Pracodawca jako administrator danych zawartych w dokumentacji pracowniczej
![Pracodawca jako administrator danych zawartych w dokumentacji pracowniczej nie musi prosić pracownika o zgodę na przetwarzanie danych zawartych w aktach osobowych pracownika. / fot. Shutterstock](https://webp-konwerter.infor.pl/eyJmIjoiaHR0cHM6Ly9nLmluZm9yLnBsL3AvX2ZpbGVzLzEyNTkzMDAwLzEta2xvZ/GthLWJlenBpZWN6ZW5zdHdvLWRhbmUtcG91Zm5lLXRhamVtbmljYS1wcnplZHNpZW/Jpb3JzdHdhLXRhYmxldC10YWpuZS1kYW5lLWluZm9ybWFjamUtemFzdHJ6ZXpvbmU/temFta25pZXRlLXphYmxva293YW5lLXN0b3AtLTEyNTkyNjg5LmpwZyIsInciOjc3MX0.jpg)
REKLAMA
REKLAMA
Pracodawca administratorem danych w dokumentacji pracowniczej
Administrator, przechowując dane w dokumentacji pracowniczej nie musi prosić pracownika o zgodę na przetwarzanie jego danych. W tym przypadku to nie zgoda pracowników, a obowiązek prawny administratora będzie właściwą podstawą przetwarzania danych zgromadzonych w aktach osobowych pracowników.
REKLAMA
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej odbywa się na podstawie odrębnych przepisów prawa pracy. W rozporządzeniu Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej został określony m.in. zakres, sposób i warunki prowadzenia oraz przechowywania pracowniczych akt osobowych.
Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Zasady prowadzenia i przechowywania
Obowiązek prawny
Zgodnie z tym rozporządzeniem to na pracodawcy spoczywa obowiązek zakładania i prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika oddzielnie. Regulacje te stanowią także, że akta osobowe składają się z czterech części ze wskazaniem, jaki rodzaj dokumentów i informacji znajduje się w każdej z nich. Tak więc podstawą prawną przechowywania danych pracownika w jego aktach osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek prawny ciążący na administratorze.
Oznacza to, że pracodawca będący administratorem danych zawartych w aktach osobowych jest związany przepisami ww. rozporządzenia, a nie wolą pracownika poprzez odbieranie od niego zgody na realizację procesu przetwarzania w ww. celach.
Obowiązki pracodawcy w zakresie prowadzenia akt osobowych i ich zawartości są więc ściśle określone i nie można mówić o dobrowolności przy przetwarzaniu danych osobowych w tych celach.
Należy pamiętać, że jeśli po stronie pracodawcy istnieje ryzyko, że w aktach osobowych znajdują się informacje zebrane niezgodne z obowiązującymi przepisami, to pracodawca powinien dokonać ich przeglądu i usunąć dane pozyskane nielegalnie.
REKLAMA
REKLAMA
![certificate](https://webp-konwerter.infor.pl/eyJmIjoiaHR0cHM6Ly9zdGF0a/WMtaW5mb3JwbC5pbmZvci5wbC/9pbWFnZXMvY2VydGlmaWNhdGV/fbWluLjEyZGFhMGNlLnBuZyJ9.jpg)
- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat