REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dane osobowe w rekrutacji – jak nie naruszać przepisów

Olx
Dane osobowe w rekrutacji – jak nie naruszać przepisów /Fot. Fotolia
Dane osobowe w rekrutacji – jak nie naruszać przepisów /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Obawy przed RODO doprowadziły w niektórych firmach do zabawnych, ale czasem i kosztownych sytuacji. Kupowanie szaf dostosowanych do wymagań RODO czy usuwanie wszystkich kandydatów z bazy to tylko dwa przykłady nadinterpretacji przepisów. Są jednak też przypadki firm, które do tej pory nie spełniają części z wymogów.

Gromadzenie danych niezbędnych do zrealizowania celu

Pracodawca nie może wymagać od kandydatów danych nadmiarowych. Co oznacza, że wymaganie informacji, które nie powinny być brane pod uwagę w procesie rekrutacji, jest błędem, np. proszenie kandydatów o podanie stanu cywilnego. Zaświadczenie o niekaralności może pracodawca wymagać, jeśli jest uprawniony w tym zakresie, co jest określone w przepisach w Ustawie o Krajowym Rejestrze Karnym art. 6 ust. 1 pkt 10.

Autopromocja

Kandydat, wysyłając więcej informacji na swój temat, niż te które zostały przewidziane w Kodeksie pracy w art. 22 (1), może zostać poproszony o dołączenie odpowiedniej klauzuli w CV bądź zaznaczenie odpowiedniego checkboxa w formularzu rekrutacyjnym. Jednakże musimy pamiętać, że samo przesłanie CV z większą ilością danych osobowych może być traktowane jako automatyczna zgoda na ich przetwarzanie. Zgoda ta będzie wyrażona bezpośrednim działaniem kandydata do pracy, który dołączając CV, zaznacza przycisk „Aplikuj”. Ważne, by przyszły pracodawca poinformował o tym kandydata w tzw. obowiązku informacyjnym.

Wielu ekspertów w zakresie danych osobowych uważa, że jeśli kandydat nie uwzględni w aplikacji zgody na przetwarzanie danych osobowych, jego CV wciąż można rozpatrywać w procesie rekrutacji (i nie musi zostać zniszczone). W związku z tym, że kandydat przesyła nam daną dokumentację, możemy zakładać, że robi to świadomie, a sama czynność stanowi wyrażenie zgody tzw. konkludentnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zdarza się, że poszukujący pracy nie mają pełnej świadomości tego, jakich danych może od nich wymagać potencjalny pracodawca. Bywa, że pod pretekstem potwierdzenia kwalifikacji, np. na stanowisko kierowcy, ktoś żąda od nas skanu prawa jazdy lub dowodu osobistego, by potwierdzić pełnoletność np. kandydata na barmana. Pod żadnym warunkiem nie możemy się zgodzić na przesłanie takich dokumentów, to zabieg zwykle służący wyłudzeniu danych. Alarmujące powinny być absolutnie wszystkie prośby o przesłanie zaświadczeń, np. o niekaralności, gdy zasady zatrudniania danej kategorii pracowników tego nie wymagają. Niedopuszczalne jest też żądanie od potencjalnego kandydata przesłania skanów dokumentów osobistych. Nie odpowiadajmy na takie ogłoszenia i od razu zgłośmy je w serwisie OLX za pomocą przycisku „Zgłoś naruszenie”. To samo dotyczy ogłoszeń, w których żąda się wpłacenia zaliczki, np. na rzecz materiałów szkoleniowych czy jakiejkolwiek innej opłaty. W OLX odnotowujemy w ostatnich miesiącach niewielką liczbę prób dodawania takich ogłoszeń. Udało się to osiągnąć dzięki pracy moderatorów i administratorów serwisu, ale także dzięki aktywności naszych użytkowników, którzy skrupulatnie zgłaszali nam podejrzane oferty – wyjaśnia Paulina Rezmer, PR Specialist OLX.

Obowiązek informacyjny

Pracodawca ma obowiązek poinformować kandydatów o tym, w jaki sposób ich dane będą przetwarzane. Taka informacja powinna uwzględniać takie elementy, jak:

  • pełną nazwę i adres swojej siedziby,
  • dane kontaktowe inspektora ochrony danych (o ile go wyznaczyli, reguły wyznaczania takiej osoby zostały określone w artykule 37 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, tzw. RODO),
  • cel przetwarzania danych oraz podstawę prawną przetwarzania; jeśli w trakcie rekrutacji są pobierane dane szczególnej kategorii, np. informacje o stanie zdrowia, poglądach politycznych, to również należy poinformować kandydata o tym, zgodnie z jakim prawem je gromadzimy (art. 9 ust. 2 lit. a RODO),
  • okres, przez który dane będą przetwarzane, bądź kryteria ustalania tego okresu,
  • informacje o przysługujących prawach do żądania dostępu do danych, w tym otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,
  • informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (jeżeli dane są zbierane na podstawie zgody),
  • informacje o prawie wniesienia skargi do prezesa UODO,
  • informacje o dobrowolności lub obowiązku podania danych i konsekwencjach, w przypadku gdy się ich nie poda.

Tworzenie bazy kandydatów

Co do zasady, dane osób, które odrzuciliśmy w trakcie rekrutacji, powinny zostać usunięte po jej zakończeniu. Jeśli chcemy w przyszłości, podczas kolejnej rekrutacji, wykorzystać dane kandydata, powinniśmy uzyskać od niego właściwą zgodę. Należy jednak pamiętać, że nawet jeśli kandydat wyrazi odpowiednią zgodę, nie możemy jej traktować jako bezterminowej. Urząd Ochrony Danych Osobowych w swojej klauzuli przewiduje czas przechowywania danych na sześć miesięcy. Jednak czas przetwarzania danych aplikacyjnych nie został prawnie określony, więc firmy decydują o tym terminie samodzielnie.

Współpraca z dostawcami

Jeśli firma korzysta z systemu, w którym przetwarzane są dane osobowe kandydatów, do których dostawca, tzw. podmiot przetwarzający, ma dostęp, powinna podpisać z nim umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

– W umowie tej powinny znaleźć się, m.in. informacje o poleceniu przetwarzania danych osobowych, zobowiązanie pracowników firmy, która ma dostęp do danych osobowych kandydatów, do zapewnienia poufności, nadania im stosownych upoważnień, poinformowania o zamiarze podpowierzenia tych danych, w szczególności do krajów spoza europejskiego obszaru gospodarczego. Dodatkowo umowa ta powinna określać sposoby realizacji praw kandydatów do pracy opisanych w rozdziale III RODO, jak i zobowiązać podmiot przetwarzający do stosowania odpowiednich zabezpieczeń na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka oraz świadczenia pomocy w zakresie zgłaszania incydentów bezpieczeństwa, zawiadamiania osób fizycznych czy pomocy w przeprowadzeniu oceny skutków dla przetwarzania danych osobowych. Dobrą praktyką są zapisy, zgodnie z którymi podmiot przetwarzający będzie zobowiązany do przekazania wszystkich informacji na temat naruszenia danych osobowych umożliwiający pełne zgłoszenie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych wymagane w treści  formularza dostępnego na stronie organu w dniu zgłoszenia – wyjaśnia Damian Dziuba z serwisu rodokontrola.pl.

Uczestnictwo w rekrutacji pracowników spoza działu HR

Jeśli w proces rekrutacji są zaangażowani pracownicy spoza działu HR i mają dostęp do CV kandydata, należy przygotować proces w taki sposób, żeby po zakończeniu rekrutacji nie mieli dostępu do danych osobowych kandydatów. W firmach, w których są wykorzystywane narzędzia rekrutacyjne, ten wymóg nie powinien stanowić problemu. Warto w tym przypadku nadawać czasowy dostęp do bazy kandydatów lub zamykać określoną rekrutację w systemie po jej zakończeniu.

Jeśli natomiast CV są przesyłane przez e-mail, należy zadbać o to, żeby zostały one usunięte po zakończeniu rekrutacji w taki sposób, żeby menedżerowie nie mieli wglądu do tych danych. Każdy pracownik pracujący z danymi kandydatów powinien otrzymać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

Określenie procedur zgłaszania incydentu

Firmy powinny również poinformować swoich pracowników, jakie działania powinni podjąć w sytuacji incydentu. Należy również pamiętać, że w sytuacji, gdyby doszło do wycieku danych kandydatów, trzeba natychmiast powiadomić Inspektora Danych Osobowych oraz osoby zainteresowane, czyli aplikujących. W niektórych sytuacjach należy powiadomić Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w terminie do 72 godzin.

– Niezależnie, czy będziemy zgłaszać incydent do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, czy też nie, zawsze musimy odnotować naruszenie w obowiązkowo prowadzonym rejestrze naruszeń, w którym należy opisać okoliczności, skutki oraz podjęte działania zaradcze. Zgodnie z art. 33 ust. 5 RODO dokumentacja ta musi pozwolić organowi nadzorczemu weryfikowanie przestrzegania przepisów. Zgłoszenia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dokonuje się za pośrednictwem formularza zamieszczonego na stronie organu. Należy także mieć na uwadze, że w przypadku, gdy incydent dotyczący bezpieczeństwa danych osobowych, np. kandydatów do pracy, powodować może wysokie naruszenie ich praw lub wolności. Zgodnie z art. 34 RODO trzeba bez zbędnej zwłoki poinformować ich o tym. W takim zawiadomieniu musimy posługiwać się prostym językiem, wskazując możliwe konsekwencje incydentu, np. kradzieży tożsamości, zgodnie z zasadą przejrzystości – tłumaczy Damian Dziuba z serwisu rodokontrola.pl.

Przeszkolenie pracowników

Większość niedociągnięć w kwestii ochrony danych osobowych wynika z nieumiejętnego obsługiwania dokumentacji przez pracowników. Dlatego dobrym rozwiązaniem może być zwrócenie uwagi osobom zatrudnionym na takie kwestie, jak:

  • praktyczne sposoby zabezpieczenia danych osobowych,
  • zagrożenia socjotechniczne,
  • zachowanie w przypadku zidentyfikowania naruszeń,
  • przechowywanie dokumentów,
  • korzystanie ze sprzętu służbowego poza miejscem pracy,
  • bezpieczeństwo zdalnego dostępu do danych osobowych,
  • postępowanie w przypadku otrzymania wniosku o realizację prawa (np. usunięcia danych, uzyskania kopii danych etc.),
  • weryfikacja tożsamości.

Prawo do bycia zapomnianym

Kandydaci biorący udział w procesach rekrutacyjnych posiadają dodatkowe prawa wynikające z przepisów RODO. Każdy kandydat ma prawo do wycofania udzielonej zgody, usunięcia danych, ich sprostowania czy też uzyskania kopii przekazanych danych. Wiele firm zapomina o prawnie określonych terminach, w których należy przekazać kandydatowi odpowiedź. Ważne jest, żeby w przypadku takiego zapytania ze strony kandydata, dokładnie zweryfikować tożsamość osoby wnioskującej. 

Jeśli pracujemy nad zmianami w procesie rekrutacji, możemy już na etapie planowania reorganizacji procesów uwzględnić kwestię bezpieczeństwa informacji. Prawodawca unijny nazwał ten wymóg privacy by design.

Wprowadzając w firmie zmiany w zakresie ochrony danych osobowych, warto pamiętać, że RODO ma na celu ochronę praw i wolności osób fizycznych. Wymagać to będzie wprowadzenia procedur i środków ochrony na podstawie oszacowanego ryzyka, które realnie będą zabezpieczać dane, mimo że mogą utrudniać przebieg różnych procesów w firmie, są po to, żeby nas chronić i wzmocnić naszą prywatność.

Źródło: olx

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Nowe przepisy dla rolników od 7 marca 2024 r. Zmiany dot. BHP przy obsłudze ciągników, maszyn, urządzeń i narzędzi stosowanych w rolnictwie

    W czwartek 7 marca 2024 r. wchodzi w życie nowe rozporządzenie ministra rolnictwa i rozwoju wsi z 14 lutego 2024 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy obsłudze ciągników, maszyn, narzędzi i urządzeń technicznych stosowanych w rolnictwie. Jakie zasady BHP wynikają z tego rozporządzenia? Co muszą wiedzieć rolnicy?

    Posiłki profilaktyczne. Czy nadejście wiosny zwalnia pracodawców z obowiązku wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom

    Mamy dopiero początek marca, ale temperatury sięgające nawet kilkunastu stopni Celsjusza sugerują koniec zimy i początek wiosny. Czy oznacza to, że pracodawca może zaprzestać wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom wykonującym prace fizyczne na otwartej przestrzeni podczas zimy?

    Można zarobić 7500 zł za miesiąc. I to na początku kariery. Co trzeba zrobić, że dostać taką pracę?

    7500 zł może zarobić student lub absolwent na płatnym stażu. Na chętnych czeka ponad 50 firm w 14 miastach Polski. Oferują stażystom wynagrodzenia w wysokości co najmniej 4500 zł. 1 marca 2024 r. ruszył nabór aplikacji w dwudziestej pierwszej edycji Programu Kariera. Kto może wziąć w nim udział?

    Podwyżka wynagrodzeń dla młodocianych pracowników od 1 marca 2024 r. W czasie nauki zawodu młodociany może zarobić nawet 754,04 zł

    Młodociani zatrudnieni w celu przygotowania zawodowego dostają podwyżki wynagrodzeń. Począwszy od 1 marca 2024 r. obowiązują nowe stawki, których podstawą jest wysokość przeciętnego wynagrodzenia w IV kwartale 2023 r. Dzięki temu młodociany w pierwszym roku nauki zawodu zarobi 603,23 zł, a w trzecim roku – 754,04 zł. 

    REKLAMA

    Dodatek aktywizacyjny w 2024 r. wynosi nawet 745,95 zł. Od 1 czerwca 2024 r. maksymalna kwota wzrasta do 834,72 zł. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić!

    Dodatek aktywizacyjny to jedno ze świadczeń wypłacanych na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepisy określają, komu należy się dodatek aktywizacyjnej oraz przesłanki przyznania tego świadczenia. Obecnie dodatek aktywizacyjny wynosi maksymalnie 745,95 zł. 1 czerwca 2024 r. osoby uprawnione dostaną podwyżkę – dodatek aktywizacyjny wzrośnie do 834,72 zł.

    PFRON: Program „Aktywny samorząd” będzie kontynuowany w 2024 r. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania

    PFRON w 2024 r. będzie kontynuować program „Aktywny samorząd”. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania a także pomoc w uzyskaniu wykształcenia na poziomie wyższym. Wnioski o dofinansowanie można składać od 1 marca 2024 r.

    Nie ma żadnych prac nad projektem ograniczającym zakaz handlu w niedziele

    Nie milkną dyskusje i spekulacje dotyczące ograniczenia zakazu handlu w niedziele. Tymczasem ministra Agnieszka Dziemianowicz-Bąk poinformowała, że na chwilę obecną MRPiPS nie prowadzi żadnych prac nad projektem dotyczącym niedziel handlowych.

    Krótszy czas pracy w Polsce? Min. Dziemianowicz-Bąk: skrócenie tygodnia pracy o 1 dzień organizacyjnie łatwiejsze niż skrócenie o kilka godzin

    Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej prowadzi analizy dotyczące czasu pracy, długości urlopów, dni pracy pod kątem ew. skrócenia tygodnia pracy. Resort pracy analizuje także pilotaże skrócenia tygodnia pracy, które wprowadzają same przedsiębiorstwa. Takie informacja przekazała 1 marca 2024 r. ministra rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk w Polsat News. Ministra wskazała, że osobiście jest najbardziej otwarta na propozycję premiera Donalda Tuska dotyczącą 4 dni, a nie 35 godzin pracy w tygodniu.

    REKLAMA

    5278,30 zł – tyle wynosi limit dorabiania na wcześniejszej emeryturze lub rencie

    Zwiększyły się limity dorabiania dla wcześniejszych emerytów i rencistów. Od 1 marca 2024 r. można dorobić 5278,30 zł. Wyższa kwota spowoduje zmniejszenie lub zawieszenie świadczenia.

    1 marca 2024 r. to Dzień Doceniania Pracownika. Co zrobił Twój pracodawca, żeby Cię docenić?

    1 marca 2024 r. to Dzień Doceniania Pracownika. Co zrobił Twój pracodawca, żeby Ci docenić? Prawie 80% ankietowanych przyznaje, że pracowałoby bardziej produktywnie, gdyby częściej otrzymywało uznanie za swoją pracę. Jakie uznanie? Przede wszystkim godne traktowanie pracowników, z poszanowaniem ich praw no i oczywiście finansowe świadczenia jak i różnego rodzaju benefity.

    REKLAMA