Kategorie

Praca zdalna - procedury, regulaminy i zabezpieczenia RODO

Chałas i Wspólnicy
Kancelaria Prawna
Wysłanie pracowników do pracy zdalnej wymaga od pracodawcy przedsięwzięcia nawet większej ilości środków zapobiegawczych i ochronnych niż w sytuacji, gdy wszyscy pracownicy byliby normalnie w biurze – trzeba zadbać o odpowiednie procedury wewnętrzne./Fot. Shutterstock
Pracodawcy, którzy wysłali pracowników do pracy zdalnej powinni pamiętać o odpowiednich procedurach, regulaminach i zabezpieczeniach RODO. Przyjmowane rozwiązania pracy zdalnej już w fazie projektowania muszą być zgodne z rozporządzeniem RODO.

Praca zdalna: Czy masz wdrożone procedury, regulaminy i zabezpieczenia RODO?

Epidemia koronawirusa obfituje w sytuacje dotąd nieznane i stanowi duże wyzwanie również z perspektywy ochrony danych osobowych. Na najczęściej zadawane pytania w tym zakresie odpowiada: radca prawny, mec. Andrzej Piotr Wilk oraz aplikant radcowski, mec. Katarzyna Świerkot, eksperci ds. ochrony danych osobowych z kancelarii prawnej Chałas i Wspólnicy.

Polecamy: Kodeks pracy 2020. Praktyczny komentarz z przykładami

 „(…) nawet w tych wyjątkowych czasach administrator i podmiot przetwarzający muszą zapewnić ochronę danych osobowych osób, których dane dotyczą. W związku z tym należy wziąć pod uwagę szereg czynników gwarantujących zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych i we wszystkich przypadkach należy przypomnieć, że wszelkie środki podejmowane w tym kontekście muszą być zgodne z ogólnymi zasadami prawa i nie mogą być nieodwracalne. Sytuacja nadzwyczajna jest warunkiem prawnym, który może uzasadniać ograniczenie wolności, pod warunkiem że ograniczenia te są proporcjonalne i ograniczone do okresu nadzwyczajnego.”

(dostęp: https://uodo.gov.pl/pl/138/1463)

Wysłanie pracowników do pracy zdalnej wymaga od pracodawcy przedsięwzięcia nawet większej ilości środków zapobiegawczych i ochronnych niż w sytuacji, gdy wszyscy pracownicy byliby normalnie w biurze – trzeba zadbać o odpowiednie procedury wewnętrzne.

Przyjmowane rozwiązania pracy zdalnej muszą już w fazie ich projektowania być zgodne z rozporządzeniem RODO – zasada privacy by design (art. 25 rozporządzenia RODO).

Należy pamiętać, że pracownicy mają dostęp do szczególnie istotnych danych, stanowiących nierzadko tajemnicę przedsiębiorstwa. Ich wyciek może narazić firmę na ogromne straty.

Reklama

W dodatku pracownicy mają dostęp do danych osobowych. Z tego względu należy zapewnić każdemu z pracowników odpowiednie szkolenie z zakresu obowiązującej w firmie procedury bezpieczeństwa oraz zasad korzystania z narzędzi. Jak również zadbać o udokumentowanie tego faktu. Dobrze wdrożyć jest (o ile jeszcze tego nie zrobiono) oświadczenia o zachowaniu poufności oraz upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, jak również sam rejestr takich upoważnień.

Pracodawcy, biorąc pod uwagę zawodowy charakter ich działalności i obowiązek dołożenia należytej staranności, powinni uregulować kwestie pracy zdalnej w dokumentacji wewnętrznej  tj. wdrożyć regulamin pracy zdalnej.  Jeżeli u Pracodawcy nie wdrożono jeszcze Polityki Ochrony Danych Osobowych lub Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym to właśnie jest ten moment gdzie wdrożenie tych dokumentów (wobec pracy zdalnej) wydaje się niezbędne. Należałoby przemyśleć kwestie stworzenia lub aktualizacji dokumentu zawierającego wykaz zabezpieczeń, jak również dokumentacji dot. wykonywania sprawdzeń okresowych zabezpieczeń. Uzasadnione wydaje się również prowadzenie ewidencji urządzeń przenośnych, które mają dostęp do danych firmowych. Wobec rozproszenia struktury organizacji ze względu na pracę zdalną istotne jest również zadbanie o odpowiednie ewidencjonowanie pozyskanych zgód na przetwarzanie danych osobowych np. w formie ewidencji zgód. Pracodawca powinien przypominać pracownikom o konieczności dopełniania obowiązku informacyjnego wobec klientów, kontrahentów. W tym zakresie dobrze byłoby wdrożyć instrukcję lub choć krótki komunikat.  Wdrożenie ww. dokumentów nie jest tylko zbędną biurokracją. Przypomnieć, trzeba, iż art. 24 ust. 2 rozporządzenia RODO przewiduje obowiązek wdrożenia polityk ochrony danych osobowych, gdy jest to proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania. Wydaje się, iż sytuacja taka ma miejsce właśnie w obecnym czasie walki z epidemią koronawirusa. Konieczność pracy zdalnej i związane z tym ryzyka i wyzwania w zakresie ochrony danych osobowych stanowią o podstawie do samoregulacji przez Administratorów danych osobowych.

Warto wskazać, że to na nich (Administratorach) spoczywa na podstawie art. 5 RODO obowiązek wykazania Urzędowi Ochrony Danych Osobowych, iż przetwarzają dane osobowe zgodnie z RODO i w tym zakresie podjęli wszystkie niezbędne kroki i narzędzia. Zwrócił na to uwagę Prezes UODO w komunikacie z dnia 17.03.2020 r. podkreślając wagę wewnętrznych zasad i procedur organizacyjnych dot. logowania, udostępniania danych i przetwarzania danych (dostęp: https://uodo.gov.pl/pl/138/1459).

Reklama

Pracodawcy powinni udostępniać pracownikom odpowiedni sprzęt i oprogramowanie. Wprawdzie w komunikacie z dnia 17.03.2020 r. Prezes UODO dopuścił możliwość wysyłki korespondencji służbowej z maila prywatnego, to sytuacja ta powinna występować w drodze wyjątku i mieć charakter awaryjny. Dodatkowo Prezes UODO zwrócił również uwagę na kwestie szyfrowania i przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych w komunikacji mailowej – odpowiednie tytuł wiadomości itp.

Zgodnie z treścią art. 32 rozporządzenia RODO uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, administrator i podmiot przetwarzający wdrażają odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku, w tym między innymi w stosownym przypadku: a) pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych;  b)zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania; c) zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego; d) regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

Oceniając, czy stopień bezpieczeństwa jest odpowiedni, powinno uwzględniać się w szczególności ryzyko wiążące się z przetwarzaniem, w szczególności wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.

Komunikat UODO ww. kontekście  przypomina również o kwestiach:

  • nie instalowania dodatkowych aplikacji i oprogramowania niezgodnego z wewnętrzną procedurą organizacji, np. dokumentem polityka pracy zdalnej w organizacji;
  • ciągłego zapewnienia aktualności oprogramowania, w tym systemu antywirusowego, sytemu operacyjnego;
  • zapewnienia bezpiecznej przestrzeni do pracy z danymi osobowymi;
  • stosowaniu adekwatnych haseł, wielopoziomowych uwierzytelnień;
  • podejmowaniu szczególnych środków ochrony sprzętów na których przetwarzane są dane osobowe;
  • nie przesyłaniu mailem informacji zaszyfrowanej razem z hasłem pozwalającym na jej odszyfrowanie;
  • odpowiedniej organizacji miejsca pracy w domu tak by zapewnić poufność danych osobowych (nasi domownicy, współlokatorzy nie powinni mieć do nich dostępu);
  • łączenia się z zaufanymi źródłami dostępu do sieci, oraz stosowania VPN, szyfrowania komunikacji.

Pamiętać należy również o urządzeniach przenośnych, które również powinny być aktualizowane i zawierać oprogramowanie antywirusowe, czy o odpowiedniej polityce haseł, w tym ich długości i częstotliwości zmiany, jak również sprawdzeniu czy nowe aplikacje, narzędzia, oprogramowanie, które stosujemy nie spowoduje konieczności wprowadzenia zmian w klauzulach informacyjnych czy rejestrze czynności przetwarzania ze względu np. na transfer danych poza obszar EOG (Unia Europejska, Norwegia, Islandia i Liechtenstein) – w tym zakresie należy zadbać o kwestia podstawy transferu (decyzja Komisji o adekwatnych zabezpieczeniach,  czy standardowe klauzule umowne).  Licencje na oprogramowanie powinny mieć charakter komercyjny, a nie osobisty w grę wchodzi nie tylko kwestia pozostawania w zgodzie z licencjami, ale również zawierania umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. Często takie postanowienia zawarte są w regulaminach usługi. Oprogramowanie do użytku osobistego może nie spełniać kryteriów bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Nie można zaniedbywać rejestru czynności przetwarzania czy rejestru kategorii czynności przetwarzania – dokumenty te powinny być stale aktualizowane. Warto zadbać o stworzenie także rejestru obszarów przetwarzania tak by zapanować nad rozproszeniem miejscowym w zakresie przetwarzanych danych osobowych.  Najczęstszym i bardzo poważnym błędem są zaniedbania w zakresie obowiązku zapewnienia aktualności danych osobowych (zasada prawidłowości) jak również o wykonywaniu odpowiednich kopii, aby nie doszło do ich przypadkowej utraty lub zniszczenia lub uszkodzenia (zasada integralności i poufności).

Polecamy serwis: Odpowiedzialność, prawa i obowiązki

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry

    Nowy ład - elastyczna praca dla rodziców

    Nowy ład to też elastyczna praca dla rodziców. Rodzina to jeden z obszarów wymagających wsparcia. Polski Ład zakłada 3 formy ułatwień dla pracujących rodziców. Jakie?

    Nowy Ład - założenia

    Nowy Ład - jakie założenia zawiera Polski Ład? Które są korzystne, a które nie?

    Nocna zmiana - prawa pracownika

    Nocna zmiana - jakie prawa przysługują pracownikowi pracującemu w nocy? Przede wszystkim należy się dodatek do wynagrodzenia. Ile wynosi?

    Nastroje pracowników w czasie pandemii [BADANIE]

    Pracownicy w czasie pandemii - jakie nastroje przeważają na polskim rynku pracy? Czy zmieniła się motywacja do pracy? Jak wygląda komunikacja w firmie?

    Polski Ład niekorzystny dla lepiej zarabiających

    Polski Ład jest niekorzystny dla lepiej zarabiających. Jakie zmiany wprowadza? Czego brakuje?

    Szwecja - praca w lesie

    Praca w Szwecji - pracownicy sezonowi zatrudniani do sadzenia i czyszczenia lasów bywają wykorzystywani przez pracodawców. Jak? Ile zarabiają?

    Niemcy i Holandia walczą o polskich pracowników

    Praca w Niemczech i Holandii - niemieccy i holenderscy pracodawcy walczą o polskich pracowników. Dlaczego?

    Długa praca powoduje rocznie 745 tys. zgonów na świecie

    Długa praca powoduje rocznie aż 745 tys. przedwczesnych zgonów na świecie - podaje WHO. Na co najczęściej umierają przepracowane osoby?

    Tarcza a urząd pracy - do kiedy wnioski?

    Tarcza z urzędu pracy czyli dofinansowanie wynagrodzeń, pożyczka i dotacja 5000 zł - do kiedy można składać wnioski?

    Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę - obowiązki cudzoziemca

    Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę nazywane jest zezwoleniem jednolitym. Jakie obowiązki ma cudzoziemiec, który otrzymał takie zezwolenie?

    Minimalne wynagrodzenie 2022

    Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2022 r. - ile płaca minimalna wyniesie brutto i netto?

    Płaca minimalna 2022

    Płaca minimalna w 2022 r. - strona związkowa proponuje wzrost minimalnego wynagrodzenia za pracę o 500 zł netto.

    Otrzymał wypowiedzenie w bombonierce!

    Wypowiedzenie umowy o pracę - pracownik otrzymał je w bombonierce! Czy taka forma uzasadnia prawo do przywrócenia do pracy?

    Pilotażowe szczepienia w zakładach pracy od 17 maja 2021 r.

    Szczepienia w zakładach pracy - pilotaż startuje 17 maja 2021 r. Pracodawcy mogą wspomóc proces szczepień.

    In vitro i prawo do ubezpieczenia społecznego – wyrok ETPCz

    Czy podjęcie przez pracownicę nowego zatrudnienia w trakcie procedury in vitro stanowi podstawę do odmowy ubezpieczenia społecznego?

    Kod wykonywanego zawodu w ZUS ZUA i ZUS ZZA

    Kod wykonywanego zawodu w dokumentach ZUS ZUA i ZUS ZZA to ważna zmiana, która wejdzie w życie 16 maja 2021 r. Na czym w praktyce będzie polegał nowy obowiązek?

    Kompetencje cyfrowe - tego wymagają pracodawcy [RAPORT]

    Kompetencje cyfrowe - tego przede wszystkim wymagają pracodawcy. Cyfryzacja rynku pracy to trend przyspieszony przez epidemię koronawirusa. Jak nową rzeczywistość oceniają pracownicy? Na to pytanie odpowiada raport "Cyfrowa ewolucja kariery".

    Dwie umowy o pracę - składki ZUS

    Dwie umowy o pracę - co na to prawo? Składki ZUS opłaca się od jednej czy dwóch umów?

    Poważne zachorowanie - oszczędności PPK mogą pomóc

    Poważne zachorowanie - co to jest w rozumieniu ustawy o PPK? Jak oszczędności PPK mogą pomóc, gdy uczestnik PPK, jego małżonek lub dziecko zachoruje?

    Badanie trzeźwości pracownika - nowe przepisy

    Badanie trzeźwości pracownika alkomatem - nowe przepisy przyznają pracodawcy prawo do prewencyjnych, wyrywkowych kontroli alkomatem.

    Badanie trzeźwości pracownika 2021

    Badanie trzeźwości pracownika - w 2021 r. powstał projekt ustawy umożliwiający pracodawcy przeprowadzanie wyrywkowych kontroli trzeźwości pracownika.

    Praca dla informatyka 2021 - zarobki i praca zdalna [ANALIZA]

    Praca dla informatyka w 2021 r. - liczba ofert pracy dla informatyków wciąż rośnie. Dla pracowników z branży IT liczą się zarobki i praca zdalna. Analiza przedstawia obecną sytuację informatyków na rynku pracy.

    Godziny pracy 2021

    Godziny pracy 2021 - ile godzin pracy i dni wolnych od pracy wypada w poszczególnych miesiącach? Jak obliczyć godziny pracy?

    Długotrwałe niewykonywanie obowiązków - wypowiedzenie umowy

    Wypowiedzenie umowy - czy długotrwałe niewykonywanie części obowiązków pracownika uzasadnia rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem?

    Rozliczanie czasu pracy zdalnej

    Czas pracy zdalnej to dosyć kłopotliwe zagadnienie. Jak ewidencjonować i kontrolować pracownika na home office? W jaki sposób rozliczać nadgodziny i wprowadzić zadaniowy czas pracy?