Jak wypełnić świadectwo pracy zgodnie z RODO po zmianach 2019

Świadectwo pracy jest dokumentem wydawanym pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Zawiera określone w przepisach informacje dotyczące zatrudnienia pracownika, a w szczególności służy kolejnemu pracodawcy do prawidłowego ustalenia uprawnień. W kontekście jego wydania, warto przyjrzeć się najnowszym zmianom dostosowującym przepisy dotyczące danych osobowych pracowników do regulacji RODO.

Obowiązek wystawienia świadectwa pracy jest bezwarunkowy i nie może być uzależniany od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Niewydanie świadectwa pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Świadectwo pracy powinno być wydane niezwłoczne zaraz po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Jednak pracodawca nie musi wydawać pracownikowi świadectwa, gdy zamierza nawiązać z nim kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Dotyczy to wszystkich rodzajów umów o pracę: umowy na okres próbny, umowy na czas określony i umowy na czas nieokreślony.

W przypadku, gdy pracodawca nie zamierza dalej zatrudniać pracownika, to wydawane świadectwo pracy powinno obejmować okres lub okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Nie zawsze jednak stosunek pracy nawiązuje się w dacie zawarcia umowy o pracę. Trzeba zwrócić uwagę, że stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli tego terminu nie określono – w dniu zawarcia umowy (art. 26 Kodeksu pracy).

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek.

Pracownik może go złożyć w formie papierowej lub elektronicznej w każdym czasie i może dotyczyć wydania świadectwa pracy obejmującego poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. Jeżeli pracownik zażąda wydania mu świadectwa pracy, to pracodawca jest zobowiązany wydać je w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Jeżeli wydanie pracownikowi świadectwa pracy bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy nie jest możliwe, pracodawca dostarcza je pracownikowi w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy za pośrednictwem poczty lub w inny sposób. Często zdarza się, że pracodawcy błędnie interpretują te zapisy, uważając, iż każdorazowo mają 7-dniowy termin na wydanie pracownikowi świadectwa pracy.

Polecamy: Kodeks pracy 2019 – Nowe Wydanie. Praktyczny komentarz z przykładami

Tymczasem pracodawca musi już w dniu ustania stosunku pracy z pracownikiem mieć przygotowane świadectwo pracy i być gotowy do jego wydania pracownikowi.

Odwlekanie sporządzenia i wydania pracownikowi świadectwa pracy, mimo że np. pracownik zgłasza się do pracodawcy w celu odbioru takiego świadectwa, jest niezgodne z obowiązującymi przepisami. Jeśli pracownik nie zgłosił się do pracodawcy po odbiór świadectwa pracy i pracodawca nie posiada aktualnego adresu zamieszkania pracownika, nie ma on obowiązku ustalania tego adresu. Powinien jedynie zatrzymać świadectwo w aktach osobowych pracownika, tak aby jego wydanie było możliwe w każdej chwili.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca musi dołączać do świadectwa pracy, wydawanego pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, również informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony (pierwszy
  lub ponownie nawiązany),
• możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie wskazanego okresu jej przechowywania,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym terminie.

Nowy obowiązek informacyjny dotyczy tylko tych stosunków pracy, które zostały nawiązane w 2019 r. i które następnie zostały lub zostaną rozwiązane. Nie dotyczy natomiast stosunków pracy, które zostały zawarte przed 1 stycznia 2019 r., a rozwiązały się w tym roku, czyli po wejściu w życie nowych przepisów o dokumentacji pracowniczej.

Obowiązek sporządzenia informacji dotyczącej okresu przechowywania dokumentacji kadrowej, dołączanej do świadectwa pracy, wynika z art. 946 Kodeksu pracy. Przepisy przejściowe określają natomiast, że do stosunków pracy zawartych przed 1 stycznia 2019 r. stosujemy art. 94 pkt 9a i 9b oraz art. 94(8)–94(12) Kodeksu pracy (art. 7 ust. 1 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Nie wymieniają zatem art. 946 Kodeksu pracy. Dlatego należy uznać, że nowy obowiązek informacyjny dotyczący przechowywania dokumentacji kadrowej nie obejmuje stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. Takie stanowisko w tej kwestii prezentuje również Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Najczęstsze błędy w świadectwach pracy

W praktyce występują wątpliwości co do umieszczania w świadectwie pracy niektórych informacji. Powoduje to, że pracodawcy popełniają przy jego wystawianiu błędy. Jedne nie mają większego znaczenia, ale są również błędy, które mogą wpływać na przyszłe uprawnienia pracownika.

Przykład błędu: Umieszczanie tylko ostatnio zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji w zakładzie pracy. W świadectwie pracy należy zamieścić informację o zajmowanych stanowiskach lub pełnionych funkcjach przez pracownika w okresie zatrudnienia u danego pracodawcy. Chodzi tu więc nie tylko o ostatnio zajmowane stanowisko, ale o wszystkie stanowiska pracy przez cały okres zatrudnienia u danego pracodawcy, ze wskazaniem, w jakich okresach były one zajmowane. Dotyczy to także stanowisk pracy, na których pracownik był zatrudniony u poprzedniego pracodawcy, w sytuacji gdy doszło do przejścia całego lub części zakładu pracy na nowego pracodawcę na podstawie art. 23(1) Kodeksu pracy, tj. z zachowaniem ciągłości zatrudnienia. Informacja dotycząca zajmowanych stanowisk pracy oraz pełnionych funkcji ma istotne znaczenie dla pracownika w kontekście jego kariery zawodowej i możliwości zdobycia zatrudnienia u nowego pracodawcy, ponieważ potwierdza jego doświadczenie zawodowe. Dlatego istotne jest, aby każda wykonywana praca znalazła odzwierciedlenie w świadectwie pracy.

Może się zdarzyć, że pracownik faktycznie wykonuje pracę na innym stanowisku, niż ma określone w umowie o pracę. Pracownik może zostać bowiem np. skierowany na 3 miesiące w roku kalendarzowym do innej pracy, która odpowiada jego kwalifikacjom. Takie przeniesienie odbywa się bez zmiany umowy o pracę. W takim przypadku, mimo że pracownikowi nie zmieniono stanowiska pracy, w świadectwie pracy należy wpisać faktycznie zajmowane w tym okresie stanowisko pracy.

Przykład błędu: Najczęściej popełnianym błędem przy wypełnianiu świadectwa pracy jest niewłaściwe określanie podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy oraz zamieszczanie w ust. 4 świadectwa pracy dodatkowych informacji dotyczących przyczyny rozwiązania umowy o pracę.

Umieszczanie informacji o przyczynach zwolnienia z pracy w świadectwie pracy jest niedopuszczalne.

W ust. 4 lit. a świadectwa pracy pracodawca powinien podać tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy. W tym miejscu należy więc wskazać jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy określonych w art. 30 § 1 Kodeksu pracy, a w przypadku rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia – dodatkowo stronę stosunku pracy dokonującą rozwiązania umowy o pracę w tym trybie.

Wprawdzie w ust. 4 lit. a świadectwa pracy powinna być umieszczona informacja dotycząca wyłącznie trybu i podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy określonej w art. 30 Kodeksu pracy, jednak ze względu na konieczność dokumentowania przyczyny rozwiązania umowy o pracę w celu nabycia przez pracownika określonych uprawnień (np. zasiłku dla bezrobotnych) konieczne jest umieszczanie oprócz art. 30 Kodeksu pracy także przepisu dotyczącego szczególnych form zakończenia zatrudnienia.

Częstym błędem przy wypełnianiu świadectwa pracy jest mylenie rozwiązania umowy o pracę z upływem okresu, na jaki została zawarta, z wygaśnięciem stosunku pracy. W ust. 4 lit. a należy wpisać podstawę prawną rozwiązania umowy o pracę z powodu upływu okresu, na jaki została zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy), natomiast w ust. 4 lit. b należy wskazać podstawę prawną wygaśnięcia stosunku pracy.

Należy pamiętać, że niedopuszczalne jest umieszczanie w świadectwie pracy informacji dotyczącej powodu tymczasowego aresztowania pracownika czy stawianych mu zarzutów. Kodeks pracy | komentarz art . 94–1131 257

W praktyce powstają wątpliwości dotyczące umieszczania w świadectwie pracy informacji o dniach nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Zdarza się, że pracodawcy błędnie umieszczają wykaz takich nieobecności w ust. 6 pkt 13 świadectwa pracy, tj. w punkcie dotyczącym okresów nieskładkowych. Takie wypełnianie świadectwa pracy jest błędne. Nie ma bowiem obowiązku (ani miejsca) umieszczania takiej informacji w świadectwie pracy. Informacja o nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy nie ma żadnego znaczenia z punktu widzenia uprawnień pracowniczych u kolejnego pracodawcy, dlatego nie należy jej podawać w świadectwie pracy.

Pracodawcy mają też wątpliwości, jakie okresy zatrudnienia zalicza się do okresów nieskładkowych i czy w świadectwie pracy należy wymienić wszystkie okresy przypadające w całym czasie zatrudnienia, czy tylko w roku kalendarzowym, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy.

Wszystkie okresy nieskładkowe przypadające w czasie całego zatrudnienia u danego pracodawcy (choć czasem może być ich bardzo dużo) należy wykazać w ust. 6 pkt 13 świadectwa pracy w porządku chronologicznym (będą to całe okresy, jak i pojedyncze dni, które należy wymienić). Wykaz okresów nieskładkowych znajduje się w art. 7 ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Jest to np. okres pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie przepisów Kodeksu pracy (ten okres będzie powtórzony w ust. 6 pkt 8 świadectwa pracy) czy zasiłków z ubezpieczenia społecznego – chorobowego lub opiekuńczego, oraz świadczenia rehabilitacyjnego.

Pracodawcy na prośbę pracownika (lub z własnej inicjatywy) umieszczają czasem w ust. 7 świadectwa pracy opinie o pracowniku lub referencje na temat jego pracy. Określenie „informacje uzupełniające” w ocenie niektórych pracodawców może sugerować dowolność umieszczanych tam informacji.

Jednak w ust. 8 świadectwa pracy pracodawca powinien zamieścić tylko:

1) informację dotyczącą należności ze stosunku pracy uznanych przez niego i niewypłaconych pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych;

2) na żądanie pracownika – dane o:

• wysokości i składnikach wynagrodzenia,
• uzyskanych kwalifikacjach,
• prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia.

Zamieszczanie innych informacji w tym ustępie świadectwa pracy jest niedozwolone.

Sprostowanie świadectwa pracy

Gdy pracownik stwierdzi, że wskazane w świadectwie pracy dane nie są zgodne z prawdą, może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie treści świadectwa. Termin do wniesienia tego odwołania wynosi 7 dni od dnia otrzymania przez pracownika świadectwa pracy. Wówczas pracodawca zmienia treść świadectwa pracy lub zawiadamia pracownika o odmowie jego zmiany. Na podjęcie decyzji w tym zakresie pracodawca również ma 7 dni. Pracownik w terminie kolejnych 7 dni od zawiadomienia go o odmowie sprostowania świadectwa pracy może wystąpić do sądu pracy z żądaniem jego sprostowania. W przypadku uwzględnienia przez sąd powództwa pracownika pracodawca jest zobowiązany, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się wyroku sądu w tej sprawie, wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy.

Pracownikowi nie zawsze jednak przysługuje prawo wniesienia odwołania o sprostowanie treści świadectwa pracy. Potwierdza to uchwała Sądu Najwyższego z 4 listopada 2009 r. (I PZP 4/09, OSNP 2010/13–14/154). Zgodnie z nią pracownik nie może skutecznie dochodzić sprostowania świadectwa pracy w części dotyczącej stwierdzenia, że stosunek pracy został rozwiązany przez pracodawcę bez wypowiedzenia z winy pracownika, kwestionując zgodność z prawem tego rozwiązania, jeżeli wcześniej pracownik nie wystąpił z powództwem o roszczenia z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 56 Kodeksu pracy.