Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO w kadrach – rekrutacja cz. 1

Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
RODO w kadrach – rekrutacja cz. 1 - dane, których może żądać pracodawca. / fot. Shutterstock
RODO w kadrach – rekrutacja cz. 1 - dane, których może żądać pracodawca. / fot. Shutterstock
Jednym z ważniejszych zagadnień, z którym stykają się pracownicy związani z obszarem kadrowym jest przetwarzanie danych osobowych. Pozyskiwanie danych, ich gromadzenie odbywa się praktycznie na każdym etapie. Od rekrutacji, przez całe zatrudnienie, aż do zwolnienia pracownika.

Informacje ogólne, czyli kilka słów wstępu

Zanim przejdziemy do sedna, kilka słów należy poświęcić samym danym osobowym. Dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Natomiast możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Zasady prowadzenia i przechowywania

Wyróżniamy trzy kategorie danych:

  1. dane zwykłe – czyli imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, zawód, wizerunek, data urodzenia, adres e-mail itp.
  2. dane szczególnej kategorii (w poprzednich regulacjach prawnych nazywane danymi wrażliwymi) – są to dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne (w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej), dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej
  3. dane dotyczące wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa

Ważnym pojęciem, które będzie nam potrzebne przy omawianiu ochrony danych w zatrudnieniu jest również zasada minimalizacji danych, co oznacza, że dane powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Należy również mieć na uwadze fakt, że dane powinny być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach.

Ponadto pracodawca pozyskujący i przetwarzający dane musi mieć podstawę prawną do ich przetwarzania, czyli konkretny przepis (przepisy prawa) lub zgoda kandydata do pracy.

Rekrutacja

Na etapie rekrutacji pracodawca chciałby, oczywiście pozyskać jak najwięcej informacji o potencjalnym pracowniku, aby wybrać tego najlepszego. Kwestie danych i informacji jakich można żądać od kandydatów reguluje Kodeks pracy.

Jakich danych można żądać od kandydata do pracy?

Najpierw zajmiemy się danymi, których pracodawca będzie mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie na określonym stanowisku. Zgodnie z art. 221 § 1 i § 2 KP od kandydata do pracy można żądać takich danych, jak:

  1. imię (imiona) i nazwisko,
  2. data urodzenia,
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
  4. wykształcenie,
  5. kwalifikacje zawodowe,
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Takie dane jak imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia nie budzą wątpliwości. Natomiast, po nowelizacji Kodeksu pracy, w związku z wejściem w życie ogólnego rozporządzenia unijnego dotyczącego RODO, w omawianym artykule pojawił się zapis o danych kontaktowych. W poprzednim brzmieniu tego przepisu można było pozyskiwać adres zamieszkania (do korespondencji). W obecnym brzmieniu tego przepisu, już nie ma podstaw do żądania od kandydata takich danych. To osoba ubiegająca się o zatrudnienie decyduje, jakie dane nam przekaże jako dane do kontaktu. Może to być adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu lub adres e-mail.

Kolejną kwestią, która jest nowością w KP, to możliwość żądania przez pracodawcę takich danych jak wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, czy przebieg dotychczasowego zatrudnienia tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju bądź pracy na określonym stanowisku. Zatem na etapie rekrutacji pracodawca nie będzie uprawniony do żądania od kandydata całej historii zatrudnienia oraz jego kwalifikacji, a tylko tych, które wiążą się bezpośrednio z wymaganiami określonymi na dane stanowisko (do wykonywania danego rodzaju pracy). I tylko wówczas, gdy posiadanie takich kwalifikacji jest niezbędne do zatrudnienia. Innymi słowy, jeżeli pracodawca będzie szukał pracownika do prostych prac, do których nie są wymagane żadne kwalifikacje – na etapie procesu rekrutacji nie będzie mógł żądać od kandydata informacji z tego zakresu.

Na co należy zatem zwrócić uwagę? Wskazanym zatem jest opracowanie wymagań kwalifikacyjnych (formalnych, faktycznych) na wakujące stanowisko pracy, tak aby w razie wątpliwości można było wykazać, że pracodawca w procesie rekrutacji był upoważniony do żądania określonych informacji od kandydatów.

Dane pozyskiwane za zgodą kandydata

Niejednokrotnie w czasie procesu rekrutacyjnego do pracodawców wpływają życiorysy zawodowe (CV) z informacjami wykraczającymi poza zakres wskazany w Kodeksie pracy. Kandydaci niejednokrotnie zamieszczają w takich dokumentach dodatkowe informacje o swoich zainteresowaniach, sposobie spędzania wolnego czasu itp. Są to informacje niewątpliwie wykraczające poza zakres wskazany w przepisach Kodeksu pracy. Czy zatem pracodawca będzie upoważniony do przetwarzania takich danych? Otóż informacje przekazane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, które są informacjami wykraczającymi poza ramy przepisów prawa mogą być przetwarzane przez pracodawcę, gdyż należy uznać, że kandydat zamieścił je dobrowolnie – czyli udostępnia je za swoją zgodą.

Pracodawca może pozyskiwać inne dane niż wymienione w KP, ale ich podania nie może żądać od pracownika, natomiast może wejść w ich posiadanie tylko wówczas, gdy osoba ubiegająca się o zatrudnienie poda je dobrowolnie (za swoją zgodą). Jak już wspomniałam na wstępie wyróżniamy trzy kategorie danych osobowych (zwykłe, szczególnej kategorii oraz dotyczące wyroków skazujących). Dane zwykłe mogą być udostępniane potencjalnemu pracodawcy zarówno z inicjatywy kandydata do pracy, jak i samego pracodawcy. Podkreślenia jednak wymaga fakt, że odmowa wyrażenia zgody na podanie takich dodatkowych danych przez kandydata nie może być powodem do dyskwalifikacji danej osoby w procesie rekrutacji.

Pracodawca powinien jednak pamiętać, że może przetwarzać tylko takie dane, które są niezbędne ze względu na cel ich zbierania, a tym celem jest podjęcie przez niego decyzji o wyborze i zatrudnieniu nowego pracownika. Nie powinien zatem pozyskiwać informacji, które są zbędne i nadmiarowe w stosunku do tego celu.

Zgoda może być wyrażona w dowolnej formie (pisemnie, poprzez np. wysłanie CV z dodatkowymi informacjami, wyraźne działanie – np. odpowiedź na pytanie rekrutera). Pracodawca jednak jako administrator danych będzie musiał wykazać (udowodnić), ze uzyskał zgodę na przetwarzanie tych danych.

Zgoda musi również spełniać kilka warunków, tj. musi to być dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

Ubiegający się o zatrudnienie może również podać z własnej inicjatywy dane należące do kategorii danych o szczególnym charakterze. Na przetwarzanie takich danych potencjalny pracodawca musi oczywiście posiadać zgodę kandydata, z uwagi na ich charakter, najlepiej pozyskaną w formie pisemnej. I powinno to być odrębne oświadczenie tak, aby nie było wątpliwości, że kandydat udzielił wyraźnej zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Nie będzie natomiast dopuszczalne, nawet za zgodą kandydata, przetwarzanie danych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa. Podstawą przetwarzania tego rodzaju danych musi być wyraźny przepis prawa.

Przedstawiony powyżej materiał nie wyczerpuje oczywiście wszystkich zagadnień związanych z RODO podczas rekrutacji, dlatego wrócimy do tego tematu w kolejnym artykule.

Podstawa prawna:

art. 221 Kodeksu pracy

art. 5, art. 6, art. 9.1, art. 10 -  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Świadczenia emerytalno-rentowe
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Emerytury i renty podlegają corocznie waloryzacji od dnia:
    1 stycznia
    1 marca
    1 czerwca
    1 września
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Czy to koniec epoki "Great Resignation" w Polsce?
    Z badania firmy doradczej Kincentric wynika, że mamy do czynienia z sygnałami odwrócenia trendu na rynku pracy. W porównaniu do ubiegłego roku Polacy rzadziej chcą odchodzić z pracy, a poziom lojalności względem swoich pracodawców wzrósł do poziomu obserwowanego ostatnio w trakcie pandemii Covid-19 w 2020 r. Tymczasem, w Europie lojalność pracowników wciąż spada.
    Wniosek o świadczenie postojowe do 16 sierpnia 2022 r.
    16 sierpnia 2022 r. to ostatni dzień na składanie wniosków o świadczenie postojowe. Jak można ubiegać się o wsparcie?
    Pracodawcy będą wiedzieć od kiedy nie powinni naliczać już wpłat do PPK
    Po rozpoczęciu przez uczestnika PPK wypłaty oszczędności PPK po osiągnięciu przez niego 60. roku życia, wpłaty do PPK za tego uczestnika nie mogą być już dokonywane. Od 21 listopada br. PFR - za pośrednictwem instytucji finansowych - będzie informował pracodawców o rozpoczęciu takich wypłat.
    Przedsiębiorcy z obawą patrzą w przyszłość
    86% pracodawców spodziewa się kilkuletniego, poważnego kryzysu gospodarczego w Polsce. To przekonanie podzielają przedstawiciele wszystkich firm, niezależnie od wielkości.
    Polski pracownik - jest w złej kondycji psychicznej?
    Polscy pracownicy mają poważne problemy ze zdrowiem psychicznym – wynika z raportu przygotowanego przez Konfederację Lewiatan. Problem jest na tyle poważny, że nie uda się go rozwiązać bez zmian systemowych.
    Rekordowa inflacja, a tempo wzrostu cen spada
    W lipcu wskaźnik inflacji wyniósł 15,6 proc. rok do roku — podał Główny Urząd Statystyczny. Mamy kolejny rekordowo wysoki odczyt wskaźnika inflacji, jednak tempo wzrostu cen wyraźnie spadło (0,1 p.p. m/m) – komentuje ekspert.
    Zawarcie umowy dla pozoru a ciąża
    Czy zawarcie umowy o pracę w ciąży jest zgodne z prawem? Czy krótko po zawarciu umowy można przejść na zwolnienie lekarskie? Czy ZUS może uznać taką umowę zawartą dla pozoru i żądać zwrotu pobranego zasiłku macierzyńskiego? Podobną sprawą zajął się ostatnio Sąd Okręgowy w Kaliszu.
    Jakie jest w Polsce bezrobocie?
    Kim jest bezrobotny? Jakie są rodzaje bezrobocia? Jaka jest stopa bezrobocia w Polsce w porównaniu z innymi krajami UE? Co robi Polska, aby dążyć do pełnego produktywnego zatrudnienia? Poniżej najważniejsze dane i informacje.
    Co Państwowa Inspekcja Pracy zrobiła w 2021?
    W czerwcu 2022 r. odbyło się posiedzenie Rady Ochrony Pracy, która jest organem sprawującym nadzór nad Państwową Inspekcją Pracy (PIP) jak i warunkami pracy, działającym przy Sejmie RP. Co roku, Główny Inspektor PIP składa Radzie Ochrony Pracy sprawozdanie ze swojej działalności.
    Stabilizacja na rynku pracy – aktualne trendy i wyniki badań w zakresie kompetencji i rynku pracy
    Badania przeprowadzone wśród pracodawców i pracowników pokazują stabilizację na rynku pracy. W czerwcu 2022 r. stopa bezrobocia była niższa niż w maju, a w urzędach pracy było zarejestrowanych mniej bezrobotnych w stosunku do poprzedniego miesiąca.
    Zatrudnianie cudzoziemców - jakie nieprawidłowości?
    W Polsce legalnie pracuje ponad milion cudzoziemców. Czy kontrole Państwowej Inspekcji Pracy wykazują nieprawidłowości?
    2/3 pracowników ma symptomy wypalenia zawodowego
    W ciągu ostatniego roku objawy wypalenia zawodowego zauważyło u siebie dwie trzecie pracowników - wynika z badania Nationale-Nederlanden. Zjawisko to dotyczy coraz częściej także młodszych pracowników - wskazano.
    Brak kompetencji blokuje innowacyjność firm
    Przełomowe pomysły to tylko jeden z czynników innowacyjności w firmach. Drugim, równie istotnym, jest odpowiednie zarządzanie tymi pomysłami i ich wdrażanie. Do tego jednak potrzebny jest szereg kompetencji, których dziś w firmach brakuje i same to przyznają. Dwie na trzy twierdzą, że przeszkodą w podejmowaniu przez nie innowacji jest problem z pozyskaniem odpowiednich pracowników. Akademia Menadżera Innowacji – prowadzona przez PARP – ma tę lukę kompetencyjną zasypywać. Uczestniczący w niej menadżerowie przechodzą szereg szkoleń podnoszących ich umiejętności zarządzania w tym obszarze, ale także pracują z doradcami, którzy od lat zajmują się wdrażaniem innowacji.
    Prawie połowa Polaków jest skłonna usprawiedliwić pracę na czarno
    Od czterech lat obserwowany jest wysoki poziom akceptacji nieetycznych zachowań i nadużyć finansowych – pokazują badania Związku Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce. Dziś takie praktyki jest skłonna usprawiedliwić prawie połowa Polaków. Najczęściej przymykają oko na pracę na czarno w celu unikania ściągania długów z pensji. Zrozumienie dla takich praktyk deklaruje ponad 61 proc. społeczeństwa. Z kolei najbardziej rygorystycznie Polacy odnoszą się do wyłudzania pieniędzy z wykorzystaniem cudzych lub fałszywych dokumentów.
    Profil zaufany - jak go założyć?
    Profil zaufany powstał po to, aby umożliwić załatwienie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Dla przedsiębiorców, jak i osób prywatnych, które często kontaktują się z instytucjami publicznymi, profil zaufany to idealne narzędzie. W jaki sposób się go zakłada? Jak długo jest ważny? Podpowiadamy.
    Praca przy komputerze. Jak zadbać o zdrowie?
    Wielogodzinna praca przed komputerem może negatywnie odbijać się na naszym zdrowiu fizycznym. Ból ramion, nadgarstków, ud i pleców są częstymi dolegliwościami pracowników biurowych. Dlatego tak ważne są przerwy od pracy. Podpowiadamy, w jaki sposób można je efektywnie wykorzystać, wykonując kilka prostych ćwiczeń korzystnych dla naszego ciała.
    Szukasz pracownika? Samo ogłoszenie to nie wszystko!
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Ale czy rola dobrego jobboardu ogranicza się tylko do publikowania ogłoszeń? Zadbanie o atrakcyjność oferty to jedno, sztuką jest także dotarcie do właściwego odbiorcy. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Praca zdalna wymaga doprecyzowania
    Praca zdalna zostanie uregulowana w kodeksie pracy. Wątpliwości może wywoływać m.in. forma, w jakiej ustala się miejsce świadczenia pracy poza siedzibą zatrudniającego. Niektóre przepisy może poprawić jeszcze Sejm, który nie spieszy się z uchwaleniem nowelizacji kodeksu pracy.
    Rekrutacja od strony pracodawcy – jak zwiększyć szanse na sukces
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Ostatnie dni rekrutacji w szkołach. Dla nauczycieli ofert na pęczki
    Napływ uchodźców z Ukrainy to wielkie wyzwanie przed polskimi szkołami. Niestety wygląda na to, że powstanie sporo wakatów, a kuratorzy oświaty pozostaną z trudnymi zadaniami.
    Odzież ochronna i robocza chroniąca przed promieniowaniem UV
    Stale rośnie liczba dni, w których temperatury osiągają wysokie wartości, a promieniowanie UV jest niebezpieczne – szczególnie dla tych, którzy swoją pracę wykonują na świeżym powietrzu. Ochrona przed skutkami promieniowania to nie tylko filtry UV czy przebywanie w cieniu. To także kwestia odzieży ochronnej – w której funkcjonalności nastąpił duży postęp.
    Połowa Polaków ocenia polskich szefów gorzej niż zagranicznych, a 28% potwierdza, że ich przełożony krzyczy na pracowników
    Badanie przeprowadzone przez serwis InterviewMe wykazało, że 73% Polaków ma szacunek dla swojego przełożonego, chociaż aż 28% przyznało, że szef krzyczy, a 21%, że źle traktuje swoich pracowników
    Prawie 6 godzin tygodniowo darmowych nadgodzin. 12 sierpnia Światowy Dzień Pracoholików
    Polacy coraz częściej zostają w pracy po godzinach; badania wykazują, że pracownicy tygodniowo wykonują średnio 5 h 48 minut dodatkowej pracy za darmo - wynika z najnowszego raportu ADP „People at Work 2022: A Global Workforce View”.
    Pozyskiwanie pracowników lokalnych - 10 sposobów
    Jak informuje Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, stopa bezrobocia rejestrowanego w lipcu 2022 r. wyniosła 4,9%. To o 0,2 punktu procentowego mniej niż w maju br. I jak każda informacja, ta również ma dwie strony medalu. Znalezienie pracowników staje się bowiem większym wyzwaniem, zwłaszcza dla firm lokalnych, rekrutujących wśród miejscowych społeczności. W jaki sposób można mu podołać? Odpowiadamy.
    Polski Ład 2.0 - problemy z wyliczeniem podstawy składki zdrowotnej
    Nowelizacja Polskiego Ładu, która zaczęła obowiązywać od 1 lipca 2022 roku, daje podatnikom rozliczającym się na ryczałcie możliwość zmiany formy opodatkowania na zasady ogólne już od połowy tego roku. Odpowiedniego wpisu do CEIDG należy dokonać do 22 sierpnia. W tym przypadku pojawia się jednak ważne pytanie: jak obliczyć składkę zdrowotną za pierwsze półrocze.