REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola w firmie - czy kontroler może mieć wgląd w akta osobowe?

Subskrybuj nas na Youtube
Kontrola w firmie - czy kontroler może mieć wgląd w akta osobowe?
Kontrola w firmie - czy kontroler może mieć wgląd w akta osobowe?
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych przedsiębiorcy zwracają się z pytaniami, czy w ramach przeprowadzanych kontroli instytucje, takie jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) czy Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), mogą mieć wgląd do akt osobowych pracowników. Kiedy instytucje państwowe wykonują czynności kontrolne w ramach przyznanych im uprawnień, mogą mieć wgląd w dokumentację pracownika?

Uprawnienia takie nadawane są na podstawie przepisów szczególnych. Należy mieć na uwadze, że RODO jest aktem o charakterze ogólnym, zatem wszędzie tam gdzie obowiązują przepisy szczegółowe, których przestrzeganie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, będą miały one zastosowanie. Takimi aktami prawnymi mogą być na przykład ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy czy ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Wskazane przykładowo instytucje, realizując swoje zadania ustawowe, przetwarzają dane na podstawie przepisów szczególnych, co w RODO znajdzie odzwierciedlenie w art. 6 ust. 1 pkt c), który legalizuje przetwarzanie, gdy dochodzi do niego w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Warto odnotować, że przesłanka obowiązku prawnego wskazana w art. 6 ust.1 pkt c nie może występować samoistnie, a jedynie w połączeniu z przepisami prawa, które wymagają od administratora danych spełnienia tego obowiązku.

REKLAMA

Autopromocja

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

Co może zobaczyć ZUS…

Zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, jednym z zadań ZUS jest kontrola płatników składek. Kontrola ta służy ocenie wywiązywania się przez płatników z obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych.

REKLAMA

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektorzy ZUS mają prawo m.in. badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Mogą również dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek oraz zabezpieczać zebrane dowody. Ponadto mogą żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego, legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli. Inspektorzy mogą również przesłuchiwać świadków oraz płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W związku z ww. uprawnieniami kontrolnymi ZUS płatnicy składek są zobowiązani m.in. udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Dotyczy to także tych dokumentów czy nośników, które przechowują także u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. Płatnicy muszą też udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek.  Mogą mieć również obowiązek sporządzenia i wydania kopii dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora.. Kontrolujący może też domagać się, by płatnik udzielał mu wyjaśnień.

Informacje zgromadzone w trakcie trwania zatrudnienia, które znajdują się w aktach osobowych pracownika mogą pozwolić na prawidłową ocenę wywiązania się przez płatnika składek z nałożonych na niego obowiązków. Dla przykładu kontrola obejmująca prawidłowość zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych może uprawniać ZUS do żądania m.in. zawartej umowy o pracę, listy płac i listy obecności, które stanowią element akt osobowych pracownika.

… a jakie dane widzi PIP

Do zadań PIP należy sprawowanie nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej.

Zadania PIP zostały sprecyzowane w art. 10 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (dalej: ustawa o PIP). Należą do nich nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych, przestrzegania zasad BHP, kontrola legalności zatrudnienia w tym także zatrudnienia cudzoziemców, kontrola wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracownika.

W ramach uprawnień kontrolnych inspektorzy PIP mają m.in.: prawo swobodnego wstępu na teren zakładu pracy, przeprowadzenia oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń. Mogą też żądać okazania dokumentów dotyczących budowy, przebudowy, modernizacji zakładu pracy czy przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.

Uprawnienia nie wykluczają zasad RODO

Zatem kiedy instytucje wykonują swoje zadania na podstawie uprawnień ustawowych, nie można im odmówić udostępnienia żądanych dokumentów. Warto w tym miejscu odnotować, że inspektorzy przeprowadzający czynności kontrolne są zobowiązani nie tylko do zachowania w tajemnicy informacji, które uzyskali podczas wykonywania czynności służbowych, ale także zasad wynikających z RODO. Zaliczamy do niech zasadę proporcjonalności, a także zasadę ograniczenia celu wymagającą, by dane osobowe były zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie były przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami, oraz zasadę minimalizacji danych na podstawie której dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.  

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: UODO

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
ZUS zachęca do e-wizyt: porady online bez wychodzenia z domu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozwija usługę e-wizyt, czyli wideorozmów z konsultantami ZUS. Dzięki temu każdy może uzyskać pomoc bez konieczności wizyty w placówce – wystarczy smartfon lub komputer z dostępem do internetu.

Masz świadczenie przedemerytalne i dorabiasz? Do 31 maja musisz rozliczyć się z ZUS

Osoby pobierające świadczenie przedemerytalne lub zasiłek przedemerytalny i jednocześnie dorabiające, muszą do 31 maja złożyć w ZUS-ie zaświadczenie o swoich przychodach. Brak rozliczenia może skutkować zmniejszeniem lub zawieszeniem świadczenia.

Polski rynek pracy przyciąga wykwalifikowanych pracowników z innych krajów

Polska na podium krajów UE przyciągających wykwalifikowanych pracowników. Choć do liderujących Niemiec wciąż nam daleko, Polska wyrasta na kluczowego gracza w regionie, jeśli chodzi o przyciąganie zagranicznych specjalistów.

Fachowiec na samozatrudnieniu: kontrakt menadżerski z polisami asekurującymi ryzyka, które musi podejmować menadżer

Okazuje się, że odpowiednio dobrane pakiety ochronne nie tylko zwiększają bezpieczeństwo freelancerów i osób zatrudnionych w oparciu o umowę B2B, ale również stanowią atrakcyjny benefit. Może on przyciągać najlepszych specjalistów i budować lojalność wobec firmy.

REKLAMA

Wyższe wynagrodzenia młodocianych i nowe stawki wpłat na PFRON od czerwca 2025 r. – sprawdź, ile wyniosą

Od 1 czerwca 2025 roku wzrosną minimalne wynagrodzenia pracowników młodocianych odbywających przygotowanie zawodowe oraz kwoty wpłat na PFRON. To efekt ogłoszenia nowej wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przez GUS. Sprawdź aktualne stawki obowiązujące w okresie wakacyjnym.

Ekspertka BCC: Jawność wynagrodzeń nie jest przykrym obowiązkiem, tylko nowym rozdziałem w celu likwidacji nierówności czy świadomego zarządzania swoją karierą zawodową

W piątek, 9 maja 2025 r. posłowie przegłosowali w Sejmie nowelę Kodeksu pracy wprowadzającą nowy obowiązek dla pracodawców. Zgodnie z przegłosowaną dziś w Sejmie nowelizacją Kodeksu pracy, każdy pracodawca publikujący ogłoszenie o naborze na określone stanowisko będzie zobowiązany do podania przedziału wynagrodzenia – z jasno określoną kwotą minimalną i maksymalną.

Nie możemy zgubić człowieczeństwa

Rozmowa z Katarzyną Oksińską, dyrektorką Departamentu HR w Centralnym Ośrodku Informatyki, o tym, jak budować motywację do pracy w firmie sektora publicznego.

Boże Ciało 2025 i inne dni wolne [Czerwiec]

Zgodnie z ustawą o dniach wolnych od pracy w czerwcu 2025 roku występują 2 święta wolne od pracy. W całym roku jest ich 14. Kiedy wypada Boże Ciało? Ile jest dni wolnych od pracy w czerwcu?

REKLAMA

Czy czterodniowy tydzień pracy jest realny?

Prawo do trzech wolnych dni w tygodniu to marzenie niejednego pracownika. Czy wkrótce ma szansę stać się realne? Czy czterodniowy tydzień pracy sprawdziłby się w polskich warunkach? Jak wygląda to w innych krajach?

Wpłaty do PPK nalicza się od całego wynagrodzenia uczestnika PPK [Przykłady]

Jeśli uczestnikowi PPK przysługuje np. pakiet medyczny, finansowany w całości przez pracodawcę, również od wartości tego pakietu należy obliczyć i pobrać wpłaty do PPK. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy uczestnik PPK nie otrzymał w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia poza tym świadczeniem – w takim przypadku pracodawca nie ma z czego pobrać wpłat do PPK finansowanych przez uczestnika.

REKLAMA