REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

PPK w firmie - jak wdrożyć?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Quercus Sp. z o. o.
ekspert w zakresie wdrażania i serwisowania systemów SAP, autoryzowany Partner SAP
PPK w firmie - jak wdrożyć? Co trzeba wiedzieć?
PPK w firmie - jak wdrożyć? Co trzeba wiedzieć?
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

PPK w firmie - jak wdrożyć Pracownicze Plany Kapitałowe dla swoich pracowników? Co powinien zawierać program do obsługi PPK? Kto może oszczędzać w PPK?

PPK w firmie

Wdrażając PPK w firmie, warto postawić na rozwiązania, które uwzględniają zarówno standardowe zdarzenia, jak i te rzadsze, które mogą wydarzyć się w przyszłości, w związku ze zmieniającą się sytuacją pracowników. Dlatego tworząc system do obsługi planów kapitałowych pracowników, trzeba przewidzieć, z jakimi przypadkami przyjdzie nam się zmierzyć za kilka lub kilkanaście lat.

REKLAMA

Z raportu „Poziom partycypacji w Pracowniczych Planach Kapitałowych po IV kohorcie wdrożenia” opracowanego przez Instytut Emerytalny wynika, że niespełna 25% uprawnionych Polaków korzysta z tej formy oszczędzania. – Z jednej strony może to wynikać z obaw Polaków przed „upaństwowieniem” oszczędności, z drugiej – a wiemy to z doświadczenia – wdrożenie PPK w firmach często stanowi prawdziwe wyzwanie. Sprawny system do obsługi planów kapitałowych musi uwzględniać nie tylko założenia ustawy o PPK, ale przede wszystkim specyfikę danej organizacji oraz systemy kadrowe, w oparciu o które ona pracuje – wyjaśnia Arkadiusz Siwek, ekspert firmy wdrożeniowej SAP – Quercus Sp. z o.o.

Jak wdrożyć PPK?

REKLAMA

Projekt wdrożenia oprogramowania do obsługi PPK w firmie trwa około miesiąca, oczywiście pod warunkiem, że firma pracuje na kompatybilnych systemach informatycznych. – Założeniem każdego projektu jest synchronizacja z istniejącymi systemami kadrowo-płacowymi oraz elastyczność, pozwalająca na konfigurację dopasowaną do potrzeb konkretnych organizacji. Tworząc rozwiązanie do obsługi PPK, trzeba bowiem uwzględnić, że będzie ono wdrażane zarówno w małych i średnich przedsiębiorstwach, jak i dużych firmach, grupach kapitałowych składających się z wielu podmiotów oraz jednostkach sektora publicznego. Organizacje te mogą podlegać innym przepisom, system musi być więc na tyle elastyczny, aby takie zmienne móc uwzględnić – podkreśla Maciej Szymanek, ekspert Quercus.

Zbadanie sytuacji wyjściowej jest częścią pierwszego etapu wdrożenia, czyli spotkania organizacyjnego, podczas którego: ustalane są dane na temat systemu, na którym pracują kadry, dokonuje się podziału zadań i ustala się wstępny harmonogram prac. Drugi krok to wgranie oraz dostosowanie rozwiązania w systemie klienta oraz dostosowanie rozwiązania płacowego PPK do istniejących rozwiązań płacowych klienta. Kolejny etap obejmuje testy wewnętrzne (sprawdzenie działania systemu przed udostępnieniem go klientowi). W czwartym kroku klient otrzymuje scenariusze testowe oraz podręcznik do obsługi systemu. Następnie przeprowadzane jest szkolenie z obsługi aplikacji oraz interfejsu PPK. Przedostatni krok to testy podzielone na trzy równoległe fazy:

  1. testy aplikacji,
  2. testy interfejsu oraz
  3. testy płac.

To czas, podczas którego klient wychwytuje ewentualne błędy systemu i czas na ich skorygowanie. Ostatni etap to odbiór projektu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podzielenie całego wdrożenia na wyraźnie wyodrębnione etapy pozwala na lepsze zarządzanie nim, pełniejszą kontrolę nad postępami prac oraz na szybsze wychwycenie ewentualnych błędów – podkreśla Arkadiusz Siwek, ekspert Quercus Sp. z o.o.

Program do obsługi PPK a uczestnicy PPK

REKLAMA

Elastyczny program do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych musi uwzględniać wszystkich uczestników tych planów. Są to oczywiście pracodawca i pracownicy, a także instytucja finansowa, której zadaniem jest inwestowanie odprowadzanych składek. Ważnym uczestnikiem PPK jest agent transferowy, którego zadaniem jest prowadzenie ewidencji PPK dla instytucji finansowej (agent transferowy otrzymuje pliki zgłoszeniowe bądź deklaracje pracownicze wprost z narzędzia obsługującego PPK). Ostatnim, nadrzędnym, uczestnikiem PPK jest Polski Fundusz Rozwoju (PFR), odpowiedzialny za prowadzenie centralnej ewidencji.

Program do obsługi PPK powinien automatycznie weryfikować wiek pracowników. Jest to o tyle ważne, że w przypadku grupy wiekowej 18–54 lata pracodawca ma obowiązek zapisania tych osób do PPK (chyba że zgłoszą rezygnację, ale uwaga – rezygnacje są ważne do 31 marca 2023 r., po tym terminie trzeba będzie wysłać je ponownie). Osoby w wieku 55–69 lat zapisywane są do PPK na podstawie złożonych deklaracji dobrowolnego uczestnictwa.

Kto może oszczędzać w PPK?

Aby móc przystąpić do PPK, pracownik musi jednak spełnić szereg warunków zdefiniowanych w Ustawie z dnia 4 października 2018 r. o Pracowniczych Planach Kapitałowych. Dobrze skonfigurowany program zweryfikuje każdego z pracowników pod kątem spełnienia pięciu kluczowych warunków. Sprawdzi zatem, czy:

  1. pracownik przepracował co najmniej 90 dni na umowie z obowiązkowymi składkami rentowno-emerytalnymi,
  2. pracownik ma odpowiedni wiek (więcej niż 18 lat, mniej niż 70 lat), czy przynależy do grupy z zapisem obowiązkowym (18–54 lata), czy do grupy, która musi złożyć deklarację dobrowolnego uczestnictwa (55–69 lat),
  3. pracownik jest zatrudniony w polskiej firmie,
  4. pracownik nie przebywa w danym miesiącu na urlopie bezpłatnym, a jeżeli przebywa, czy otrzymał przychód ze składkami rentowno-emerytalnymi,
  5. w przypadku ponownego zatrudnienia, sprawdza staż pracownika sprzed 12 miesięcy, licząc od daty ponownego zatrudnienia (jeżeli pracownik został zatrudniony na ozusowanej umowie przed datą obowiązku prowadzenia PPK, staż PPK nie jest dla niego sprawdzany).

Po weryfikacji spełnienia bądź nie powyższych warunków program automatycznie nadaje pracownikom odpowiedni status. – Chodzi o to, aby ten proces zautomatyzować, czyli wykluczyć m.in. konieczność ręcznego generowania statusów pracowników. Program jest ustawiany jako zadanie w tle i aktywowany w czasie, kiedy na pewno nie są dokonywane żadne zmiany w danych osobowych, np. nocą. – wyjaśnia Arkadiusz Siwek, ekspert Quercus Sp. z o.o.

Statusy pracowników w PPK:

  1. Nieuprawniony do korzystania z PPK (w sytuacji niespełnienia warunków określonych w Ustawie o PPK).
  2. Uprawniony na zapis obowiązkowy (dla spełniających warunki osób w wieku 18–54 lata).
  3. Uprawniony na zapis dobrowolny (dla spełniających warunki osób w wieku 55–69 lat).

Dobry program do PPK - cechy

Jak wskazują specjaliści Quercus, istnieją cztery kluczowe elementy, na które trzeba zwrócić uwagę, tworząc program do obsługi PPK. Pierwszym jest łatwość wdrożenia: dobrze zaprojektowane narzędzie do obsługi PPK przynajmniej w podstawowej części opiera się na rozwiązaniach uniwersalnych, które można zaimplementować w różnych typach organizacji, zarówno dużych, jak i małych, z jedną siedzibą i rozproszonych, w firmach prywatnych oraz w instytucjach państwowych.

Kolejnym aspektem jest kompatybilność z systemem płacowym. Już na etapie projektowania takiego rozwiązania należy uwzględnić fakt, że musi ono pobierać i przekazywać dane do systemu płacowego. Dlatego dobrą praktyką jest uwzględnienie w rozwiązaniu specyfiki najpopularniejszych programów płacowych lub wdrożenie jednocześnie uniwersalnego rozwiązania płacowego ze współpracującym narzędziem do obsługi PPK. W szczególnych przypadkach może jednak okazać się, że najlepszym rozwiązaniem będzie opracowanie indywidualnego programu płacowego z obsługą PPK – zaznacza Maciej Szymanek, specjalista Quercus Sp. z o.o.

Trzecią kluczową cechą dobrego programu do obsługi PPK jest jego elastyczność, którą eksperci Quercus rozumieją jako możliwość dopasowania rozwiązania do specyfiki, wielkości oraz statusu prawnego danej organizacji oraz łatwość ustalania wysokości składek, również tych dodatkowych, deklarowanych jako benefit pracownika. – Z tą cechą wiąże się czwarty aspekt dobrego programu PPK – kompleksowość. O ile pod hasłem „elastyczność” rozumiemy łatwość konfiguracji w różnych warunkach organizacyjno-prawnych, o tyle „kompleksowość” oznacza przede wszystkim uwzględnienie również tych zdarzeń, które nie dotyczą teraźniejszości, lecz wystąpią w przyszłości, a więc na przykład transferu środków, wypłaty składek, aktualizacji statusu dla osoby, która miała prowadzone PPK u różnych pracodawców itp. Choć obecnie takie sytuacje w zasadzie nie występują, konieczność ich obsłużenia za kilka lat trzeba już dziś uznać za pewnik i uwzględnić to w programie – podsumowuje Arkadiusz Siwek.

Polecamy: Pracownicze plany kapitałowe. Obowiązki pracodawcy

Podsumowanie

Pracownicze Plany Kapitałowe z pewnością będą w najbliższym czasie tematem wielu pogłębionych analiz. Biorąc pod uwagę statystyki, jest w tym zakresie jeszcze wiele do zrobienia, począwszy od działań edukacyjnych skierowanych do pracowników i części pracodawców, po efektywne narzędzia, które umożliwią sprawne wdrożenie, a przede wszystkim bieżącą obsługę Pracowniczych Planów Kapitałowych, bez konieczności angażowania dodatkowych sił personalnych.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samotni wśród ludzi

Rozmowa z dr Sylwią Hałas-Dej, dziekanem Kozminski Executive Business School w Akademii Leona Koźmińskiego, o tym, jak radzić sobie z izolacją na wysokim stanowisku.

Praca zdalna, zadaniowy czas pracy. Nie, teraz zupełnie inna forma zatrudnienia jest na absolutnym topie rynku pracy, jaka

80 proc. pracowników tymczasowych i kontraktorów odczuwa satysfakcję z pracy projektowej. Wielu specjalistów, kiedy pozna zalety takich form współpracy z firmami, to nie chce już wracać na etat. Dlatego praca projektowa szybko zyskuje zwolenników.

Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

REKLAMA

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania z PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

REKLAMA

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA