Portal Pracownika - wsparcie działu HR w czasie pandemii

Co to jest Portal Pracownika?

Pracownika to narzędzie, które pozwala rozwiązywać wiele spraw pracowniczych w sposób elektroniczny – bez konieczności bezpośredniego kontaktu z działem HR. Platforma umożliwia wysyłkę e-pasków płacowych, obsługę e-wniosków urlopowych, udostępnienie najważniejszej dokumentacji pracowniczej czy przekazanie deklaracji PIT. Działy HR mogą szybko reagować na potrzeby pracowników – nawet podczas pracy zdalnej w wyniku panującej pandemii.

Pandemia przyspieszyła proces digitalizacji firm. Przedsiębiorstwa musiały poradzić sobie z wewnętrzną organizacją działań w wyniku masowego przechodzenia pracowników na tryb pracy zdalnej. Zmiana miejsca pracy nie zmieniła zakresu obowiązków poszczególnych działów. Firmy, które przeszły wcześniej transformację cyfrową, były lepiej przygotowane na nowe warunki pracy bez utraty efektywności.

Portal Pracownika jako wsparcie działu HR

Działy kadrowo-płacowe – niezależnie od trybu pracy – zobowiązane są do comiesięcznego naliczania płac, a także bieżącą obsługę spraw pracowniczych. Spełnienie tych obowiązków umożliwia Portal Pracownika. Pozwala on na rozwiązanie spraw elektronicznie – bez konieczności bezpośrednich kontaktów, co w dobie pandemii jest kluczowe. Jak Portal Pracownika wspiera działy HR?

Dokumentacja pracownicza w formie e-teczki

Praca zdalna utrudniła działanie firm, które korzystają z tradycyjnej, papierowej dokumentacji. Proces zarządzania taką dokumentacją jest znacznie trudniejszy, wymaga większych nakładów pracy, a także bezpośredniej wymiany potrzebnych papierowych dokumentów.

Transformacja cyfrowa likwiduje te problemy i przyspiesza obieg dokumentów w firmie. System HR, którego częścią jest Portal Pracownika, zapewnia pracownikom działu kadrowo-płacowego stały dostęp do dokumentacji pracowniczej – bez konieczności wizyty w firmowym archiwum. Elektroniczne teczki kadrowe umożliwiają szybkie odnalezienie danego dokumentu i udostępnienie go na prośbę pracownika w portalu. Obie strony mogą korzystać z najważniejszych dokumentów wtedy, gdy tego potrzebują.

Elektroniczne paski płacowe

Portal Pracownika umożliwia comiesięczną wysyłkę elektronicznych pasków płacowych. Zawierają one informacje o wysokości wynagrodzenia i wszystkich jego składnikach płacowych.

Tradycyjna dystrybucja pasków płacowych wymaga od pracownika działu kadr i płac ręcznego cięcia pasków oraz pakowania ich do kopert. Wówczas trafia on do pracownika za pośrednictwem poczty. Możliwa jest także bezpośrednia wizyta pracownika w biurze w celu jego odbioru. Każda z tych wersji jest jednak czasochłonna i wymaga osobistego kontaktu, który w trakcie trwającej pandemii nie jest zalecany. Automatyzacja procesu wysyłki i przekazywanie pasków płacowych za pośrednictwem Portalu Pracownika eliminuje te problemy.

Elektroniczne wnioski urlopowe

Portal Pracownika pozwala na zarządzanie absencjami w firmie. Każdy pracownik poprzez portal może w dowolnej chwili złożyć elektroniczny wniosek o urlop. Przełożony akceptuje go lub odrzuca – wówczas odpowiedni komunikat automatycznie pojawia się na koncie pracownika. Portal na bieżąco informuje, na jakim etapie znajduje się dany wniosek.

Zatrudniony ma stały wgląd do salda urlopowego, co pozwala uniknąć dodatkowych telefonów i maili do działu kadr w sprawie liczby dni urlopu do wykorzystania. Dostępność informacji o czasie pracy to rozwiązanie korzystne zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy, który na podstawie aktualnych danych może podjąć odpowiednią decyzję o urlopie, nie zakłócając rytmu pracy.

Dystrybucja PIT-ów

Za pośrednictwem Portalu Pracownika możesz przekazać deklaracje rozliczeniowe swoim pracownikom. To prosty i wygodny sposób na udostępnianie najważniejszych dokumentów, a także metoda, gwarantująca bezpieczeństwo i ochronę danych osobowych. Poufność danych zapewniają technologiczne mechanizmy, takie jak kwalifikowany podpis elektroniczny czy certyfikaty bezpieczeństwa.

Ogłoszenia firmowe

Portal Pracownika zapewnia stały kontakt na linii pracodawca – pracownik. Umożliwia poinformowanie o najważniejszych sprawach organizacyjnych, wprowadzonych zmianach, zbiórkach pieniędzy, wyjazdach firmowych czy innych istotnych wydarzeniach. Stanowi istotny element employer branding – pracodawca może pokazać pracownikom, że o nich pamięta, podtrzymuje kontakt i nie pozwala na osłabienie relacji z pracownikami, wykonującymi swoje obowiązki zdalnie.

Portal Pracownika - korzyści dla działów HR

Portal Pracownika to rozwiązanie, które przynosi korzyści zarówno pracodawcom, działom HR, jak i pracownikom. To narzędzie, które umożliwia zatrudnionym rozwiązanie wielu spraw – bez konieczności osobistego kontaktu z działem kadrowo-płacowym.

W okresie pandemii pracodawcy stoją przed poważnym zadaniem, jakim jest zapewnienie bezpiecznych warunków pracy. Portal Pracownika umożliwia spełnienie tego obowiązku. Pracownicy działu HR mogą pracować zdalnie, ponieważ wszystkie potrzebne zasoby firmowe mają pod ręką w systemie HR. Nie ma konieczności wizyt w biurze i archiwum w celu uzyskania niezbędnych akt lub wymiany dokumentów. Z kolei pracownicy mogą rozwiązać swoje sprawy pracownicze z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie, ponieważ potrzebny jest im do tego wyłącznie laptop lub telefon z dostępem do Internetu.

Digitalizacja usprawnia organizację pracy w czasie pandemii. Automatyzacja procesów HR wpływa na efektywność pracowników działu HR, którzy mogą wykonać więcej zadań każdego dnia. Portal Pracownika wspiera działy kadrowo-płacowe, usprawnia ich funkcjonowanie, pozwalając reagować szybko na pojawiające się potrzeby pracowników. Co więcej przyczynia się także do wypracowania znaczących oszczędności.

Polecamy: Personel i zarządzanie – prenumerata.