Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dane osobowe w rekrutacji – jak nie naruszać przepisów

Olx
Dane osobowe w rekrutacji – jak nie naruszać przepisów /Fot. Fotolia
Dane osobowe w rekrutacji – jak nie naruszać przepisów /Fot. Fotolia
Obawy przed RODO doprowadziły w niektórych firmach do zabawnych, ale czasem i kosztownych sytuacji. Kupowanie szaf dostosowanych do wymagań RODO czy usuwanie wszystkich kandydatów z bazy to tylko dwa przykłady nadinterpretacji przepisów. Są jednak też przypadki firm, które do tej pory nie spełniają części z wymogów.

Gromadzenie danych niezbędnych do zrealizowania celu

Pracodawca nie może wymagać od kandydatów danych nadmiarowych. Co oznacza, że wymaganie informacji, które nie powinny być brane pod uwagę w procesie rekrutacji, jest błędem, np. proszenie kandydatów o podanie stanu cywilnego. Zaświadczenie o niekaralności może pracodawca wymagać, jeśli jest uprawniony w tym zakresie, co jest określone w przepisach w Ustawie o Krajowym Rejestrze Karnym art. 6 ust. 1 pkt 10.

Kandydat, wysyłając więcej informacji na swój temat, niż te które zostały przewidziane w Kodeksie pracy w art. 22 (1), może zostać poproszony o dołączenie odpowiedniej klauzuli w CV bądź zaznaczenie odpowiedniego checkboxa w formularzu rekrutacyjnym. Jednakże musimy pamiętać, że samo przesłanie CV z większą ilością danych osobowych może być traktowane jako automatyczna zgoda na ich przetwarzanie. Zgoda ta będzie wyrażona bezpośrednim działaniem kandydata do pracy, który dołączając CV, zaznacza przycisk „Aplikuj”. Ważne, by przyszły pracodawca poinformował o tym kandydata w tzw. obowiązku informacyjnym.

Wielu ekspertów w zakresie danych osobowych uważa, że jeśli kandydat nie uwzględni w aplikacji zgody na przetwarzanie danych osobowych, jego CV wciąż można rozpatrywać w procesie rekrutacji (i nie musi zostać zniszczone). W związku z tym, że kandydat przesyła nam daną dokumentację, możemy zakładać, że robi to świadomie, a sama czynność stanowi wyrażenie zgody tzw. konkludentnej.

Zdarza się, że poszukujący pracy nie mają pełnej świadomości tego, jakich danych może od nich wymagać potencjalny pracodawca. Bywa, że pod pretekstem potwierdzenia kwalifikacji, np. na stanowisko kierowcy, ktoś żąda od nas skanu prawa jazdy lub dowodu osobistego, by potwierdzić pełnoletność np. kandydata na barmana. Pod żadnym warunkiem nie możemy się zgodzić na przesłanie takich dokumentów, to zabieg zwykle służący wyłudzeniu danych. Alarmujące powinny być absolutnie wszystkie prośby o przesłanie zaświadczeń, np. o niekaralności, gdy zasady zatrudniania danej kategorii pracowników tego nie wymagają. Niedopuszczalne jest też żądanie od potencjalnego kandydata przesłania skanów dokumentów osobistych. Nie odpowiadajmy na takie ogłoszenia i od razu zgłośmy je w serwisie OLX za pomocą przycisku „Zgłoś naruszenie”. To samo dotyczy ogłoszeń, w których żąda się wpłacenia zaliczki, np. na rzecz materiałów szkoleniowych czy jakiejkolwiek innej opłaty. W OLX odnotowujemy w ostatnich miesiącach niewielką liczbę prób dodawania takich ogłoszeń. Udało się to osiągnąć dzięki pracy moderatorów i administratorów serwisu, ale także dzięki aktywności naszych użytkowników, którzy skrupulatnie zgłaszali nam podejrzane oferty – wyjaśnia Paulina Rezmer, PR Specialist OLX.

Obowiązek informacyjny

Pracodawca ma obowiązek poinformować kandydatów o tym, w jaki sposób ich dane będą przetwarzane. Taka informacja powinna uwzględniać takie elementy, jak:

  • pełną nazwę i adres swojej siedziby,
  • dane kontaktowe inspektora ochrony danych (o ile go wyznaczyli, reguły wyznaczania takiej osoby zostały określone w artykule 37 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, tzw. RODO),
  • cel przetwarzania danych oraz podstawę prawną przetwarzania; jeśli w trakcie rekrutacji są pobierane dane szczególnej kategorii, np. informacje o stanie zdrowia, poglądach politycznych, to również należy poinformować kandydata o tym, zgodnie z jakim prawem je gromadzimy (art. 9 ust. 2 lit. a RODO),
  • okres, przez który dane będą przetwarzane, bądź kryteria ustalania tego okresu,
  • informacje o przysługujących prawach do żądania dostępu do danych, w tym otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,
  • informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (jeżeli dane są zbierane na podstawie zgody),
  • informacje o prawie wniesienia skargi do prezesa UODO,
  • informacje o dobrowolności lub obowiązku podania danych i konsekwencjach, w przypadku gdy się ich nie poda.

Tworzenie bazy kandydatów

Co do zasady, dane osób, które odrzuciliśmy w trakcie rekrutacji, powinny zostać usunięte po jej zakończeniu. Jeśli chcemy w przyszłości, podczas kolejnej rekrutacji, wykorzystać dane kandydata, powinniśmy uzyskać od niego właściwą zgodę. Należy jednak pamiętać, że nawet jeśli kandydat wyrazi odpowiednią zgodę, nie możemy jej traktować jako bezterminowej. Urząd Ochrony Danych Osobowych w swojej klauzuli przewiduje czas przechowywania danych na sześć miesięcy. Jednak czas przetwarzania danych aplikacyjnych nie został prawnie określony, więc firmy decydują o tym terminie samodzielnie.

Współpraca z dostawcami

Jeśli firma korzysta z systemu, w którym przetwarzane są dane osobowe kandydatów, do których dostawca, tzw. podmiot przetwarzający, ma dostęp, powinna podpisać z nim umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

– W umowie tej powinny znaleźć się, m.in. informacje o poleceniu przetwarzania danych osobowych, zobowiązanie pracowników firmy, która ma dostęp do danych osobowych kandydatów, do zapewnienia poufności, nadania im stosownych upoważnień, poinformowania o zamiarze podpowierzenia tych danych, w szczególności do krajów spoza europejskiego obszaru gospodarczego. Dodatkowo umowa ta powinna określać sposoby realizacji praw kandydatów do pracy opisanych w rozdziale III RODO, jak i zobowiązać podmiot przetwarzający do stosowania odpowiednich zabezpieczeń na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka oraz świadczenia pomocy w zakresie zgłaszania incydentów bezpieczeństwa, zawiadamiania osób fizycznych czy pomocy w przeprowadzeniu oceny skutków dla przetwarzania danych osobowych. Dobrą praktyką są zapisy, zgodnie z którymi podmiot przetwarzający będzie zobowiązany do przekazania wszystkich informacji na temat naruszenia danych osobowych umożliwiający pełne zgłoszenie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych wymagane w treści  formularza dostępnego na stronie organu w dniu zgłoszenia – wyjaśnia Damian Dziuba z serwisu rodokontrola.pl.

Uczestnictwo w rekrutacji pracowników spoza działu HR

Jeśli w proces rekrutacji są zaangażowani pracownicy spoza działu HR i mają dostęp do CV kandydata, należy przygotować proces w taki sposób, żeby po zakończeniu rekrutacji nie mieli dostępu do danych osobowych kandydatów. W firmach, w których są wykorzystywane narzędzia rekrutacyjne, ten wymóg nie powinien stanowić problemu. Warto w tym przypadku nadawać czasowy dostęp do bazy kandydatów lub zamykać określoną rekrutację w systemie po jej zakończeniu.

Jeśli natomiast CV są przesyłane przez e-mail, należy zadbać o to, żeby zostały one usunięte po zakończeniu rekrutacji w taki sposób, żeby menedżerowie nie mieli wglądu do tych danych. Każdy pracownik pracujący z danymi kandydatów powinien otrzymać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

Określenie procedur zgłaszania incydentu

Firmy powinny również poinformować swoich pracowników, jakie działania powinni podjąć w sytuacji incydentu. Należy również pamiętać, że w sytuacji, gdyby doszło do wycieku danych kandydatów, trzeba natychmiast powiadomić Inspektora Danych Osobowych oraz osoby zainteresowane, czyli aplikujących. W niektórych sytuacjach należy powiadomić Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w terminie do 72 godzin.

– Niezależnie, czy będziemy zgłaszać incydent do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, czy też nie, zawsze musimy odnotować naruszenie w obowiązkowo prowadzonym rejestrze naruszeń, w którym należy opisać okoliczności, skutki oraz podjęte działania zaradcze. Zgodnie z art. 33 ust. 5 RODO dokumentacja ta musi pozwolić organowi nadzorczemu weryfikowanie przestrzegania przepisów. Zgłoszenia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dokonuje się za pośrednictwem formularza zamieszczonego na stronie organu. Należy także mieć na uwadze, że w przypadku, gdy incydent dotyczący bezpieczeństwa danych osobowych, np. kandydatów do pracy, powodować może wysokie naruszenie ich praw lub wolności. Zgodnie z art. 34 RODO trzeba bez zbędnej zwłoki poinformować ich o tym. W takim zawiadomieniu musimy posługiwać się prostym językiem, wskazując możliwe konsekwencje incydentu, np. kradzieży tożsamości, zgodnie z zasadą przejrzystości – tłumaczy Damian Dziuba z serwisu rodokontrola.pl.

Przeszkolenie pracowników

Większość niedociągnięć w kwestii ochrony danych osobowych wynika z nieumiejętnego obsługiwania dokumentacji przez pracowników. Dlatego dobrym rozwiązaniem może być zwrócenie uwagi osobom zatrudnionym na takie kwestie, jak:

  • praktyczne sposoby zabezpieczenia danych osobowych,
  • zagrożenia socjotechniczne,
  • zachowanie w przypadku zidentyfikowania naruszeń,
  • przechowywanie dokumentów,
  • korzystanie ze sprzętu służbowego poza miejscem pracy,
  • bezpieczeństwo zdalnego dostępu do danych osobowych,
  • postępowanie w przypadku otrzymania wniosku o realizację prawa (np. usunięcia danych, uzyskania kopii danych etc.),
  • weryfikacja tożsamości.

Prawo do bycia zapomnianym

Kandydaci biorący udział w procesach rekrutacyjnych posiadają dodatkowe prawa wynikające z przepisów RODO. Każdy kandydat ma prawo do wycofania udzielonej zgody, usunięcia danych, ich sprostowania czy też uzyskania kopii przekazanych danych. Wiele firm zapomina o prawnie określonych terminach, w których należy przekazać kandydatowi odpowiedź. Ważne jest, żeby w przypadku takiego zapytania ze strony kandydata, dokładnie zweryfikować tożsamość osoby wnioskującej. 

Jeśli pracujemy nad zmianami w procesie rekrutacji, możemy już na etapie planowania reorganizacji procesów uwzględnić kwestię bezpieczeństwa informacji. Prawodawca unijny nazwał ten wymóg privacy by design.

Wprowadzając w firmie zmiany w zakresie ochrony danych osobowych, warto pamiętać, że RODO ma na celu ochronę praw i wolności osób fizycznych. Wymagać to będzie wprowadzenia procedur i środków ochrony na podstawie oszacowanego ryzyka, które realnie będą zabezpieczać dane, mimo że mogą utrudniać przebieg różnych procesów w firmie, są po to, żeby nas chronić i wzmocnić naszą prywatność.

Źródło: olx

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Świadczenia emerytalno-rentowe
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Emerytury i renty podlegają corocznie waloryzacji od dnia:
    1 stycznia
    1 marca
    1 czerwca
    1 września
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Bezpieczeństwo osobiste pracowników socjalnych
    Pracownicy socjalni podczas wykonywania swoich obowiązków zawodowych nierzadko narażeni są na niebezpieczeństwo. Mają więc prawo do szkoleń podnoszących poziom bezpieczeństwa osobistego, które omówimy w niniejszym artykule. Odpowiemy także na pytanie, czy pracownik socjalny może korzystać z ochrony prawnej przysługującej funkcjonariuszom publicznym.
    Czy pracownik może wykorzystać czas wolny za nadgodziny w następnym okresie rozliczeniowym
    Pracownik złożył wniosek o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny. Chce jednak wykorzystać czas wolny w przyszłym okresie rozliczeniowym. Czy pracodawca może udzielić wolne za nadgodziny w innym okresie rozliczeniowym?
    Czy przy zmianie wymiaru urlopu wypoczynkowego należy też zmienić informację o warunkach zatrudnienia
    Pracownikowi zmienił się wymiar przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Czy w tej sytuacji należy zaktualizować wręczoną mu przy zatrudnieniu informację o warunkach zatrudnienia? Jeśli tak, to w jakim terminie należy to zrobić?
    Samopoczucie pracowników a reorganizacja pracy
    Ostatnia ewolucja modelu pracy wywołała znaczną rewolucję w jej organizacji. Jesteśmy w centrum nieplanowanej i nieoczekiwanej transformacji, która nie tylko zmienia podejście do niej, ale wprowadza też nowy model współpracy.
    Służba wojskowa sposobem na unikanie zwolnień z pracy
    Część zatrudnionych wykorzystuje nowe przepisy o służbie wojskowej, by zyskać ochronę przed rozwiązaniem umowy o pracę. Ułatwiają to nieprecyzyjne regulacje.
    Pracownicy skarżą się na upały
    Mnożą się skargi na pracę w upale. Niektórzy piszą, że pracują w „nagrzanych, blaszanych puszkach”
    Polacy popierają strajkujące grupy zawodowe. Aż 61% wierzy w skuteczność protestu. Wyniki badania
    Badanie przeprowadzone przez serwis InterviewMe wykazało, że 78% Polaków popiera strajki jako formę protestu w pracy. Jednocześnie 61% badanych wierzy w to, że strajki mogą być skuteczne.
    Obowiązki pracodawców w czasie upałów
    Skrócenie czasu pracy pracowników, wprowadzenie dodatkowych przerw w pracy, zapewnienie klimatyzacji w pomieszczeniach - to niektóre z działań, jakie powinien podjąć pracodawca w celu poprawienia warunków pracy w czasie upałów.
    Minister Maląg o kontroli trzeźwości pracowników
    Minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg zapowiedziała: W Kodeksie pracy wprowadzamy rozwiązanie, które umożliwi pracodawcy zbadanie, czy pracownik jest trzeźwy, czy po spożyciu alkoholu lub innych środków.
    10 kroków do sukcesu w procesie rekrutacyjnym
    Czy wiesz, że proces rekrutacji zaczyna się na długo przed bezpośrednimi spotkaniami z kandydatami? Zanim do nich dojdzie menedżer podejmuje szereg działań we współpracy z rekruterem, których celem jest osiągnięcie pożądanego efektu: zatrudnienie osoby, która najlepiej odnajdzie się w zespole i poradzi sobie z zadaniami. Czy są wśród nich tak zwane „must have”? Odpowiedź jest prosta: oczywiście!
    Czy pracownikowi odchodzącemu na emeryturę przysługuje dofinansowanie do wypoczynku, tzw. wczasów pod gruszą
    Nasz pracownik przebywa na świadczeniu rehabilitacyjnym do 23 maja 2022 r. Następnie od 24 maja do 31 maja 2022 r. będzie korzystał z urlopu wypoczynkowego. Jego umowa o pracę zostanie rozwiązana z 31 maja 2022 r. w związku z przejściem pracownika na emeryturę. Za niewykorzystany urlop firma wypłaci pracownikowi ekwiwalent. W firmie istnieje zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, z którego wypłacane są tzw. wczasy pod gruszą. Czy pracownik nie otrzyma tego świadczenia z uwagi na niewykorzystanie urlopu w wymiarze 14 kolejnych dni? - pyta Czytelnik z Radomia.
    Czy można powierzyć obowiązki nieobecnego pracownika osobie zatrudnionej na innym stanowisku
    Jesteśmy małą firmą zatrudniającą osoby na pojedynczych stanowiskach (jedna księgowa, jedna kadrowa, jeden magazynier itp.). Czy w przypadku urlopu magazyniera jego obowiązki można powierzyć osobie zatrudnionej na stanowisku kadrowej? Osoba ta kilka lat temu prowadziła magazyn w ramach dodatkowych obowiązków, za które otrzymywała dodatek specjalny. W tej chwili w jej zakresie obowiązków nie ma informacji o prowadzeniu magazynu.
    Najważniejsi są właściwi ludzie. Podejście systemowe w doborze kluczowych pracowników
    Dobór personelu to jeden z kluczowych procesów nie tylko w obszarze HR, ale przede wszystkim w budowaniu efektywności organizacji. Nie jest bowiem prawdą, że ludzie są najważniejsi w organizacji, prawdą jest, że najważniejsi są właściwi ludzie. W procesie rekrutacji zwraca się szczególną uwagę na kompetencje kandydatów, zakładając, że wysokie kompetencje oznaczają wysoką energię działania, a co za tym idzie – wysoką efektywność i skuteczność zawodową. Doświadczenia ostatnich lat funkcjonowania w środowiskach VUCA i BANI pokazują, że proces doboru oparty na kompetencjach staje się niewystarczający i często mało skuteczny w odnajdowaniu właściwych osób pasujących do roli w organizacji i kultury organizacyjnej.
    KRUS: 40. Międzynarodowe Kolokwium Międzynarodowej Sekcji ISSA ds. Prewencji w Rolnictwie
    Przewodnicząca Międzynarodowej Sekcji ISSA ds. Prewencji w Rolnictwie zaprasza do udziału w Kolokwium Sekcji w dniach 22-23 września 2022 r. w Rzymie.
    Praca zdalna – przepisy i technologia
    Jeszcze w te wakacje mogą wejść w życie przepisy dotyczące pracy zdalnej, na które pracodawcy czekają od początku pandemii. Jakie najważniejsze kwestie zostaną uregulowane i czy w dużym stopniu wpłyną na dotychczasowe zasady pracy zdalnej – opowiada Maciej Kabaciński, Szef Pionu HR firmy Quercus, specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR.
    Migracja danych kadrowo-płacowych ze starego systemu do nowego
    Wraz z rozwojem firmy może pojawić się potrzeba przeniesienie się z dotychczas używanego oprogramowania kadrowo-płacowego na system bardziej zaawansowany i dający więcej możliwości automatyzacji procesów w obszarze kadr i płac. Co w takim przypadku z bazą pracowników i pozostałymi danymi zgromadzonymi w systemie często na przestrzeni wielu lat? Czy przeniesienie danych ze starego systemu do nowego jest możliwe?
    90 mln zł od ZUS na poprawę bezpieczeństwa pracy
    Trwa nabór wniosków w konkursie ZUS dla firm na dofinansowanie projektów poprawiających bezpieczeństwo pracy. Budżet konkursu wynosi 90 mln zł. Wnioski o dofinansowania można składać do 8 lipca – przypomina rzecznik ZUS Paweł Żebrowski.
    Zmiany w Kodeksie pracy: kontrola trzeźwości pracownika
    Jedną z planowanych zmian w Kodeksie pracy jest umożliwienie pracodawcom prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników. Jakie rozwiązania zaproponował Rząd w projekcie ustawy?
    Osadzeni pracują
    "Prawie każdy osadzony, który może wykonywać pracę, na którego nie są nałożone kary i obostrzenia, pracuje" - poinformował wiceminister sprawiedliwości Michał Woś. Poziom zatrudnienia osadzonych osiągnął w ubiegłym tygodniu rekordowy poziom 88 proc.
    Dekada z PUE
    Platforma Usług Elektronicznych ZUS (PUE) to pierwszy w Polsce e-urząd. Umożliwia dostęp online do wielu usług ZUS, jest źródłem informacji i daje możliwość samodzielnego tworzenia dokumentów.
    Analiza potrzeb pracowników jako baza pod wdrożenie nowego modelu pracy w firmie
    Komentarz Doroty Osieckiej, Partner w Colliers i Dyrektor platformy Colliers Define.
    Plan urlopów - czy gwarantuje dotrzymanie terminu?
    Czy zatwierdzony przez pracodawcę plan urlopów jest dla pracownika gwarancją jego otrzymania? Co z przesunięciem terminu urlopu?
    Webinarium „Nowe prawo pracy 2022 – przygotuj się do zmian”
    Zapraszamy na praktyczne webinarium „Nowe prawo pracy 2022 – przygotuj się do zmian” z gwarantowanym imiennym certyfikatem, które odbędzie się 4 lipca 2022 roku. Polecamy!
    Ponad ćwierć miliona obywateli Ukrainy zatrudnionych w ramach uproszczonej procedury
    Ponad ćwierć miliona obywateli Ukrainy zatrudniono w ramach uproszczonej procedury. Usprawniło to proces zatrudniania.
    Zasady pracy zdalnej - Sejm nad nimi debatuje
    Sejm debatuje nad zasadami pracy zdalnej. Co nowego w Kodeksie pracy?