Automatyzacja HR a redukcja kosztów

Optymalizacja kosztów przestrzeni biurowej

Automatyzacja HR przyczynia się do redukcji kosztów związanych z utrzymaniem przestrzeni biurowych. W przypadku tej optymalizacji musimy zabrać pod uwagę dwa wymiary kosztów. Po pierwsze, utrzymanie firmowego archiwum, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza. Po drugie, utrzymanie przestrzeni biurowej jako miejsca pracy. Digitalizacja HR pozwala na obniżenie kosztów w obu przypadkach. W jaki sposób?

Rezygnacja z papierowych wersji dokumentów na rzecz formy elektronicznej eliminuje konieczność prowadzenia firmowego archiwum. To sposób na oszczędności poprzez wynajem mniejszych powierzchni lub zyskanie więcej miejsca w biurze do zagospodarowania.

Ograniczenie wydatków związanych z utrzymaniem biura łączy się także z rosnącą na popularności pracą zdalną. Z powodu pandemii wiele firm wprowadziło możliwość pracy w trybie home office. Na to rozwiązanie mogą pozwolić sobie organizacje, posiadające rozwiązanie chmurowe, które umożliwiają wykonywanie obowiązków z dowolnego miejsca. Oznacza to, że specjaliści HR mogą mieć wszystkie procesy kadrowo-płacowe pod kontrolą – nawet z domu. A firmy mogą mieć efektywnych pracowników – poza biurem. Dostrzegasz obszar do wygenerowania sporych oszczędności, prawda?

Elektroniczny obieg dokumentów

Automatyzacja HR wiążę się z przejściem na elektroniczną dokumentacją kadrowo-płacową. Oznacza to mniejsze wydatki na papier, a także wzrost efektywności. Elektroniczny obieg dokumentów to sposób na sprawną komunikację w firmie i szybkie rozwiązywanie problemów pracowniczych. Przykłady: elektroniczna wysyłka pasków płacowych lub elektroniczna obsługa wniosków urlopowych. Dzięki temu praca specjalistów HR staje się bardziej efektywna i są w stanie wykonać więcej zadań jednego dnia.

Brak przestojów, zachowanie ciągłości pracy

Oprogramowanie kadrowo-płacowe pozwala na sprawne zarządzanie czasem pracy i kontrolę nad wszelkimi nieobecnościami pracowników w firmie. Z systemem HR ułożysz plan urlopowy, który pozwoli zachować ciągłość pracy. To szczególnie ważne, np. w branży produkcyjnej, gdy każdy przestój wiąże się z ogromnymi stratami finansowymi.

Co więcej, osoba odpowiedzialna za planowanie pracy, ma stały dostęp do harmonogramów oraz do puli urlopowej danego pracownika. Oznacza to, że decyzje o akceptacji/odmowie udzielenia urlopu podejmuje zawsze na podstawie aktualnych danych. W efekcie unika ewentualnych braków kadrowych lub przekroczenia limitów urlopowych.

Uniknięcie kosztownych błędów

Nie od dziś wiemy, że za błędy trzeba płacić – a w kadrach i płacach nawet sporo. W tym przypadku również możemy mówić o dwóch wymiarach. Po pierwsze, błędne informacje powstałe, np. w czasie ręcznego wprowadzania danych do systemu lub operowania wyłącznie na papierowych wersjach. Jak oprogramowanie HR likwiduje ten problem?

Rozwiązanie to import danych, który umożliwia przenoszenie plików i wszelkich informacji między systemami – bez ich żmudnego, ręcznego przepisywania. Gdy dane znajdują się w systemie, następnie można je wykorzystać w czasie innych czynności kadrowo-płacowych. Papierowe wersje dokumentów nie dają już tej możliwości, co zwiększa ryzyko popełnienia błędu. W czasie naliczania płac jedno zero lub przecinek w nieodpowiednim miejscu zrobi ogromną różnicę.

Po drugie, kosztowne błędy, wynikające z kar za nieprzestrzeganie przepisów prawa pracy, np. limitów nadgodzin, braku aktualnych badań lekarskich czy pozwoleń na wykonywanie danego zawodu. Jak oprogramowanie HR likwiduje ten problem?

Tak, jak już wspominaliśmy, systemy pozwalają na sprawne zarządzanie czasem pracy. Oznacza to, że menadżerowie HR mają pod kontrolą to, ile pracują ich pracownicy, w jakiej porze i czy mają zapewniony odpoczynek dobowy. W przypadku spraw kadrowych, takich, jak aktualne badania lekarskie, pomaga monitoring zdarzeń, przypominający o upływającej ważności tych terminów. Oczywiście żółte samoprzylepne karteczki też są sposobem, ale w przypadku firm, zatrudniających kilkaset lub kilka tysięcy pracowników są zdecydowanie za mało skuteczne. 😉

Za niedopilnowanie powyższych spraw, grożą pracodawcy kary finansowe w razie kontroli przeprowadzonej przez Państwową Inspekcją Pracy. Automatyzacja HR pozwala ich uniknąć.