REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO w kadrach – rekrutacja cz. 1

Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
RODO w kadrach – rekrutacja cz. 1 - dane, których może żądać pracodawca. / fot. Shutterstock
RODO w kadrach – rekrutacja cz. 1 - dane, których może żądać pracodawca. / fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z ważniejszych zagadnień, z którym stykają się pracownicy związani z obszarem kadrowym jest przetwarzanie danych osobowych. Pozyskiwanie danych, ich gromadzenie odbywa się praktycznie na każdym etapie. Od rekrutacji, przez całe zatrudnienie, aż do zwolnienia pracownika.

Informacje ogólne, czyli kilka słów wstępu

Zanim przejdziemy do sedna, kilka słów należy poświęcić samym danym osobowym. Dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Natomiast możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Autopromocja

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Zasady prowadzenia i przechowywania

Wyróżniamy trzy kategorie danych:

  1. dane zwykłe – czyli imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, zawód, wizerunek, data urodzenia, adres e-mail itp.
  2. dane szczególnej kategorii (w poprzednich regulacjach prawnych nazywane danymi wrażliwymi) – są to dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne (w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej), dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej
  3. dane dotyczące wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa

Ważnym pojęciem, które będzie nam potrzebne przy omawianiu ochrony danych w zatrudnieniu jest również zasada minimalizacji danych, co oznacza, że dane powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Należy również mieć na uwadze fakt, że dane powinny być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach.

Ponadto pracodawca pozyskujący i przetwarzający dane musi mieć podstawę prawną do ich przetwarzania, czyli konkretny przepis (przepisy prawa) lub zgoda kandydata do pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rekrutacja

Na etapie rekrutacji pracodawca chciałby, oczywiście pozyskać jak najwięcej informacji o potencjalnym pracowniku, aby wybrać tego najlepszego. Kwestie danych i informacji jakich można żądać od kandydatów reguluje Kodeks pracy.

Jakich danych można żądać od kandydata do pracy?

Najpierw zajmiemy się danymi, których pracodawca będzie mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie na określonym stanowisku. Zgodnie z art. 221 § 1 i § 2 KP od kandydata do pracy można żądać takich danych, jak:

  1. imię (imiona) i nazwisko,
  2. data urodzenia,
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
  4. wykształcenie,
  5. kwalifikacje zawodowe,
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Takie dane jak imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia nie budzą wątpliwości. Natomiast, po nowelizacji Kodeksu pracy, w związku z wejściem w życie ogólnego rozporządzenia unijnego dotyczącego RODO, w omawianym artykule pojawił się zapis o danych kontaktowych. W poprzednim brzmieniu tego przepisu można było pozyskiwać adres zamieszkania (do korespondencji). W obecnym brzmieniu tego przepisu, już nie ma podstaw do żądania od kandydata takich danych. To osoba ubiegająca się o zatrudnienie decyduje, jakie dane nam przekaże jako dane do kontaktu. Może to być adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu lub adres e-mail.

Kolejną kwestią, która jest nowością w KP, to możliwość żądania przez pracodawcę takich danych jak wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, czy przebieg dotychczasowego zatrudnienia tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju bądź pracy na określonym stanowisku. Zatem na etapie rekrutacji pracodawca nie będzie uprawniony do żądania od kandydata całej historii zatrudnienia oraz jego kwalifikacji, a tylko tych, które wiążą się bezpośrednio z wymaganiami określonymi na dane stanowisko (do wykonywania danego rodzaju pracy). I tylko wówczas, gdy posiadanie takich kwalifikacji jest niezbędne do zatrudnienia. Innymi słowy, jeżeli pracodawca będzie szukał pracownika do prostych prac, do których nie są wymagane żadne kwalifikacje – na etapie procesu rekrutacji nie będzie mógł żądać od kandydata informacji z tego zakresu.

Na co należy zatem zwrócić uwagę? Wskazanym zatem jest opracowanie wymagań kwalifikacyjnych (formalnych, faktycznych) na wakujące stanowisko pracy, tak aby w razie wątpliwości można było wykazać, że pracodawca w procesie rekrutacji był upoważniony do żądania określonych informacji od kandydatów.

Dane pozyskiwane za zgodą kandydata

Niejednokrotnie w czasie procesu rekrutacyjnego do pracodawców wpływają życiorysy zawodowe (CV) z informacjami wykraczającymi poza zakres wskazany w Kodeksie pracy. Kandydaci niejednokrotnie zamieszczają w takich dokumentach dodatkowe informacje o swoich zainteresowaniach, sposobie spędzania wolnego czasu itp. Są to informacje niewątpliwie wykraczające poza zakres wskazany w przepisach Kodeksu pracy. Czy zatem pracodawca będzie upoważniony do przetwarzania takich danych? Otóż informacje przekazane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, które są informacjami wykraczającymi poza ramy przepisów prawa mogą być przetwarzane przez pracodawcę, gdyż należy uznać, że kandydat zamieścił je dobrowolnie – czyli udostępnia je za swoją zgodą.

Pracodawca może pozyskiwać inne dane niż wymienione w KP, ale ich podania nie może żądać od pracownika, natomiast może wejść w ich posiadanie tylko wówczas, gdy osoba ubiegająca się o zatrudnienie poda je dobrowolnie (za swoją zgodą). Jak już wspomniałam na wstępie wyróżniamy trzy kategorie danych osobowych (zwykłe, szczególnej kategorii oraz dotyczące wyroków skazujących). Dane zwykłe mogą być udostępniane potencjalnemu pracodawcy zarówno z inicjatywy kandydata do pracy, jak i samego pracodawcy. Podkreślenia jednak wymaga fakt, że odmowa wyrażenia zgody na podanie takich dodatkowych danych przez kandydata nie może być powodem do dyskwalifikacji danej osoby w procesie rekrutacji.

Pracodawca powinien jednak pamiętać, że może przetwarzać tylko takie dane, które są niezbędne ze względu na cel ich zbierania, a tym celem jest podjęcie przez niego decyzji o wyborze i zatrudnieniu nowego pracownika. Nie powinien zatem pozyskiwać informacji, które są zbędne i nadmiarowe w stosunku do tego celu.

Zgoda może być wyrażona w dowolnej formie (pisemnie, poprzez np. wysłanie CV z dodatkowymi informacjami, wyraźne działanie – np. odpowiedź na pytanie rekrutera). Pracodawca jednak jako administrator danych będzie musiał wykazać (udowodnić), ze uzyskał zgodę na przetwarzanie tych danych.

Zgoda musi również spełniać kilka warunków, tj. musi to być dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

Ubiegający się o zatrudnienie może również podać z własnej inicjatywy dane należące do kategorii danych o szczególnym charakterze. Na przetwarzanie takich danych potencjalny pracodawca musi oczywiście posiadać zgodę kandydata, z uwagi na ich charakter, najlepiej pozyskaną w formie pisemnej. I powinno to być odrębne oświadczenie tak, aby nie było wątpliwości, że kandydat udzielił wyraźnej zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Nie będzie natomiast dopuszczalne, nawet za zgodą kandydata, przetwarzanie danych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa. Podstawą przetwarzania tego rodzaju danych musi być wyraźny przepis prawa.

Przedstawiony powyżej materiał nie wyczerpuje oczywiście wszystkich zagadnień związanych z RODO podczas rekrutacji, dlatego wrócimy do tego tematu w kolejnym artykule.

Podstawa prawna:

art. 221 Kodeksu pracy

art. 5, art. 6, art. 9.1, art. 10 -  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jawność wynagrodzeń w Polsce. Jakie zmiany wprowadzi dyrektywa unijna od 2026 roku? Dlaczego warto wiedzieć ile zarabia kolega z pracy?

Różne badania potwierdzają, że wysokość wynagrodzenia jest dla pracowników bardzo ważna ale i tak brak widełek płacowych w ogłoszeniu o pracę zwykle nie zniechęca kandydata do wysłania aplikacji. W naszej kulturze jest często obecna zasada, że o pieniądzach się nie rozmawia. Znajduje to swój wyraz nie tylko w procesie rekrutacji, lecz także przez cały okres zatrudnienia. Jak wynika z raportu Aplikuj.pl "Czy potrafimy rozmawiać o pieniądzach z pracodawcą" z kwietnia 2024 r., ponad połowa pracowników przyznaje, że w ich miejscu nie panuje jawność wynagrodzeń. Jednak już wkrótce ma się to zmienić.

Komunikat MRPiPS: 770 mln zł na dofinansowanie wynagrodzeń osób z niepełnosprawnościami

Łukasz Krasoń, pełnomocnik rządu ds. osób niepełnosprawnych oraz wiceminister rodziny, pracy i polityki społecznej, wspólnie z Ministerstwem Finansów proponuje zwiększyć o 15% stawki dofinansowań do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Wydatki na ten cel wyniosą 220 mln zł w 2024 r. i 550 mln zł w 2025 r.

Zmiany w składce zdrowotnej - prace ruszają już w tym kwartale 2024

Zmiany w składce zdrowotnej już niedługo! Ministerstwo Finansów oraz Ministerstwo Zdrowia poinformowały, że analizy doprowadziły do jednoznacznego wniosku, że wyeliminowanie problemów wymaga wdrożenia zmiany normatywnej na poziomie ustawowym. Na teraz - zatem drugi kwartał 2024 r. przewidziane są prace nad zmianami ustaw. Wejście w życie zaproponowanych zmian w zakresie składki zdrowotnej przewidziane są na 1 stycznia 2025 r.

Pracodawca nie dokonał wpłat do PPK w terminie? Pracownik może żądać odszkodowania i odsetek!

Wpłaty na PPK - co jeśli pracodawca nie dokonał ich w terminie? Pracodawca nie może dokonać zaległych wpłat do PPK nawet na prośbę uczestnika PPK. Musi mu jednak zrekompensować spowodowaną przez siebie szkodę. Chyba, że za nieprzekazanie wpłat do PPK odpowiedzialność ponosi sam uczestnik.

REKLAMA

50 mln zł dla powiatów, w których planowane są zwolnienia grupowe. Sytuacja jest stabilna, pewna i optymistyczna – zapewnia minister pracy

Na ostatnim posiedzeniu Rady Dialogu Społecznego minister Agnieszka Dziemianowicz-Bąk poinformowała o 50 mln zł z Funduszu Pracy dla powiatów, w których planowane są zwolnienia grupowe. Szefowa MRPiPS przedstawiła także informacje o inicjatywach i działaniach podległego jej ministerstwa.

Równość wynagrodzeń kobiet i mężczyzn - zmiany w kodeksie pracy do 2026 r.

Koniec z luką płacową ze względu na płeć. Do 7 czerwca 2026 r. w Kodeksie Pracy zajdą nie małe zmiany! Już niespełna rok temu uchwalono w UE akt prawny na który czekało miliony kobiet. Mowa o dyrektywie w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Jednak co z tym faktem zrobiła Polska? Póki co nie wiele. Co więcej już podczas rozmowy rekrutacyjnej czy w ofercie pracy trzeba będzie określić wynagrodzenie - wreszcie będzie więc jawność i przejrzystość zarobków. Czas nagli, ponieważ państwa członkowskie zobowiązane są wprowadzić w życie przepisy ustawowe, wykonawcze i administracyjne niezbędne do wykonania dyrektywy do dnia 7 czerwca 2026 r. Mamy więc 2 lata na tą rewolucyjną zmianę na ryku pracy.

Zasiłek z ZUS z powodu otyłości - to możliwe!

Otyłość to choroba przewlekła. W niektórych przypadkach otyłość może być wręcz uznana za niepełnosprawność. W związku z tym ZUS, biegli i sąd pracy mogą uznać, że z powodu otyłości przysługuje zasiłek chorobowy czy renta - ponieważ osoba otyła nie jest zdolna do świadczenia pracy. Problem otyłości w Polsce jest ogromny - choruje na nią około 9 mln osób!

Czy można mieć dwie umowy o pracę?

Wiele osób zastanawia się, czy może pracować na podstawie dwóch umów o pracę. O ile, prostą wydaje się odpowiedź na pytanie o dwie umowy na pół etatu, o tyle wątpliwości mogą powstawać przy umowach w wyższym wymiarze czasu pracy. Czy dwie umowy o pracę na pełny etat są możliwe?

REKLAMA

300000 zł dofinansowania z ZUS na poprawę warunków bhp. Wpłynęło ponad 5000 wniosków

W konkursie ZUS na projekty dotyczące poprawy bezpieczeństwa i higieny pracy można zdobyć dofinansowanie w wysokości 300000 zł. Wpłynęło ponad 5000 wniosków.

Będzie waloryzacja o 15 proc. Czy dofinansowanie do wynagrodzenia pracowników niepełnosprawnych wzrośnie do 4140 zł?

PFRON wypłaca comiesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracowników niepełnosprawnych. Za pośrednictwem Rady Dialogu Społecznego pracodawcy starają się o zwiększenie tego dofinansowania. Na ostatnim posiedzeniu Rady ogłoszono, że na ten cel udało się wygospodarować 770 mln zł na rok 2024 i kolejny.

REKLAMA