Praca zdalna w Tarczy 4.0 – regulaminy wewnętrzne sposobem na wątpliwości

Specustawa z dnia 2 marca 2020 r.[1] uchwalona w celu przeciwdziałania COVID-19, przyznała pracodawcom możliwość polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej. Początkowo bardzo lakoniczne brzmienie przepisu wywoływało wiele wątpliwości interpretacyjnych. Ustawodawca zdecydował się więc doprecyzować regulację w drodze ostatniej nowelizacji, ale wprowadzone zmiany nie rozwiązały problemów i wątpliwości dotyczących pracy na odległość.

Polecamy: Kodeks pracy 2020 PREMIUM

Praca zdalna według specustawy

Tarcza 4.0 przewiduje, że pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnej wyłącznie wtedy, gdy pracownik posiada umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do jej wykonywania, a ponadto gdy rodzaj pracy pozwala na jej wykonywanie w formie zdalnej. Ustawa nie określa jednak sposobu, w jaki pracodawca miałby zweryfikować warunki lokalowe pracownika, czy możliwości techniczne jakimi dysponuje. Jeśli zatem pracownik oświadczy, że nie ma warunków do pracy na odległość, może skutecznie ograniczyć pracodawcy prawo do zarządzenia pracy zdalnej, chyba że szef zapewni podwładnemu nadający się do tego lokal. Ustawa nie precyzuje też, jakie umiejętności powinien posiadać pracownik, aby pracować zdalnie. Do pracodawcy należy więc ocena i decyzja, czy pracownik posiada odpowiednie cechy i wiedzę, które pozwolą mu efektywnie wykonywać czynności zawodowe poza zakładem pracy.

Jakie czynności obejmuje praca na odległość?

Ustawodawca jedynie przykładowo wskazał, co może być przedmiotem pracy zdalnej. I tak, są to m.in.: czynności z wykorzystaniem  środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. laptop, telefon), wykonywanie części wytwórczych lub usług materialnych (np. przygotowywanie dokumentów, projektów pism, przygotowanie korespondencji, porządkowanie dokumentów). Wśród licznych, innych pytań o pracę zdalną, to, co może być wykonywane zdalnie budziło jednak najmniej wątpliwości.

Kto może zlecić pracę poza zakładem?

Uprawnienie do polecenia wykonywania pracy zdalnej zostało przyznane wyłącznie pracodawcy. Pracownik nie może więc wystąpić z takim roszczeniem wobec pracodawcy. Jeśli chodzi o formę polecenia, to ustawa nie przewiduje specjalnych wymagań. Należy więc przyjąć, że decyzja o przejściu na pracę poza zakładem może zostać zakomunikowana pracownikowi nawet ustnie. Zgodnie z art. 100 § 1 Kodeksu pracy, pracownik ma obowiązek stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Z tego przepisu wynika, że pracownik, którego zobligowano do wykonywania pracy na odległość powinien potraktować to jako polecenie określone w przepisach pracy, a niezastosowanie się może skutkować nałożeniem kary porządkowej (nagany lub upomnienia).

A co z ochroną i poufnością danych?

Istotnym zapisem dodanym w drodze nowelizacji specustawy, jest wyraźne nałożenie na pracodawcę obowiązku zapewnienia narzędzi i materiałów, a także obsługi logistycznej potrzebnych do wykonania pracy zdalnej. Pracownik będzie mógł używać własnego sprzętu technicznego (m. in. komputera, telefonu), jedynie pod warunkiem zapewnienia ochrony informacji poufnych, takich jak chociażby dane osobowe czy tajemnica przedsiębiorstwa. Chociaż nie istnieją regulacje zakazujące świadczenia pracy w innej formie niż wykonywana w zakładzie pracy, należy mieć na uwadze przepisy szczególne dotyczące ochrony danych osobowych, w tym RODO[2]. Wynika z nich, że podmioty przetwarzające dane osobowe mają obowiązek wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby zapewnić odpowiedni stopień bezpieczeństwa tych danych. W konsekwencji pracodawca w trosce o prawidłowe zabezpieczenie wszelkich informacji służbowych powinien uregulować kwestię odpowiedniego zabezpieczania i ochrony  danych osobowych w czasie pracy zdalnej np. w regulaminie pracy lub innym wewnętrznym dokumencie oraz zapewnić pracownikowi narzędzia pozwalające spełnić te wymagania.

Koszty i BHP – kwestie nadal nie rozwiązane

Problemem, który pozostaje po stronie pracowników wykonujących pracę zdalną, ponieważ nie został rozwiązany w ostatniej nowelizacji jest kwestia ponoszonych przez nich kosztów związanych z wykonywaniem pracy we własnym miejscu zamieszkania, w tym również kosztów eksploatacji prywatnego sprzętu. Strony stosunku pracy mogą uzgodnić sposób rozliczeń poniesionych przez pracownika wydatków, ale jeśli tego nie zrobią, otwarta pozostaje kwestia ewentualnych roszczeń pracownika o zwrot wydatków, o ile będzie w stanie wykazać ich wysokość i związek z wykonywaną pracą.  

Przepisy znowelizowanej ustawy nadal nie regulują kwestii bezpieczeństwa i higieny pracy oraz postępowania w przypadku ewentualnych wypadków przy pracy. Pomimo, że ustawa nie zawiera wyraźnych regulacji w tym zakresie, pracodawcę obowiązuje przestrzeganie jednej z podstawowych zasad prawa pracy, jaką jest obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, określony szczegółowo w art. 207 Kodeksu pracy. W braku uregulowania ustawowego, znowu na pracodawcy spoczywa obowiązek określenia, jak zorganizować bezpiecznie pracę poza zakładem.

Przepisy, który wyważają otwarte drzwi

Nowelizacja wprowadziła dwa zaskakujące rozwiązania. Pierwsze z nich nie zmienia nic w sytuacji pracodawcy i pracownika. Otóż w świetle zmienionej ustawy pracodawca może polecić pracownikowi prowadzenie ewidencji wykonywanej przez pracownika pracy, zawierającej w szczególności: opis wykonywanych czynności, datę i czas ich wykonania. Wybór formy i częstotliwości wykonywania takiej ewidencji zależy wyłącznie od decyzji pracodawcy. Tymczasem nawet wtedy, gdyby tego przepisu nie wprowadzono, pracodawca mógłby takie polecenie wydać – mieści się ono bowiem w zakresie uprawnień kierowniczych pracodawcy.

Drugi przykład niepotrzebnej regulacji, to zapis tarczy 4.0 przyznający pracodawcy uprawnienie do cofnięcia polecenia o wykonywaniu pracy zdalnej w każdym czasie. Taka możliwość wynika z samej istoty polecenia, które nie zmienia treści stosunku pracy, a więc może być cofnięte w każdym czasie.

Praca zdalna – póki co, tylko do 4 września br.

Trzeba pamiętać, że możliwość wprowadzenia pracy zdalnej jest ograniczona czasowo, gdyż art. 3 nowelizowanej ustawy obowiązuje od dnia 8 marca 2020 r. przez 180 dni, czyli tylko do 4 września 2020 r.