Kategorie

Portal Pracownika - wsparcie działu HR w czasie pandemii

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Portal Pracownika - wsparcie działu HR w czasie pandemii
Shutterstock
Portal Pracownika to wsparcie działu HR w czasie pandemii. Do czego służy? Jakie korzyści przynosi działom HR?

Co to jest Portal Pracownika?

Pracownika to narzędzie, które pozwala rozwiązywać wiele spraw pracowniczych w sposób elektroniczny – bez konieczności bezpośredniego kontaktu z działem HR. Platforma umożliwia wysyłkę e-pasków płacowych, obsługę e-wniosków urlopowych, udostępnienie najważniejszej dokumentacji pracowniczej czy przekazanie deklaracji PIT. Działy HR mogą szybko reagować na potrzeby pracowników – nawet podczas pracy zdalnej w wyniku panującej pandemii.

Pandemia przyspieszyła proces digitalizacji firm. Przedsiębiorstwa musiały poradzić sobie z wewnętrzną organizacją działań w wyniku masowego przechodzenia pracowników na tryb pracy zdalnej. Zmiana miejsca pracy nie zmieniła zakresu obowiązków poszczególnych działów. Firmy, które przeszły wcześniej transformację cyfrową, były lepiej przygotowane na nowe warunki pracy bez utraty efektywności.

Portal Pracownika jako wsparcie działu HR

Działy kadrowo-płacowe – niezależnie od trybu pracy – zobowiązane są do comiesięcznego naliczania płac, a także bieżącą obsługę spraw pracowniczych. Spełnienie tych obowiązków umożliwia Portal Pracownika. Pozwala on na rozwiązanie spraw elektronicznie – bez konieczności bezpośrednich kontaktów, co w dobie pandemii jest kluczowe. Jak Portal Pracownika wspiera działy HR?

Dokumentacja pracownicza w formie e-teczki

Reklama

Praca zdalna utrudniła działanie firm, które korzystają z tradycyjnej, papierowej dokumentacji. Proces zarządzania taką dokumentacją jest znacznie trudniejszy, wymaga większych nakładów pracy, a także bezpośredniej wymiany potrzebnych papierowych dokumentów.

Transformacja cyfrowa likwiduje te problemy i przyspiesza obieg dokumentów w firmie. System HR, którego częścią jest Portal Pracownika, zapewnia pracownikom działu kadrowo-płacowego stały dostęp do dokumentacji pracowniczej – bez konieczności wizyty w firmowym archiwum. Elektroniczne teczki kadrowe umożliwiają szybkie odnalezienie danego dokumentu i udostępnienie go na prośbę pracownika w portalu. Obie strony mogą korzystać z najważniejszych dokumentów wtedy, gdy tego potrzebują.

Elektroniczne paski płacowe

Portal Pracownika umożliwia comiesięczną wysyłkę elektronicznych pasków płacowych. Zawierają one informacje o wysokości wynagrodzenia i wszystkich jego składnikach płacowych.

Tradycyjna dystrybucja pasków płacowych wymaga od pracownika działu kadr i płac ręcznego cięcia pasków oraz pakowania ich do kopert. Wówczas trafia on do pracownika za pośrednictwem poczty. Możliwa jest także bezpośrednia wizyta pracownika w biurze w celu jego odbioru. Każda z tych wersji jest jednak czasochłonna i wymaga osobistego kontaktu, który w trakcie trwającej pandemii nie jest zalecany. Automatyzacja procesu wysyłki i przekazywanie pasków płacowych za pośrednictwem Portalu Pracownika eliminuje te problemy.

Elektroniczne wnioski urlopowe

Reklama

Portal Pracownika pozwala na zarządzanie absencjami w firmie. Każdy pracownik poprzez portal może w dowolnej chwili złożyć elektroniczny wniosek o urlop. Przełożony akceptuje go lub odrzuca – wówczas odpowiedni komunikat automatycznie pojawia się na koncie pracownika. Portal na bieżąco informuje, na jakim etapie znajduje się dany wniosek.

Zatrudniony ma stały wgląd do salda urlopowego, co pozwala uniknąć dodatkowych telefonów i maili do działu kadr w sprawie liczby dni urlopu do wykorzystania. Dostępność informacji o czasie pracy to rozwiązanie korzystne zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy, który na podstawie aktualnych danych może podjąć odpowiednią decyzję o urlopie, nie zakłócając rytmu pracy.

Dystrybucja PIT-ów

Za pośrednictwem Portalu Pracownika możesz przekazać deklaracje rozliczeniowe swoim pracownikom. To prosty i wygodny sposób na udostępnianie najważniejszych dokumentów, a także metoda, gwarantująca bezpieczeństwo i ochronę danych osobowych. Poufność danych zapewniają technologiczne mechanizmy, takie jak kwalifikowany podpis elektroniczny czy certyfikaty bezpieczeństwa.

Ogłoszenia firmowe

Portal Pracownika zapewnia stały kontakt na linii pracodawca – pracownik. Umożliwia poinformowanie o najważniejszych sprawach organizacyjnych, wprowadzonych zmianach, zbiórkach pieniędzy, wyjazdach firmowych czy innych istotnych wydarzeniach. Stanowi istotny element employer branding – pracodawca może pokazać pracownikom, że o nich pamięta, podtrzymuje kontakt i nie pozwala na osłabienie relacji z pracownikami, wykonującymi swoje obowiązki zdalnie.

Portal Pracownika - korzyści dla działów HR

Portal Pracownika to rozwiązanie, które przynosi korzyści zarówno pracodawcom, działom HR, jak i pracownikom. To narzędzie, które umożliwia zatrudnionym rozwiązanie wielu spraw – bez konieczności osobistego kontaktu z działem kadrowo-płacowym.

W okresie pandemii pracodawcy stoją przed poważnym zadaniem, jakim jest zapewnienie bezpiecznych warunków pracy. Portal Pracownika umożliwia spełnienie tego obowiązku. Pracownicy działu HR mogą pracować zdalnie, ponieważ wszystkie potrzebne zasoby firmowe mają pod ręką w systemie HR. Nie ma konieczności wizyt w biurze i archiwum w celu uzyskania niezbędnych akt lub wymiany dokumentów. Z kolei pracownicy mogą rozwiązać swoje sprawy pracownicze z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie, ponieważ potrzebny jest im do tego wyłącznie laptop lub telefon z dostępem do Internetu.

Digitalizacja usprawnia organizację pracy w czasie pandemii. Automatyzacja procesów HR wpływa na efektywność pracowników działu HR, którzy mogą wykonać więcej zadań każdego dnia. Portal Pracownika wspiera działy kadrowo-płacowe, usprawnia ich funkcjonowanie, pozwalając reagować szybko na pojawiające się potrzeby pracowników. Co więcej przyczynia się także do wypracowania znaczących oszczędności.

Polecamy: Personel i zarządzanie – prenumerata.

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online na praca.gov.pl

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przygotowuje projekt ustawy o zawieraniu i rozliczaniu umów w sposób elektroniczny przez niektórych pracodawców. Ustawa ta ma pozwolić mikroprzedsiębiorcom, rolnikom, a także osobom fizycznym, zatrudniającym pracowników, czy zleceniobiorców, na zawieranie umów o pracę i umów zlecenia według gotowych szablonów na portalu praca.gov.pl. Ten nowy sposób zawierania ww. umów ma być dodatkową opcją dla wspomnianych pracodawców i zleceniodawców. Zawsze będzie można zatrudnić pracownika czy zleceniobiorcę w tradycyjny sposób. Projekt ten ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w III kwartale 2021 r.

    Wypadki przy pracy - I kwartał 2021 [GUS]

    Wypadki przy pracy - GUS podał dane za I kwartał 2021 r. Czy liczba wypadków spadła w porównaniu do roku 2020?

    HR-owca portret własny 2021 [RAPORT]

    HR-owca portret własny 2021 - raport przedstawia jak HRowcy radzili sobie w pandemii, jakie mają zadania, wyzwania i motywacje. Jak oceniają swoją pracę?

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r.

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r. - ile wynosi Mindestlohn? Ile wynosi netto?

    Urlop rodzinny na opiekę nad rodzicami lub wnukami

    Urlop rodzinny - 12 miesięczny urlop na opiekę nad chorymi rodzicami bądź wnukami dla babci lub dziadka to nowa propozycja urlopu. Czy będzie wprowadzony do Kodeksu pracy?

    Składka zdrowotna - Nowy Ład

    Składka zdrowotna a Nowy Ład - jaka zmiana w naliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne została przewidziana od 2022 r.?