Wypowiedzenie umowy o pracę - jak je przygotować i co należy wiedzieć? [WZÓR]

• Kiedy należy złożyć wypowiedzenie umowy o pracę?
• Wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia
• Wypowiedzenie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia
• Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron
• Wypowiedzenie umowy o pracę - przykładowe wzory

Kiedy należy złożyć wypowiedzenie umowy o pracę?

Wypowiedzenie umowy o pracę (przez niektórych określane wymówieniem) może zostać złożone przez jedną ze stron stosunku pracy – pracodawcę lub pracownika. Złożenie wypowiedzenia skutkuje rozwiązaniem umowy. Zwykle wypowiadając umowę, ulega ona rozwiązaniu wraz z upływem tzw. okresu wypowiedzenia. Jest to okres pomiędzy złożeniem pisma wypowiadającego umowę do momentu upływu czasu określonego ściśle przepisami prawa pracy (co zostanie omówione poniżej).

W świetle art. 30 §3 Kodeksu pracy wypowiedzenie umowy powinno nastąpić w formie pisemnej (także pisemnej elektronicznej z bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu). Czy za taką formę uznaje się e-mail lub faks? Niestety nie, aby wypowiedzenie było ważne, musi zawierać podpis strony wypowiadającej umowę.

Kiedy zatem złożyć to pismo? Należy wyróżnić dwie sytuacje:

• pracodawca otrzymuje wypowiedzenie natychmiastowo,
• pracodawca otrzymuje wypowiedzenie po pewnym czasie.

Pierwsza sytuacja dotyczy osobistego doręczenia wypowiedzenia umowy o pracę drugiej stronie, a druga dostarczenia wypowiedzenia za pośrednictwem poczty (list polecony za potwierdzeniem odbioru), co opóźnia możliwość zapoznania się z pismem przez drugą stronę. Od kiedy więc liczy się okres wypowiedzenia? Okres wypowiedzenia zaczyna biec w momencie wręczenia wypowiedzenia w taki sposób, by druga strona miała możliwość się z nim zapoznać. W przypadku listownego doręczenia, okres wypowiedzenia zaczyna biec z dniem doręczenia listu.

Aby ustalić dogodny dzień wręczenia wypowiedzenia, należy ustalić, kiedy pracodawca albo pracownik chciałby, aby umowa uległa rozwiązaniu. W tym celu warto znać zasady liczenia długości okresów wypowiedzenia.

W przypadku umów na okres próbny, gdy okres wypowiedzenia liczony jest w dniach (umowa do 2 tygodni – 3 dni wypowiedzenia), jego bieg zaczyna się w dniu następującym po dniu złożenia wypowiedzenia i kończy się trzeciego dnia roboczego.

Natomiast w sytuacji okresów liczonych w tygodniach lub miesiącach wypowiedzenie kończy swój bieg odpowiednio w sobotę lub ostatni dzień miesiąca.

Co zrobić, aby okres wypowiedzenia trwał jak najkrócej? W przypadku okresu liczonego w dniach nie ma większego znaczenia, kiedy złoży się pismo. Wydaje się, że najlepiej zrobić to z początkiem tygodnia (w poniedziałek), wówczas już w czwartek będzie ostatni dzień okresu wypowiedzenia. Składając pismo w piątek, bieg okresu wypowiedzenia rozpocznie się dopiero w poniedziałek po weekendzie, a zakończy w środę – w sumie więc dopiero po 5 dniach kalendarzowych od złożenia wypowiedzenia (warto mieć na względzie dni świąteczne – 3-dniowy okres wypowiedzenia obejmuje tylko dni robocze).

Natomiast w przypadku okresu wypowiedzenia liczonego w miesiącach okres ten rozpoczyna swój bieg z pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu złożenia pisma, a kończy ostatniego dnia miesiąca niezależnie od tego, ile dany miesiąc ma dni.

Warto więc przemyśleć decyzję o tym, kiedy złożyć wypowiedzenie. Kilka dni różnicy może przesądzić aż o kolejnym miesiącu pracy w dotychczasowym miejscu pracy.

Wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia

Jak już zostało wspomniane, każda ze stron umowy o pracę może rozwiązać ją za wypowiedzeniem. Jest to najczęstsza forma rozwiązywania umowy, do którego dochodzi wraz z upływem okresu wypowiedzenia.

Długość okresu wypowiedzenia umowy na okres próbny określa art. 34 Kodeksu pracy:

Umowa na okres próbny	Okres wypowiedzenia
Do 2 tygodni	3 dni robocze
Ponad 2 tygodnie	1 tydzień
3 miesiące	2 tygodnie

Natomiast długość okresu wypowiedzenia przy umowie na czas określony i umowie na czas nieokreślony uzależniona jest od czasu zatrudnienia pracownika i reguluje ją art. 36 Kodeksu pracy:

Umowa na czas określony i umowa na czas nieokreślony	Okres wypowiedzenia
Zatrudnienie krótsze niż 6 miesięcy	2 tygodnie
Zatrudnienie co najmniej 6 miesięcy	1 miesiąc
Zatrudnienie co najmniej 3 lata	3 miesiące

Pracodawca musi uzasadnić wypowiedzenie pracownikowi umowy tylko wówczas, gdy jest to umowa na czas nieokreślony. Dlatego rozwiązanie umowy nieterminowej jest trudniejsze z punktu widzenia pracodawcy niż wypowiedzenie umowy na czas określony. Dodatkowo, jeśli w zakładzie pracy działa organizacja związkowa, pracodawca powiadamia ją o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy. Robi to na piśmie z podaniem przyczyny uzasadniającej jej rozwiązanie.

Zakładowa organizacja związkowa w razie uznania wypowiedzenia za nieuzasadnione ma 5 dni od otrzymania zawiadomienia na zgłoszenie (również na piśmie) pracodawcy swoje umotywowane zastrzeżenia. Pracodawca rozpatrzy przedstawione stanowisko i podejmie decyzję co do wypowiedzenia. Decyzję podejmuje również po bezskutecznym upływie terminu ustalonego dla przedstawienia stanowiska przez organizację związkową.

Wypowiedzenie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia

Zgodnie z Kodeksem pracy umowę można rozwiązać również bez zachowania okresu wypowiedzenia. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia może nastąpić w ściśle określonych sytuacjach. Pracodawca ma taką możliwość w razie:

1. ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych;
2. popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
3. zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.

Podobnie jak w przypadku wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony, rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia przez pracodawcę musi zawierać uzasadnienie tej decyzji. Jeśli w zakładzie pracy działa organizacja związkowa pracodawca podejmuje decyzję o rozwiązaniu umowy po zasięgnięciu jej opinii na temat przyczyny, która miałaby uzasadniać rozwiązanie bez zachowania okresu wypowiedzenia. Gdy organizacja ma zastrzeżenia, wyraża swoją opinię. Robi to niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 3 dni.

Rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia można zastosować również w przypadku długiej nieobecności pracownika w pracy z powodu choroby. Są to tzw. przyczyny niezawinione przez pracownika, ale z powodu których pracodawca ponosi straty. Kodeks pracy wymienia następujące przypadki, kiedy uzasadnione jest skorzystanie z tego trybu rozwiązania umowy:

1) jeżeli niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby trwa:

a) dłużej niż 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy,

b) dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową;

2) w razie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy z innych przyczyn niż wymienione w pkt 1, trwającej dłużej niż 1 miesiąc.

Co ważne, jeśli ustała jedna z powyższych przyczyn i pracownik stawia się w pracy, pracodawca nie ma już możliwości rozwiązania umowy z przyczyny długiej nieobecności pracownika w pracy.

Pracodawca rozwiązując umowę z powodu długiej nieobecności pracownika w pracy, musi mieć na względzie ewentualność ponownego zatrudnienia pracownika. Zgodnie bowiem z art. 53 § 5 Kodeksu pracy powinno się w miarę możliwości po raz kolejny zatrudnić pracownika, jeśli w okresie 6 miesięcy od rozwiązania umowy zgłosi swój powrót do pracy, a zgłoszenie nastąpi niezwłocznie po ustaniu przyczyn, które uzasadniały rozwiązanie umowy.

Nie tylko pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia. Dla pracownika również przewidziano tę możliwość, np. gdy pracownik otrzymał orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ pracy na jego zdrowie, a pracodawca nie przeniósł go w terminie oznaczonym przez lekarza do innej pracy. Nowa praca powinna być dostosowana do  stanu zdrowia i kwalifikacji zawodowych pracownika. Co więcej, pracownik korzysta z tego trybu rozwiązania umowy w przypadku ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracodawcy wobec pracownika. Dodatkowo pracownikowi przysługuje wówczas odszkodowanie, którego wysokość równa się wynagrodzeniu za okres wypowiedzenia. Nieco inaczej jest w przypadku umowy o pracę na czas określony – należy się odszkodowanie równe wynagrodzeniu za czas, do którego umowa miała trwać (maksymalnie jednak za czas wypowiedzenia).

Pracownik rozwiązując umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia, robi to na piśmie z podaniem przyczyny.

Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron jest najkorzystniejszym i najszybszym rozwiązaniem zarówno dla pracodawcy jak i dla pracownika. Nie ma znaczenia tutaj powód rozwiązania umowy. Każda ze stron może wystąpić z taką propozycją. Ustalają wspólnie termin rozwiązania umowy (może być dowolny – natychmiastowy, za tydzień, rok). Jest to forma rozwiązania stosunku pracy najbardziej swobodna ze wszystkich.

Co ciekawe, dla tego trybu rozwiązania umowy nie przewidziano rygoru pisemności, a więc formy pisemnej. Warto jednak mieć to na piśmie, aby w razie czego móc tę czynność prawną udowodnić.

Jak rozwiązać umowę na mocy porozumienia stron? Wymienia się 3 sposoby:

1. pracownik tworzy pismo z propozycją rozwiązania umowy o pracę, a pracodawca zgadza się z nią, podpisując,
2. pracodawca tworzy pismo z propozycją rozwiązania umowy o pracę, a pracownik przystaje na nią, podpisując je,
3. obie strony stosunku pracy tworzą wspólne pismo i razem je podpisują.

Wypowiedzenie umowy o pracę - przykładowe wzory

Sprawdź, jak bez błędów przygotować wypowiedzenie umowy o pracę: Wypowiedzenie umowy o pracę - jak je przygotować bez błędów

Pobierz wzór rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem >>>

Pobierz wzór rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia >>>

Pobierz wzór rozwiązania umowy o pracę na mocy porozumienia stron >>>

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dziennik Ustaw rok 2020 poz. 1320)

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dziennik Ustaw rok 2020 poz. 1740)