RODO w kadrach – rekrutacja cz. 1

Informacje ogólne, czyli kilka słów wstępu

Zanim przejdziemy do sedna, kilka słów należy poświęcić samym danym osobowym. Dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Natomiast możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Zasady prowadzenia i przechowywania

Wyróżniamy trzy kategorie danych:

1. dane zwykłe – czyli imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, zawód, wizerunek, data urodzenia, adres e-mail itp.
2. dane szczególnej kategorii (w poprzednich regulacjach prawnych nazywane danymi wrażliwymi) – są to dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne (w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej), dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej
3. dane dotyczące wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa

Ważnym pojęciem, które będzie nam potrzebne przy omawianiu ochrony danych w zatrudnieniu jest również zasada minimalizacji danych, co oznacza, że dane powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Należy również mieć na uwadze fakt, że dane powinny być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach.

Ponadto pracodawca pozyskujący i przetwarzający dane musi mieć podstawę prawną do ich przetwarzania, czyli konkretny przepis (przepisy prawa) lub zgoda kandydata do pracy.

Rekrutacja

Na etapie rekrutacji pracodawca chciałby, oczywiście pozyskać jak najwięcej informacji o potencjalnym pracowniku, aby wybrać tego najlepszego. Kwestie danych i informacji jakich można żądać od kandydatów reguluje Kodeks pracy.

Jakich danych można żądać od kandydata do pracy?

Najpierw zajmiemy się danymi, których pracodawca będzie mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie na określonym stanowisku. Zgodnie z art. 22¹ § 1 i § 2 KP od kandydata do pracy można żądać takich danych, jak:

1. imię (imiona) i nazwisko,
2. data urodzenia,
3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
4. wykształcenie,
5. kwalifikacje zawodowe,
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.