REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczne teczki kadrowe - dlaczego warto?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Elektroniczne teczki kadrowe - warto?
Elektroniczne teczki kadrowe - warto?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne teczki kadrowe to kontrola nad informacjami, które dotychczas były w formie papierowej. E-dokumenty to przede wszystkim porządek i usprawnienie pracy działów HR. Jakie korzyści przynosi digitalizacja dokumentacji kadrowej?

Elektroniczne teczki kadrowe – czy warto?

Elektroniczne teczki kadrowe to sposób na przejęcie kontroli nad informacjami, które do tej pory krążyły w formie papierowej. E-dokumenty porządkują dane kadrowo-płacowe, wpływają na komfort korzystania, ale przede wszystkim – usprawniają pracę pracowników działu HR. Dlaczego warto przejść na elektroniczne teczki kadrowe? Jakie korzyści przynosi digitalizacja? Wyjaśniamy.

REKLAMA

Autopromocja

Elektroniczne teczki kadrowe – korzyści:

1. Obniżenie kosztów prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Elektroniczne teczki kadrowe są tańszym rozwiązaniem aniżeli tradycyjne, papierowe formy dokumentacji pracowniczej. Digitalizacja akt to pozbycie się kosztów prowadzenia firmowego archiwum lub zrezygnowanie z usług zewnętrznych firm specjalizujących się w przechowywaniu dokumentów. To także mniejsze wydatki na papier, tonery czy drukarki.

2. Oszczędność czasu

Elektroniczne teczki kadrowego to sposób na pozbycie się żmudnych, powtarzalnych i czasochłonnych czynności, związanych z ręcznym wpisywaniem danych. Wystarczy raz wprowadzić dane do systemu kadrowo-płacowego, by następnie korzystać z nich w czasie realizacji dalszych procesów związanych z zatrudnieniem.
Co więcej, pracownicy działu kadru i płac nie muszą szukać jednego, potrzebnego dokumentu w archiwum pośród setki innych papierów. W systemie HR wyszukanie akt trwa zaledwie chwilę, co znacznie skraca proces obsługi procesów kadrowo-płacowych czy akceptacji dokumentów.

3. Stały dostęp do danych

REKLAMA

Pracownicy mają stały dostęp do firmowych zasobów. Potrzebują do tego dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Oznacza to, że mogą pracować z domu tak samo efektywnie, jak z biura. Nie ma potrzeby skanowania czy wymiany dokumentów papierowych, ponieważ elektroniczne teczki kadrowe umożliwiają kilku osobom jednocześnie pracę z tym samym dokumentem. W obliczu rosnącej na popularności pracy zdalnej ma to ogromne znaczenie.

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia stworzenie najlepszej ścieżki przebiegu dokumentów związanych z zatrudnieniem, znacząco poprawiając funkcjonalność działu kadrowo-płacowego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

4. Wszystkie dokumenty w jednym miejscu

Wszystkie zasoby znajdują się w jednym miejscu, więc w czasie wykonywania zadań mamy pewność, że zawsze znajdziemy niezbędne do pracy dokumenty. I to bez żadnych problemów. Elektroniczne teczki kadrowe są wirtualnym odzwierciedleniem papierowych teczek. Są podzielone na części A, B, C, D. Automatyczna numeracja pozwala na zachowanie ładu i porządku w dokumentacji pracowniczej.

5. Bezpieczne przechowywanie danych zgodnie z przepisami

W zakresie bezpieczeństwa elektroniczne teczki kadrowe również zyskują przewagę nad papierową dokumentacją. Tradycyjne formy są o wiele bardziej narażone na zniszczenie i zagubienie. Łatwiej także je narazić na wgląd osób nieupoważnionych.

REKLAMA

Pracodawca jest administratorem danych swoich pracowników i to on jest odpowiedzialny za dobór środków, mających zapewnić im bezpieczeństwo. Najlepszą drogą do osiągnięcia zgodności z przepisami jest digitalizacja działu kadrowo-płacowego. Oprogramowanie HR, którego z reguły częścią są elektroniczne teczki kadrowe, są wyposażone w technologiczne zabezpieczenia, zapewniające bezpieczeństwo i poufność przechowywanych danych.

Co więcej, serwerownie posiadają zabezpieczenia, chroniące przed wglądem lub zniszczeniem firmowych zasobów, w tym dokumentacji pracowniczej. Standardy bezpieczeństwa w tym zakresie potwierdzają przyznawane certyfikaty, które data center otrzymuje po spełnieniu określonych wymogów.

6. Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych

Automatyzacja HR ogranicza ilość zadań, które wymagają ingerencji pracownika. Na ten aspekt należy spojrzeć wielowymiarowo. Rozwiązanie oszczędza czas, a także skutecznie eliminuje ryzyko popełnienia błędu. Pracownicy działu HR nie muszą wykonywać wielu czynności, ponieważ system HR wykonuje je za nich. Przykład? Automatyczne uzupełnianie dokumentów danymi pracownika czy import danych. Jeśli firma zmienia system kadrowo-płacowy, może zaimportować dane z poprzedniego oprogramowania i kontynuować historię zatrudnienia swoich pracowników.

O ile w przypadku firm zatrudniających kilkunastu pracowników wydaje się to drobnym udogodnieniem, o tyle w przypadku firm zatrudniających kilka tysięcy pracowników to już znaczne usprawnienie.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czerwiec 2025: kalendarz do druku [PDF]

Pobierz kalendarz czerwca 2025 do druku z miejscem na notatki. Czerwiec 2025 roku zawiera dwa święta ustawowo wolne od pracy. W tym miesiącu jest również Dzień Dziecka i Dzień Ojca. Najważniejsze daty już są zaznaczone. Wydrukuj i dopisz ważne notatki.

PPK: 10 dni i 3 miesiące to ważne terminy przy zawieraniu umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK

Wdrożenie PPK to przede wszystkim wybór instytucji finansowej i zawarcie umowy o zarządzanie oraz umowy o prowadzenie PPK. Podmiot zatrudniający musi pamiętać o ważnych terminach: 10 dni i 3 miesiące. Jakie obowiązki ma pracodawca? Co z mikroprzedsiębiorcą?

O 339,50 zł więcej dorobi emeryt i rencista od czerwca 2025 roku

Rosną limity dorabiania dla rencistów i wcześniejszych emerytów. Chodzi o kwoty, po przekroczeniu których ZUS obniża lub zawiesza pobierane świadczenie emerytalne lub rentowe. To dobra wiadomość.

Zautomatyzuj HR z SyKOF HR i przygotuj organizację na erę AI

Automatyzacja to nie tylko wygoda – to fundament dla wdrażania sztucznej inteligencji w HR. System SyKOF HR wspiera organizacje w cyfrowej transformacji procesów kadrowo-płacowych, integrując się z ekosystemem ERP i tworząc fundament pod przyszłościowe zastosowania AI.

REKLAMA

14 emerytura 2025 - kiedy wypłata? [Rozporządzenie]

14 emerytura będzie także w 2025 roku. Kiedy można spodziewać się wypłaty dodatkowego świadczenia dla emerytów i rencistów? Ile wynosi czternastka? Jst rozporządzenie Rady Ministrów. Oto najważniejsze informacje.

Jazda na rowerze: dla pracownika benefit z karty sportowej i korzyść dla zdrowia

Coraz cieplejsze dni zachęcają do aktywności fizycznej, takiej jak jazda rowerem. Z roku na rok przybywa osób, które decydują się na mniej lub bardziej regularne dojeżdżanie takim jednośladem do pracy.

Jawność wynagrodzeń: większość jest za, ale pod warunkiem, że dotyczy ona wyłącznie cudzych płac a nie własnych zarobków

Najnowsze badanie przynosi wiedzę o aktualnych poglądach polskich pracowników. Polacy o jawności wynagrodzeń: chcemy znać zarobki innych, ale swoich nie chcemy ujawniać. Czy zmiana prawa, którą sprawi wdrożenie dyrektywy o jawności płac to zmieni?

Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku [Przewodnik i zmiany krok po kroku]

W dobie globalizacji coraz więcej polskich firm sięga po talenty spoza kraju. Od 1 czerwca 2025 r. proces zatrudniania cudzoziemców zostanie zmodernizowany i w pełni zdigitalizowany dzięki nowej ustawie z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Choć formalności nadal wymagają precyzji, są prostsze, szybsze i dostępne online.

REKLAMA

Pracownicy teraz: praca bez poczucia sensu nie daje satysfakcji

Według 91 proc. polskich „zetek” i millenialsów praca bez poczucia sensu nie daje satysfakcji. Wśród priorytetów młodych pracowników są także niezależność finansowa i work-life balance. Jeśli te warunki nie są spełniane, potrafią oni zrezygnować z pracy i szukać nowego pracodawcy.

Dobre samopoczucie w miejscu pracy, to kluczowe oczekiwanie najmłodszych pracowników czyli Zetek

Dla Zetek pracowników w pracy ważna jest równowaga między życiem zawodowym i prywatnym. Otwarta komunikacja z przełożonym, równowaga między życiem zawodowym i prywatnym oraz stabilność zawodowa - to wartości, którymi najczęściej kierują się przedstawiciele pokolenia Z przy wyborze pracodawcy.

REKLAMA