REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO w kadrach – rekrutacja cz. 1

Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
RODO w kadrach – rekrutacja cz. 1 - dane, których może żądać pracodawca. / fot. Shutterstock
RODO w kadrach – rekrutacja cz. 1 - dane, których może żądać pracodawca. / fot. Shutterstock

REKLAMA

Jednym z ważniejszych zagadnień, z którym stykają się pracownicy związani z obszarem kadrowym jest przetwarzanie danych osobowych. Pozyskiwanie danych, ich gromadzenie odbywa się praktycznie na każdym etapie. Od rekrutacji, przez całe zatrudnienie, aż do zwolnienia pracownika.

Informacje ogólne, czyli kilka słów wstępu

Zanim przejdziemy do sedna, kilka słów należy poświęcić samym danym osobowym. Dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Natomiast możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Zasady prowadzenia i przechowywania

Wyróżniamy trzy kategorie danych:

  1. dane zwykłe – czyli imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, zawód, wizerunek, data urodzenia, adres e-mail itp.
  2. dane szczególnej kategorii (w poprzednich regulacjach prawnych nazywane danymi wrażliwymi) – są to dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne (w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej), dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej
  3. dane dotyczące wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa

Ważnym pojęciem, które będzie nam potrzebne przy omawianiu ochrony danych w zatrudnieniu jest również zasada minimalizacji danych, co oznacza, że dane powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Należy również mieć na uwadze fakt, że dane powinny być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach.

Autopromocja

Wynagrodzenia 2023. Rozliczanie płac w praktyce

Kup książkę:

Wynagrodzenia 2023. Rozliczanie płac w praktyce

Ponadto pracodawca pozyskujący i przetwarzający dane musi mieć podstawę prawną do ich przetwarzania, czyli konkretny przepis (przepisy prawa) lub zgoda kandydata do pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rekrutacja

Na etapie rekrutacji pracodawca chciałby, oczywiście pozyskać jak najwięcej informacji o potencjalnym pracowniku, aby wybrać tego najlepszego. Kwestie danych i informacji jakich można żądać od kandydatów reguluje Kodeks pracy.

Jakich danych można żądać od kandydata do pracy?

Najpierw zajmiemy się danymi, których pracodawca będzie mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie na określonym stanowisku. Zgodnie z art. 221 § 1 i § 2 KP od kandydata do pracy można żądać takich danych, jak:

Autopromocja

Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Kup książkę:

Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online
  1. imię (imiona) i nazwisko,
  2. data urodzenia,
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
  4. wykształcenie,
  5. kwalifikacje zawodowe,
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Takie dane jak imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia nie budzą wątpliwości. Natomiast, po nowelizacji Kodeksu pracy, w związku z wejściem w życie ogólnego rozporządzenia unijnego dotyczącego RODO, w omawianym artykule pojawił się zapis o danych kontaktowych. W poprzednim brzmieniu tego przepisu można było pozyskiwać adres zamieszkania (do korespondencji). W obecnym brzmieniu tego przepisu, już nie ma podstaw do żądania od kandydata takich danych. To osoba ubiegająca się o zatrudnienie decyduje, jakie dane nam przekaże jako dane do kontaktu. Może to być adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu lub adres e-mail.

Kolejną kwestią, która jest nowością w KP, to możliwość żądania przez pracodawcę takich danych jak wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, czy przebieg dotychczasowego zatrudnienia tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju bądź pracy na określonym stanowisku. Zatem na etapie rekrutacji pracodawca nie będzie uprawniony do żądania od kandydata całej historii zatrudnienia oraz jego kwalifikacji, a tylko tych, które wiążą się bezpośrednio z wymaganiami określonymi na dane stanowisko (do wykonywania danego rodzaju pracy). I tylko wówczas, gdy posiadanie takich kwalifikacji jest niezbędne do zatrudnienia. Innymi słowy, jeżeli pracodawca będzie szukał pracownika do prostych prac, do których nie są wymagane żadne kwalifikacje – na etapie procesu rekrutacji nie będzie mógł żądać od kandydata informacji z tego zakresu.

Autopromocja

Bieżące aktualności o zmianach przepisów

Czy biuro rachunkowe ma nowe obowiązki w związku z wprowadzeniem KSeF? Zmiany w podatkach dochodowych na 2024 r. i innych zmianach w VAT 2024 oraz prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. I wiele innych bieżących tematów ...

IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

Na co należy zatem zwrócić uwagę? Wskazanym zatem jest opracowanie wymagań kwalifikacyjnych (formalnych, faktycznych) na wakujące stanowisko pracy, tak aby w razie wątpliwości można było wykazać, że pracodawca w procesie rekrutacji był upoważniony do żądania określonych informacji od kandydatów.

Dane pozyskiwane za zgodą kandydata

Niejednokrotnie w czasie procesu rekrutacyjnego do pracodawców wpływają życiorysy zawodowe (CV) z informacjami wykraczającymi poza zakres wskazany w Kodeksie pracy. Kandydaci niejednokrotnie zamieszczają w takich dokumentach dodatkowe informacje o swoich zainteresowaniach, sposobie spędzania wolnego czasu itp. Są to informacje niewątpliwie wykraczające poza zakres wskazany w przepisach Kodeksu pracy. Czy zatem pracodawca będzie upoważniony do przetwarzania takich danych? Otóż informacje przekazane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, które są informacjami wykraczającymi poza ramy przepisów prawa mogą być przetwarzane przez pracodawcę, gdyż należy uznać, że kandydat zamieścił je dobrowolnie – czyli udostępnia je za swoją zgodą.

Pracodawca może pozyskiwać inne dane niż wymienione w KP, ale ich podania nie może żądać od pracownika, natomiast może wejść w ich posiadanie tylko wówczas, gdy osoba ubiegająca się o zatrudnienie poda je dobrowolnie (za swoją zgodą). Jak już wspomniałam na wstępie wyróżniamy trzy kategorie danych osobowych (zwykłe, szczególnej kategorii oraz dotyczące wyroków skazujących). Dane zwykłe mogą być udostępniane potencjalnemu pracodawcy zarówno z inicjatywy kandydata do pracy, jak i samego pracodawcy. Podkreślenia jednak wymaga fakt, że odmowa wyrażenia zgody na podanie takich dodatkowych danych przez kandydata nie może być powodem do dyskwalifikacji danej osoby w procesie rekrutacji.

Pracodawca powinien jednak pamiętać, że może przetwarzać tylko takie dane, które są niezbędne ze względu na cel ich zbierania, a tym celem jest podjęcie przez niego decyzji o wyborze i zatrudnieniu nowego pracownika. Nie powinien zatem pozyskiwać informacji, które są zbędne i nadmiarowe w stosunku do tego celu.

Zgoda może być wyrażona w dowolnej formie (pisemnie, poprzez np. wysłanie CV z dodatkowymi informacjami, wyraźne działanie – np. odpowiedź na pytanie rekrutera). Pracodawca jednak jako administrator danych będzie musiał wykazać (udowodnić), ze uzyskał zgodę na przetwarzanie tych danych.

Zgoda musi również spełniać kilka warunków, tj. musi to być dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

Ubiegający się o zatrudnienie może również podać z własnej inicjatywy dane należące do kategorii danych o szczególnym charakterze. Na przetwarzanie takich danych potencjalny pracodawca musi oczywiście posiadać zgodę kandydata, z uwagi na ich charakter, najlepiej pozyskaną w formie pisemnej. I powinno to być odrębne oświadczenie tak, aby nie było wątpliwości, że kandydat udzielił wyraźnej zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Nie będzie natomiast dopuszczalne, nawet za zgodą kandydata, przetwarzanie danych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa. Podstawą przetwarzania tego rodzaju danych musi być wyraźny przepis prawa.

Przedstawiony powyżej materiał nie wyczerpuje oczywiście wszystkich zagadnień związanych z RODO podczas rekrutacji, dlatego wrócimy do tego tematu w kolejnym artykule.

Podstawa prawna:

art. 221 Kodeksu pracy

art. 5, art. 6, art. 9.1, art. 10 -  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wspieram Sukces Kobiet. Praca, rodzina, wybory - głos kobiet jest ważny!

    Wspieram Sukces Kobiet to nowy program wskazujący, że głos kobiet jest bardzo ważny! Polki stanowią 53% wyborców, czyli około 16 milionów. Wybory już 15 października 2023 r. Istotne dla Polek tematy i problemy społeczno-zawodowe to: przemoc wobec kobiet; problem braku żłobków i przedszkoli; ubóstwo starszych kobiet; wsparcie dla kobiet planujących ciążę i spodziewających się dziecka; możliwości pracy kobiet w związku z opieką nad dziećmi; wsparcie matek samotnie wychowujących dzieci oraz zmiany w prawie alimentacyjnym.

    Jak zakładowy staż pracy wpływa na okres wypowiedzenia?

    Zakładowy staż pracy. Co to jest? Jak się go oblicza? Czy wpływa na okres wypowiedzenia? 

    Nagroda jubileuszowa a staż w prywatnym zakładzie pracy

    Pracodawca odmówił wypłaty nagrody jubileuszowej za 35 lat pracy, gdyż nie zaliczył do stażu pracy sześcioletniego okresu zatrudnienia pracownika w prywatnym zakładzie pracy - czy takie postępowanie jest zgodne z prawem? Kiedy pracownik ma prawo do nagrody jubileuszowej?

    Ulga na start problemem dla przedsiębiorcy

    Ulga na start problemem dla przedsiębiorcy? Niestety tak! Jednak Sąd Najwyższy stanął po stronie przedsiębiorcy nie ZUSu, który chciał wykorzystać omyłkę przedsiębiorcy i odebrał mu prawo do korzystania z ulgi na start. 

    REKLAMA

    Centrum Wsparcia Młodych w Urzędzie Pracy

    W Powiatowym Urzędzie Pracy w Rudzie Śląskiej otwarto Centrum Wsparcia Młodych. Centrum będzie się skupiało na nowych metod wsparcia osób do 30 r. życia, bezrobotnych i poszukujących pracy, na zasadzie kompleksowego wsparcia. Urząd otrzymał  750 tysięcy zł. na realizację projektu.

    28 września 2023 - dniem wolnym od pracy

    28 września 2023 - jest dniem wolnym od pracy, wprawdzie nie w Polsce, ale w Czechach. Czesi obchodzą wtedy Dzień św. Wacława, Święto Państwowości Czeskiej. Jakie są dni wolne od pracy w Czechach? Poniżej szczegóły dot. czasu pracy w Czechach. 

    Wzrasta liczba obywateli Ukrainy, którzy są pozbawiani statusu UKR. Co muszą wiedzieć ich polscy pracodawcy?

    Lawinowo rośnie utrata statusu UKR przez obywateli z Ukrainy. Polska branża TSL (transport – spedycja - logistyka) zatrudnia pracowników z Ukrainy, dlatego pracodawca powinien zwrócić uwagę, czy jego pracownicy nie utracili swoich praw do świadczeń . Osoby, które mają elektroniczny dokument pobytowy diia.pl i przybywają na terytorium Polski w związku z wojną w Ukrainie, są zobowiązane każdorazowo deklarować taki cel wjazdu, czyli ewakuację z terytorium Ukrainy. 

    Wellbeing. Czy pracodawcy i pracownicy liczą na poprawę swojego dobrostanu?

    Pracownicy i pracodawcy różnie rozumieją dobrostan. Niezależnie jednak od różnic obie grupy mają duże nadzieje na jego poprawę w związku z nowymi przepisami, które zaczęły obowiązywać wiosną 2023 roku – wynika z raportu Koalicji Bezpieczni w Pracy „Bezpieczeństwo Pracy w Polsce 2023. Dobrostan pracownika, czyli wellbeing w pracy”. 

    REKLAMA

    Bezrobocie w UE

    Bezrobocie w UE - ile wynosi? Gdzie jest największe a gdzie najmniejsze bezrobocie w UE? Jaki kraj wypłaci zasiłek dla bezrobotnych, jeśli straci się pracę, przebywając w UE? Czy można przenieść zasiłek dla bezrobotnych do innego kraju UE?

    Wybory i referendum. Za niskie diety dla członków komisji?

    Wybory i referendum. Za niskie diety dla członków komisji? Rzecznik Praw Obywatelskich interweniuje! Przy jednoczesnych wyborach i referendum członkowie obwodowych komisji wyborczych nie będą mieli jednak tożsamych zadań i nie będą wykonywać tożsamej pracy, jak przy samych wyborach.

    REKLAMA