Kategorie

Jak zadbać o dane osobowe w pracy zdalnej? - 4 wskazówki dla ADO

Gabriela Rychły
Inspektor Ochrony Danych (IOD), Auditor Wewnętrznego Systemu Zarządzania Jakością i Bezpieczeństwa Informacji, mediator sądowy i pozasądowy
Jak zadbać o dane osobowe w pracy zdalnej? - 4 wskazówki dla ADO.  / fot. Shutterstock
Jak zadbać o dane osobowe w pracy zdalnej? - 4 wskazówki dla ADO. / fot. Shutterstock
shutterstock
Koronawirus zmusił wiele firm do przejścia na model pracy zdalnej. Ekspert z zakresu ochrony danych osobowych podaje więc 4 wskazówki dla administratorów danych osobowych (ADO), jak zadbać o dane osobowe w pracy zdalnej.

Praca zdalna - koronawirus

Jak zapewne wiecie z powodu zagrożenia epidemiologicznego spowodowanego pandemią koronowirusa wiele firm i organizacji przeszło na model pracy zdalnej. W jednych przypadkach sprawdza się to bardzo dobrze, w innych ciut kuleje, ale tak jest zawsze kiedy nagle jesteśmy zobligowani do działań, na które nie do końca jesteśmy przygotowani.

Polecamy: INFORLEX Twój Biznes Jak w praktyce korzystać z tarczy antykryzysowej Zamów już od 98 zł

Dane osobowe przy pracy zdalnej

Reklama

Dzisiaj chcę wam poradzić jak zadbać o dane osobowe w pracy zdalnej. Z jednej strony jako pracodawcy cieszymy się, że nasi pracownicy mogą pracować zdalnie z domu, mogą wykonywać swoje obowiązki lub przynajmniej ich część, mogą kontaktować się z pozostałymi członkami zespołu, wykorzystując narzędzia komunikacji elektronicznej ale …. No właśnie, jak zawsze jest jakieś „ale” – nie możemy zapominać o konieczności odpowiedniego zabezpieczenia informacji przechowywanych przez pracowników na komputerach w domu oraz przesyłanych przez Internet.

Nadal obowiązują przecież zarówno przepisy prawa jak i wewnętrzne regulacje, które nakazują zachowanie poufności danych czy też zachowania tajemnicy. Konieczna jest więc taka organizacja pracy i taki wybór narzędzi, aby nasi pracownicy mogli zdalnie wykonywać swoje obowiązki przy zapewnieniu odpowiedniego poziomu informacji. Co powinniśmy zrobić jako ADO?

Po pierwsze: wskaż swoim pracownikom osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo informatyczne.

To bardzo ważne, aby każdy pracownik wiedział do kogo może się zwrócić z prośbą o bieżące wsparcie techniczne. Osoby zajmujące się takim właśnie wsparcie technicznym są z reguły wyznaczane w firmach do pomocy osobom pracującym zdalnie. Ale może się zdarzyć, że w waszej firmie dotychczas nie było takiej potrzeby, nikt nie pracował zdalnie, więc nie było wyznaczonych osób do wsparcia informatycznego. Teraz takie osoby musicie wyznaczyć. Ważne jest, aby kwestie bezpieczeństwa danych została potraktowana przez nie priorytetowo. To właśnie te osoby będą odpowiedzialne za konfigurację środowisk i urządzeń, które umożliwiają bezpieczną pracę zdalną. Będą wydawać pracownikom sprzęt, a następnie na bieżąco wspierać ich zdalnie w pracy. Na dziale IT spoczywa również obowiązek przekazywania informacji dotyczących tego, jak zachować bezpieczeństwo podczas pracy zdalnej. Oczywiście, jeśli w firmie jest powołany IOD lub firma współpracuję z kimś takim to dział IT może, a nawet powinien, korzystać ze wsparcie Inspektora Ochrony Danych.

Po drugie: wybierz odpowiednie urządzenia do pracy zdanej

Pamiętaj o tym, że praca zdalna prowadzona przy wykorzystaniu prywatnych urządzeń powinna być dopuszczona tylko w wyjątkowych przypadkach. Co do zasady praca na plikach z danymi udostępnionymi przez pracodawcę, w tym również wymiana tych plików pomiędzy poszczególnymi pracownikami, powinna odbywać się przy wykorzystaniu sprzętu służbowego (laptopów)  - oczywiście, o ile jest to technicznie możliwe. Należy pamiętać o tym, że praca na służbowym sprzęcie pozwala na zachowanie obowiązujących w firmie zasad dotyczących np. wykorzystania systemów operacyjnych, aktualizacji oprogramowania, instalacji programów antywirusowych czy np. ograniczenia możliwości korzystania z aplikacji niezatwierdzonych przez administratora.

Po trzecie: zapewnij bezpieczeństwo wiadomości e-mail

Uczul swoich pracowników, że mogą korzystać tylko ze służbowej skrzynki pocztowej, która powinna być przypisana do danego pracownika. Zadbaj o to, aby w miarę możliwości korespondencja elektroniczna była szyfrowana (np. przy wykorzystaniu rozwiązań PGP lub S/MIME). Drugą bardzo ważną kwestią jest to, że każdy pracownik, który wysyła jakiekolwiek dane osobowe zapisane w pliku, musi ten plik szyfrować, nawet jeśli wysyła te dane do osoby, która ma do nich dostęp. Zadbaj o to, aby każdy z twoich pracowników umiał zaszyfrować plik z danymi zapisanymi np. w PDF. Ważne jest, aby klucz do odszyfrowania był wysłany innym kanałem niż wiadomość z załącznikiem (pisałam o tym we wcześniejszych artykułach). Jeśli wysyłasz maila z zaszyfrowanym plikiem, to klucz wyślij sms-em. Klucz możesz mieć ustalony już wcześniej z odbiorcą i może dotyczyć każdej z przesyłanych przez ciebie informacji.

Po czwarte:  wybierz bezpieczne narzędzia do pracy zdalnej

Reklama

W związku z ostatnimi wydarzeniami znacznie zwiększa się popularność narzędzi ułatwiających pracę zespołów na odległość, wymianę plików, zarządzanie projektami czy kontrolę bieżących efektów prac. Na rynku pojawia się coraz więcej firm oferujących swoje narzędzia. Należy pamiętać jednak, że wybór takiego narzędzia nie może odbywać się bez wzięcia pod uwagę kwestii bezpieczeństwa. Konieczne więc jest zweryfikowanie tego, gdzie będą przechowywane nasze dane, ze szczególnym uwzględnieniem tego, czy mogą być one przetransferowane poza państwa należące do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Warto również sprawdzić, jakie zabezpieczenia wdrożył dostawca takiego narzędzia – np. czy szyfruje dane przechowywane w jego ramach. Dodatkowo, akceptowane przez nas regulaminy powinny zawierać postanowienia dotyczące powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Organizacje, które już wcześniej pozwalały niektórym pracownikom na wykonywanie zadań poza biurem, mają tu ułatwione zadanie. Często wewnętrzne procedury dotyczące bezpieczeństwa IT posiadają uregulowania dot. korzystania z narzędzi informatycznych poza standardowym miejscem pracy. Te firmy, które nie praktykowały dotąd takiego modelu pracy, muszą się szybko dostosować do nowego otoczenia.

Na koniec chcę wam tylko przypomnieć, że szczególna sytuacja, w której obecnie się znajdujemy, nie zwalnia administratora z obowiązku stosowania się do zasad bezpieczeństwa, w tym również a może teraz właśnie przede wszystkim tych, które dotyczą pracy zdalnej.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?