Rewolucja w składkach dla rad nadzorczych – o czym musi pamiętać płatnik w 2026 roku?

• Składki w radach nadzorczych - kluczowe przesłanki obowiązku składkowego
• Rozszerzenie obowiązków od 1 czerwca 2025 r.
• Co warto uczynić w miesiącu styczniu 2026 r.?
• Dlaczego oświadczenie jest konieczne?
• Co powinno znaleźć się w oświadczeniu?
• Rekomendowany sposób postępowania:

Składki w radach nadzorczych - kluczowe przesłanki obowiązku składkowego

Obowiązek naliczania składek na FP i FS powstaje przy jednoczesnym spełnieniu określonych kryteriów:

• Próg dochodowy: Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe musi wynosić w przeliczeniu na okres miesiąca co najmniej tyle, ile aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie za pracę.
• Kryterium wieku: Z opłacania składek zwolnieni są płatnicy w odniesieniu do osób, które osiągnęły wiek 55 lat dla kobiet oraz 60 lat dla mężczyzn.

Rozszerzenie obowiązków od 1 czerwca 2025 r.

Warto zwrócić szczególną uwagę na zmianę przepisów, która weszła w życie 1 czerwca 2025 roku. Rozszerzyła ona zakres obciążeń o obowiązkowe wpłaty na Fundusz Solidarnościowy, integrując go z systemem naliczania składek na Fundusz Pracy.

Mimo że od 2015 roku członkowie rad nadzorczych podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu bez względu na inne tytuły, oświadczenie jest niezbędne do prawidłowego naliczenia składek na Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Solidarnościowy (FS).

Co warto uczynić w miesiącu styczniu 2026 r.?

Styczeń to kluczowy miesiąc dla obsługi wynagrodzeń członków rad nadzorczych (RN). Ze względu na początek roku kalendarzowego i fiskalnego, na barkach osób odpowiedzialnych za ład korporacyjny oraz kadr i płac spoczywa szereg obowiązków regulacyjnych i organizacyjnych. Warto zaktualizować oświadczenia o osiąganiu dochodów powyżej minimalnej krajowej, w 2026 roku płaca minimalna ulega zmianie, więc oświadczenia zebrane w ubiegłym roku mogą być już nieaktualne pod kątem kwotowym.

Dlaczego oświadczenie jest konieczne?

Obowiązek opłacania składek na FP i FS zależy od łącznej kwoty przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek emerytalnych i rentowych. Płatnik (spółka) musi wiedzieć, czy powinien te składki naliczać w dwóch specyficznych sytuacjach:

1. Gdy wynagrodzenie w radzie jest niższe niż minimalne: Jeśli członek RN zarabia w Twojej spółce np. 3 000 zł (poniżej płacy minimalnej), składki na FP/FS naliczasz tylko wtedy, gdy suma jego przychodów z innych tytułów (np. umowa o pracę w innym miejscu, inna rada nadzorcza) jest równa lub wyższa od wynagrodzenia minimalnego. Bez oświadczenia nie wiesz, czy ten próg został osiągnięty.
2. Weryfikacja wieku (uproszczona): Choć datę urodzenia masz w systemie (PESEL), oświadczenie potwierdza status ubezpieczonego i pozwala na szybką weryfikację zwolnienia z FP/FS ze względu na wiek (55/60 lat).

Co powinno znaleźć się w oświadczeniu?

Aby oświadczenie było skutecznym dokumentem chroniącym płatnika przed błędem, powinno zawierać:

• Informację o innych tytułach do ubezpieczeń (umowa o pracę, działalność gospodarcza, inne rady nadzorcze).
• Informację o łącznej podstawie wymiaru składek z tych tytułów (czy przekracza minimalne wynagrodzenie).
• Zobowiązanie członka RN do niezwłocznego poinformowania spółki o zmianach w tym zakresie.

Brak informacji o zarobkach członka rady nadzorczej (RN) stawia Cię w trudnej sytuacji jako płatnika, ponieważ to na Tobie spoczywa odpowiedzialność za prawidłowe naliczenie składek. Oto jak należy postąpić w takim przypadku, biorąc pod uwagę bezpieczeństwo spółki:

1. Przyjęcie zasady braku obowiązku przy braku danych

W sytuacji, gdy wynagrodzenie wypłacane przez spółkę jest niższe niż minimalne wynagrodzenie, a płatnik nie dysponuje oświadczeniem o innych tytułach ubezpieczeniowych:

• Przyjmuje się, że suma podstaw wymiaru składek nie osiąga progu ustawowego.
• W konsekwencji nie nalicza się składek na Fundusz Pracy (FP) oraz Fundusz Solidarnościowy (FS).
• Ustawa o promocji zatrudnienia uzależnia obowiązek opłacania składek od osiągnięcia łącznej kwoty minimalnego wynagrodzenia – bez potwierdzenia tego faktu przez ubezpieczonego, płatnik nie posiada podstawy do naliczenia daniny.

2. Formalne wezwanie do złożenia oświadczenia

W celu zabezpieczenia interesu spółki niezbędne jest podjęcie kroków dokumentujących staranność płatnika:

• Należy skierować do członka rady nadzorczej oficjalne zapytanie lub formularz oświadczenia.
• W treści warto wskazać, że informacja ta jest niezbędna do prawidłowego ustalenia zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
• Dokumentację z prób uzyskania oświadczenia (np. kopie wiadomości e-mail, pisma) należy archiwizować na wypadek kontroli organu rentowego.

3. Ocena ryzyka i odpowiedzialność

Brak informacji wiąże się z określonymi skutkami prawnymi i finansowymi:

• Jeśli kontrola ZUS wykaże, że składki powinny być opłacane (ze względu na inne dochody członka RN), spółka zostanie zobowiązana do uregulowania zaległości wraz z odsetkami.
• Posiadanie dowodów na podjęcie prób uzyskania oświadczenia pozwala na uniknięcie sankcji karnych (grzywien) za umyślne niedopełnienie obowiązków.
• Istnieje możliwość dochodzenia od członka rady nadzorczej zwrotu kosztów składek w drodze regresu, jeżeli błąd wynikał z zaniechania poinformowania spółki o istotnych zmianach w statusie ubezpieczeniowym.

4. Sytuacja przekroczenia progu w ramach jednego podmiotu

Jeżeli wynagrodzenie z tytułu pełnienia funkcji w radzie nadzorczej w danej spółce jest równe lub wyższe od minimalnego wynagrodzenia, obowiązek naliczania składek na FP i FS występuje zawsze (z wyjątkiem zwolnienia wynikającego z kryterium wieku: 55 lat dla kobiet i 60 lat dla mężczyzn). W takim przypadku informacje o innych źródłach dochodu pozostają bez wpływu na obowiązki płatnika.

Rekomendowany sposób postępowania:

1. Weryfikacja wynagrodzenia: Sprawdzenie, czy kwota wypłacana w spółce osiąga poziom minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w 2026 roku.
2. Pozyskanie dokumentacji: Wysłanie prośby o aktualizację oświadczeń do wszystkich członków rady nadzorczej, których wynagrodzenie jest niższe od płacy minimalnej.
3. Decyzja płacowa: W przypadku braku zwrotnej informacji do dnia zamknięcia listy płac – odstąpienie od naliczania składek na FP i FS przy jednoczesnym zachowaniu kopii wezwania w aktach osobowych/płacowych.

W celu dopełnienia formalności wskazane jest przygotowanie ujednoliconego wzoru oświadczenia, który zostanie rozesłany do członków rady nadzorczej w miesiącu styczniu.