REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO w kadrach – rekrutacja cz. 1

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
RODO w kadrach – rekrutacja cz. 1 - dane, których może żądać pracodawca. / fot. Shutterstock
RODO w kadrach – rekrutacja cz. 1 - dane, których może żądać pracodawca. / fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z ważniejszych zagadnień, z którym stykają się pracownicy związani z obszarem kadrowym jest przetwarzanie danych osobowych. Pozyskiwanie danych, ich gromadzenie odbywa się praktycznie na każdym etapie. Od rekrutacji, przez całe zatrudnienie, aż do zwolnienia pracownika.

Informacje ogólne, czyli kilka słów wstępu

Zanim przejdziemy do sedna, kilka słów należy poświęcić samym danym osobowym. Dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Natomiast możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

REKLAMA

Autopromocja

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Zasady prowadzenia i przechowywania

Wyróżniamy trzy kategorie danych:

  1. dane zwykłe – czyli imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, zawód, wizerunek, data urodzenia, adres e-mail itp.
  2. dane szczególnej kategorii (w poprzednich regulacjach prawnych nazywane danymi wrażliwymi) – są to dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne (w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej), dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej
  3. dane dotyczące wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa

Ważnym pojęciem, które będzie nam potrzebne przy omawianiu ochrony danych w zatrudnieniu jest również zasada minimalizacji danych, co oznacza, że dane powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Należy również mieć na uwadze fakt, że dane powinny być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach.

Ponadto pracodawca pozyskujący i przetwarzający dane musi mieć podstawę prawną do ich przetwarzania, czyli konkretny przepis (przepisy prawa) lub zgoda kandydata do pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rekrutacja

Na etapie rekrutacji pracodawca chciałby, oczywiście pozyskać jak najwięcej informacji o potencjalnym pracowniku, aby wybrać tego najlepszego. Kwestie danych i informacji jakich można żądać od kandydatów reguluje Kodeks pracy.

Jakich danych można żądać od kandydata do pracy?

Najpierw zajmiemy się danymi, których pracodawca będzie mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie na określonym stanowisku. Zgodnie z art. 221 § 1 i § 2 KP od kandydata do pracy można żądać takich danych, jak:

  1. imię (imiona) i nazwisko,
  2. data urodzenia,
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
  4. wykształcenie,
  5. kwalifikacje zawodowe,
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Takie dane jak imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia nie budzą wątpliwości. Natomiast, po nowelizacji Kodeksu pracy, w związku z wejściem w życie ogólnego rozporządzenia unijnego dotyczącego RODO, w omawianym artykule pojawił się zapis o danych kontaktowych. W poprzednim brzmieniu tego przepisu można było pozyskiwać adres zamieszkania (do korespondencji). W obecnym brzmieniu tego przepisu, już nie ma podstaw do żądania od kandydata takich danych. To osoba ubiegająca się o zatrudnienie decyduje, jakie dane nam przekaże jako dane do kontaktu. Może to być adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu lub adres e-mail.

Kolejną kwestią, która jest nowością w KP, to możliwość żądania przez pracodawcę takich danych jak wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, czy przebieg dotychczasowego zatrudnienia tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju bądź pracy na określonym stanowisku. Zatem na etapie rekrutacji pracodawca nie będzie uprawniony do żądania od kandydata całej historii zatrudnienia oraz jego kwalifikacji, a tylko tych, które wiążą się bezpośrednio z wymaganiami określonymi na dane stanowisko (do wykonywania danego rodzaju pracy). I tylko wówczas, gdy posiadanie takich kwalifikacji jest niezbędne do zatrudnienia. Innymi słowy, jeżeli pracodawca będzie szukał pracownika do prostych prac, do których nie są wymagane żadne kwalifikacje – na etapie procesu rekrutacji nie będzie mógł żądać od kandydata informacji z tego zakresu.

Na co należy zatem zwrócić uwagę? Wskazanym zatem jest opracowanie wymagań kwalifikacyjnych (formalnych, faktycznych) na wakujące stanowisko pracy, tak aby w razie wątpliwości można było wykazać, że pracodawca w procesie rekrutacji był upoważniony do żądania określonych informacji od kandydatów.

Dane pozyskiwane za zgodą kandydata

Niejednokrotnie w czasie procesu rekrutacyjnego do pracodawców wpływają życiorysy zawodowe (CV) z informacjami wykraczającymi poza zakres wskazany w Kodeksie pracy. Kandydaci niejednokrotnie zamieszczają w takich dokumentach dodatkowe informacje o swoich zainteresowaniach, sposobie spędzania wolnego czasu itp. Są to informacje niewątpliwie wykraczające poza zakres wskazany w przepisach Kodeksu pracy. Czy zatem pracodawca będzie upoważniony do przetwarzania takich danych? Otóż informacje przekazane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, które są informacjami wykraczającymi poza ramy przepisów prawa mogą być przetwarzane przez pracodawcę, gdyż należy uznać, że kandydat zamieścił je dobrowolnie – czyli udostępnia je za swoją zgodą.

REKLAMA

Pracodawca może pozyskiwać inne dane niż wymienione w KP, ale ich podania nie może żądać od pracownika, natomiast może wejść w ich posiadanie tylko wówczas, gdy osoba ubiegająca się o zatrudnienie poda je dobrowolnie (za swoją zgodą). Jak już wspomniałam na wstępie wyróżniamy trzy kategorie danych osobowych (zwykłe, szczególnej kategorii oraz dotyczące wyroków skazujących). Dane zwykłe mogą być udostępniane potencjalnemu pracodawcy zarówno z inicjatywy kandydata do pracy, jak i samego pracodawcy. Podkreślenia jednak wymaga fakt, że odmowa wyrażenia zgody na podanie takich dodatkowych danych przez kandydata nie może być powodem do dyskwalifikacji danej osoby w procesie rekrutacji.

Pracodawca powinien jednak pamiętać, że może przetwarzać tylko takie dane, które są niezbędne ze względu na cel ich zbierania, a tym celem jest podjęcie przez niego decyzji o wyborze i zatrudnieniu nowego pracownika. Nie powinien zatem pozyskiwać informacji, które są zbędne i nadmiarowe w stosunku do tego celu.

Zgoda może być wyrażona w dowolnej formie (pisemnie, poprzez np. wysłanie CV z dodatkowymi informacjami, wyraźne działanie – np. odpowiedź na pytanie rekrutera). Pracodawca jednak jako administrator danych będzie musiał wykazać (udowodnić), ze uzyskał zgodę na przetwarzanie tych danych.

Zgoda musi również spełniać kilka warunków, tj. musi to być dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

REKLAMA

Ubiegający się o zatrudnienie może również podać z własnej inicjatywy dane należące do kategorii danych o szczególnym charakterze. Na przetwarzanie takich danych potencjalny pracodawca musi oczywiście posiadać zgodę kandydata, z uwagi na ich charakter, najlepiej pozyskaną w formie pisemnej. I powinno to być odrębne oświadczenie tak, aby nie było wątpliwości, że kandydat udzielił wyraźnej zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Nie będzie natomiast dopuszczalne, nawet za zgodą kandydata, przetwarzanie danych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa. Podstawą przetwarzania tego rodzaju danych musi być wyraźny przepis prawa.

Przedstawiony powyżej materiał nie wyczerpuje oczywiście wszystkich zagadnień związanych z RODO podczas rekrutacji, dlatego wrócimy do tego tematu w kolejnym artykule.

Podstawa prawna:

art. 221 Kodeksu pracy

art. 5, art. 6, art. 9.1, art. 10 -  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

REKLAMA

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

REKLAMA