędnym, uczestnikiem PPK jest Polski Fundusz Rozwoju (PFR), odpowiedzialny za prowadzenie centralnej ewidencji.

Program do obsługi PPK powinien automatycznie weryfikować wiek pracowników. Jest to o tyle ważne, że w przypadku grupy wiekowej 18–54 lata pracodawca ma obowiązek zapisania tych osób do PPK (chyba że zgłoszą rezygnację, ale uwaga – rezygnacje są ważne do 31 marca 2023 r., po tym terminie trzeba będzie wysłać je ponownie). Osoby w wieku 55–69 lat zapisywane są do PPK na podstawie złożonych deklaracji dobrowolnego uczestnictwa.

Kto może oszczędzać w PPK?

Aby móc przystąpić do PPK, pracownik musi jednak spełnić szereg warunków zdefiniowanych w Ustawie z dnia 4 października 2018 r. o Pracowniczych Planach Kapitałowych. Dobrze skonfigurowany program zweryfikuje każdego z pracowników pod kątem spełnienia pięciu kluczowych warunków. Sprawdzi zatem, czy:

  1. pracownik przepracował co najmniej 90 dni na umowie z obowiązkowymi składkami rentowno-emerytalnymi,
  2. pracownik ma odpowiedni wiek (więcej niż 18 lat, mniej niż 70 lat), czy przynależy do grupy z zapisem obowiązkowym (18–54 lata), czy do grupy, która musi złożyć deklarację dobrowolnego uczestnictwa (55–69 lat),
  3. pracownik jest zatrudniony w polskiej firmie,
  4. pracownik nie przebywa w danym miesiącu na urlopie bezpłatnym, a jeżeli przebywa, czy otrzymał przychód ze składkami rentowno-emerytalnymi,
  5. w przypadku ponownego zatrudnienia, sprawdza staż pracownika sprzed 12 miesięcy, licząc od daty ponownego zatrudnienia (jeżeli pracownik został zatrudniony na ozusowanej umowie przed datą obowiązku prowadzenia PPK, staż PPK nie jest dla niego sprawdzany).

Po weryfikacji spełnienia bądź nie powyższych warunków program automatycznie nadaje pracownikom odpowiedni status. – Chodzi o to, aby ten proces zautomatyzować, czyli wykluczyć m.in. konieczność ręcznego generowania statusów pracowników. Program jest ustawiany jako zadanie w tle i aktywowany w czasie, kiedy na pewno nie są dokonywane żadne zmiany w danych osobowych, np. nocą. – wyjaśnia Arkadiusz Siwek, ekspert Quercus Sp. z o.o.

Statusy pracowników w PPK:

  1. Nieuprawniony do korzystania z PPK (w sytuacji niespełnienia warunków określonych w Ustawie o PPK).
  2. Uprawniony na zapis obowiązkowy (dla spełniających warunki osób w wieku 18–54 lata).
  3. Uprawniony na zapis dobrowolny (dla spełniających warunki osób w wieku 55–69 lat).

Dobry program do PPK - cechy

Jak wskazują specjaliści Quercus, istnieją cztery kluczowe elementy, na które trzeba zwrócić uwagę, tworząc program do obsługi PPK. Pierwszym jest łatwość wdrożenia: dobrze zaprojektowane narzędzie do obsługi PPK przynajmniej w podstawowej części opiera się na rozwiązaniach uniwersalnych, które można zaimplementować w różnych typach organizacji, zarówno dużych, jak i małych, z jedną siedzibą i rozproszonych, w firmach prywatnych oraz w instytucjach państwowych.

Kolejnym aspektem jest kompatybilność z systemem płacowym. Już na etapie projektowania takiego rozwiązania należy uwzględnić fakt, że musi ono pobierać i przekazywać dane do systemu płacowego. Dlatego dobrą praktyką jest uwzględnienie w rozwiązaniu specyfiki najpopularniejszych programów płacowych lub wdrożenie jednocześnie uniwersalnego rozwiązania płacowego ze współpracującym narzędziem do obsługi PPK. W szczególnych przypadkach może jednak okazać się, że najlepszym rozwiązaniem będzie opracowanie indywidualnego programu płacowego z obsługą PPK – zaznacza Maciej Szymanek, specjalista Quercus Sp. z o.o.

Trzecią kluczową cechą dobrego programu do obsługi PPK jest jego elastyczność, którą eksperci Quercus rozumieją jako możliwość dopasowania rozwiązania do specyfiki, wielkości oraz statusu prawnego danej organizacji oraz łatwość ustalania wysokości składek, również tych dodatkowych, deklarowanych jako benefit pracownika. – Z tą cechą wiąże się czwarty aspekt dobrego programu PPK – kompleksowość. O ile pod hasłem „elastyczność” rozumiemy łatwość konfiguracji w różnych warunkach organizacyjno-prawnych, o tyle „kompleksowość” oznacza przede wszystkim uwzględnienie również tych zdarzeń, które nie dotyczą teraźniejszości, lecz wystąpią w przyszłości, a więc na przykład transferu środków, wypłaty składek, aktualizacji statusu dla osoby, która miała prowadzone PPK u różnych pracodawców itp. Choć obecnie takie sytuacje w zasadzie nie występują, konieczność ich obsłużenia za kilka lat trzeba już dziś uznać za pewnik i uwzględnić to w programie – podsumowuje Arkadiusz Siwek.

Polecamy: Pracownicze plany kapitałowe. Obowiązki pracodawcy

Podsumowanie

Pracownicze Plany Kapitałowe z pewnością będą w najbliższym czasie tematem wielu pogłębionych analiz. Biorąc pod uwagę statystyki, jest w tym zakresie jeszcze wiele do zrobienia, począwszy od działań edukacyjnych skierowanych do pracowników i części pracodawców, po efektywne narzędzia, które umożliwią sprawne wdrożenie, a przede wszystkim bieżącą obsługę Pracowniczych Planów Kapitałowych, bez konieczności angażowania dodatkowych sił personalnych.

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(3)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • juba
    2021-06-13 16:10:41
    U mnie na szczęście samo wprowadzenie PPK odbyło się bez problemów, a teraz mogę się tylko cieszyć z korzyści płynących z ppk. Ja się w nic nie angażuje, a oszczedności się budują.
    0
  • Mirella
    2021-06-11 18:30:59
    U nas tez bardzo duzo sie o tym gadalo i wyjasnialo faktyczne dzialanie :) wiele osob musze przyznac sie przekonalo, sama wsrod nich jestem i faktycznie przyznaje, ze bylo warto
    0
  • Lolka
    2021-06-10 22:15:38
    Ja jestem zadowolona ,że jestem w ppk. Mój szef bardzo wszystkich zachęcał do przystąpienia do tego programu, dał naprawdę wzorowy przykład wszystkim pracownikom i większość została :) Oczywiście byli i tacy, którzy zrezygnowali, al szczerze to nie bardzo teraz sa zadowoleni, jak widza ze to przynosi zyski.
    0
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail

Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?

Umowy o pracę i zlecenia zawierane online na praca.gov.pl

Umowy o pracę i zlecenia zawierane online. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przygotowuje projekt ustawy o zawieraniu i rozliczaniu umów w sposób elektroniczny przez niektórych pracodawców. Ustawa ta ma pozwolić mikroprzedsiębiorcom, rolnikom, a także osobom fizycznym, zatrudniającym pracowników, czy zleceniobiorców, na zawieranie umów o pracę i umów zlecenia według gotowych szablonów na portalu praca.gov.pl. Ten nowy sposób zawierania ww. umów ma być dodatkową opcją dla wspomnianych pracodawców i zleceniodawców. Zawsze będzie można zatrudnić pracownika czy zleceniobiorcę w tradycyjny sposób. Projekt ten ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w III kwartale 2021 r.

Wypadki przy pracy - I kwartał 2021 [GUS]

Wypadki przy pracy - GUS podał dane za I kwartał 2021 r. Czy liczba wypadków spadła w porównaniu do roku 2020?

HR-owca portret własny 2021 [RAPORT]

HR-owca portret własny 2021 - raport przedstawia jak HRowcy radzili sobie w pandemii, jakie mają zadania, wyzwania i motywacje. Jak oceniają swoją pracę?

Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r.

Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r. - ile wynosi Mindestlohn? Ile wynosi netto?

Urlop rodzinny na opiekę nad rodzicami lub wnukami

Urlop rodzinny - 12 miesięczny urlop na opiekę nad chorymi rodzicami bądź wnukami dla babci lub dziadka to nowa propozycja urlopu. Czy będzie wprowadzony do Kodeksu pracy?

Składka zdrowotna - Nowy Ład

Składka zdrowotna a Nowy Ład - jaka zmiana w naliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne została przewidziana od 2022 r.?