Jak zadbać o dane osobowe w pracy zdalnej? - 4 wskazówki dla ADO

Praca zdalna - koronawirus

Jak zapewne wiecie z powodu zagrożenia epidemiologicznego spowodowanego pandemią koronowirusa wiele firm i organizacji przeszło na model pracy zdalnej. W jednych przypadkach sprawdza się to bardzo dobrze, w innych ciut kuleje, ale tak jest zawsze kiedy nagle jesteśmy zobligowani do działań, na które nie do końca jesteśmy przygotowani.

Polecamy: INFORLEX Twój Biznes Jak w praktyce korzystać z tarczy antykryzysowej Zamów już od 98 zł

Dane osobowe przy pracy zdalnej

Dzisiaj chcę wam poradzić jak zadbać o dane osobowe w pracy zdalnej. Z jednej strony jako pracodawcy cieszymy się, że nasi pracownicy mogą pracować zdalnie z domu, mogą wykonywać swoje obowiązki lub przynajmniej ich część, mogą kontaktować się z pozostałymi członkami zespołu, wykorzystując narzędzia komunikacji elektronicznej ale …. No właśnie, jak zawsze jest jakieś „ale” – nie możemy zapominać o konieczności odpowiedniego zabezpieczenia informacji przechowywanych przez pracowników na komputerach w domu oraz przesyłanych przez Internet.

Nadal obowiązują przecież zarówno przepisy prawa jak i wewnętrzne regulacje, które nakazują zachowanie poufności danych czy też zachowania tajemnicy. Konieczna jest więc taka organizacja pracy i taki wybór narzędzi, aby nasi pracownicy mogli zdalnie wykonywać swoje obowiązki przy zapewnieniu odpowiedniego poziomu informacji. Co powinniśmy zrobić jako ADO?

Po pierwsze: wskaż swoim pracownikom osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo informatyczne.

To bardzo ważne, aby każdy pracownik wiedział do kogo może się zwrócić z prośbą o bieżące wsparcie techniczne. Osoby zajmujące się takim właśnie wsparcie technicznym są z reguły wyznaczane w firmach do pomocy osobom pracującym zdalnie. Ale może się zdarzyć, że w waszej firmie dotychczas nie było takiej potrzeby, nikt nie pracował zdalnie, więc nie było wyznaczonych osób do wsparcia informatycznego. Teraz takie osoby musicie wyznaczyć. Ważne jest, aby kwestie bezpieczeństwa danych została potraktowana przez nie priorytetowo. To właśnie te osoby będą odpowiedzialne za konfigurację środowisk i urządzeń, które umożliwiają bezpieczną pracę zdalną. Będą wydawać pracownikom sprzęt, a następnie na bieżąco wspierać ich zdalnie w pracy. Na dziale IT spoczywa również obowiązek przekazywania informacji dotyczących tego, jak zachować bezpieczeństwo podczas pracy zdalnej. Oczywiście, jeśli w firmie jest powołany IOD lub firma współpracuję z kimś takim to dział IT może, a nawet powinien, korzystać ze wsparcie Inspektora Ochrony Danych.

Po drugie: wybierz odpowiednie urządzenia do pracy zdanej

Pamiętaj o tym, że praca zdalna prowadzona przy wykorzystaniu prywatnych urządzeń powinna być dopuszczona tylko w wyjątkowych przypadkach. Co do zasady praca na plikach z danymi udostępnionymi przez pracodawcę, w tym również wymiana tych plików pomiędzy poszczególnymi pracownikami, powinna odbywać się przy wykorzystaniu sprzętu służbowego (laptopów)  - oczywiście, o ile jest to technicznie możliwe. Należy pamiętać o tym, że praca na służbowym sprzęcie pozwala na zachowanie obowiązujących w firmie zasad dotyczących np. wykorzystania systemów operacyjnych, aktualizacji oprogramowania, instalacji programów antywirusowych czy np. ograniczenia możliwości korzystania z aplikacji niezatwierdzonych przez administratora.

Po trzecie: zapewnij bezpieczeństwo wiadomości e-mail

Uczul swoich pracowników, że mogą korzystać tylko ze służbowej skrzynki pocztowej, która powinna być przypisana do danego pracownika. Zadbaj o to, aby w miarę możliwości korespondencja elektroniczna była szyfrowana (np. przy wykorzystaniu rozwiązań PGP lub S/MIME). Drugą bardzo ważną kwestią jest to, że każdy pracownik, który wysyła jakiekolwiek dane osobowe zapisane w pliku, musi ten plik szyfrować, nawet jeśli wysyła te dane do osoby, która ma do nich dostęp. Zadbaj o to, aby każdy z twoich pracowników umiał zaszyfrować plik z danymi zapisanymi np. w PDF. Ważne jest, aby klucz do odszyfrowania był wysłany innym kanałem niż wiadomość z załącznikiem (pisałam o tym we wcześniejszych artykułach). Jeśli wysyłasz maila z zaszyfrowanym plikiem, to klucz wyślij sms-em. Klucz możesz mieć ustalony już wcześniej z odbiorcą i może dotyczyć każdej z przesyłanych przez ciebie informacji.

Po czwarte:  wybierz bezpieczne narzędzia do pracy zdalnej

W związku z ostatnimi wydarzeniami znacznie zwiększa się popularność narzędzi ułatwiających pracę zespołów na odległość, wymianę plików, zarządzanie projektami czy kontrolę bieżących efektów prac. Na rynku pojawia się coraz więcej firm oferujących swoje narzędzia. Należy pamiętać jednak, że wybór takiego narzędzia nie może odbywać się bez wzięcia pod uwagę kwestii bezpieczeństwa. Konieczne więc jest zweryfikowanie tego, gdzie będą przechowywane nasze dane, ze szczególnym uwzględnieniem tego, czy mogą być one przetransferowane poza państwa należące do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Warto również sprawdzić, jakie zabezpieczenia wdrożył dostawca takiego narzędzia – np. czy szyfruje dane przechowywane w jego ramach. Dodatkowo, akceptowane przez nas regulaminy powinny zawierać postanowienia dotyczące powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Organizacje, które już wcześniej pozwalały niektórym pracownikom na wykonywanie zadań poza biurem, mają tu ułatwione zadanie. Często wewnętrzne procedury dotyczące bezpieczeństwa IT posiadają uregulowania dot. korzystania z narzędzi informatycznych poza standardowym miejscem pracy. Te firmy, które nie praktykowały dotąd takiego modelu pracy, muszą się szybko dostosować do nowego otoczenia.

Na koniec chcę wam tylko przypomnieć, że szczególna sytuacja, w której obecnie się znajdujemy, nie zwalnia administratora z obowiązku stosowania się do zasad bezpieczeństwa, w tym również a może teraz właśnie przede wszystkim tych, które dotyczą pracy zdalnej.