REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola w firmie - czy kontroler może mieć wgląd w akta osobowe?

Kontrola w firmie - czy kontroler może mieć wgląd w akta osobowe?
Kontrola w firmie - czy kontroler może mieć wgląd w akta osobowe?
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych przedsiębiorcy zwracają się z pytaniami, czy w ramach przeprowadzanych kontroli instytucje, takie jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) czy Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), mogą mieć wgląd do akt osobowych pracowników. Kiedy instytucje państwowe wykonują czynności kontrolne w ramach przyznanych im uprawnień, mogą mieć wgląd w dokumentację pracownika?

Uprawnienia takie nadawane są na podstawie przepisów szczególnych. Należy mieć na uwadze, że RODO jest aktem o charakterze ogólnym, zatem wszędzie tam gdzie obowiązują przepisy szczegółowe, których przestrzeganie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, będą miały one zastosowanie. Takimi aktami prawnymi mogą być na przykład ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy czy ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Wskazane przykładowo instytucje, realizując swoje zadania ustawowe, przetwarzają dane na podstawie przepisów szczególnych, co w RODO znajdzie odzwierciedlenie w art. 6 ust. 1 pkt c), który legalizuje przetwarzanie, gdy dochodzi do niego w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Warto odnotować, że przesłanka obowiązku prawnego wskazana w art. 6 ust.1 pkt c nie może występować samoistnie, a jedynie w połączeniu z przepisami prawa, które wymagają od administratora danych spełnienia tego obowiązku.

Autopromocja

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

Co może zobaczyć ZUS…

Zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, jednym z zadań ZUS jest kontrola płatników składek. Kontrola ta służy ocenie wywiązywania się przez płatników z obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych.

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektorzy ZUS mają prawo m.in. badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Mogą również dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek oraz zabezpieczać zebrane dowody. Ponadto mogą żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego, legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli. Inspektorzy mogą również przesłuchiwać świadków oraz płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W związku z ww. uprawnieniami kontrolnymi ZUS płatnicy składek są zobowiązani m.in. udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Dotyczy to także tych dokumentów czy nośników, które przechowują także u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. Płatnicy muszą też udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek.  Mogą mieć również obowiązek sporządzenia i wydania kopii dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora.. Kontrolujący może też domagać się, by płatnik udzielał mu wyjaśnień.

Informacje zgromadzone w trakcie trwania zatrudnienia, które znajdują się w aktach osobowych pracownika mogą pozwolić na prawidłową ocenę wywiązania się przez płatnika składek z nałożonych na niego obowiązków. Dla przykładu kontrola obejmująca prawidłowość zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych może uprawniać ZUS do żądania m.in. zawartej umowy o pracę, listy płac i listy obecności, które stanowią element akt osobowych pracownika.

… a jakie dane widzi PIP

Do zadań PIP należy sprawowanie nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej.

Zadania PIP zostały sprecyzowane w art. 10 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (dalej: ustawa o PIP). Należą do nich nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych, przestrzegania zasad BHP, kontrola legalności zatrudnienia w tym także zatrudnienia cudzoziemców, kontrola wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracownika.

W ramach uprawnień kontrolnych inspektorzy PIP mają m.in.: prawo swobodnego wstępu na teren zakładu pracy, przeprowadzenia oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń. Mogą też żądać okazania dokumentów dotyczących budowy, przebudowy, modernizacji zakładu pracy czy przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.

Uprawnienia nie wykluczają zasad RODO

Zatem kiedy instytucje wykonują swoje zadania na podstawie uprawnień ustawowych, nie można im odmówić udostępnienia żądanych dokumentów. Warto w tym miejscu odnotować, że inspektorzy przeprowadzający czynności kontrolne są zobowiązani nie tylko do zachowania w tajemnicy informacji, które uzyskali podczas wykonywania czynności służbowych, ale także zasad wynikających z RODO. Zaliczamy do niech zasadę proporcjonalności, a także zasadę ograniczenia celu wymagającą, by dane osobowe były zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie były przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami, oraz zasadę minimalizacji danych na podstawie której dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.  

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: UODO
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Najbardziej poszukiwany zawód w Polsce! Sprawdź, kogo poszukują pracodawcy.

    Jaki zawód jest najbardziej poszukiwany w Polsce? Kogo na polskim rynku pracy brakuje nawet bardziej niż kierowców i informatyków? Kompetencje tych pracowników są niezbędne do uruchamiania nowych, dużych inwestycji.

    Pracownicy urzędów państwowych. Będą nowe przepisy o czasie pracy w urzędach

    Prezes Rady Ministrów określi w rozporządzeniu zasady ustalania przez kierowników urzędów czasu pracy urzędów, w których są zatrudnieni urzędnicy państwowi oraz inni pracownicy. Nowe przepisy mają m.in. na celu umożliwienie zastosowania bardziej elastycznych rozwiązań w zakresie organizacji pracy urzędów.

    Decyzja o potrzebie wsparcia – kto wydaje i ile się czeka?

    Decyzja ustalająca poziom potrzeby wsparcia jest niezbędna dla osoby niepełnosprawnej do uzyskania świadczenia wspierającego. Kto wydaje decyzję o potrzebie wsparcia i ile się czeka? Gdzie złożyć wniosek?

    Pracownicy domowi i globalny kryzys opiekuńczy nad osobami niepełnosprawnymi i starszymi

    Rośnie globalne zapotrzebowanie na płatną opiekę, czy to nad osobami starszymi czy nad osobami niepełnosprawnymi. Coraz więcej państw na całym świecie, w tym szczególnie w UE boryka się z kryzysem opiekuńczym. Międzynarodowa Organizacja Pracy (MOP) szacuje, że kobiety stanowią trzy czwarte z 75,6 miliona pracowników domowych na całym świecie. Konieczne jest zapewnienie im ochrony w zatrudnieniu, w tym ochrony ubezpieczeniowej. MOP alarmuje o implementację przepisów. Praca domowa jest w dalszym ciągu niedoceniana i niedostrzegana oraz że w znacznej części jest wykonywana przez kobiety i dziewczęta, z których wiele jest migrantkami lub członkami społeczności znajdujących się w trudnej sytuacji i które są w szczególny sposób narażone na łamanie praw człowieka i pracownika, molestowanie seksualne czy dyskryminację. Czas to zmienić!

    REKLAMA

    Kolejne podwyżki w budżetówce. Jakie będą wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych?

    Wzrosną wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych. Minimalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego tych pracowników będą wynosiły od 4190 zł do 4640 zł. Natomiast maksymalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego będą wynosiły od 6000 zł do 12720 zł.

    Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie - przepis na sukces z 6 składników

    Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie nie mają łatwo. Mogą jednak przekuć swoją ponadprzeciętną wrażliwość w atut. Oto przepis na sukces dla osób wysoko wrażliwych od psycholog Aleksandry Kolińskiej. Potrzebujesz tylko 6 składników.

    Podwyżki w budżetówce. Nowelizacja przepisów o wynagradzaniu pracowników administracji rządowej i innych jednostek

    Szykują się podwyżki dla kolejnych grup pracowników budżetówki. Do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów trafił zapis o kolejnym projekcie rozporządzenia. Chodzi o rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek.

    Zmotywowani do działania pracownicy to jeden z kluczowych sposobów budowania konkurencyjności na rynku

    REKLAMA

    Rozliczanie freelancera – praktyczne przykłady

    Rozliczanie freelancera przy umowie zlecenie i umowie o dzieło - jak to zrobić? Na co zwrócić uwagę przy corocznym rozliczeniu podatkowym? Jak rozliczać podatkowo freelancera z zagranicy?

    Nieobecność w pracy. Jak pracownik powinien usprawiedliwić nieobecność w pracy

    Pracownik, który nie stawi się do pracy, zobowiązany jest do usprawiedliwienia swojej nieobecności. Przepisy określają, jakie przyczyny usprawiedliwiają nieobecność w pracy. Jednak pracodawca może uznać także inne przyczyny wskazane przez pracownika i usprawiedliwić jego nieobecność w pracy.

    REKLAMA