Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

PPK w firmie - jak wdrożyć?

Quercus Sp. z o. o.
ekspert w zakresie wdrażania i serwisowania systemów SAP, autoryzowany Partner SAP
PPK w firmie - jak wdrożyć? Co trzeba wiedzieć?
PPK w firmie - jak wdrożyć? Co trzeba wiedzieć?
fot.Shutterstock
PPK w firmie - jak wdrożyć Pracownicze Plany Kapitałowe dla swoich pracowników? Co powinien zawierać program do obsługi PPK? Kto może oszczędzać w PPK?

PPK w firmie

Wdrażając PPK w firmie, warto postawić na rozwiązania, które uwzględniają zarówno standardowe zdarzenia, jak i te rzadsze, które mogą wydarzyć się w przyszłości, w związku ze zmieniającą się sytuacją pracowników. Dlatego tworząc system do obsługi planów kapitałowych pracowników, trzeba przewidzieć, z jakimi przypadkami przyjdzie nam się zmierzyć za kilka lub kilkanaście lat.

Z raportu „Poziom partycypacji w Pracowniczych Planach Kapitałowych po IV kohorcie wdrożenia” opracowanego przez Instytut Emerytalny wynika, że niespełna 25% uprawnionych Polaków korzysta z tej formy oszczędzania. – Z jednej strony może to wynikać z obaw Polaków przed „upaństwowieniem” oszczędności, z drugiej – a wiemy to z doświadczenia – wdrożenie PPK w firmach często stanowi prawdziwe wyzwanie. Sprawny system do obsługi planów kapitałowych musi uwzględniać nie tylko założenia ustawy o PPK, ale przede wszystkim specyfikę danej organizacji oraz systemy kadrowe, w oparciu o które ona pracuje – wyjaśnia Arkadiusz Siwek, ekspert firmy wdrożeniowej SAP – Quercus Sp. z o.o.

Jak wdrożyć PPK?

Projekt wdrożenia oprogramowania do obsługi PPK w firmie trwa około miesiąca, oczywiście pod warunkiem, że firma pracuje na kompatybilnych systemach informatycznych. – Założeniem każdego projektu jest synchronizacja z istniejącymi systemami kadrowo-płacowymi oraz elastyczność, pozwalająca na konfigurację dopasowaną do potrzeb konkretnych organizacji. Tworząc rozwiązanie do obsługi PPK, trzeba bowiem uwzględnić, że będzie ono wdrażane zarówno w małych i średnich przedsiębiorstwach, jak i dużych firmach, grupach kapitałowych składających się z wielu podmiotów oraz jednostkach sektora publicznego. Organizacje te mogą podlegać innym przepisom, system musi być więc na tyle elastyczny, aby takie zmienne móc uwzględnić – podkreśla Maciej Szymanek, ekspert Quercus.

Zbadanie sytuacji wyjściowej jest częścią pierwszego etapu wdrożenia, czyli spotkania organizacyjnego, podczas którego: ustalane są dane na temat systemu, na którym pracują kadry, dokonuje się podziału zadań i ustala się wstępny harmonogram prac. Drugi krok to wgranie oraz dostosowanie rozwiązania w systemie klienta oraz dostosowanie rozwiązania płacowego PPK do istniejących rozwiązań płacowych klienta. Kolejny etap obejmuje testy wewnętrzne (sprawdzenie działania systemu przed udostępnieniem go klientowi). W czwartym kroku klient otrzymuje scenariusze testowe oraz podręcznik do obsługi systemu. Następnie przeprowadzane jest szkolenie z obsługi aplikacji oraz interfejsu PPK. Przedostatni krok to testy podzielone na trzy równoległe fazy:

  1. testy aplikacji,
  2. testy interfejsu oraz
  3. testy płac.

To czas, podczas którego klient wychwytuje ewentualne błędy systemu i czas na ich skorygowanie. Ostatni etap to odbiór projektu.

Podzielenie całego wdrożenia na wyraźnie wyodrębnione etapy pozwala na lepsze zarządzanie nim, pełniejszą kontrolę nad postępami prac oraz na szybsze wychwycenie ewentualnych błędów – podkreśla Arkadiusz Siwek, ekspert Quercus Sp. z o.o.

Program do obsługi PPK a uczestnicy PPK

Elastyczny program do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych musi uwzględniać wszystkich uczestników tych planów. Są to oczywiście pracodawca i pracownicy, a także instytucja finansowa, której zadaniem jest inwestowanie odprowadzanych składek. Ważnym uczestnikiem PPK jest agent transferowy, którego zadaniem jest prowadzenie ewidencji PPK dla instytucji finansowej (agent transferowy otrzymuje pliki zgłoszeniowe bądź deklaracje pracownicze wprost z narzędzia obsługującego PPK). Ostatnim, nadrzędnym, uczestnikiem PPK jest Polski Fundusz Rozwoju (PFR), odpowiedzialny za prowadzenie centralnej ewidencji.

Program do obsługi PPK powinien automatycznie weryfikować wiek pracowników. Jest to o tyle ważne, że w przypadku grupy wiekowej 18–54 lata pracodawca ma obowiązek zapisania tych osób do PPK (chyba że zgłoszą rezygnację, ale uwaga – rezygnacje są ważne do 31 marca 2023 r., po tym terminie trzeba będzie wysłać je ponownie). Osoby w wieku 55–69 lat zapisywane są do PPK na podstawie złożonych deklaracji dobrowolnego uczestnictwa.

Kto może oszczędzać w PPK?

Aby móc przystąpić do PPK, pracownik musi jednak spełnić szereg warunków zdefiniowanych w Ustawie z dnia 4 października 2018 r. o Pracowniczych Planach Kapitałowych. Dobrze skonfigurowany program zweryfikuje każdego z pracowników pod kątem spełnienia pięciu kluczowych warunków. Sprawdzi zatem, czy:

  1. pracownik przepracował co najmniej 90 dni na umowie z obowiązkowymi składkami rentowno-emerytalnymi,
  2. pracownik ma odpowiedni wiek (więcej niż 18 lat, mniej niż 70 lat), czy przynależy do grupy z zapisem obowiązkowym (18–54 lata), czy do grupy, która musi złożyć deklarację dobrowolnego uczestnictwa (55–69 lat),
  3. pracownik jest zatrudniony w polskiej firmie,
  4. pracownik nie przebywa w danym miesiącu na urlopie bezpłatnym, a jeżeli przebywa, czy otrzymał przychód ze składkami rentowno-emerytalnymi,
  5. w przypadku ponownego zatrudnienia, sprawdza staż pracownika sprzed 12 miesięcy, licząc od daty ponownego zatrudnienia (jeżeli pracownik został zatrudniony na ozusowanej umowie przed datą obowiązku prowadzenia PPK, staż PPK nie jest dla niego sprawdzany).

Po weryfikacji spełnienia bądź nie powyższych warunków program automatycznie nadaje pracownikom odpowiedni status. – Chodzi o to, aby ten proces zautomatyzować, czyli wykluczyć m.in. konieczność ręcznego generowania statusów pracowników. Program jest ustawiany jako zadanie w tle i aktywowany w czasie, kiedy na pewno nie są dokonywane żadne zmiany w danych osobowych, np. nocą. – wyjaśnia Arkadiusz Siwek, ekspert Quercus Sp. z o.o.

Statusy pracowników w PPK:

  1. Nieuprawniony do korzystania z PPK (w sytuacji niespełnienia warunków określonych w Ustawie o PPK).
  2. Uprawniony na zapis obowiązkowy (dla spełniających warunki osób w wieku 18–54 lata).
  3. Uprawniony na zapis dobrowolny (dla spełniających warunki osób w wieku 55–69 lat).

Dobry program do PPK - cechy

Jak wskazują specjaliści Quercus, istnieją cztery kluczowe elementy, na które trzeba zwrócić uwagę, tworząc program do obsługi PPK. Pierwszym jest łatwość wdrożenia: dobrze zaprojektowane narzędzie do obsługi PPK przynajmniej w podstawowej części opiera się na rozwiązaniach uniwersalnych, które można zaimplementować w różnych typach organizacji, zarówno dużych, jak i małych, z jedną siedzibą i rozproszonych, w firmach prywatnych oraz w instytucjach państwowych.

Kolejnym aspektem jest kompatybilność z systemem płacowym. Już na etapie projektowania takiego rozwiązania należy uwzględnić fakt, że musi ono pobierać i przekazywać dane do systemu płacowego. Dlatego dobrą praktyką jest uwzględnienie w rozwiązaniu specyfiki najpopularniejszych programów płacowych lub wdrożenie jednocześnie uniwersalnego rozwiązania płacowego ze współpracującym narzędziem do obsługi PPK. W szczególnych przypadkach może jednak okazać się, że najlepszym rozwiązaniem będzie opracowanie indywidualnego programu płacowego z obsługą PPK – zaznacza Maciej Szymanek, specjalista Quercus Sp. z o.o.

Trzecią kluczową cechą dobrego programu do obsługi PPK jest jego elastyczność, którą eksperci Quercus rozumieją jako możliwość dopasowania rozwiązania do specyfiki, wielkości oraz statusu prawnego danej organizacji oraz łatwość ustalania wysokości składek, również tych dodatkowych, deklarowanych jako benefit pracownika. – Z tą cechą wiąże się czwarty aspekt dobrego programu PPK – kompleksowość. O ile pod hasłem „elastyczność” rozumiemy łatwość konfiguracji w różnych warunkach organizacyjno-prawnych, o tyle „kompleksowość” oznacza przede wszystkim uwzględnienie również tych zdarzeń, które nie dotyczą teraźniejszości, lecz wystąpią w przyszłości, a więc na przykład transferu środków, wypłaty składek, aktualizacji statusu dla osoby, która miała prowadzone PPK u różnych pracodawców itp. Choć obecnie takie sytuacje w zasadzie nie występują, konieczność ich obsłużenia za kilka lat trzeba już dziś uznać za pewnik i uwzględnić to w programie – podsumowuje Arkadiusz Siwek.

Polecamy: Pracownicze plany kapitałowe. Obowiązki pracodawcy

Podsumowanie

Pracownicze Plany Kapitałowe z pewnością będą w najbliższym czasie tematem wielu pogłębionych analiz. Biorąc pod uwagę statystyki, jest w tym zakresie jeszcze wiele do zrobienia, począwszy od działań edukacyjnych skierowanych do pracowników i części pracodawców, po efektywne narzędzia, które umożliwią sprawne wdrożenie, a przede wszystkim bieżącą obsługę Pracowniczych Planów Kapitałowych, bez konieczności angażowania dodatkowych sił personalnych.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(3)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • Mirella
    2021-06-11 18:30:59
    U nas tez bardzo duzo sie o tym gadalo i wyjasnialo faktyczne dzialanie :) wiele osob musze przyznac sie przekonalo, sama wsrod nich jestem i faktycznie przyznaje, ze bylo warto
    0
  • Lolka
    2021-06-10 22:15:38
    Ja jestem zadowolona ,że jestem w ppk. Mój szef bardzo wszystkich zachęcał do przystąpienia do tego programu, dał naprawdę wzorowy przykład wszystkim pracownikom i większość została :) Oczywiście byli i tacy, którzy zrezygnowali, al szczerze to nie bardzo teraz sa zadowoleni, jak widza ze to przynosi zyski.
    0
  • juba
    2021-06-13 16:10:41
    U mnie na szczęście samo wprowadzenie PPK odbyło się bez problemów, a teraz mogę się tylko cieszyć z korzyści płynących z ppk. Ja się w nic nie angażuje, a oszczedności się budują.
    0
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Transformacja cyfrowa – jak podnieść kompetencje kadr?
Przemysł 4.0 oznacza automatyzację procesów, nie eliminuje jednak czynnika ludzkiego. Wciąż niezbędne będzie pozyskanie specjalistów. Konieczne stanie się także zatrudnienie osób potrafiących obsługiwać różne, często bardzo skomplikowane postępowania i systemy. Jak ten proces przygotować i wdrożyć, by podnieść kompetencje pracowników i sprawnie działać na tak dynamicznie zmieniającym się rynku? Eksperci podczas debaty Forum Pracodawcy Godnego Zaufania pt. „Transformacja cyfrowa – jak podnieść kompetencje kadr?” podkreślali, że kluczowa jest edukacja i uświadamianie, że transformacja nie jest tylko dla gigantów gospodarki, ale przede wszystkim dla małych i średnich firm.
Czym ubezpieczenie zdrowotne różni się od chorobowego?
Ubezpieczenie zdrowotne a ubezpieczenie chorobowe - czym różnią się od siebie? Kiedy są obowiązkowe, a kiedy dobrowolne? Do jakich świadczeń z ZUS uprawnia składka chorobowa?
Aktywność na LinkedIn - warto czy nie warto?
Czy aktywność na LinkedIn może być wsparciem w rekrutacji pracowników? Warto czy nie warto korzystać z LinkedIna? Jakie są jego plusy i minusy?
Wynagrodzenie i zawód nauczyciela - zmiany 2022
Wynagrodzenie i zawód nauczyciela czekają zmiany już w 2022 r. Jaka będzie podwyżka wynagrodzeń nauczycieli? Co zmieni się w czasie pracy, awansie, ocenie pracy i urlopie nauczycieli?
Bezrobocie maleje od 7 miesięcy
Bezrobocie maleje już od 7 miesięcy. Wskazują na to dane GUS z września 2021 r.
Austria: zasada 3G w pracy od 1 listopada 2021 r.
Austria w związku z czwarta falą COVID-19 wydała rozporządzenie wprowadzające zasadę 3G we wszystkich miejscach pracy od 1 listopada 2021 r. Co to oznacza?
Polacy w pandemii wybierali umowę o pracę
Polacy w czasie pandemii zmieniali formę zatrudnienia na umowę o pracę. Jakie są plusy umowy o pracę?
3/4 etatu - ile to godzin, ile urlopu
3/4 etatu to praca w niższym wymiarze czasu pracy. Ile godzin pracy ma pracownik zatrudniony na 3/4 etatu w poszczególnych miesiącach 2021 roku? Ile urlopu mu przysługuje?
Pewność siebie kobiet i mężczyzn [BADANIE]
Pewność siebie kobiet i mężczyzn - czy jest taka sama? Czy kobiety rzeczywiście nie wierzą w siebie? Co Polacy tak naprawdę uważają o kobietach szefach? Jak posiadanie dzieci wpływa na poczucie własnej wartości? Oto wyniki badania.
Oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy obcokrajowcowi
Zatrudnienie cudzoziemca na oświadczenie. Pracodawca poszukiwał, a nawet już znalazł cudzoziemca do pracy. Często jednak chęć szybkiego przyjęcia go do firmy spowalniają formalności i czas oczekiwania na pozwolenie zatrudnienia w Polsce. Sposobem przyspieszającym ten proces jest złożenie w urzędzie pracy oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi. Po wpisaniu tego dokumentu do ewidencji oświadczeń może on zostać zatrudniony bez zezwolenia na pracę pod warunkiem, że będzie wykonywać ją zgodnie z oświadczeniem.
Ubezpieczenia społeczne - propozycje zmian
W związku m.in. ze starzeniem się społeczeństwa BCC przedstawia 3 zmiany w systemie ubezpieczeń społecznych. Pierwsza dotyczy konieczności wydłużania aktywności zawodowej, druga wprowadzenia kryterium dochodowego do 13 emerytury, a trzecia promocji oszczędzania na cele emerytalne.
Sygnalista w firmie - projekt ustawy, obowiązki pracodawcy
Sygnalista w firmie będzie miał szczególną ochronę. Od kiedy przepisy o sygnalistach będą obowiązywały pracodawców zatrudniających od 50 pracowników? Jakie obowiązki nakłada na pracodawcę projekt ustawy?
MRiT wyjaśnia: nie ma prac nad zniesieniem zmian czasu
Czy w MRiT trwają prace nad zniesieniem zmian czasu? Okazuje się, że nie. Ministerstwo wyjaśnia ostatnie doniesienia medialne.
4/5 etatu - ile to godzin, ile urlopu
4/5 etatu oznacza mniejszy wymiar czasu pracy. Ile godzin pracy ma pracownik zatrudniony na 4/5 etatu w poszczególnych miesiącach roku? Ile urlopu mu przysługuje?
Kontrola L4 - zmiany od 2022 r.
Kontrola L4 - jakie zmiany wchodzą w życie od 2022 r.? ZUS otrzymuje nowe uprawnienie w zakresie kontroli zwolnienia lekarskiego.
4/5 etatu a święta wypadające w dni wolne
Czy zatrudnieni na 4/5 etatu powinni otrzymać dodatkowy dzień wolny od pracy za święta wypadające w dni wolne? PIP odpowiada.
Czternastka dla emerytów - kiedy?
Czternastka dla emerytów - kiedy będzie wypłacona w 2021 r.? Czy trzeba składać wniosek?
Pracownicy fizyczni poszukiwani [BADANIE]
Pracownicy fizyczni poszukiwani - wciąż rośnie liczba ofert pracy dla fachowców. Jak oni czują się na rynku pracy? Czy są chętni do zmiany pracy? Jak ich rekrutować? Sprawdź wyniki badania.
Ustawa o PIP - 4 najważniejsze zmiany
Ustawa o PIP będzie nowelizowana. Państwowa Inspekcja Pracy przygotowała projekt zmian. Oto 4 najważniejsze z nich: zmiana umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę decyzją, wykluczenie szkolenia młodocianych przy pracach w przemyśle drzewnym, kontrola PIP bez uprzedzenia, nakaz wstrzymania prac w budownictwie skierowany do inwestora.
Odzież inteligentna a poprawa bezpieczeństwa pracowników
Odzież inteligentna może w znaczący sposób wpłynąć na poprawę bezpieczeństwa pracowników. Brakuje jednak rozwiązań prawnych.
Model Core Quadrant - co to jest?
Model Core Quadrant to koncepcja Daniela Ofmana, która posługuje się następującymi pojęciami: cechy rdzenne, pułapki, wyzwania, alergie. czym jest kwadrant podwójny?
Renta szkoleniowa z ZUS - wysokość, dla kogo
Renta szkoleniowa z ZUS - kiedy przysługuje? Kto może z niej skorzystać? Jaka jest wysokość renty szkoleniowej?
Pracownik sam ustala jak oszczędza w PPK
Czy pracownik ustala jak oszczędza w PPK? Uczestnik PPK ma wpływ na wysokość swoich wpłat do PPK. Może również decydować o tym, w które fundusze zdefiniowanej daty, w ramach danego podmiotu zarządzającego, inwestowane są jego oszczędności.
Kadry i płace w chmurze – czy warto?
Kadry i płace w chmurze to nowoczesne rozwiązanie korzystne dla każdej firmy. Co daje przeniesienie kadr i płac do chmury? Przede wszystkim niższe koszty i gwarancję bezpieczeństwa danych.
Handel w niedziele - zmiany 2022
Handel w niedziele - Prezydent podpisał zmiany w wyłączeniach pozwalających na handel w niedziele. Co zmienia się od 1 lutego 2022 r.?