Kogo pracodawca powinien zapisać do PPK?

PPK 2021 - do kiedy?

10 maja 2021 r. mija termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK przez pracodawców z ostatniego etapu wdrożenia programu. Dopiero zawarcie tej umowy, w imieniu i na rzecz konkretnych osób, powoduje, że stają się one uczestnikami PPK.

Od 1 stycznia 2021 r. ustawę z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342), dalej „ustawa o PPK”, stosuje się m.in. do najmniejszych pracodawców z sektora prywatnego (takich, którzy na 31 grudnia 2019 r. zatrudniali mniej niż 20 osób zatrudnionych). Mają oni czas na zapisanie pracowników do PPK do 10 maja. Następuje to poprzez zawarcie dla nich umowy o prowadzenie PPK. Jako, że za niezawarcie tej umowy - w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej - w przewidzianym terminie pracodawcy grozi grzywna od 1000 do 1 mln zł, co wynika z art. 107 pkt 1 ustawy o PPK, warto jeszcze raz przypomnieć, kogo pracodawca ma obowiązek zapisać do PPK.  

PPK - tylko osoby zatrudnione

Przede wszystkim należy pamiętać, że do PPK pracodawca zapisać może tylko osoby spełniające definicję osoby zatrudnionej, zawartą w art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK”, jeżeli nie ukończyły 70. roku życia.

Za osoby zatrudnione, w rozumieniu tej ustawy, uważa się:

• pracowników, z wyjątkiem m.in. młodocianych,
• osoby wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia,
• członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych,
• osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, mające ukończony 18. rok życia,
• osoby, o których mowa powyżej, przebywające na urlopie wychowawczym lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, a także
• członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji,

jeżeli podlegają - z tych tytułów - obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w Rzeczypospolitej Polskiej, w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Umowy o prowadzenie PPK nie można zatem zawrzeć np. dla osób, które:

• są zatrudnione na umowie zlecenia, ale z tytułu tej umowy podlegają dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowych bądź

• podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ale z innego tytułu niż te wymienione w definicji osoby zatrudnionej.

Definicja podmiotu zatrudniającego, w stosunku do określonych osób zatrudnionych, zawarta jest w art. 2 ust. 1 pkt 21 ustawy o PPK. Przykładowo, podmiotem zatrudniającym dla osoby zatrudnionej będącej pracownikiem jest pracodawca, a dla osoby zatrudnionej będącej zleceniobiorcą – zleceniodawca.  

PPK a choroba, urlop macierzyński, urlop bezpłatny

Osobami zatrudnionymi są także m.in. osoby przebywające na zwolnieniu lekarskim czy na urlopie macierzyńskim albo rodzicielskim. Oznacza to więc, że i te osoby pracodawca powinien zapisać do PPK, choć od wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby, zasiłków i świadczenia rehabilitacyjnego nie będzie naliczał wpłat do PPK.

Wynika to z definicji wynagrodzenia, zawartej w art. 2 ust. 1 pkt 40 ustawy o PPK. Wpłaty do PPK, za uczestnika PPK, są obliczane i pobierane tylko od jego wynagrodzenia rozumianego jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, o której mowa w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, bez stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 tej ustawy (tzw. trzydziestokrotność), oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.  

Nieco bardziej skomplikowana jest sytuacja osób przebywających na urlopie bezpłatnym. Taki pracownik spełnia definicję osoby zatrudnionej w razie otrzymania w danym miesiącu ze stosunku pracy przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeżeli zatem na dzień zawarcia przez pracodawcę umowy o prowadzenie PPK (np. 10 maja) pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym, ale w miesiącu, w którym zawierana jest ta umowa (czyli w maju), uzyskał ze stosunku pracy przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK także w imieniu i na rzecz tego pracownika.

Zapis do PPK - automatycznie albo na wniosek

W imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, które nie ukończyły 55 lat, jeśli nie złożyły deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, podmiot zatrudniający zawiera umowy o prowadzenie PPK automatycznie, bez konieczności uzyskania ich zgody. Dla osób zatrudnionych, które ukończyły 55 lat, ale nie ukończyły 70 lat, umowę o prowadzenie PPK zawiera się wyłącznie na ich wniosek. Podmiot zatrudniający ma obowiązek poinformować je o możliwości złożenia tego wniosku. Nie można zapisać do PPK osoby, która ukończyła 70 lat. Jeżeli jednak dana osoba, przed ukończeniem 70. roku życia, zostanie zapisana do PPK, będzie mogła oszczędzać w tym programie także po osiągnięciu tego wieku.

Polecamy: Pracownicze plany kapitałowe. Obowiązki pracodawcy

Ważny okres zatrudnienia

Warunkiem zawarcia dla osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK jest zasadniczo posiadanie przez tę osobę co najmniej 3-miesięcznego (90-dniowego) okresu zatrudnienia w danym podmiocie zatrudniającym. Warunek ten dotyczy jednak tylko osób, które nie były zatrudnione w tym podmiocie w dniu, od którego ma do niego zastosowanie ustawa o PPK, czyli w przypadku pracodawców z ostatniego etapu wdrożenia PPK - 1 stycznia 2021 r. W przypadku osób zatrudnionych w podmiocie zatrudniającym w dniu, w którym został on objęty ustawą o PPK, posiadany przez nie okres zatrudnienia nie ma znaczenia.

Do 90-dniowego okresu zatrudnienia, o którym powyżej, wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w obecnym podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów obecny podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał tę osobę (por. art. 16 ustawy o PPK).

Zawarcie umowy o prowadzenie PPK

Pracodawca zawiera z instytucją finansową jedną umowę o prowadzenie PPK i załącza do tej umowy listę uczestników PPK. Zmiana tej listy (dopisanie kolejnej osoby) nie stanowi zmiany umowy o prowadzenie PPK.

Datą zawarcia umowy o prowadzenie PPK jest data przyjęcia przez instytucję finansową oświadczenia woli złożonego przez podmiot zatrudniający w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej (czyli uczestników wskazanych na liście załączonej do umowy o prowadzenie PPK).

Więcej na temat PPK na mojeppk.pl i pod nr telefonu 800 775 775. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK. Na szkolenia można zapisać się tutaj: https://www.mojeppk.pl/szkolenia.html.