REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczne teczki kadrowe - dlaczego warto?

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Elektroniczne teczki kadrowe - warto?
Elektroniczne teczki kadrowe - warto?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne teczki kadrowe to kontrola nad informacjami, które dotychczas były w formie papierowej. E-dokumenty to przede wszystkim porządek i usprawnienie pracy działów HR. Jakie korzyści przynosi digitalizacja dokumentacji kadrowej?

Elektroniczne teczki kadrowe – czy warto?

Elektroniczne teczki kadrowe to sposób na przejęcie kontroli nad informacjami, które do tej pory krążyły w formie papierowej. E-dokumenty porządkują dane kadrowo-płacowe, wpływają na komfort korzystania, ale przede wszystkim – usprawniają pracę pracowników działu HR. Dlaczego warto przejść na elektroniczne teczki kadrowe? Jakie korzyści przynosi digitalizacja? Wyjaśniamy.

REKLAMA

Autopromocja

Elektroniczne teczki kadrowe – korzyści:

1. Obniżenie kosztów prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Elektroniczne teczki kadrowe są tańszym rozwiązaniem aniżeli tradycyjne, papierowe formy dokumentacji pracowniczej. Digitalizacja akt to pozbycie się kosztów prowadzenia firmowego archiwum lub zrezygnowanie z usług zewnętrznych firm specjalizujących się w przechowywaniu dokumentów. To także mniejsze wydatki na papier, tonery czy drukarki.

2. Oszczędność czasu

Elektroniczne teczki kadrowego to sposób na pozbycie się żmudnych, powtarzalnych i czasochłonnych czynności, związanych z ręcznym wpisywaniem danych. Wystarczy raz wprowadzić dane do systemu kadrowo-płacowego, by następnie korzystać z nich w czasie realizacji dalszych procesów związanych z zatrudnieniem.
Co więcej, pracownicy działu kadru i płac nie muszą szukać jednego, potrzebnego dokumentu w archiwum pośród setki innych papierów. W systemie HR wyszukanie akt trwa zaledwie chwilę, co znacznie skraca proces obsługi procesów kadrowo-płacowych czy akceptacji dokumentów.

3. Stały dostęp do danych

Pracownicy mają stały dostęp do firmowych zasobów. Potrzebują do tego dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Oznacza to, że mogą pracować z domu tak samo efektywnie, jak z biura. Nie ma potrzeby skanowania czy wymiany dokumentów papierowych, ponieważ elektroniczne teczki kadrowe umożliwiają kilku osobom jednocześnie pracę z tym samym dokumentem. W obliczu rosnącej na popularności pracy zdalnej ma to ogromne znaczenie.

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia stworzenie najlepszej ścieżki przebiegu dokumentów związanych z zatrudnieniem, znacząco poprawiając funkcjonalność działu kadrowo-płacowego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

4. Wszystkie dokumenty w jednym miejscu

Wszystkie zasoby znajdują się w jednym miejscu, więc w czasie wykonywania zadań mamy pewność, że zawsze znajdziemy niezbędne do pracy dokumenty. I to bez żadnych problemów. Elektroniczne teczki kadrowe są wirtualnym odzwierciedleniem papierowych teczek. Są podzielone na części A, B, C, D. Automatyczna numeracja pozwala na zachowanie ładu i porządku w dokumentacji pracowniczej.

5. Bezpieczne przechowywanie danych zgodnie z przepisami

W zakresie bezpieczeństwa elektroniczne teczki kadrowe również zyskują przewagę nad papierową dokumentacją. Tradycyjne formy są o wiele bardziej narażone na zniszczenie i zagubienie. Łatwiej także je narazić na wgląd osób nieupoważnionych.

Pracodawca jest administratorem danych swoich pracowników i to on jest odpowiedzialny za dobór środków, mających zapewnić im bezpieczeństwo. Najlepszą drogą do osiągnięcia zgodności z przepisami jest digitalizacja działu kadrowo-płacowego. Oprogramowanie HR, którego z reguły częścią są elektroniczne teczki kadrowe, są wyposażone w technologiczne zabezpieczenia, zapewniające bezpieczeństwo i poufność przechowywanych danych.

Co więcej, serwerownie posiadają zabezpieczenia, chroniące przed wglądem lub zniszczeniem firmowych zasobów, w tym dokumentacji pracowniczej. Standardy bezpieczeństwa w tym zakresie potwierdzają przyznawane certyfikaty, które data center otrzymuje po spełnieniu określonych wymogów.

6. Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych

REKLAMA

Automatyzacja HR ogranicza ilość zadań, które wymagają ingerencji pracownika. Na ten aspekt należy spojrzeć wielowymiarowo. Rozwiązanie oszczędza czas, a także skutecznie eliminuje ryzyko popełnienia błędu. Pracownicy działu HR nie muszą wykonywać wielu czynności, ponieważ system HR wykonuje je za nich. Przykład? Automatyczne uzupełnianie dokumentów danymi pracownika czy import danych. Jeśli firma zmienia system kadrowo-płacowy, może zaimportować dane z poprzedniego oprogramowania i kontynuować historię zatrudnienia swoich pracowników.

O ile w przypadku firm zatrudniających kilkunastu pracowników wydaje się to drobnym udogodnieniem, o tyle w przypadku firm zatrudniających kilka tysięcy pracowników to już znaczne usprawnienie.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe zasady umów o pracę na okres próbny. Czy poprawiły sytuację pracowników? Ocena eksperta po roku doświadczeń

Dnia 26 kwietnia 2023 r. znaczącemu przemodelowaniu uległy przepisy o umowach na okres próbny, niektóre zasady wykreślono a wiele nowych dodano. Założeniem przy tym była poprawa sytuacji pracowników na okresie próbnym. Czy się to udało? Oceniamy po roku stosowania.

4300 od lipca renty socjalnej? Niekoniecznie! Komisja Polityki Społecznej i Rodziny przedstawiła swoją wersję. Wyrównanie i dodatek a nie zrównanie z minimalną

To kpina, narzekają obywatele. Miało być 4300 od lipca renty socjalnej, tj. wyrównanie do minimalnej ale się na to nie zanosi. Komisja Polityki Społecznej i Rodziny przedstawiła swoją wersję. Proponują wyrównanie i dodatek a nie zrównanie renty socjalnej z minimalną.

Czy 24 czerwca 2024 to niedziela handlowa?

Czy 24 czerwca 2024 to niedziela handlowa? Czy przed wakacjami jest niedziela handlowa? Czy przed rokiem szkolnym jest niedziela handlowa? Czy w czerwcu jest niedziela handlowa? Kiedy wypadają niedziele handlowe w 2024 roku? Jakie kary za pracę w dni niehandlowe? Kto może stać za ladą w niedziele?

Wakacje składkowe to już pewne [od kiedy, dla kogo, jakie zasady]

Prezydent RP podpisał ustawę o zmianie systemu ubezpieczeń społecznych, tym samym wiemy już na 100%, że przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z tzw. "wakacji składkowych". Wakacje składkowe od kiedy, dla kogo, jakie zasady? Ministerstwo Rozwoju i Technologii śpieszy z wyjaśnieniami.

REKLAMA

Jak wydłużyć urlop wypoczynkowy w 2024 r.? Najbliższa okazja w te wakacje

Jak wydłużyć urlop wypoczynkowy w 2024 r.? Najbliższa okazja w te wakacje. To nie koniec: długi weekend możesz też mieć w październiku i w listopadzie! Warto brać po dzień czy kilka dni wolnego, aby cieszyć się długimi weekendami i w ten sposób zaoszczędzić dni urlopu.

Aktywny Rodzic: Ustawa została opublikowana. Rodzice mogą starać się nawet o 36000,00 zł na dziecko w wieku od 12 do 35 miesiąca życia

Od 1 października 2024 r. rodzice będą mogli składać wnioski o nowe świadczenia wprowadzone programem „Aktywny Rodzic”. Łącznie to nawet 36 tys. zł wsparcia na dziecko, i to niezależnie od dochodów. Świadczenia wypłaci ZUS. 

1000 złotych brutto od 1 lipca 2024 r. mają wynieść dodatki do miesięcznych wynagrodzeń dla zawodowych rodzin zastępczych i osób prowadzących rodzinne domy dziecka

Jest ustawa i będą podwyżki, ale czy na pewno? Ustawodawca używa sformułowania: "może". Zatem to tylko fakultatywność a nie obligatoryjność podwyżek. Pewne jest to, że konieczne było zwiększenie maksymalnej kwoty środków z Funduszu Pracy przeznaczonych na dofinansowanie zadań własnych JST w obszarze wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej. Czy rodzinne domy dziecka dostaną 1000 zł od lipca?

ZUS: Rozpoczął się nowy okres świadczeniowy, ale wielu uprawnionych jeszcze nie złożyło wniosku o świadczenie

Duża część rodziców i opiekunów nie złożyła jeszcze wniosków o 800 plus. 1 czerwca 2024 r. rozpoczął się nowy okres świadczeniowy. Jeśli wniosek zostanie złożony z opóźnieniem, ZUS może nie wypłacić wyrównania.

REKLAMA

Wnioski o świadczenie będzie można składać od 1 października 2024 r., ale kiedy ruszą pierwsze wypłaty?

Od 1 października 2024 r. będzie można składać wnioski o świadczenia z programu „Aktywny Rodzic”. ZUS ma stworzyć system informacyjny obsługujący ten program. Kiedy będą pierwsze wypłaty świadczeń?

W jakim wymiarze można wykorzystać dodatkowy urlop wychowawczy

Pracownik – rodzic ma prawo do urlopu wychowawczego w wymiarze do 36 miesięcy. Są jednak sytuacje, gdy przysługuje mu dodatkowy urlop wychowawczy.

REKLAMA