REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

System kadrowo-płacowy a PPK

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK?
Jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

System kadrowo-płacowy należy dostosować do PPK. Jak to zrobić? Jakie funkcjonalności powinien mieć?

Program kadrowo-płacowy a PPK

Jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK? Na co zwrócić uwagę? Oprogramowanie HR ma w tym obszarze dwa główne zadania do odegrania. Po pierwsze, ma umożliwić pracodawcy spełnienie obowiązków prawnych, nałożonych przez ustawę o PPK. Po drugie, ma zapewnić comiesięczną sprawną obsługę programu oszczędnościowego poprzez automatyzację procesów. System kadrowo-płacowy powinien zadbać o łatwe zarządzanie listą pracowników, ewidencję uczestników, naliczanie składek PPK, raportowanie, a także przekazywanie niezbędnych informacji instytucji finansowej.

Autopromocja

Poniżej lista funkcjonalności, które powinien posiadać program kadrowo-płacowy do kompleksowej obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych. 

Jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK?

Aktualizacja oprogramowania o moduł PPK jest niezbędna, by proces naliczania wynagrodzenia przebiegał w prawidłowy sposób. Pracodawca jest ustawowo zobowiązany do terminowego naliczania składek PPK za swoich pracowników, a więc wiedza na temat tego, jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK jest kluczowa.

Jakie funkcje powinno posiadać oprogramowanie kadrowo-płacowe do kompleksowej obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych?

  1. Zapis pracowników do PPK

System kadrowo-płacowy musi zapewniać kontrolę nad tym, kto należy do programu oszczędnościowego. Istotne jest także odpowiednie zakwalifikowanie pracowników do PPK ze względu na wiek. Oprogramowanie powinno rozróżniać pracowników w trzech kategoriach wiekowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • 18-54 lat
    Osoby w tym wieku należą do programu automatycznie. Jeśli nie chcą dokonywać wpłat do PPK, muszą złożyć rezygnację.
  • 55-70 lat
    Umowy o prowadzenie PPK są zawierane tylko na wniosek tych pracowników.
  • > 70 lat
    Pracodawca nie zawiera umów o PPK z pracownikami, którzy ukończyli siedemdziesiąty rok życia. Jeśli jednak zapisali się do programu oszczędnościowego przed osiągnięciem tego wieku, mogą nadal w nim uczestniczyć.

System kadrowo-płacowy powinien kontrolować wiek pracowników, a także umożliwiać ich zbiorcze zapisywanie – zwłaszcza, gdy należą do pierwszej grupy. Ważne jest to, by pracownik działu kadr i płac mógł swobodnie zarządzać listą pracowników poprzez dodawanie nowych uczestników, a także uwzględnienie ich rezygnacji.

  1. Eksport listy uczestników PPK

Przydatną funkcją jest generowanie raportów i zestawień, a także podział pracowników na odpowiednie grupy, np.

  • osoby, które należy zgłosić do uczestnictwa (posiadające trzymiesięczny staż pracy z uwzględnieniem 12 poprzednich miesięcy),
  • osoby, które należy ponownie zgłosić do uczestnictwa w PPK – po 4 latach od rezygnacji,
  • pracownicy powyżej pięćdziesiątego piątego roku życia, których należy zgłosić do PPK tylko na ich wniosek,
  • osoby, które dołączyły lub zrezygnowały z PPK w danym czasie.

Zadaniem systemu kadrowo-płacowego jest automatyczne uwzględnienie wieku, przeliczenie stażu pracy, a następnie przyporządkowanie do odpowiedniej grupy. Użytkownik programu powinien mieć możliwość eksportu listy wyselekcjonowanych w ten sposób osób.

  1. Automatyczne wznowienie uczestnictwa po 4 latach od rezygnacji

Decyzja pracownika o rezygnacji z PPK nie jest ostateczna. Oznacza to, że po 4 latach musi on ponownie złożyć rezygnację. Jeśli jej nie złoży, stanie się automatycznie uczestnikiem PPK (dotyczy to pracowników w wieku 18-54).

Oprogramowanie także i w tym przypadku powinno dokonać automatycznych obliczeń, by po 4 latach ponownie zapisać pracownika do Pracowniczych Planów Kapitałowych (jeśli nie złożył wniosku o rezygnację). Funkcja jest niezwykle przydatna zwłaszcza w przypadku firm, które zatrudniają tysiące pracowników. Dzięki temu pracownik działu kadr i płac jest zwolniony z konieczności monitorowania dat, a następnie ręcznego wprowadzania zmian w liście osób zainteresowanych PPK.
 

  1. Naliczanie składek PPK

Automatyczne naliczanie składek PPK to z pewnością najważniejsza funkcja systemu kadrowo-płacowego w tym obszarze. Pracownicy oraz pracodawcy deklarują procentową wysokość wpłat podstawowych i dodatkowych. System powinien co miesiąc automatycznie obliczyć wynagrodzenie pracowników z uwzględnieniem potrąceń na Pracownicze Plany Kapitałowe.
 

  1. Raporty

Oprogramowanie HR to kompletna baza wiedzy o pracownikach i ich sprawach kadrowo-płacowych. Osoba odpowiedzialna za PPK powinna mieć stały dostęp do zestawień pracowników, według kwalifikacji do PPK: obowiązek zgłoszenia, wznowienie, rezygnacja oraz ustanie obowiązku. System kadrowo-płacowy, mając wszystkie niezbędne dane, generuje potrzebne raporty płacowe. Raportowanie dotyczy zarówno uczestnictwa, jak i informacji o wpłaconych składkach na Pracowniczy Plan Kapitałowy.

  1. Komunikacja z instytucją finansową

Pracodawca zgłasza do instytucji finansowej pracowników, którzy zdecydowali się na udział w programie PPK. Następnie dokonuje za nich wpłaty, a wszelkie dane w tym zakresie przekazuje instytucji finansowej w formie pliku xml lub csv.

Format i strukturę pliku ustaliła Grupa Projektowa PPK. Dostawcy oprogramowania powinni dostosować formę przekazywania informacji do uniwersalnych formatów wymiany danych, wypracowanych przez Grupę Projektową. Wówczas pracodawcy i pracownicy działu kadr i płac mają możliwość wyeksportowania niezbędnych danych (podstawowe dane uczestników, ich liczba, wysokość wpłat PPK) w jednym pliku. Automatyzacja tego procesu zapewnia sprawną komunikację z instytucją finansową, a także wywiązanie się z informacyjnego obowiązku.

Bieżąca komunikacja na tej linii jest istotna. Jeśli dany pracownik zrezygnuje z uczestnictwa w PPK – pracodawca jest zobowiązany poinformować o tym instytucję finansową. Z kolei instytucja musi poinformować zakład pracy o tym, że ich pracownik zdecydował się na wypłatę zgromadzonych funduszy.

  1. Korekta naliczonych wpłat do PPK

Oprogramowanie kadrowo-płacowe powinno umożliwiać także dokonywanie korekt w przypadku niepoprawnie naliczonych wpłat do PPK.

  1. Przechowywanie dokumentacji

System kadrowo-płacowy to także miejsce na wszystkie dokumenty związane z programem Pracowniczych Planów Kapitałowych. Dotyczy to wniosków o wpłatę dodatkową czy deklaracji o rezygnację z uczestnictwa w PPK. W przypadku wielu pracowników i w miarę upływu czasu liczba dokumentów związanych z PPK będzie rosła i zabierała coraz więcej miejsca w archiwum. Rozwiązaniem tego problemu jest digitalizacja dokumentacji pracowniczej. Zapewnia ona łatwość wyszukiwania dokumentów i ich bezpieczeństwo.
 

  1. Ochrona danych osobowych

Gdy przechowujesz dane swoich pracowników, jesteś ich administratorem. Ta rola zobowiązuje do zachowania poufności, ochrony przed wglądem osób trzecich, a także ochrony przed potencjalnym zniszczeniem. Znacznie łatwiej spełnić ten obowiązek, gdy dokumentacja kadrowo-płacowa jest w wersji elektronicznej. System kadrowo-płacowy posiada szereg zabezpieczeń, które uniemożliwiają dostęp osobom nieupoważnionym. Dostawcy IT przyjmują różne formy technologicznych zabezpieczeń: klucze podpisu kwalifikowanego, certyfikaty bezpieczeństwa, a także odpowiednie środki zabezpieczenia serwerowni.

Dostosowanie systemu kadrowo-płacowego do PPK - 3 aspekty, na które powinieneś zwrócić uwagę:

Aktualizacje systemu kadrowo-płacowego

Przy wyborze oprogramowania HR należy zwrócić uwagę, czy dostawca dostarczy nowe rozwiązania w przypadku zmian prawnych. Bieżące aktualizacje systemu są niezbędne, by zachować zgodność z przepisami, a także techniczną sprawność. Aktualizacje to dowód na to, że oprogramowanie jest rozwijane, a nowe funkcje i udogodnienia dla użytkowników poprawiają efektywność działu kadrowo-płacowego.

Kastomizacja oprogramowania

Warto upewnić się, że dostawca IT dostosuje system kadrowo-płacowy do PPK, a także całej polityki wynagradzania w firmie. Każde przedsiębiorstwo ma swoje indywidualne potrzeby i wymagania, a możliwość ich zaspokojenia jest kluczowa dla efektywności i prawidłowej obsługi procesów kadrowo-płacowych.

Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych

Manualne wykonywanie czynności w obszarze HR zabiera dużo czasu. Stwarza przy tym ryzyko popełnienia błędów, opóźnień w płatnościach czy realizacji niezbędnych zadań, czy wreszcie powstania braków w dokumentacji. Automatyzacja jest odpowiedzią na te problemy i zagrożenia. Niweluje ręczne, powtarzalne czynności, dzięki czemu pracownicy działu HR są bardziej efektywni. W przypadku PPK ma to szczególne znaczenie, ponieważ pracodawca co miesiąc musi naliczać i odprowadzać składki za zatrudnionych pracowników. System kadrowo-płacowy ma pomóc w cyklicznym wykonywaniu obowiązków związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi. Im większy poziom automatyzacji, tym większe korzyści dla firmy.

Pakiet Kadrowy: Wynagrodzenia 2021, Czas pracy 2021, Zatrudnianie i zwalnianie pracowników, Uprawnienia rodziców w pracy

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(2)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • mirek
    2021-05-20 09:35:54
    Szczerze, to szkoda, że PPK nie wprowadzili już kilka lat temu, bo widząc wyniki za ostatni okres, to działa to doskonale. A, że nie trzeba tu nic robić, i koszt niewielki, to aż szkoda nie skorzystać
    0
    pokażodpowiedzi (1)
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe przepisy dla rolników od 7 marca 2024 r. Zmiany dot. BHP przy obsłudze ciągników, maszyn, urządzeń i narzędzi stosowanych w rolnictwie

W czwartek 7 marca 2024 r. wchodzi w życie nowe rozporządzenie ministra rolnictwa i rozwoju wsi z 14 lutego 2024 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy obsłudze ciągników, maszyn, narzędzi i urządzeń technicznych stosowanych w rolnictwie. Jakie zasady BHP wynikają z tego rozporządzenia? Co muszą wiedzieć rolnicy?

Posiłki profilaktyczne. Czy nadejście wiosny zwalnia pracodawców z obowiązku wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom

Mamy dopiero początek marca, ale temperatury sięgające nawet kilkunastu stopni Celsjusza sugerują koniec zimy i początek wiosny. Czy oznacza to, że pracodawca może zaprzestać wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom wykonującym prace fizyczne na otwartej przestrzeni podczas zimy?

Można zarobić 7500 zł za miesiąc. I to na początku kariery. Co trzeba zrobić, że dostać taką pracę?

7500 zł może zarobić student lub absolwent na płatnym stażu. Na chętnych czeka ponad 50 firm w 14 miastach Polski. Oferują stażystom wynagrodzenia w wysokości co najmniej 4500 zł. 1 marca 2024 r. ruszył nabór aplikacji w dwudziestej pierwszej edycji Programu Kariera. Kto może wziąć w nim udział?

Podwyżka wynagrodzeń dla młodocianych pracowników od 1 marca 2024 r. W czasie nauki zawodu młodociany może zarobić nawet 754,04 zł

Młodociani zatrudnieni w celu przygotowania zawodowego dostają podwyżki wynagrodzeń. Począwszy od 1 marca 2024 r. obowiązują nowe stawki, których podstawą jest wysokość przeciętnego wynagrodzenia w IV kwartale 2023 r. Dzięki temu młodociany w pierwszym roku nauki zawodu zarobi 603,23 zł, a w trzecim roku – 754,04 zł. 

REKLAMA

Dodatek aktywizacyjny w 2024 r. wynosi nawet 745,95 zł. Od 1 czerwca 2024 r. maksymalna kwota wzrasta do 834,72 zł. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić!

Dodatek aktywizacyjny to jedno ze świadczeń wypłacanych na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepisy określają, komu należy się dodatek aktywizacyjnej oraz przesłanki przyznania tego świadczenia. Obecnie dodatek aktywizacyjny wynosi maksymalnie 745,95 zł. 1 czerwca 2024 r. osoby uprawnione dostaną podwyżkę – dodatek aktywizacyjny wzrośnie do 834,72 zł.

PFRON: Program „Aktywny samorząd” będzie kontynuowany w 2024 r. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania

PFRON w 2024 r. będzie kontynuować program „Aktywny samorząd”. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania a także pomoc w uzyskaniu wykształcenia na poziomie wyższym. Wnioski o dofinansowanie można składać od 1 marca 2024 r.

Nie ma żadnych prac nad projektem ograniczającym zakaz handlu w niedziele

Nie milkną dyskusje i spekulacje dotyczące ograniczenia zakazu handlu w niedziele. Tymczasem ministra Agnieszka Dziemianowicz-Bąk poinformowała, że na chwilę obecną MRPiPS nie prowadzi żadnych prac nad projektem dotyczącym niedziel handlowych.

Krótszy czas pracy w Polsce? Min. Dziemianowicz-Bąk: skrócenie tygodnia pracy o 1 dzień organizacyjnie łatwiejsze niż skrócenie o kilka godzin

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej prowadzi analizy dotyczące czasu pracy, długości urlopów, dni pracy pod kątem ew. skrócenia tygodnia pracy. Resort pracy analizuje także pilotaże skrócenia tygodnia pracy, które wprowadzają same przedsiębiorstwa. Takie informacja przekazała 1 marca 2024 r. ministra rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk w Polsat News. Ministra wskazała, że osobiście jest najbardziej otwarta na propozycję premiera Donalda Tuska dotyczącą 4 dni, a nie 35 godzin pracy w tygodniu.

REKLAMA

5278,30 zł – tyle wynosi limit dorabiania na wcześniejszej emeryturze lub rencie

Zwiększyły się limity dorabiania dla wcześniejszych emerytów i rencistów. Od 1 marca 2024 r. można dorobić 5278,30 zł. Wyższa kwota spowoduje zmniejszenie lub zawieszenie świadczenia.

1 marca 2024 r. to Dzień Doceniania Pracownika. Co zrobił Twój pracodawca, żeby Cię docenić?

1 marca 2024 r. to Dzień Doceniania Pracownika. Co zrobił Twój pracodawca, żeby Ci docenić? Prawie 80% ankietowanych przyznaje, że pracowałoby bardziej produktywnie, gdyby częściej otrzymywało uznanie za swoją pracę. Jakie uznanie? Przede wszystkim godne traktowanie pracowników, z poszanowaniem ich praw no i oczywiście finansowe świadczenia jak i różnego rodzaju benefity.

REKLAMA