Potrącenia dobrowolne z wynagrodzenia - zasady

Potrącenia dobrowolne z wynagrodzenia za pracę

Wynagrodzenie za pracę przypadające pracownikowi do wypłaty podlega obniżeniu nie tylko o potrącenia obowiązkowe, ale też te, do których dokonania pracownik zobowiązuje pracodawcę na podstawie zgody wyrażonej na piśmie. Potrącenia dobrowolne dotyczą najczęściej składek na ubezpieczenia od różnego rodzaju ryzyka (np. na życie, abonamenty medyczne), a także z tytułu korzystania z programów aktywności rekreacyjnej (np. karnety sportowe). Zasady dokonywania potrąceń dobrowolnych, tak jak potrąceń, na które zgoda pracownika nie jest wymagana (obowiązkowych), zostały uregulowane w Kodeksie pracy. W przypadku dokonywania potrąceń dobrowolnych nie ma jednak dowolności.

Potrącenia, na jakie pracownik może wyrazić zgodę (złożyć jednostronne oświadczenie), dotyczą dwóch rodzajów roszczeń:

• na rzecz pracodawcy,
• innych niż na rzecz pracodawcy.

Z dokonywaniem potrąceń dobrowolnych są związane trzy przesłanki, które muszą zaistnieć jednocześnie:

1. zachowanie pracownika (wyrażenie zgody) jest dobrowolne,
2. pracownik ma świadomość zobowiązania oraz
3. zgoda na potrącenie została wyrażona w formie pisemnej.

Potrąceń dobrowolnych dokonuje się w drugiej kolejności, po potrąceniach obowiązkowych.

Potrącenia dobrowolne - pisemna zgoda pracownika

Zobowiązania pracownika inne niż z tytułów wprost określonych w Kodeksie pracy (alimenty, zobowiązania niealimentacyjne egzekwowane na podstawie tytułów wykonawczych, zaliczki pieniężne i kary) wymagają dla prawidłowości ich potrącenia z wynagrodzenia pracownika jego pisemnej zgody. Wyrażenie zgody w inny sposób, np. ustnie lub w sposób dorozumiany, jest uznawane za nieważne (art. 91 § 1 Kodeksu pracy). Zatem pracodawca nie powinien dokonywać potrąceń na innej podstawie niż zgoda złożona w formie pisemnej. W razie gdyby pracownik zakwestionował potrącenie dokonane bez takiej zgody, może żądać od pracodawcy odsetek od nieterminowo wypłaconej części wynagrodzenia, a nawet odszkodowania z tego tytułu.

PRZYKŁAD

Pracodawca podpisał umowę z dostawcą usług rekreacyjnych. Do każdego karnetu sportowego pracodawca dopłaca 100 zł, a pracownicy ponoszą odpłatność w wysokości 50 zł. Pracodawca objął możliwością korzystania z usługi każdego pracownika. Po raz pierwszy na liście płac za styczeń 2022 r. dokonał potrącenia z tego tytułu. Jednak nie wszyscy pracownicy byli zainteresowani usługą. Tylko od części pracowników pracodawca zebrał oświadczenia o zgodzie na dokonanie potrącenia z ich wynagrodzenia. Postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe, a pracownicy, którzy nie wyrazili zgody na potrącenie, mają roszczenie o zwrot potrąconej kwoty wraz z odsetkami.

O ile przepisy Kodeksu pracy nie określają wprost skutku niezachowania pisemnej zgody na potrącenie (nie zastrzegają nieważności takiej czynności), o tyle wskazówki w tym zakresie wynikają z orzecznictwa. Przykładowo Sąd Najwyższy w wyroku z 1 października 1998 r. (I PKN 366/98, OSNP 1999/21/684) uznał, że wyrażenie przez pracownika, bez zachowania formy pisemnej, zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę należności dobrowolnych, jest nieważne. SN wskazał jako podstawę do takiego twierdzenia art. 58 § 1 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem czynność prawna sprzeczna z ustawą albo mająca na celu obejście ustawy jest nieważna, chyba że właściwy przepis przewiduje inny skutek, w szczególności ten, iż na miejsce nieważnych postanowień czynności prawnej wchodzą odpowiednie przepisy ustawy.

Wśród ekspertów prawa pracy spotykany jest też pogląd kwestionujący takie stanowisko. Jeżeli przy dokonywaniu potrącenia nie została zachowana forma pisemna, nie odrzuca to woli stron, nie czyni jej nieskuteczną. W przypadku bowiem gdy ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. Natomiast zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej (art. 73 § 1 i art. 74 § 1 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy).

Potrącenia dobrowolne z wynagrodzenia - cofnięcie zgody

Pracownik może w każdej chwili i bez uzasadnienia odwołać wcześniej udzieloną zgodę na potrącenie. Należy przyjąć, że skoro zgoda na potrącenie powinna mieć formę pisemną, to oświadczenie pracownika o jej wycofaniu pracownik również powinien złożyć w formie pisemnej. Dalsze dokonywanie potrącenia, mimo cofnięcia na nie zgody, jest nieważne. Jeżeli oświadczenie pracownika o potrąceniu zawiera więcej niż jeden tytuł, na poczet którego jest dokonywane potrącenie, wycofać zgodę można zarówno w odniesieniu do wszystkich, jak i wybranych przez pracownika tytułów.

PRZYKŁAD

Pracownik złożył pracodawcy dokument, w którym oświadczył, że wyraża zgodę na potrącenie należności z tytułu pakietu medycznego i ubezpieczenia na życie. W styczniu 2022 r. wycofał na piśmie zgodę na potrącanie składki z tytułu pakietu medycznego. Pracodawca nadal będzie potrącał składkę na ubezpieczenie na życie.

Potrącenia dobrowolne a świadomość istnienia zobowiązania

Podpisywanie zgody na potrącenie w przyszłości bliżej nieokreślonych kwot należności, np. z tytułu spowodowania ewentualnej szkody w mieniu pracodawcy powierzonym pracownikowi czy w związku z ewentualną podwyżką od nowego roku stawek karnetów sportowych, jest nieważne. Nie jest też ważne wyrażenie przez pracownika zgody na potrącenie świadczeń, które powinien zapewnić pracodawca (np. kosztów badań profilaktycznych, szkolenia bhp, przydzielonej odzieży roboczej czy obuwia ochronnego). Możliwe jest jednak wyrażenie przez pracownika zgody na potrącenie już po jego dokonaniu, pod warunkiem że uznaje on dług (wyrok SN z 3 sierpnia 2012 r., I BP 2/12, OSNP 2013/15-16/174).

Kwoty wolne od potrąceń 2022 - tabela

Potrącenia dobrowolne mogą być przez pracodawcę dokonywane z ograniczeniem w postaci kwoty wolnej, którą należy zapewnić pracownikowi.

Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

• 100% minimalnego wynagrodzenia za pracę przypadającego do wypłaty, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, a także wpłat na PPK, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania - przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,
• 80% ww. kwoty - przy potrącaniu należności na rzecz innych podmiotów niż pracodawca.

Przy ustalaniu kwoty netto wynagrodzenia będącego podstawą do dokonania potrącenia dobrowolnego należy również wziąć pod uwagę preferencje podatkowe, z jakich korzysta pracownik (m.in. ulga dla klasy średniej, ulga dla podatników: do 26 lat, wychowujących co najmniej 4 dzieci, aktywnych zawodowo emerytów czy przenoszących miejsce zamieszkania do Polski), a także pozostałe parametry związane z ustalaniem wysokości składek ubezpieczeniowych i podatku (np. w przypadku przekroczenia tzw. 30-krotności czy dla I progu podatkowego, wspólne rozliczenie z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dzieci).

Tabela. Kwoty wolne od potrąceń dobrowolnych w 2022 r. dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy i bez dodatkowych preferencji

Rodzaj potrącenia	z PIT-2	bez PIT-2
	Zwykłe koszty uzyskania przychodów
Należności na rzecz pracodawcy (np. raty pożyczki, odszkodowanie z tytułu odpowiedzialności materialnej pracownika)	2363,56 zł	1964,56 zł Autopromocja Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia Sprawdź
	Podwyższone koszty uzyskania przychodów
	2363,56 zł	1973,56 zł
Należności na rzecz innych podmiotów niż pracodawca (np. związki zawodowe, kasa zapomogowo-pożyczkowa, usługi rekreacyjne, ubezpieczenia na życie)	z PIT-2	bez PIT-2
	Zwykłe koszty uzyskania przychodów
	1890,85 zł	1571,65 zł
	Podwyższone koszty uzyskania przychodów
	1890,85 zł	1578,85 zł

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy i otrzymuje wynagrodzenie netto w kwocie 3560,19 zł (ok. 4850 zł brutto). Ma prawo do zwykłych kosztów uzyskania przychodów w wysokości 250 zł i kwoty zmniejszającej podatek - 425 zł. Pracownik opłaca składkę na dobrowolne ubezpieczenie na życie (110 zł) oraz na ubezpieczenie medyczne (236 zł). Ponadto od 1 stycznia 2022 r. spłaca pożyczkę od pracodawcy w równych ratach po 350 zł miesięcznie. Wyraził pisemną zgodę na dokonanie wymienionych potrąceń. Wynagrodzenie pracownika jest zajęte przez komornika z innego tytułu niż alimenty i podlega zajęciu w maksymalnej kwocie. Pracownik nie przystąpił do PPK. Kwotą wolną od potrąceń dla pracownika jest 2363,56 zł.

1. Potrącenia obowiązkowe

Potrącenia obowiązkowe mogą dotyczyć nie więcej niż 1/2 wynagrodzenia. Po ich dokonaniu pracownik musi otrzymać co najmniej minimalne wynagrodzenie:

3560,19 zł x 1/2 = 1780,10 zł (granica potrącenia),

2363,56 zł (kwota wolna od potrąceń),

3560,19 zł - 2363,56 zł = 1196,63 zł (kwota potrącenia); 1196,63 zł < 1780,10 zł.

Po dokonaniu potrąceń obowiązkowych pracownikowi pozostało 2363,56 zł.

2. Potrącenia dobrowolne

Pracownik opłaca składkę na dobrowolne ubezpieczenie na życie (110 zł) oraz na ubezpieczenie medyczne (236 zł). Ponadto od 1 stycznia 2022 r. spłaca pożyczkę od pracodawcy w równych ratach po 350 zł miesięcznie.

Z wynagrodzenia za pracę pracodawca nie może potrącić raty pożyczki, ponieważ kwota, jaka pozostała po dokonaniu potrąceń obowiązkowych, odpowiada minimalnemu wynagrodzeniu za pracę. Pożyczkę pracownik może spłacać samodzielnie i bezpośrednio na rachunek pracodawcy lub gotówką do kasy.

Pozostałe potrącenia dotyczą zobowiązań na rzecz innych podmiotów niż pracodawca, a zatem można potrącić łącznie nie więcej niż 472,71 zł (2363,56 zł - 1890,85 zł - 80% minimalnego wynagrodzenia za pracę).

Ta kwota wystarczy na potrącenie składki na dobrowolne ubezpieczenie na życie (110 zł) i ubezpieczenie medyczne (236 zł), co łącznie daje 346 zł.

Pracownik po potrąceniu otrzyma 2017,56 zł (2363,56 zł - 346 zł).

Podstawa prawna:

art. 87, art. 871, art. 91, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162

art. 58 § 1, art. 73 § 1, art. 74 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1509

§ 1-2 rozporządzenia Rady Ministrów z 14 września 2021 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2022 r. - Dz.U. z 2021 r. poz. 1690

Orzecznictwo:

wyrok SN z 1 października 1998 r. (I PKN 366/98, OSNP 1999/21/684)

wyrok SN z 3 sierpnia 2012 r. (I BP 2/12, OSNP 2013/15-16/174)