REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Gdzie przechowywać dokumentację związaną z badaniami lekarskimi i karami porządkowymi

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Bożena Lenart
specjalista z zakresu prawa pracy
Gdzie przechowywać dokumentację związaną z badaniami lekarskimi i karami porządkowymi/fot. Shutterstock
Gdzie przechowywać dokumentację związaną z badaniami lekarskimi i karami porządkowymi/fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące tych badań mogą być przechowywane w części A, B lub C akt osobowych, w zależności od ich rodzaju. Także dokumentacja związana z odpowiedzialnością porządkową pracownika nie zawsze musi być przechowywana w części D jego akt osobowych.

Akta osobowe pracownika powinny składać się z czterech części:

REKLAMA

Autopromocja
  • w części A akt osobowych znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące niektórych badań lekarskich,
  • w części B akt osobowych umieszczane są oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
  • w części C akt osobowych pracodawca musi zbierać oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,
  • w części D akt osobowych powinny się znaleźć odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu,

- § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Przechowywanie dokumentacji związanej z badaniami lekarskimi pracowników

Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań przeprowadzanych przez lekarza medycyny pracy mogą w praktyce znajdować się w różnych częściach akt osobowych pracownika - zależnie od specyfiki jego zatrudnienia.

W części A akt osobowych pracownika powinny się znaleźć skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, o których mowa w:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • art. 229 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Są to skierowanie na wstępne badania lekarskie, wystawione przez pracodawcę w związku z obecnym zatrudnieniem pracownika, i orzeczenie lekarskie wystawione po przeprowadzeniu tych badań,
  • art. 229 § 11 Kodeksu pracy. Przepis ten określa, że wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby przyjmowane do pracy:

REKLAMA

1) ponownie u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą. Zatem w tej części akt osobowych pracownika powinny znaleźć się skierowanie na wstępne/okresowe/kontrolne badania lekarskie, wystawione w związku z poprzednim zatrudnieniem tego pracownika u pracodawcy w sytuacji, gdy to poprzednie zatrudnienie u tego samego pracodawcy co obecny ustało nie później niż 30 dni przed obecnym zatrudnieniem, oraz aktualne (ważne) orzeczenie lekarskie wystawione w związku z tymi badaniami,

2) u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy (z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych). Oznacza to, że w części A powinno znaleźć się skierowanie na wstępne/okresowe/kontrolne badania lekarskie, wystawione w związku z poprzednim zatrudnieniem tego pracownika u innego pracodawcy w sytuacji, gdy to poprzednie zatrudnienie ustało nie później niż 30 dni przed obecnym zatrudnieniem, oraz aktualne/ważne orzeczenie lekarskie wystawione w związku z tymi badaniami (nie dotyczy to jednak osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych - te osoby muszą być skierowane na wstępne badania lekarskie przed zatrudnieniem u kolejnego pracodawcy).

  • art. 229 § 12 Kodeksu pracy. W przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą należy odpowiednio stosować przepisy dotyczące przyjmowania pracownika do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy (o czym jest mowa w art. 229 § 11 pkt 2 Kodeksu pracy).

Należy zwrócić uwagę, że skierowanie na badania lekarskie, na podstawie którego przeprowadzane jest badanie profilaktyczne, każdy pracodawca musi wystawić w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich otrzymuje osoba kierowana na badania (§ 4 ust. 1a rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy). Także orzeczenie lekarskie jest wydawane w 2 egzemplarzach - jeden dla osoby badanej, drugi - dla pracodawcy (§ 3 ust. 4 tego rozporządzenia). Zatem każdy pracownik dysponuje egzemplarzem swojego skierowania na badania profilaktyczne oraz orzeczeniem lekarskim wydanym po tych badaniach. Bez przeszkód może je więc przedstawić kolejnemu pracodawcy, u którego chce podjąć zatrudnienie na stanowisku pracy o takich samych warunkach pracy.

Zarówno skierowanie na profilaktyczne badanie lekarskie, jak i orzeczenie lekarskie, wydawane są w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracownik.

REKLAMA

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem (§ 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Zatem przedstawione przez nowo zatrudnionego pracownika skierowanie na badania profilaktyczne i orzeczenie lekarskie pochodzące z zatrudnienia u innego pracodawcy nie mogą być mu zabrane i odłożone do jego akt osobowych. Obecny pracodawca może tylko sporządzić sobie z nich odpis lub kopię.

W części B akt osobowych pracownika powinny być umieszczane oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, o których mowa w:

  • art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. Chodzi tu o wstępne badania lekarskie, którym zgodnie z tym przepisem podlegają pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe,
  • art. 229 § 2 zd. 1 i § 5 pkt 1 Kodeksu pracy. Każdy pracownik w trakcie zatrudnienia podlega regularnym okresowym badaniom lekarskim. Dodatkowo pracodawca zatrudniający pracowników w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających jest obowiązany zapewnić tym pracownikom okresowe badania lekarskie także po zaprzestaniu pracy w kontakcie z tymi substancjami, czynnikami lub pyłami,
  • art. 229 § 2 zd. 2 Kodeksu pracy. Pracownik podlega kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą.

W części C akt osobowych pracodawca musi zbierać oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

Pracodawca zatrudniający pracowników w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających jest bowiem obowiązany zapewnić tym pracownikom okresowe badania lekarskie także po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli zainteresowana osoba zgłosi wniosek o objęcie takimi badaniami (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy). Wówczas pracodawca odkłada do tej części akt osobowych byłego już pracownika skierowania na takie badania i orzeczenia lekarskie zapadłe w ich wyniku.

Przechowywanie dokumentacji związanej z odpowiedzialnością porządkową

W części D akt osobowych pracodawca musi umieszczać:

  • odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz
  • inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Jeżeli przepisy szczególne o nakładaniu na pracownika kar nie przewidują ich zatarcia - to dokumenty z nimi związane powinny być umieszczane w części B akt osobowych pracownika. W części D akt osobowych pracownika mają być przechowywane wyłącznie dokumenty o znaczeniu czasowym - czyli takie, które z upływem określonego w przepisach okresu należy usunąć z akt osobowych pracownika.

W części D akt osobowych pracownika znajdują się dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Począwszy od 1 stycznia 2019 r. w części D akt osobowych pracownika należy umieszczać np. dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika, o której mowa w art. 108 i następnych Kodeksu pracy. Dotyczy to akt osobowych wszystkich pracowników, niezależnie od tego, kiedy zostali zatrudnieni. Natomiast dokumentacja dotycząca odpowiedzialności porządkowej pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., która została wytworzona do 31 grudnia 2018 r., może pozostać w części B akt osobowych pracownika. Pracodawcy nie mają bowiem obowiązku zmiany zawartości akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. według nowych zasad wprowadzonych rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jednak w przypadku takich pracowników nowe dokumenty, tj. wytworzone począwszy od 1 stycznia 2019 r., muszą już być umieszczane w poszczególnych częściach akt osobowych na nowych zasadach, wprowadzonych rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej. A zatem należy pamiętać, że:

  • przepisy rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od 1 stycznia 2019 r.,
  • do akt osobowych pracowników, pozostających 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, zgromadzonych do 31 grudnia 2018 r., nie stosuje się przepisów rozporządzenia dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej (czyli § 2-6). W tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed 1 stycznia 2019 r.,
  • do dokumentacji pracowniczej pracowników pozostających 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, gromadzonej od 1 stycznia 2019 r., stosuje się już przepisy nowego rozporządzenia

- § 20 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Pracodawcy mogą dostosować akta osobowe pracowników pozostających 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, zgromadzone przed tym dniem, do przepisów rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Mogą oni poprzenosić dokumentację związaną z odpowiedzialnością porządkową pracowników z części B do nowej części D, ale nie muszą tego robić.

W przypadku pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r., nie dokonuje się reorganizacji ich akt osobowych - wszystko w nich ma zostać "po staremu" (§ 22 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

PODSTAWA PRAWNA:

  • § 3 pkt 1, pkt 2 lit. r), pkt 3 lit. g), pkt 4, § 19-22 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369),

  • § 3 ust. 4, § 4 ust. 1a rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2067).

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

REKLAMA

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co się zmieni?

94% kandydatów do pracy przez brak widełek płacowych w ogłoszeniu rezygnuje z aplikowania, nawet jeśli oferta jest atrakcyjna dla rozwoju ich ścieżki kariery. Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co to oznacza? Czy podanie widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę będzie obowiązkowe?

Lipiec 2025: jakie zmiany i ważne daty w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych?

Lipiec 2025 r. przyniósł ważne zmiany w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Zmiany mają wpływ na sytuację pracowników, pracodawców, osób z niepełnosprawnościami, przedsiębiorców, osób bezrobotnych, stażystów i dla wielu innych grup. Wchodzi w życie sporo nowych przepisów - jedne są bardziej niszowe - bo dotyczące np. zatrudnienia w służbach, a drugie mniej, odnoszące się do wielu osób. Przypominamy też jakie są ważne terminy kadrowo-płacowe, które powinny być dochowane w lipcu 2025 r.

Czy certyfikacja ISO nadal ma sens?

Zarządzanie jakością, zarządzanie środowiskowe, systemy zapewniania bezpieczeństwa i higieny pracy czy czystości mikrobiologicznej – nowoczesne organizacje, szczególnie te, działające globalnie, porządkują wewnętrzne procesy własnymi procedurami. Czy w tej sytuacji certyfikacja ISO nadal ma sens? – Bez wątpienia. I to nie tylko po to, żeby zwiększyć konkurencyjność i wiarygodność w oczach kontrahentów – przekonuje Katarzyna Petrusiewicz, ekspert CWS Workwear.

REKLAMA

Najbardziej szanowane zawody 2025. B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę

Jakie zawody są obecnie najbardziej szanowane przez społeczeństwo? Na końcu listy znajdują się posłowie, europosłowie, samorządowcy, influencerzy i youtuberzy. Zmienia się idealna wizja pracy - B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę.

Pracodawca powinien redukować przebodźcowanie pracowników [SPOSOBY]

Współcześnie pracujemy za dużo, za głośno i za szybko. Wpływa to na przebodźcowanie, co z kolei powoduje niezdolność do koncentracji, złe samopoczucie, a nawet problemy psychiczne. Raport Pracuj.pl “Neurokomfort w pracy i rekrutacji, czyli przed jakimi wyzwaniami stajemy jako neuroróżnorodni w świecie pełnym bodźców” przedstawia problem i podaje pracodawcom sposoby na redukowanie przebodźcowania pracowników.

REKLAMA