Świadectwo pracy - 5 najczęstszych błędów

• Świadectwo pracy - jakie błędy?
• 1. Niewłaściwy tryb oraz podstawa prawna, określające ustanie stosunku pracy
• 2. Wpisanie przyczyny rozwiązania umowy o pracę
• 3. Pisemna ocena pracownika
• 4. Umieszczenie imion rodziców
• 5. Pominięcie informacji dotyczącej urlopu rodzicielskiego i wychowawczego
• Świadectwo pracy w systemie kadrowo-płacowym

Świadectwo pracy - jakie błędy?

Świadectwo pracy jest nieodłącznym elementem rozwiązania stosunku pracy. Pracodawca ma obowiązek wydać je pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Wynika to z art. 97 ust.1 Kodeksu pracy. Umieszczenie na świadectwie pracy nieprawidłowych informacji może się zakończyć postępowaniem sądowym. Jakie błędy zdarzają się najczęściej przy wypełnianiu świadectwa pracy?

1. Niewłaściwy tryb oraz podstawa prawna, określające ustanie stosunku pracy

Stosunek pracy ustaje w rezultacie rozwiązania umowy lub jej wygaśnięcia. Zgodnie z art. 30 ust.1 kodeksu pracy umowę o pracę rozwiązujemy poprzez:

• porozumienie stron;
• oświadczenie wskazanej strony z zachowaniem okresu wypowiedzenia;
• oświadczenie wskazanej strony bez zachowania okresu wypowiedzenia;
• wraz z końcem trwania umowy.

Z kolei artykuły: 63 ust.1, 63 ust 2, 66 ust.1 kodeksu pracy, wskazują trzy tryby ustania stosunku pracy, poprzez:

• śmierć pracownika;
• śmierć pracodawcy będącego osobą fizyczną;
• tymczasowe aresztowanie pracownika.

Nie należy mylić rozwiązania umowy z jej wygaśnięciem. To nie są pojęcia, których możemy używać zamiennie.

2. Wpisanie przyczyny rozwiązania umowy o pracę

W informacjach dotyczących ustania stosunku pracy nie należy wpisywać przyczyny rozwiązania umowy o pracę takiej, jak np.: przeprowadzka, zmiana pracy na nową itp. Wyjątek stanowi sytuacja, w której rozwiązanie umowy o pracę następuje z inicjatywy pracodawcy. W takim trybie najczęściej wpisuje się rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron z przyczyn ekonomicznych.

3. Pisemna ocena pracownika

Niedopuszczalne jest umieszczanie na świadectwie pracy opinii o pracowniku. Jest ona często błędnie wpisywana w rubrykę „Informacje uzupełniające”. Świadectwo pracy nie jest miejscem na wyrażanie swojej sympatii lub jej braku wobec pracownika. Dopuszczalne jest zamieszczenie opinii o pracowniku na osobnym dokumencie. Pracownik może o nią poprosić, szczególnie wtedy, gdy zależy mu na referencjach. Mogą się one przydać przy poszukiwaniu nowej pracy.

4. Umieszczenie imion rodziców

Zgodnie z wymogami RODO na świadectwie nie należy umieszczać imion rodziców. Umieszczanie imion rodziców było zgodne z prawem przed nowelizacją kodeksu pracy. Zmiany prawne weszły w życie 4 maja 2019 r. i ostatecznie uniemożliwiły umieszczenie imion rodziców na świadectwie pracy.

5. Pominięcie informacji dotyczącej urlopu rodzicielskiego i wychowawczego

Należy pamiętać o zawarciu informacji dotyczącej urlopu rodzicielskiego i wychowawczego. Wynika to ze zmian przepisów w zakresie urlopów rodzicielskich.

Świadectwo pracy w systemie kadrowo-płacowym

Postęp technologiczny pozwala na zautomatyzowanie tworzenia świadectwa pracy w systemie HR. Dzięki temu możliwe jest prawidłowe wypełnienie świadectwa pracy oraz uniknięcie błędów. Pozwala to na znaczące skrócenie czasu przygotowywania dokumentu i gwarantuje jego poprawność.