Obowiązki pracodawcy w związku z zawarciem kolejnej umowy o pracę na czas określony

Pracodawca zawierający kolejną umowę o pracę na czas określony nie zawsze musi przed dopuszczeniem pracownika do pracy kierować go na szkolenie bhp.Szkolenie nie jest bowiem wymagane w przypadku podjęcia pracy na tym samym stanowisku, które pracownik zajmował bezpośrednio przed nawiązaniem kolejnej umowy o pracę. Zawsze jednak pracodawca powinien poinformować pracownika o warunkach zatrudnienia.

Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, jak również łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekroczyć 33 miesięcy. Ponadto istnieje limit w zakresie liczby umów na czas określony - te same strony mogą obecnie zawierać 3 umowy terminowe.

Kolejne umowy na czas określony mogą być zawierane bezpośrednio - jedna po drugiej, jak również pomiędzy poszczególnymi umowami może istnieć krótsza lub dłuższa przerwa. Ponadto umowy mogą dotyczyć pracy, której warunki są identyczne, jak również takiej, która w jakimś stopniu różni się od pracy wykonywanej wcześniej. Powyższe okoliczności mają istotne dla praktyki znaczenie, w kontekście poszczególnych obowiązków pracodawcy takich jak badania lekarskie czy zapewnienie właściwego szkolenia w zakresie bhp.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Badania lekarskie

Celem badań profilaktycznych jest ochrona zdrowia i życia pracownika, ograniczenie wystąpienia ryzyka związanego z wypadkami przy pracy czy wystąpienia choroby zawodowej. Z tego powodu zasadą jest, że zatrudnienie pracownika wiąże się z koniecznością przeprowadzenia badań wstępnych. Jednak nie każde przyjęcie do pracy będzie powodowało konieczność kierowania pracownika na wstępne badania profilaktyczne. Pracodawca zwolniony jest z obowiązku wystawiania skierowania na badania, gdy ponownie przyjmuje do pracy pracownika na to samo stanowisko lub stanowisko o takich samych warunkach pracy. Należy przy tym pamiętać, że ponowne przyjęcie do pracy powinno nastąpić w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy.

Nawet niewielka modyfikacja warunków pracy w związku z zawieraniem kolejnej umowy terminowej uzasadnia skierowanie pracownika na profilaktyczne badania lekarskie. Jednak orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy zachowuje ważność, jeżeli nie ulegną zmianie warunki opisane przez pracodawcę w treści skierowania na badania.

Pracodawca zatrudnił 2 pracowników w charakterze informatyków. Wykonywali oni pracę na podstawie pierwszych umów na czas określony, zawartych na okres 12 miesięcy. Umowy rozwiązały się z upływem czasu, na jaki były zawarte. Pracodawca, w związku z brakiem możliwości szybkiego pozyskania nowych pracowników, zdecydował się po 2 tygodniach na ponowne zawarcie z wcześniej zatrudnionymi informatykami umów na czas określony. Jeden pracownik ma wykonywać dokładnie taką samą pracę, w tym samym pomieszczeniu co wcześniej, drugi ma wykonywać obowiązki również w ramach obsługi informatycznej - ale w zakładowej serwerowni. W przypadku pracownika zatrudnionego ponownie po 2 tygodniach na tym samym stanowisku i w tym samym miejscu pracy nie będzie konieczności przeprowadzania ponownych badań profilaktycznych. Jednak w przypadku pracownika, który będzie pełnił obowiązki w serwerowni, skierowanie na badania wstępne będzie niezbędne. Warunki pracy w serwerowni jak również zakres prac jest inny niż w przypadku wcześniej wykonywanych obowiązków.

Szkolenia bhp

Nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do wykonywania której nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności jak również dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bhp. Obowiązkiem pracodawcy jest zatem zapewnienie przeszkolenia pracownika w zakresie bhp przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie.

W praktyce może powstać problem, czy ponowne szkolenie z zakresu bhp jest wymagane w sytuacji, gdy pracodawca zatrudnia tę samą osobę na podstawie kolejnej umowy na czas określony. Należy wtedy stosować zasadę, według której szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem kolejnej umowy o pracę. Przepisy nie definiują jednak pojęcia "bezpośredniości". Przyjmuje się, że wymóg bezpośredniości będzie zachowany, gdy z pracownikiem od dnia następnego po dniu rozwiązania umowy poprzedniej zostanie zawarta umowa kolejna. Można przyjąć, że dopuszczalna będzie sytuacja, w której umowa o pracę rozwiązuje się w piątek, a kolejna umowa - przykładowo na czas określony - będzie zawarta w poniedziałek.

Szkolenie bhp przed dopuszczeniem pracownika do pracy nie jest konieczne w razie podjęcia pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z nim kolejnej umowy o pracę.

Pracownik był zatrudniony na umowę na 3-miesięczny okres próbny na stanowisku administracyjno-biurowym. W kolejnym dniu po rozwiązaniu umowy próbnej strony zawarły umowę na czas określony - na 6 miesięcy. Pracownik w związku z zawarciem nowej umowy bezpośrednio po rozwiązaniu umowy poprzedniej nie został skierowany na szkolenie bhp. Po 6-miesięcznym okresie zatrudnienia strony postanowiły się rozstać. Jednak po12 miesiącach pracodawca znów zatrudnił pracownika na podstawie umowy terminowej. Pracodawca nie skierował pracownika na szkolenie wstępne bhp, ponieważ uznał, że pracownik wraca na poprzednie stanowisko pracy. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Mimo że pracownik wraca na poprzednie stanowisko pracy, to wymóg bezpośredniości w zakresie ciągłości zatrudnienia nie został zachowany. Pracownik nie powinien zostać dopuszczony do pracy bez zapewnienia uprzedniego przeszkolenia w zakresie bhp.

Informacja o zatrudnieniu

Pracodawca nie później niż 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę informuje pracownika o warunkach zatrudnienia - między innymi w zakresie obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normy czasu pracy, wymiaru urlopu, jak również długości okresu wypowiedzenia. W przypadku pracodawców, u których nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy, informacja powinna ponadto zawierać postanowienia odnoszące się do pory nocnej, miejsca, terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

Pracodawca zawierający kolejną umowę terminową z pracownikiem może mieć wątpliwości, czy powinien sporządzić i przekazać pracownikowi kolejną informację o warunkach zatrudnienia. Informacja o warunkach zatrudnienia ma charakter zindywidualizowany i dotyczy konkretnego pracownika. Powinna być sporządzona do każdej umowy o pracę. Wraz z rozwiązaniem stosunku pracy informacja ta przestaje obowiązywać. Zawierając zatem kolejną umowę, w tym umowę na czas określony, pracodawca powinien na nowo poinformować pracownika o warunkach zatrudnienia i wręczyć mu nową informację.

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę na czas określony na 3-tygodniowy okres próbny. Następnie, bezpośrednio po rozwiązaniu się umowy próbnej, strony zawarły umowę na 5 miesięcy. Kolejna umowa, zawierana bezpośrednio po pierwszej umowie na czas określony, to również umowa terminowa - na 12 miesięcy. W takim przypadku wręczenie nowej, zaktualizowanej informacji o warunkach zatrudnienia będzie niezbędne - niezależnie od tego, że część postanowień nie ulegnie zmianie. Zmianie ulegnie natomiast zapis dotyczący okresu wypowiedzenia umowy - pracownik, świadcząc pracę na podstawie nowej umowy, nabędzie prawo do miesięcznego okresu wypowiedzenia.

Kolejna umowa na okres próbny

Standardem jest jednorazowe zatrudnianie pracownika na okres próbny. Jest to związane z celem takiej umowy, a więc sprawdzeniem kwalifikacji pracownika oraz możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania rodzaju pracy wynikającej z umowy. Ponowne sprawdzanie pracownika jest zatem sytuacją wyjątkową, co wyraźnie wynika z przepisów. Zawarcie po raz kolejny umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem jest możliwe:

• jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy,
• po upływie co najmniej 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania tego samego rodzaju pracy. W tym przypadku dopuszczalne jest jednokrotne ponowne zawarcie umowy na okres próbny.

Pracodawcy zadają czasem pytanie, czy ponowna próbna umowa o pracę między tymi samymi stronami powoduje, że przywracane są limity 3 umów na czas określony i 33 miesięcy, na jakie mogą być zawierane. Należy podkreślić, że przepisy w żadnym przypadku nie dopuszczają, aby po zawarciu nowej umowy na okres próbny możliwe było ponowne wykorzystanie limitów, którymi objęte są umowy na czas określony.

Pracodawca zatrudnił pracownika na podstawie umowy o pracę na okres próbny, a następnie zawarł z nim 2 umowy na łączny okres 24 miesięcy. Po okresie przerwy w zatrudnieniu pracodawca zdecydował, że zatrudni tego pracownika do innej pracy - najpierw na podstawie umowy na okres próbny, a następnie na 3 umowy terminowe na łączny okres 33 miesięcy. Postępowanie pracodawcy było nieprawidłowe. W przypadku ponownego zatrudnienia pracownika, będzie możliwe zawarcie tylko jednej umowy na czas określony na okres 9 miesięcy (33 miesiące - 24 miesiące już wykorzystane).

Zgłoszenie do PIP

Kodeks pracy, oprócz "zwykłej" umowy o pracę na czas określony, dopuszcza zawarcie terminowych umów szczególnych.. Są to umowy zawarte na czas określony:

• w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
• w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
• w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie.

Umowy takie nie wliczają się do limitu umów terminowych - zarówno pod względem długości ich trwania, jak i liczby. Jeżeli zatem pracodawca zdoła wykazać rzeczywiste obiektywne przyczyny leżące po jego stronie, uzasadniające zawieranie takich umów, może w praktyce zatrudniać pracowników na czas określony poza limitami - nawet przez długi okres.

Umowa na czas określony zawarta w warunkach istnienia obiektywnych przyczyn powinna zawierać wskazanie tych przyczyn.

W razie zawarcia umowy terminowej w warunkach istnienia obiektywnych przyczyn pracodawca w ciągu 5 dni roboczych zawiadamia o tym właściwego okręgowego inspektora pracy. Obowiązek informacyjny obejmuje informacje o tym, że taka umowa została zawarta, wraz ze wskazaniem przyczyn obiektywnych. Informacja do PIP powinna być przekazana w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy pozalimitowej. Informacja może być przekazana w formie pisemnej lub elektronicznej.

Pracodawca zawiadamia PIP o umowie o pracę na czas określony zawartej w warunkach istnienia tzw. obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia.

Jeżeli przyczyna obiektywna trwa przez dłuższy okres, pracodawca może zawrzeć zarówno kilka umów na czas określony (pozalimitowych), jak i jedną umowę terminową obejmującą cały przewidywany okres trwania przyczyny obiektywnej.

W przypadku gdy będzie zawieranych kilka umów pracodawca niezależnie od wskazania przyczyny w ramach umowy pierwszej i zawiadomienia PIP w tym zakresie, obowiązkiem pracodawcy będzie przesłanie zawiadomienia do PIP przy okazji każdej zawieranej pozalimitowej umowy na czas określony, której towarzyszą przyczyny obiektywne. Należy pamiętać, że brak zawiadomienia o umowie zawartej w warunkach przyczyn obiektywnych leżących po stronie pracodawcy jest wykroczeniem zagrożonym karą od 1000 zł do 30 000 zł.

Pracodawca będzie realizował przez okres 5 lat projekt, wpisujący się w pojęcie przyczyn obiektywnych uzasadniających zawieranie pozalimitowych umów na czas określony. Zawarł z pracownikami umowy na czas określony na okres 12 miesięcy, wskazując na przyczynę obiektywną w postaci projektu, ze wskazaniem okresu jego trwania. Pracodawca po upływie 12 miesięcy zawarł z pracownikami kolejne umowy terminowe w ramach projektu, uznając, że nie ma już obowiązku informacyjnego względem PIP. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Mimo że pracodawca w zawiadomieniach o zawarciu pierwszych umów na czas określony poinformował urząd o okresie trwania projektu, który jest dłuższy niż okres trwania tych umów, obowiązek informacyjny względem PIP występuje niezależnie od tego, ile umów terminowych zostało zawartych w ramach jednej przyczyny obiektywnej.

Akta osobowe

Pracodawca, decydując się na zawarcie kolejnej umowy na czas określony, może się zastanawiać, czy powinien korzystać z założonych wcześniej akt osobowych.

Należy przypomnieć, że obowiązkiem pracodawcy jest założenie dla każdego pracownika akt osobowych. Jeżeli kolejne umowy o pracę zawierane są bezpośrednio jedna po drugiej, nie powoduje to obowiązku zakładania kolejnych akt osobowych. Akta te prowadzone są bowiem dla każdego pracownika, a nie dla każdej zawieranej umowy.

Problem może pojawić się w przypadku, gdy kolejna umowa o pracę na czas określony zawierana jest po przerwie - czasem długiej. Często pracodawca ma wówczas wątpliwości, czy poprzednie akta osobowe należy uznać za "zamknięte", czy raczej ich prowadzenie powinno być wznowione. W braku szczególnych uregulowań można przyjąć, że nie będzie nieprawidłowością, jeżeli pracodawca zdecyduje się na kontynuowanie prowadzenia akt osobowych pracownika, który przed przerwą był u niego zatrudniony. Można jednak spotkać się z poglądem przeciwnym, z którego wynika, że bardziej poprawną praktyką będzie założenie nowych akt osobowych. Niezależnie od tego czy pracodawca zdecyduje się na założenie po przerwie w zatrudnieniu pracownika nowych akt osobowych, czy będzie używał akta założone wcześniej, jedno i drugie rozwiązanie wydaje się być dopuszczalne.

Założenie nowych akt osobowych po przerwie w zatrudnieniu nie jest obowiązkowe, pracodawca może kontynuować prowadzenie dotychczasowych akt osobowych.

Podstawa prawna:

• art.25, art. 25¹, art. 29, art. 229, art. 237³, art. 281 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U z 2018 r. poz. 108; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 357),

• § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (j.t. Dz.U z 2017 r. poz. 894).