Ważne zmiany w Kodeksie pracy od 4 maja 2019 r.

• Dane wymagane od kandydata do pracy
• Dane od pracownika
• Potrzebna zgoda
• Dane wrażliwe
• Monitoring wizyjny – zmiany
• Zmiany w badaniach lekarskich

Dane wymagane od kandydata do pracy

Nowe brzmienie przepisów Kodeksu pracy w art. 22¹ § 1–3 wskazuje na kategorie danych osobowych, które są niezbędne do pozyskania przez pracodawcę, w związku z podejmowaniem przez niego działań przed zawarciem umowy o pracę oraz po jej zawarciu.

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących – art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy od 4 maja 2019 r.:

1. imię (imiona) i nazwisko,
2. datę urodzenia,
3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
4. wykształcenie,
5. kwalifikacje zawodowe,
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Udokumentowanie danych osobowych pozyskanych od osób ubiegających się o zatrudnienie lub pracownika może nastąpić tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Jednocześnie pracodawcy mają obowiązek oceny, czy wszystkie z gromadzonych danych konieczne są do celu, jakim jest zatrudnienie określonej osoby. Zdarzyć się może, że nie każdy stosunek pracy uzasadnia gromadzenie informacji o wykształceniu czy kwalifikacjach zawodowych. Dlatego też nowe przepisy stanowią, że danych dotyczących: wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca żąda tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Polecamy: RODO – najnowsze zmiany w Kodeksie pracy. Nowe wydanie książki, najbardziej aktualna książka na rynku

Inne dane osobowe będą mogły być pobierane m.in. gdy będzie to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Przy czym należy podkreślić, że obowiązek taki wynikać może zarówno z przepisów Kodeksu pracy, jak i odrębnych przepisów prawnych. Przykładem takiej regulacji może być art. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, zgodnie z którym w służbie cywilnej może być zatrudniona osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Przed zmianą przepisów pracodawca miał prawo żądać od kandydata do pracy podania następujących danych:

1) imienia (imion) i nazwiska,

2) imion rodziców,

3) daty urodzenia,

4) miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),

5) wykształcenia,

6) przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Oznacza to, że w wyniku nowelizacji Kodeksu pracy, od 4 maja pracodawca nie może żądać od kandydata do pracy podania danych: imion rodziców oraz miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji). Pracodawca będzie mógł natomiast żądać od kandydata do pracy danych kontaktowych (np. nr telefonu, adres e-mail).

Dane od pracownika

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

1) adres zamieszkania;

2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Potrzebna zgoda

Nowelizacja Kodeksu pracy reguluje zasady przetwarzania danych osobowych za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Zgodnie z nowymi przepisami, gromadzenie danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, możliwe będzie również na podstawie zgody. Należy pamiętać, że zgoda ta musi odpowiadać wszystkim wymogom przewidzianym zarówno w RODO, jak również w przepisach Kodeksu pracy. W szczególności, w przypadku danych szczególnie chronionych, dane osobowe będą mogły być przetwarzane wyłącznie, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika (w przeciwieństwie do przetwarzania danych zwykłych, które mogą być pozyskiwane z inicjatywy pracodawcy, pracownika lub osoby ubiegającej się o zatrudnienie).

Zgoda powinna mieć formę wyraźnego działania w postaci np. wyraźnego oświadczenia woli pracowników.

Nowe przepisy Kodeksu pracy przewidują, że brak zgody lub jej wycofanie nie mogą być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie mogą powodować wobec niej jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. W szczególności nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Z możliwości przetwarzania danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika na podstawie ich zgody wyłączone są dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa (o których mowa w art. 10 RODO). Zatem tego rodzaju dane osobowe będą mogły być przetwarzane wyłącznie w przypadku, kiedy to przepisy prawa będą przewidywały obowiązek ich żądania przez pracodawcę lub obowiązek ich udostępnienia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika.

Dane wrażliwe

W przypadku przetwarzania tzw. danych wrażliwych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby), zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych wrażliwych wyłącznie w sytuacji, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Jednocześnie w tym przypadku brak zgody, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Przede wszystkim nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Pracodawca, który stosuje np. czytnik linii papilarnych do ewidencji czasu pracy pracownika, będzie mógł to robić, wyłącznie za zgodą pracownika.

Nowelizacja Kodeksu pracy przewiduje również, że przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony (art. 22^1b § 2 K.p.).

Do przetwarzania danych osobowych wrażliwych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Monitoring wizyjny – zmiany

Omawiana nowelizacja obejmuje również zmiany w zakresie stosowania monitoringu. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 22² § 1¹ K.p. monitoringu nie należy stosować w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Zdaniem ustawodawcy potrzeba wprowadzenia takiego zapisu podyktowana jest możliwością naruszenia zasady wolności i niezależności związków zawodowych.

W ustawie doprecyzowano, że monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni. Jednakże instalacja monitoringu wizyjnego będzie możliwa, jeżeli nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Ponadto instalacja monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach sanitarnych wymaga dodatkowo uzyskania przez pracodawcę uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej (a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy). Celem tych zmian jest ochrona prywatności pracowników.

Zmiany w badaniach lekarskich

Od 4 maja 2019 r. pracodawcy uzyskają nowe uprawnienia w zakresie żądania od osoby przyjmowanej do pracy orzeczenia lekarskiego stwierdzającego zdolność do wykonywania pracy wraz ze skierowaniem na badania lekarskie będącym podstawą wydania takiego orzeczenia.

Osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, nie podlegają wstępnym badaniom lekarskim. Warunkiem jest jednak to, aby posiadały one aktualne orzeczenie lekarskie, stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.

W myśl zmian przewidzianych w art. 229 Kodeksu pracy pracodawca przyjmując do pracy nowego pracownika będzie mógł zażądać od takiej osoby aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku wraz ze skierowaniem na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia.

Doprecyzowano także, że pracodawca przechowuje orzeczenia wydane na podstawie badań lekarskich oraz pozyskane orzeczenia i skierowania. W przypadku stwierdzenia, że warunki określone w skierowaniu nie odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, pracodawca zwraca osobie przyjmowanej do pracy to skierowanie oraz orzeczenie lekarskie wydane w wyniku tego skierowania.

Podstawa prawna:

- Ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),

- Ustawa dnia z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.