Kadry i płace w chmurze – czy warto?

Dlaczego warto mieć kadry i płace w chmurze?

Kadry i płace w chmurze to rozwiązanie dla firm niezależnie od ich wielkości czy profilu działania. Przeniesienie biznesu do chmury przynosi szereg korzyści. Nie tylko wpływa na minimalizację kosztów, ale także na bezpieczeństwo danych i poprawę wydajności pracy działu kadrowo-płacowego. Z jakich powodów warto jeszcze korzystać z chmury obliczeniowej? Spieszymy z wyjaśnieniami.

Kadry i płace w chmurze to kadry i płace pod kontrolą. Coraz więcej firm przenosi dane do chmury, dostrzegając jej zalety. Trend z pewnością się utrzyma, ponieważ systemy kadrowo-płacowe w modelu chmurowym to same korzyści, niższe koszty i gwarancja bezpieczeństwa danych.

Redukcja kosztów

Po pierwsze, redukcja kosztów. Jeśli mówimy o optymalizacji wydatków, musimy spojrzeć na nie wielowymiarowo.

Brak wydatków na własne serwerownie

Firma, by korzystać z systemu HR w chmurze, nie musi posiadać serwerowni ani administratorów odpowiedzialnych za jej utrzymanie. Dostawcy IT w modelu SaaS (Software as a Service – oprogramowanie jako usługa) oferują często instalacje i konfiguracje systemu HR na własnych serwerach. Co to oznacza? Firma nie wydaje pieniędzy na infrastrukturę IT. Całość obowiązków związanych z jej utrzymaniem leży po stronie dostawcy oprogramowania kadrowo-płacowego, a co za tym idzie, serwisowanie i reagowanie na pojawiające się problemy i awarie. Wówczas to dostawca jest odpowiedzialny za to, by system w chmurze nieprzerwanie funkcjonował.

Niższe koszty początkowe

Kadry i płace w chmurze zwykle są udostępniane w modelu subskrypcyjnym. Wówczas abonament to stała miesięczna opłata. To tańsze rozwiązanie niż jednorazowy zakup licencji, który wiąże się z wysokimi kosztami już na początku użytkowania oprogramowania. Dzięki temu nawet małe firmy mogą pozwolić sobie na pracę w tym modelu.

Gdy mówimy o kosztach, wielkość firmy ma istotne znaczenie. Im większa firma, tym większe potrzeby, a co za tym idzie – koszty. W przypadku systemu kadrowo-płacowego w chmurze, możemy przyjąć uproszczoną kalkulację.

1. Małe firmy (<49 pracowników) – zakup licencji oprogramowania z podstawowymi funkcjami to zazwyczaj koszt rzędu kilku tysięcy złotych. Z kolei wynajem w modelu subskrypcyjnym to wydatek rzędu kilkuset złotych miesięcznie.
2. Średniej wielkości firmy (50-249 pracowników) – zakup licencji oprogramowania wynosi kilkadziesiąt tysięcy złotych. Wynajem w modelu subskrypcyjnym kosztuje kilka tysięcy złotych miesięcznie.
3. Duże firmy (>250 pracowników) – w tym przypadku należy się przygotować na wydatki rzędu kilkuset tysięcy złotych.

Do podanych kwot należy doliczyć także koszty usług wdrożeniowych (import danych, szkolenia dla użytkowników, parametryzacja systemu itp.), a także usług serwisowych. Ich zakres oraz koszt zależy od potrzeb i wymagań danej firmy.

Redukcja kosztów przestrzeni biurowej

Kadry i płace w chmurze pozwalają na likwidację firmowego archiwum. Papierowa dokumentacja zostaje zastąpiona dokumentami elektronicznymi, zwalnia się przestrzeń biurowa i tym samym zmniejszają się koszty.

Co więcej, firmy, które posiadają zasoby kadrowo-płacowe w chmurze, mogą pracować z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Istnieje zatem możliwość wprowadzenia pracy zdalnej dla pracowników biurowych i zrezygnowania ze standardowych miejsc pracy. To może być kolejna oszczędność.

Kadry i płace w chmurze a bezpieczeństwo danych

Zasoby kadrowo-płacowe w chmurze to gwarancja bezpieczeństwa. Nie musisz martwić się utratą danych, gdyż w razie kradzieży sprzętu lub przypadkowego usunięcia danych, wszystkie zasoby pozostają zapisane w kopii zapasowej.

Co więcej, serwerownie posiadają różne certyfikaty, które potwierdzają to, że Twoje dane są bezpieczne. Certyfikacje mogą dotyczyć architektury, mechaniki, zasilania czy telekomunikacji. W trakcie ich uzyskiwania weryfikowane są systemy chłodzenia, systemy przeciwpożarowe czy ochrona dostępu. Dostawca IT dba o to, by w serwerowni panowały odpowiednie warunki, m.in. temperatura i sprawne działanie zasilania awaryjnego.

Rada od ekspertów iPersonel: w czasie wyboru dostawcy IT, zwróć uwagę na to, jakie oferuje standardy bezpieczeństwa.

Automatyczne aktualizacje

Jeśli korzystasz z usług dostawcy systemu kadrowo-płacowego w chmurze, możesz liczyć na aktualizacje oprogramowania. Dostarczane zmiany dotyczą zarówno zmian w przepisach prawnych, jak i udoskonaleń technologicznych. Administratorzy oraz programiści nieustannie weryfikują wszelkie problemy, a jeśli znajdą jakieś luki w systemie, dostarczają gotowe rozwiązania właśnie w postaci aktualizacji. Nie musisz martwić się tym obszarem, ponieważ to dostawca oprogramowania w chmurze jest odpowiedzialny za całokształt funkcjonowania systemu HR.

Stały dostęp do danych

Pracownicy działu kadrowo-płacowego mogą pracować w dowolnym miejscu i czasie. To rozwiązanie, które idealnie sprawdzi się w przypadku pracy zdalnej, zyskującej na popularności przez pandemię. Kadry i płace w chmurze to stały dostęp do wszystkich zasobów – bez konieczności szukania konkretnego dokumentu pośród tysiąca innych w archiwum, bez wracania do biura po potrzebne akta czy bezpośrednich spotkań w celu ich wymiany. Elektroniczny obieg informacji i dokumentów zdecydowanie usprawnia wykonywanie codziennych obowiązków kadrowo-płacowych.

Skalowalność i elastyczność

Rozwiązania chmurowe można dopasować do wymagań firmy, jak i jej działu kadrowo-płacowego. Dostawcy reagują na bieżące problemy swoich klientów, ale także są w stanie dopasować zasoby serwerowe do zmieniających się potrzeb rozwijającego biznesu. Brak ograniczeń mocy obliczeniowej serwerów czy przestrzeni na przechowywanie danych to z pewnością ważne atuty.

Model chmurowy to korzyści biznesowe

Ilość danych nieustannie rośnie, a rozwiązania chmurowe umożliwiają firmom uporanie się z tym problemem. Chmura zapewnia podstawowe korzyści biznesowe, oferując przedsiębiorstwom skalowalność i wydajność, która do tej pory była nieosiągalna. Czy warto przenieść kadry i płace do chmury? Nie mamy co do tego wątpliwości, a Ty?