Jak zadbać o dane osobowe w pracy zdalnej? - 4 wskazówki dla ADO

Praca zdalna - koronawirus

Jak zapewne wiecie z powodu zagrożenia epidemiologicznego spowodowanego pandemią koronowirusa wiele firm i organizacji przeszło na model pracy zdalnej. W jednych przypadkach sprawdza się to bardzo dobrze, w innych ciut kuleje, ale tak jest zawsze kiedy nagle jesteśmy zobligowani do działań, na które nie do końca jesteśmy przygotowani.

Polecamy: INFORLEX Twój Biznes Jak w praktyce korzystać z tarczy antykryzysowej Zamów już od 98 zł

Dane osobowe przy pracy zdalnej

Dzisiaj chcę wam poradzić jak zadbać o dane osobowe w pracy zdalnej. Z jednej strony jako pracodawcy cieszymy się, że nasi pracownicy mogą pracować zdalnie z domu, mogą wykonywać swoje obowiązki lub przynajmniej ich część, mogą kontaktować się z pozostałymi członkami zespołu, wykorzystując narzędzia komunikacji elektronicznej ale …. No właśnie, jak zawsze jest jakieś „ale” – nie możemy zapominać o konieczności odpowiedniego zabezpieczenia informacji przechowywanych przez pracowników na komputerach w domu oraz przesyłanych przez Internet.

Nadal obowiązują przecież zarówno przepisy prawa jak i wewnętrzne regulacje, które nakazują zachowanie poufności danych czy też zachowania tajemnicy. Konieczna jest więc taka organizacja pracy i taki wybór narzędzi, aby nasi pracownicy mogli zdalnie wykonywać swoje obowiązki przy zapewnieniu odpowiedniego poziomu informacji. Co powinniśmy zrobić jako ADO?

Po pierwsze: wskaż swoim pracownikom osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo informatyczne.

To bardzo ważne, aby każdy pracownik wiedział do kogo może się zwrócić z prośbą o bieżące wsparcie techniczne. Osoby zajmujące się takim właśnie wsparcie technicznym są z reguły wyznaczane w firmach do pomocy osobom pracującym zdalnie. Ale może się zdarzyć, że w waszej firmie dotychczas nie było takiej potrzeby, nikt nie pracował zdalnie, więc nie było wyznaczonych osób do wsparcia informatycznego. Teraz takie osoby musicie wyznaczyć. Ważne jest, aby kwestie bezpieczeństwa danych została potraktowana przez nie priorytetowo. To właśnie te osoby będą odpowiedzialne za konfigurację środowisk i urządzeń, które umożliwiają bezpieczną pracę zdalną. Będą wydawać pracownikom sprzęt, a następnie na bieżąco wspierać ich zdalnie w pracy. Na dziale IT spoczywa również obowiązek przekazywania informacji dotyczących tego, jak zachować bezpieczeństwo podczas pracy zdalnej. Oczywiście, jeśli w firmie jest powołany IOD lub firma współpracuję z kimś takim to dział IT może, a nawet powinien, korzystać ze wsparcie Inspektora Ochrony Danych.