Kategorie

Automatyzacja HR a redukcja kosztów

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Automatyzacja HR a redukcja kosztów
Automatyzacja HR a redukcja kosztów
Shutterstock
Automatyzacja HR znacząco wpływa na redukcję kosztów. Rozwiązania technologiczne pozwalają na optymalizację wydatków, dzięki czemu pracodawcy, gdy szukają sposobów na cięcia – nie muszą rezygnować ze swoich pracowników.

Optymalizacja kosztów przestrzeni biurowej

Automatyzacja HR przyczynia się do redukcji kosztów związanych z utrzymaniem przestrzeni biurowych. W przypadku tej optymalizacji musimy zabrać pod uwagę dwa wymiary kosztów. Po pierwsze, utrzymanie firmowego archiwum, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza. Po drugie, utrzymanie przestrzeni biurowej jako miejsca pracy. Digitalizacja HR pozwala na obniżenie kosztów w obu przypadkach. W jaki sposób?

Rezygnacja z papierowych wersji dokumentów na rzecz formy elektronicznej eliminuje konieczność prowadzenia firmowego archiwum. To sposób na oszczędności poprzez wynajem mniejszych powierzchni lub zyskanie więcej miejsca w biurze do zagospodarowania.

Ograniczenie wydatków związanych z utrzymaniem biura łączy się także z rosnącą na popularności pracą zdalną. Z powodu pandemii wiele firm wprowadziło możliwość pracy w trybie home office. Na to rozwiązanie mogą pozwolić sobie organizacje, posiadające rozwiązanie chmurowe, które umożliwiają wykonywanie obowiązków z dowolnego miejsca. Oznacza to, że specjaliści HR mogą mieć wszystkie procesy kadrowo-płacowe pod kontrolą – nawet z domu. A firmy mogą mieć efektywnych pracowników – poza biurem. Dostrzegasz obszar do wygenerowania sporych oszczędności, prawda?

Elektroniczny obieg dokumentów

Automatyzacja HR wiążę się z przejściem na elektroniczną dokumentacją kadrowo-płacową. Oznacza to mniejsze wydatki na papier, a także wzrost efektywności. Elektroniczny obieg dokumentów to sposób na sprawną komunikację w firmie i szybkie rozwiązywanie problemów pracowniczych. Przykłady: elektroniczna wysyłka pasków płacowych lub elektroniczna obsługa wniosków urlopowych. Dzięki temu praca specjalistów HR staje się bardziej efektywna i są w stanie wykonać więcej zadań jednego dnia.

Brak przestojów, zachowanie ciągłości pracy

Oprogramowanie kadrowo-płacowe pozwala na sprawne zarządzanie czasem pracy i kontrolę nad wszelkimi nieobecnościami pracowników w firmie. Z systemem HR ułożysz plan urlopowy, który pozwoli zachować ciągłość pracy. To szczególnie ważne, np. w branży produkcyjnej, gdy każdy przestój wiąże się z ogromnymi stratami finansowymi.

Co więcej, osoba odpowiedzialna za planowanie pracy, ma stały dostęp do harmonogramów oraz do puli urlopowej danego pracownika. Oznacza to, że decyzje o akceptacji/odmowie udzielenia urlopu podejmuje zawsze na podstawie aktualnych danych. W efekcie unika ewentualnych braków kadrowych lub przekroczenia limitów urlopowych.

Uniknięcie kosztownych błędów

Nie od dziś wiemy, że za błędy trzeba płacić – a w kadrach i płacach nawet sporo. W tym przypadku również możemy mówić o dwóch wymiarach. Po pierwsze, błędne informacje powstałe, np. w czasie ręcznego wprowadzania danych do systemu lub operowania wyłącznie na papierowych wersjach. Jak oprogramowanie HR likwiduje ten problem?

Rozwiązanie to import danych, który umożliwia przenoszenie plików i wszelkich informacji między systemami – bez ich żmudnego, ręcznego przepisywania. Gdy dane znajdują się w systemie, następnie można je wykorzystać w czasie innych czynności kadrowo-płacowych. Papierowe wersje dokumentów nie dają już tej możliwości, co zwiększa ryzyko popełnienia błędu. W czasie naliczania płac jedno zero lub przecinek w nieodpowiednim miejscu zrobi ogromną różnicę.

Po drugie, kosztowne błędy, wynikające z kar za nieprzestrzeganie przepisów prawa pracy, np. limitów nadgodzin, braku aktualnych badań lekarskich czy pozwoleń na wykonywanie danego zawodu. Jak oprogramowanie HR likwiduje ten problem?

Tak, jak już wspominaliśmy, systemy pozwalają na sprawne zarządzanie czasem pracy. Oznacza to, że menadżerowie HR mają pod kontrolą to, ile pracują ich pracownicy, w jakiej porze i czy mają zapewniony odpoczynek dobowy. W przypadku spraw kadrowych, takich, jak aktualne badania lekarskie, pomaga monitoring zdarzeń, przypominający o upływającej ważności tych terminów. Oczywiście żółte samoprzylepne karteczki też są sposobem, ale w przypadku firm, zatrudniających kilkaset lub kilka tysięcy pracowników są zdecydowanie za mało skuteczne. 😉

Za niedopilnowanie powyższych spraw, grożą pracodawcy kary finansowe w razie kontroli przeprowadzonej przez Państwową Inspekcją Pracy. Automatyzacja HR pozwala ich uniknąć.

Personel i Zarządzanie 9/2021
Personel i Zarządzanie 9/2021
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury, renty i zasiłku będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.