REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Gdzie przechowywać dokumentację związaną z badaniami lekarskimi i karami porządkowymi

Bożena Lenart
specjalista z zakresu prawa pracy
Gdzie przechowywać dokumentację związaną z badaniami lekarskimi i karami porządkowymi/fot. Shutterstock
Gdzie przechowywać dokumentację związaną z badaniami lekarskimi i karami porządkowymi/fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące tych badań mogą być przechowywane w części A, B lub C akt osobowych, w zależności od ich rodzaju. Także dokumentacja związana z odpowiedzialnością porządkową pracownika nie zawsze musi być przechowywana w części D jego akt osobowych.

Akta osobowe pracownika powinny składać się z czterech części:

Autopromocja
  • w części A akt osobowych znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące niektórych badań lekarskich,
  • w części B akt osobowych umieszczane są oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
  • w części C akt osobowych pracodawca musi zbierać oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,
  • w części D akt osobowych powinny się znaleźć odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu,

- § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Przechowywanie dokumentacji związanej z badaniami lekarskimi pracowników

Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań przeprowadzanych przez lekarza medycyny pracy mogą w praktyce znajdować się w różnych częściach akt osobowych pracownika - zależnie od specyfiki jego zatrudnienia.

W części A akt osobowych pracownika powinny się znaleźć skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, o których mowa w:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • art. 229 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Są to skierowanie na wstępne badania lekarskie, wystawione przez pracodawcę w związku z obecnym zatrudnieniem pracownika, i orzeczenie lekarskie wystawione po przeprowadzeniu tych badań,
  • art. 229 § 11 Kodeksu pracy. Przepis ten określa, że wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby przyjmowane do pracy:

1) ponownie u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą. Zatem w tej części akt osobowych pracownika powinny znaleźć się skierowanie na wstępne/okresowe/kontrolne badania lekarskie, wystawione w związku z poprzednim zatrudnieniem tego pracownika u pracodawcy w sytuacji, gdy to poprzednie zatrudnienie u tego samego pracodawcy co obecny ustało nie później niż 30 dni przed obecnym zatrudnieniem, oraz aktualne (ważne) orzeczenie lekarskie wystawione w związku z tymi badaniami,

2) u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy (z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych). Oznacza to, że w części A powinno znaleźć się skierowanie na wstępne/okresowe/kontrolne badania lekarskie, wystawione w związku z poprzednim zatrudnieniem tego pracownika u innego pracodawcy w sytuacji, gdy to poprzednie zatrudnienie ustało nie później niż 30 dni przed obecnym zatrudnieniem, oraz aktualne/ważne orzeczenie lekarskie wystawione w związku z tymi badaniami (nie dotyczy to jednak osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych - te osoby muszą być skierowane na wstępne badania lekarskie przed zatrudnieniem u kolejnego pracodawcy).

  • art. 229 § 12 Kodeksu pracy. W przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą należy odpowiednio stosować przepisy dotyczące przyjmowania pracownika do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy (o czym jest mowa w art. 229 § 11 pkt 2 Kodeksu pracy).

Należy zwrócić uwagę, że skierowanie na badania lekarskie, na podstawie którego przeprowadzane jest badanie profilaktyczne, każdy pracodawca musi wystawić w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich otrzymuje osoba kierowana na badania (§ 4 ust. 1a rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy). Także orzeczenie lekarskie jest wydawane w 2 egzemplarzach - jeden dla osoby badanej, drugi - dla pracodawcy (§ 3 ust. 4 tego rozporządzenia). Zatem każdy pracownik dysponuje egzemplarzem swojego skierowania na badania profilaktyczne oraz orzeczeniem lekarskim wydanym po tych badaniach. Bez przeszkód może je więc przedstawić kolejnemu pracodawcy, u którego chce podjąć zatrudnienie na stanowisku pracy o takich samych warunkach pracy.

Zarówno skierowanie na profilaktyczne badanie lekarskie, jak i orzeczenie lekarskie, wydawane są w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracownik.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem (§ 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Zatem przedstawione przez nowo zatrudnionego pracownika skierowanie na badania profilaktyczne i orzeczenie lekarskie pochodzące z zatrudnienia u innego pracodawcy nie mogą być mu zabrane i odłożone do jego akt osobowych. Obecny pracodawca może tylko sporządzić sobie z nich odpis lub kopię.

W części B akt osobowych pracownika powinny być umieszczane oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, o których mowa w:

  • art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. Chodzi tu o wstępne badania lekarskie, którym zgodnie z tym przepisem podlegają pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe,
  • art. 229 § 2 zd. 1 i § 5 pkt 1 Kodeksu pracy. Każdy pracownik w trakcie zatrudnienia podlega regularnym okresowym badaniom lekarskim. Dodatkowo pracodawca zatrudniający pracowników w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających jest obowiązany zapewnić tym pracownikom okresowe badania lekarskie także po zaprzestaniu pracy w kontakcie z tymi substancjami, czynnikami lub pyłami,
  • art. 229 § 2 zd. 2 Kodeksu pracy. Pracownik podlega kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą.

W części C akt osobowych pracodawca musi zbierać oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

Pracodawca zatrudniający pracowników w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających jest bowiem obowiązany zapewnić tym pracownikom okresowe badania lekarskie także po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli zainteresowana osoba zgłosi wniosek o objęcie takimi badaniami (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy). Wówczas pracodawca odkłada do tej części akt osobowych byłego już pracownika skierowania na takie badania i orzeczenia lekarskie zapadłe w ich wyniku.

Przechowywanie dokumentacji związanej z odpowiedzialnością porządkową

W części D akt osobowych pracodawca musi umieszczać:

  • odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz
  • inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Jeżeli przepisy szczególne o nakładaniu na pracownika kar nie przewidują ich zatarcia - to dokumenty z nimi związane powinny być umieszczane w części B akt osobowych pracownika. W części D akt osobowych pracownika mają być przechowywane wyłącznie dokumenty o znaczeniu czasowym - czyli takie, które z upływem określonego w przepisach okresu należy usunąć z akt osobowych pracownika.

W części D akt osobowych pracownika znajdują się dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Począwszy od 1 stycznia 2019 r. w części D akt osobowych pracownika należy umieszczać np. dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika, o której mowa w art. 108 i następnych Kodeksu pracy. Dotyczy to akt osobowych wszystkich pracowników, niezależnie od tego, kiedy zostali zatrudnieni. Natomiast dokumentacja dotycząca odpowiedzialności porządkowej pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., która została wytworzona do 31 grudnia 2018 r., może pozostać w części B akt osobowych pracownika. Pracodawcy nie mają bowiem obowiązku zmiany zawartości akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. według nowych zasad wprowadzonych rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jednak w przypadku takich pracowników nowe dokumenty, tj. wytworzone począwszy od 1 stycznia 2019 r., muszą już być umieszczane w poszczególnych częściach akt osobowych na nowych zasadach, wprowadzonych rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej. A zatem należy pamiętać, że:

  • przepisy rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od 1 stycznia 2019 r.,
  • do akt osobowych pracowników, pozostających 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, zgromadzonych do 31 grudnia 2018 r., nie stosuje się przepisów rozporządzenia dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej (czyli § 2-6). W tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed 1 stycznia 2019 r.,
  • do dokumentacji pracowniczej pracowników pozostających 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, gromadzonej od 1 stycznia 2019 r., stosuje się już przepisy nowego rozporządzenia

- § 20 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Pracodawcy mogą dostosować akta osobowe pracowników pozostających 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, zgromadzone przed tym dniem, do przepisów rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Mogą oni poprzenosić dokumentację związaną z odpowiedzialnością porządkową pracowników z części B do nowej części D, ale nie muszą tego robić.

W przypadku pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r., nie dokonuje się reorganizacji ich akt osobowych - wszystko w nich ma zostać "po staremu" (§ 22 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

PODSTAWA PRAWNA:

  • § 3 pkt 1, pkt 2 lit. r), pkt 3 lit. g), pkt 4, § 19-22 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369),

  • § 3 ust. 4, § 4 ust. 1a rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2067).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Decyzja o potrzebie wsparcia – kto wydaje i ile się czeka?

    Decyzja ustalająca poziom potrzeby wsparcia jest niezbędna dla osoby niepełnosprawnej do uzyskania świadczenia wspierającego. Kto wydaje decyzję o potrzebie wsparcia i ile się czeka? Gdzie złożyć wniosek?

    Pracownicy domowi i globalny kryzys opiekuńczy nad osobami niepełnosprawnymi i starszymi

    Rośnie globalne zapotrzebowanie na płatną opiekę, czy to nad osobami starszymi czy nad osobami niepełnosprawnymi. Coraz więcej państw na całym świecie, w tym szczególnie w UE boryka się z kryzysem opiekuńczym. Międzynarodowa Organizacja Pracy (MOP) szacuje, że kobiety stanowią trzy czwarte z 75,6 miliona pracowników domowych na całym świecie. Konieczne jest zapewnienie im ochrony w zatrudnieniu, w tym ochrony ubezpieczeniowej. MOP alarmuje o implementację przepisów. Praca domowa jest w dalszym ciągu niedoceniana i niedostrzegana oraz że w znacznej części jest wykonywana przez kobiety i dziewczęta, z których wiele jest migrantkami lub członkami społeczności znajdujących się w trudnej sytuacji i które są w szczególny sposób narażone na łamanie praw człowieka i pracownika, molestowanie seksualne czy dyskryminację. Czas to zmienić!

    Kolejne podwyżki w budżetówce. Jakie będą wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych?

    Wzrosną wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych. Minimalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego tych pracowników będą wynosiły od 4190 zł do 4640 zł. Natomiast maksymalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego będą wynosiły od 6000 zł do 12720 zł.

    Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie - przepis na sukces z 6 składników

    Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie nie mają łatwo. Mogą jednak przekuć swoją ponadprzeciętną wrażliwość w atut. Oto przepis na sukces dla osób wysoko wrażliwych od psycholog Aleksandry Kolińskiej. Potrzebujesz tylko 6 składników.

    REKLAMA

    Podwyżki w budżetówce. Nowelizacja przepisów o wynagradzaniu pracowników administracji rządowej i innych jednostek

    Szykują się podwyżki dla kolejnych grup pracowników budżetówki. Do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów trafił zapis o kolejnym projekcie rozporządzenia. Chodzi o rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek.

    Zmotywowani do działania pracownicy to jeden z kluczowych sposobów budowania konkurencyjności na rynku
    Rozliczanie freelancera – praktyczne przykłady

    Rozliczanie freelancera przy umowie zlecenie i umowie o dzieło - jak to zrobić? Na co zwrócić uwagę przy corocznym rozliczeniu podatkowym? Jak rozliczać podatkowo freelancera z zagranicy?

    Nieobecność w pracy. Jak pracownik powinien usprawiedliwić nieobecność w pracy

    Pracownik, który nie stawi się do pracy, zobowiązany jest do usprawiedliwienia swojej nieobecności. Przepisy określają, jakie przyczyny usprawiedliwiają nieobecność w pracy. Jednak pracodawca może uznać także inne przyczyny wskazane przez pracownika i usprawiedliwić jego nieobecność w pracy.

    REKLAMA

    Czy będą zmiany w Kodeksie pracy? Trwają prace nad wydłużeniem urlopu macierzyńskiego

    Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, szefowa MRPiPS, zadeklarowała, że w maju ma być gotowy projekt ustawy wydłużającej urlop macierzyński. Powinien on być fakultatywny, nieprzymusowy, udzielany na wniosek i płatny w 100 proc. podstawy wymiaru zasiłku.

    Limit zwolnienia lekarskiego w roku

    Limit zwolnienia lekarskiego w roku - ile maksymalnie można przebywać na L4? Po zasiłku chorobowym przysługuje świadczenie rehabilitacyjne. Ile wynosi i jakie dokumenty trzeba przedstawić, aby je uzyskać?

    REKLAMA