Praca zdalna okazjonalna. Warunki stosowania, przykłady

• Praca zdalna okazjonalna - warunki stosowania
• Ustalenie wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej
• Wniosek o okazjonalną pracę zdalną

Praca zdalna okazjonalna - warunki stosowania

Obowiązujące od 7 kwietnia 2023 r. przepisy znowelizowanego Kodeksu pracy przewidują świadczenie tzw. pracy zdalnej okazjonalnej. Jest to praca świadczona poza stałym miejscem pracy, wykonywana wyłącznie na wniosek pracownika, w łącznym wymiarze w roku kalendarzowym nie większym niż 24 dni. Z uwagi na incydentalny charakter, jej wykonywanie jest zwolnione z wielu obowiązków, jakie ciążą na stronach stosunku pracy w przypadku pozostałych form pracy zdalnej. Do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się:

• ustalenia zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub regulaminie,
• uzgodnienia pomiędzy stronami stosunku pracy dotyczącego wykonywania pracy zdalnej. Okazjonalna praca zdalna nie zmienia więc treści umowy o pracę,
• obowiązku przekazania przez pracodawcę dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia pracownika,
• obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy,
• możliwości wycofania się przez każdą ze stron z wykonywania pracy zdalnej (wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej),
• wyłączenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, niezależnie od rodzaju przeważającej działalności pracodawcy.

Pozostałe zasady pracy zdalnej znajdują zastosowanie również do pracy zdalnej okazjonalnej. Należą do nich:

• obowiązek pracodawcy wdrożenia procedury ochrony danych osobowych i związany z tym obowiązek potwierdzenia przez pracownika zapoznania się z procedurami RODO,
• obowiązek przekazania informacji niezbędnych do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą,
• obowiązek pracodawcy równego traktowania i zakaz dyskryminacji pracowników wykonujących pracę w ten sposób,
• obowiązki stron w zakresie bhp, w tym po stronie pracodawcy obowiązek sporządzenia oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną, po stronie pracownika zaś obowiązek potwierdzenia zapoznania się z tą oceną i informacjami dotyczącymi organizacji pracy zdalnej oraz konieczność zorganizowania stanowiska pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii.

Przepisy Kodeksu pracy nie pozbawiają możliwości złożenia wniosku o okazjonalną pracę zdalną przez pracownika, który wykonuje już pracę zdalną częściowo na ogólnych zasadach.

Ustalenie wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej

Praca zdalna okazjonalna może być świadczona w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Niewykorzystana liczba dni pracy zdalnej okazjonalnej nie przechodzi na rok następny.

Przepisy Kodeksu pracy określają wymiar okazjonalnej pracy zdalnej w dniach. Brak jest przy tym regulacji analogicznej jak w przypadku przeliczania wymiaru urlopu wypoczynkowego wskazującej, że jeden dzień pracy zdalnej odpowiada 8 godzinom. W konsekwencji brak jest podstaw do przeliczenia wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej na godziny i udzielania jej pracownikom w wymiarze godzinowym.

Pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy przysługiwać będą 24 dni pracy zdalnej okazjonalnie, niezależnie od tego, ile godzin pracy w ramach swojego wymiaru etatu powinien pracować w danym dniu.

Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują proporcjonalnego przeliczania limitu okazjonalnej pracy zdalnej w stosunku do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym. W związku z tym, pomimo że przepisy wprowadzające okazjonalną pracę zdalną obowiązują od 7 kwietnia 2023 r., w tym roku pracownicy będą mogli świadczyć okazjonalną pracę zdalną w pełnym rocznym wymiarze, tj. przez 24 dni.

Z pracy zdalnej okazjonalnej w pełnym wymiarze będą mogli skorzystać również pracownicy podejmujący zatrudnienie w ciągu roku kalendarzowego.

Jednocześnie wymiar okazjonalnej pracy zdalnej nie może przekroczyć 24 dni w ciągu roku kalendarzowego, w konsekwencji czego pracownik zmieniający pracodawcę w ciągu roku kalendarzowego będzie mógł korzystać z okazjonalnej pracy zdalnej w wymiarze, którego nie wykorzystał u poprzedniego pracodawcy.

Jeżeli więc pracownik, który zmienia pracodawcę w trakcie roku i przed tą zmianą nie wykorzystał ani jednego dnia okazjonalnej pracy zdalnej, będzie miał prawo do wykorzystania pełnego limitu 24 dni - nawet jeśli zatrudni się w nowej firmie w ostatnich miesiącach roku. Analogiczne prawo będzie mieć np. osoba, która podejmuje pierwszą pracę w życiu pod koniec roku kalendarzowego.

Informację o wykorzystanych dniach okazjonalnej pracy zdalnej należy wpisać w ust. 6 pkt 12 świadectwa pracy jako inne uprawnienia lub świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy. Jeżeli w świadectwie pracy z poprzedniego miejsca pracy nie znajdzie się informacja o wykorzystanej w danym roku liczbie dni okazjonalnej pracy zdalnej, pracodawca powinien ustalić wymiar wykorzystanego w danym roku limitu pracy zdalnej na podstawie oświadczenia złożonego przez pracownika.

Przepisy nie określają też, w jaki sposób może być wykorzystany roczny limit okazjonalnej pracy zdalnej. Pracownik może więc składać wnioski o pojedyncze dni pracy zdalnej, kilkudniowe okresy okazjonalnej pracy zdalnej, jak też wykorzystać przysługujący limit jednorazowo. Przy czym pracodawca może w regulacjach wewnętrznych określić zasady korzystania z okazjonalnej pracy zdalnej, np. limitując jej maksymalny tygodniowy lub miesięczny wymiar.

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną

Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Wniosek w postaci papierowej powinien być opatrzony własnoręcznym podpisem pracownika. Natomiast postać elektroniczna jest formą dokumentową, o której mowa w art. 77² Kodeksu cywilnego. Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem natomiast jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 77³ Kodeksu cywilnego). Z zachowaniem tej formy mamy zatem do czynienia np. w przypadku złożenia oświadczenia woli w wiadomości mailowej zakończonej wskazaniem imienia i nazwiska składającego to oświadczenie lub danymi pozwalającymi ustalić jego tożsamość.

Pracownik nie musi uzasadniać wniosku o okazjonalną pracę zdalną. Nie ma również roszczenia do pracodawcy o udzielenie zgody na pracę zdalną. Pracodawca może odrzucić wniosek pracownika, nie podając uzasadnienia swojej decyzji.

Przepisy Kodeksu pracy nie określają trybu ani terminu składania przez pracownika wniosku o okazjonalną pracę zdalną ani terminu na ustosunkowanie się do wniosku przez pracodawcę. Dlatego, pomimo braku obowiązku prawnego w tym zakresie, wskazane wydaje się określenie przez pracodawcę wewnętrznej procedury składania i rozpatrywania wniosków o okazjonalną pracę zdalną…

Ewa Łukasik

specjalista z zakresu prawa pracy

Polecamy: „Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami”

W kolejnym artykule akcji „Zmiany w Kodeksie pracy” piszemy o tym jakie prace mogą być wykonywane zdalnie

Więcej ważnych informacji znajdziesz na stronie głównej Inforu