REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO w kadrach – rekrutacja cz. 1

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
RODO w kadrach – rekrutacja cz. 1 - dane, których może żądać pracodawca. / fot. Shutterstock
RODO w kadrach – rekrutacja cz. 1 - dane, których może żądać pracodawca. / fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z ważniejszych zagadnień, z którym stykają się pracownicy związani z obszarem kadrowym jest przetwarzanie danych osobowych. Pozyskiwanie danych, ich gromadzenie odbywa się praktycznie na każdym etapie. Od rekrutacji, przez całe zatrudnienie, aż do zwolnienia pracownika.

Informacje ogólne, czyli kilka słów wstępu

Zanim przejdziemy do sedna, kilka słów należy poświęcić samym danym osobowym. Dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Natomiast możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

REKLAMA

Autopromocja

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Zasady prowadzenia i przechowywania

Wyróżniamy trzy kategorie danych:

  1. dane zwykłe – czyli imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, zawód, wizerunek, data urodzenia, adres e-mail itp.
  2. dane szczególnej kategorii (w poprzednich regulacjach prawnych nazywane danymi wrażliwymi) – są to dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne (w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej), dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej
  3. dane dotyczące wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa

Ważnym pojęciem, które będzie nam potrzebne przy omawianiu ochrony danych w zatrudnieniu jest również zasada minimalizacji danych, co oznacza, że dane powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Należy również mieć na uwadze fakt, że dane powinny być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach.

Ponadto pracodawca pozyskujący i przetwarzający dane musi mieć podstawę prawną do ich przetwarzania, czyli konkretny przepis (przepisy prawa) lub zgoda kandydata do pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rekrutacja

Na etapie rekrutacji pracodawca chciałby, oczywiście pozyskać jak najwięcej informacji o potencjalnym pracowniku, aby wybrać tego najlepszego. Kwestie danych i informacji jakich można żądać od kandydatów reguluje Kodeks pracy.

Jakich danych można żądać od kandydata do pracy?

Najpierw zajmiemy się danymi, których pracodawca będzie mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie na określonym stanowisku. Zgodnie z art. 221 § 1 i § 2 KP od kandydata do pracy można żądać takich danych, jak:

  1. imię (imiona) i nazwisko,
  2. data urodzenia,
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
  4. wykształcenie,
  5. kwalifikacje zawodowe,
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Takie dane jak imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia nie budzą wątpliwości. Natomiast, po nowelizacji Kodeksu pracy, w związku z wejściem w życie ogólnego rozporządzenia unijnego dotyczącego RODO, w omawianym artykule pojawił się zapis o danych kontaktowych. W poprzednim brzmieniu tego przepisu można było pozyskiwać adres zamieszkania (do korespondencji). W obecnym brzmieniu tego przepisu, już nie ma podstaw do żądania od kandydata takich danych. To osoba ubiegająca się o zatrudnienie decyduje, jakie dane nam przekaże jako dane do kontaktu. Może to być adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu lub adres e-mail.

Kolejną kwestią, która jest nowością w KP, to możliwość żądania przez pracodawcę takich danych jak wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, czy przebieg dotychczasowego zatrudnienia tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju bądź pracy na określonym stanowisku. Zatem na etapie rekrutacji pracodawca nie będzie uprawniony do żądania od kandydata całej historii zatrudnienia oraz jego kwalifikacji, a tylko tych, które wiążą się bezpośrednio z wymaganiami określonymi na dane stanowisko (do wykonywania danego rodzaju pracy). I tylko wówczas, gdy posiadanie takich kwalifikacji jest niezbędne do zatrudnienia. Innymi słowy, jeżeli pracodawca będzie szukał pracownika do prostych prac, do których nie są wymagane żadne kwalifikacje – na etapie procesu rekrutacji nie będzie mógł żądać od kandydata informacji z tego zakresu.

Na co należy zatem zwrócić uwagę? Wskazanym zatem jest opracowanie wymagań kwalifikacyjnych (formalnych, faktycznych) na wakujące stanowisko pracy, tak aby w razie wątpliwości można było wykazać, że pracodawca w procesie rekrutacji był upoważniony do żądania określonych informacji od kandydatów.

Dane pozyskiwane za zgodą kandydata

Niejednokrotnie w czasie procesu rekrutacyjnego do pracodawców wpływają życiorysy zawodowe (CV) z informacjami wykraczającymi poza zakres wskazany w Kodeksie pracy. Kandydaci niejednokrotnie zamieszczają w takich dokumentach dodatkowe informacje o swoich zainteresowaniach, sposobie spędzania wolnego czasu itp. Są to informacje niewątpliwie wykraczające poza zakres wskazany w przepisach Kodeksu pracy. Czy zatem pracodawca będzie upoważniony do przetwarzania takich danych? Otóż informacje przekazane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, które są informacjami wykraczającymi poza ramy przepisów prawa mogą być przetwarzane przez pracodawcę, gdyż należy uznać, że kandydat zamieścił je dobrowolnie – czyli udostępnia je za swoją zgodą.

REKLAMA

Pracodawca może pozyskiwać inne dane niż wymienione w KP, ale ich podania nie może żądać od pracownika, natomiast może wejść w ich posiadanie tylko wówczas, gdy osoba ubiegająca się o zatrudnienie poda je dobrowolnie (za swoją zgodą). Jak już wspomniałam na wstępie wyróżniamy trzy kategorie danych osobowych (zwykłe, szczególnej kategorii oraz dotyczące wyroków skazujących). Dane zwykłe mogą być udostępniane potencjalnemu pracodawcy zarówno z inicjatywy kandydata do pracy, jak i samego pracodawcy. Podkreślenia jednak wymaga fakt, że odmowa wyrażenia zgody na podanie takich dodatkowych danych przez kandydata nie może być powodem do dyskwalifikacji danej osoby w procesie rekrutacji.

Pracodawca powinien jednak pamiętać, że może przetwarzać tylko takie dane, które są niezbędne ze względu na cel ich zbierania, a tym celem jest podjęcie przez niego decyzji o wyborze i zatrudnieniu nowego pracownika. Nie powinien zatem pozyskiwać informacji, które są zbędne i nadmiarowe w stosunku do tego celu.

Zgoda może być wyrażona w dowolnej formie (pisemnie, poprzez np. wysłanie CV z dodatkowymi informacjami, wyraźne działanie – np. odpowiedź na pytanie rekrutera). Pracodawca jednak jako administrator danych będzie musiał wykazać (udowodnić), ze uzyskał zgodę na przetwarzanie tych danych.

Zgoda musi również spełniać kilka warunków, tj. musi to być dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

REKLAMA

Ubiegający się o zatrudnienie może również podać z własnej inicjatywy dane należące do kategorii danych o szczególnym charakterze. Na przetwarzanie takich danych potencjalny pracodawca musi oczywiście posiadać zgodę kandydata, z uwagi na ich charakter, najlepiej pozyskaną w formie pisemnej. I powinno to być odrębne oświadczenie tak, aby nie było wątpliwości, że kandydat udzielił wyraźnej zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Nie będzie natomiast dopuszczalne, nawet za zgodą kandydata, przetwarzanie danych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa. Podstawą przetwarzania tego rodzaju danych musi być wyraźny przepis prawa.

Przedstawiony powyżej materiał nie wyczerpuje oczywiście wszystkich zagadnień związanych z RODO podczas rekrutacji, dlatego wrócimy do tego tematu w kolejnym artykule.

Podstawa prawna:

art. 221 Kodeksu pracy

art. 5, art. 6, art. 9.1, art. 10 -  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co się zmieni?

94% kandydatów do pracy przez brak widełek płacowych w ogłoszeniu rezygnuje z aplikowania, nawet jeśli oferta jest atrakcyjna dla rozwoju ich ścieżki kariery. Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co to oznacza? Czy podanie widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę będzie obowiązkowe?

Lipiec 2025: jakie zmiany i ważne daty w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych?

Lipiec 2025 r. przyniósł ważne zmiany w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Zmiany mają wpływ na sytuację pracowników, pracodawców, osób z niepełnosprawnościami, przedsiębiorców, osób bezrobotnych, stażystów i dla wielu innych grup. Wchodzi w życie sporo nowych przepisów - jedne są bardziej niszowe - bo dotyczące np. zatrudnienia w służbach, a drugie mniej, odnoszące się do wielu osób. Przypominamy też jakie są ważne terminy kadrowo-płacowe, które powinny być dochowane w lipcu 2025 r.

REKLAMA

Czy certyfikacja ISO nadal ma sens?

Zarządzanie jakością, zarządzanie środowiskowe, systemy zapewniania bezpieczeństwa i higieny pracy czy czystości mikrobiologicznej – nowoczesne organizacje, szczególnie te, działające globalnie, porządkują wewnętrzne procesy własnymi procedurami. Czy w tej sytuacji certyfikacja ISO nadal ma sens? – Bez wątpienia. I to nie tylko po to, żeby zwiększyć konkurencyjność i wiarygodność w oczach kontrahentów – przekonuje Katarzyna Petrusiewicz, ekspert CWS Workwear.

Najbardziej szanowane zawody 2025. B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę

Jakie zawody są obecnie najbardziej szanowane przez społeczeństwo? Na końcu listy znajdują się posłowie, europosłowie, samorządowcy, influencerzy i youtuberzy. Zmienia się idealna wizja pracy - B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę.

REKLAMA