Praca zdalna 2023. Jakie koszty poniesie pracodawca

• Jakie koszty pracy zdalnej musi pokryć pracodawca
• Jak ustala się zasady zwrotu kosztów
• Co należy się pracownikowi za korzystanie z własnego sprzętu
• Czy koszty mogą być pokrywane ryczałtem
• Jak ustalać ekwiwalent albo ryczałt
• Czy od kwot należnych pracownikowi należy się podatek

Koszty pracy zdalnej obejmują wszelkie koszty, jakie są bezpośrednio związane z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej. Między innymi są to koszty związane z instalacją i serwisem narzędzi pracy oraz koszty energii i usług telekomunikacyjnych.

Jakie koszty pracy zdalnej musi pokryć pracodawca

Pracodawca ma obowiązek pokrycia: 

• kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, 
• kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej; 
• innych niż wymienione powyżej kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Jak ustala się zasady zwrotu kosztów

Pracodawca ma obowiązek pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli zwrot takich kosztów został określony: 

• w porozumieniu dotyczącym zasad wykonywania pracy zdalnej zawartym pomiędzy pracodawcą a organizacjami związkowymi, 
• regulaminie określającym zasady pracy zdalnej wydanym przez pracodawcę,
• poleceniu, na podstawie którego pracownik wykonuje pracę zdalną (patrz niżej), lub
• porozumieniu o wykonywaniu pracy zdalnej zawartym pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

Kodeks nie określa, jakie koszty należą do kategorii „innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej”. Ustawodawca pozostawił tu pracodawcom i pracownikom swobodę w ustaleniu – przy uwzględnieniu konkretnych okoliczności – jakie koszty będą pokrywane przez pracodawcę.

Co należy się pracownikowi za korzystanie z własnego sprzętu

Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą za wykorzystywanie niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, których nie zapewnił pracodawca (np. stanowiących własność pracownika). Zasady wykorzystywania takich materiałów, narzędzi pracy i urządzeń technicznych określają pracodawca i pracownik.

Urządzenia techniczne niezapewnione przez pracodawcę, z których będzie korzystał pracownik wykonujący pracę zdalną muszą spełniać wymagania określone przepisami Kodeksu pracy dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy. Urządzenia te muszą:

• zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności zabezpieczać pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy; 
• uwzględniać zasady ergonomii.

Czy koszty mogą być pokrywane ryczałtem

Obowiązek pokrycia kosztów, albo wypłaty ekwiwalentu, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. 

Jak ustalać ekwiwalent albo ryczałt

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. 

Czy od kwot należnych pracownikowi należy się podatek

Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych. 

Wobec tego kwoty należne pracownikowi z tytułu pokrycia kosztów, ekwiwalentu lub ryczałtu nie są opodatkowane podatkiem dochodowym ani nie są obciążone składkami na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.