REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola w firmie - czy kontroler może mieć wgląd w akta osobowe?

Kontrola w firmie - czy kontroler może mieć wgląd w akta osobowe?
Kontrola w firmie - czy kontroler może mieć wgląd w akta osobowe?
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych przedsiębiorcy zwracają się z pytaniami, czy w ramach przeprowadzanych kontroli instytucje, takie jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) czy Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), mogą mieć wgląd do akt osobowych pracowników. Kiedy instytucje państwowe wykonują czynności kontrolne w ramach przyznanych im uprawnień, mogą mieć wgląd w dokumentację pracownika?

Uprawnienia takie nadawane są na podstawie przepisów szczególnych. Należy mieć na uwadze, że RODO jest aktem o charakterze ogólnym, zatem wszędzie tam gdzie obowiązują przepisy szczegółowe, których przestrzeganie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, będą miały one zastosowanie. Takimi aktami prawnymi mogą być na przykład ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy czy ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Wskazane przykładowo instytucje, realizując swoje zadania ustawowe, przetwarzają dane na podstawie przepisów szczególnych, co w RODO znajdzie odzwierciedlenie w art. 6 ust. 1 pkt c), który legalizuje przetwarzanie, gdy dochodzi do niego w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Warto odnotować, że przesłanka obowiązku prawnego wskazana w art. 6 ust.1 pkt c nie może występować samoistnie, a jedynie w połączeniu z przepisami prawa, które wymagają od administratora danych spełnienia tego obowiązku.

REKLAMA

Autopromocja

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

Co może zobaczyć ZUS…

Zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, jednym z zadań ZUS jest kontrola płatników składek. Kontrola ta służy ocenie wywiązywania się przez płatników z obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych.

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektorzy ZUS mają prawo m.in. badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Mogą również dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek oraz zabezpieczać zebrane dowody. Ponadto mogą żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego, legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli. Inspektorzy mogą również przesłuchiwać świadków oraz płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W związku z ww. uprawnieniami kontrolnymi ZUS płatnicy składek są zobowiązani m.in. udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Dotyczy to także tych dokumentów czy nośników, które przechowują także u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. Płatnicy muszą też udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek.  Mogą mieć również obowiązek sporządzenia i wydania kopii dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora.. Kontrolujący może też domagać się, by płatnik udzielał mu wyjaśnień.

Informacje zgromadzone w trakcie trwania zatrudnienia, które znajdują się w aktach osobowych pracownika mogą pozwolić na prawidłową ocenę wywiązania się przez płatnika składek z nałożonych na niego obowiązków. Dla przykładu kontrola obejmująca prawidłowość zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych może uprawniać ZUS do żądania m.in. zawartej umowy o pracę, listy płac i listy obecności, które stanowią element akt osobowych pracownika.

… a jakie dane widzi PIP

Do zadań PIP należy sprawowanie nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej.

Zadania PIP zostały sprecyzowane w art. 10 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (dalej: ustawa o PIP). Należą do nich nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych, przestrzegania zasad BHP, kontrola legalności zatrudnienia w tym także zatrudnienia cudzoziemców, kontrola wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracownika.

W ramach uprawnień kontrolnych inspektorzy PIP mają m.in.: prawo swobodnego wstępu na teren zakładu pracy, przeprowadzenia oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń. Mogą też żądać okazania dokumentów dotyczących budowy, przebudowy, modernizacji zakładu pracy czy przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.

Uprawnienia nie wykluczają zasad RODO

Zatem kiedy instytucje wykonują swoje zadania na podstawie uprawnień ustawowych, nie można im odmówić udostępnienia żądanych dokumentów. Warto w tym miejscu odnotować, że inspektorzy przeprowadzający czynności kontrolne są zobowiązani nie tylko do zachowania w tajemnicy informacji, które uzyskali podczas wykonywania czynności służbowych, ale także zasad wynikających z RODO. Zaliczamy do niech zasadę proporcjonalności, a także zasadę ograniczenia celu wymagającą, by dane osobowe były zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie były przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami, oraz zasadę minimalizacji danych na podstawie której dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.  

Źródło: UODO

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowe odpisy i dobrowolne zwiększenia na ZFŚS. Ile wynoszą w 2025 r. i w jakim terminie je wpłacić?

Do 31 maja 2025 r. pracodawca tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych musi wpłacić na rachunek funduszu kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości dokonanych odpisów. Pozostałą kwotę dokonanych odpisów i zwiększeń należy przekazać na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do 30 września 2025 r. Jaka jest wysokość odpisów i zwiększeń na ZFŚS w 2025 r.?

Komu przysługuje renta wdowia i w jakiej wysokości? ZUS zaprasza na dyżur telefoniczny

Od 1 lipca 2025 r. osoby owdowiałe będą mogły pobierać swoją emeryturę oraz powiększyć ją o część renty rodzinnej po zmarłym małżonku. Alternatywnie będą mogły pobierać rentę rodzinną wraz z częścią swojej emerytury. Jak starać się o rentę wdowią odpowiedzą eksperci ZUS podczas dyżuru telefonicznego.

Komunikat ZUS: Wdrożenie nowej metryki programu Płatnik

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje o planowanym wdrożeniu nowej metryki 307 dla wersji 10.02.002 programu Płatnik.

Polacy żyją coraz dłużej - GUS opublikował tablicę średniego dalszego trwania życia. Czy ZUS przeliczy emerytury?

Nowa tablica średniego dalszego trwania życia kobiet i mężczyzn wskazuje, że Polacy żyją coraz dłużej. Czy warto składać wnioski o ponowne przeliczenie już otrzymywanej emerytury?

REKLAMA

Trwa nabór wniosków o świadczenie wychowawcze. Jak uniknąć przerwy w wypłatach 800 plus?

1 czerwca 2025 r. rozpocznie się nowy okres świadczeniowy w programie 800 plus. Wniosek o świadczenie wychowawcze można złożyć jedynie drogą elektroniczną. Jak można uniknąć przerwy w wypłacie świadczenia?

Jak prawidłowo usprawiedliwić nieobecności w pracy. Nieprzyjemne konsekwencje zaniedbania tego obowiązku

W razie nieobecności w pracy pracownik zobowiązany jest do jej usprawiedliwienia. W tym celu przepisy prawa pracy określają, jakie są przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Wymieniają też dowody, na podstawie których można usprawiedliwić nieobecność pracownika.

Zmiany w wynagrodzeniach 2025 i 2026 - transparentnie i jawnie

Do 7 czerwca 2026 roku Polska musi wdrożyć dyrektywę o jawności i przejrzystości wynagrodzeń. Przedsiębiorcy mają niewiele czasu na poważne zmiany w zakresie polityki płacowej. Nowe przepisy oznaczają bowiem konieczność przeprowadzenia wnikliwej analizy struktury płac w firmie, wprowadzenie nowych procedur dotyczących prawa do informacji o wynagrodzeniu i kryteriów ustalania jego wysokości. Choć prace nad ustawą wprowadzającą te przepisy nadal trwają, już teraz warto podjąć działania, które przygotują firmę na nową sytuację.

Najlepiej teraz złóż wniosek o rentę wdowią ERWD. Sprawdź, dlaczego

ZUS podpowiada, że teraz jest najlepszy czas na złożenie wniosku o rentę wdowią ERWD. Dlaczego? Dopiero połowa osób uprawnionych złożyła wniosek o rentę wdowią. Od stycznia były duże kolejki. Kolejna fala wniosków przewidywana jest w maju 2025 r.

REKLAMA

Trzynasta emerytura już we wtorek 1 kwietnia 2025 r.

Trzynasta emerytura trafi do emerytów już we wtorek 1 kwietnia 2025 r. Otrzyma ją 889 tys. osób. Kiedy będą kolejne wypłaty trzynastek? Czy można je dostać kilka razy? Czy każdy je otrzyma? Ile wynosi trzynastka w 2025 roku?

Dodatkowe pieniądze dla seniorów. 1 kwietnia pierwsze trzynastki wpłyną na konta emerytów i rencistów

Pierwszy termin wypłaty trzynastych emerytur przypada na wtorek, 1 kwietnia 2025 r. Trzynastki znajdą się na kontach seniorów razem z ich emeryturą lub rentą. Dodatkowe wypłaty przysługują w wysokości najniższej emerytury.

REKLAMA