Dyrektywa o jawności wynagrodzeń dotyczy wszystkich pracodawców. Muszą przygotować się do raportowania wynagrodzeń

• Polska musi wdrożyć dyrektywę UE o jawności wynagrodzeń
• Czy obowiązek raportowania wynagrodzeń stanie się dla firm wyzwaniem
• Warto zrobić przegląd w strukturze stanowisk i wynagrodzeń
• Uporządkowanie sytuacji płacowej może być kosztowne
• Konieczne rozwiązania technologiczne, ale brak jest przepisów

Polska musi wdrożyć dyrektywę UE o jawności wynagrodzeń

Do 7 czerwca 2026 r. państwa członkowskie muszą wdrożyć dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania. 

Dyrektywa dotyczy wszystkich pracodawców z sektora publicznego i prywatnego w Unii Europejskiej. Przewiduje m.in. jawność informacji dotyczących stawek wynagrodzeń na danych stanowiskach i otwarte raportowanie lub informowanie pracowników o poziomach płac.

Czy obowiązek raportowania wynagrodzeń stanie się dla firm wyzwaniem

W 2026 r. firmy liczące ponad 150 pracowników będą musiały zliczać dane dotyczące wynagrodzeń, w celu sporządzenia rocznego sprawozdania, dotyczącego luki płacowej w podziale na płeć. Firmy liczące ponad 250 pracowników będą musiały od 2027 r. składać takie sprawozdania co roku, a te z ponad 150 pracowników – co trzy lata. 

Powyższe oznacza konieczność zbierania odpowiednich danych już od stycznia 2026 r. Wcześniej jednak pracodawcy muszą się upewnić, że będą w stanie sortować w odpowiedni sposób dane o wynagrodzeniu. Przed działami HR pojawia się więc nowe zadanie o znaczeniu strategicznym dla firmy. 

Już nieraz pojawiał się temat luki płacowej i związanej z nią sprawozdawczości. Firmy stopniowo zapoznają się z założeniami dyrektywy i pojawiającymi się jej interpretacjami. Kolejnym krokiem będzie przełożenie teorii na praktykę, czyli stworzenie planu – co i jak zliczać, by następnie zaraportować. 

- Po zakończeniu corocznych procesów końca roku np. wystawienia PIT będzie obserwowane znacznie bardziej konkretne zainteresowanie tym zagadnieniem – zakłada Marcin Mika, Director Growth & Client Success w ADP Polska

Warto zrobić przegląd w strukturze stanowisk i wynagrodzeń

Już teraz firmy mogą zacząć robić przegląd w strukturze stanowisk i przypisanych do nich wynagrodzeń. To pokaże czytelnie sytuację wyjściową – jak to w firmie jest z dokładnością zakresu obowiązków przypisanych do danego stanowiska i równością płac. 

Dla wielu firm, właśnie ten punkt działania będzie stanowił największe wyzwanie i zajmie najwięcej czasu. Jednocześnie jednak pozwoli zacząć tworzyć plan działania. Trudniejsza sytuacja pod tym względem może się ujawnić w firmach mniejszych czy rodzinnych, bo międzynarodowe korporacje wprowadzają podobne mechanizmy już od pewnego czasu. 

- Nie zdziwię się, jeśli pierwszą widoczną konsekwencją wprowadzenia transparentności wynagrodzeń będzie przewrót w strukturze stanowisk w wielu firmach. Przykładowo, „pracownik działu obsługi klienta” czy „pracownik call center” to bardzo szerokie pojęcie, które w ramach tej samej organizacji może obejmować zarówno osobę, która nie musi mieć wysokich kwalifikacji i wykonuje dość proste zadania, jak i kogoś, kto realizuje zadania o wysokim stopniu złożoności. Jak je porównywać, jak uzasadnić rozbieżność płac tych osób? Może się okazać, że konieczne będzie wprowadzenie nowych stanowisk, rozbicie już istniejących na kolejne, wprowadzenie nowych nazw, które lepiej będą odzwierciedlać przypisany do nich zakres zadań, który również będzie musiał być sprecyzowany i opisany. Porównywanie wtedy płac pracowników wejdzie na zupełnie nowy poziom. Może wręcz się okazać, że powstanie nowy zawód, przejściowo lub na stałe. Będzie to ktoś w rodzaju audytora struktury stanowisk firmy, kto będzie panował nad tymi kwestiami – zauważa Marcin Mika.

Uporządkowanie sytuacji płacowej może być kosztowne

Rozpoczęcie takiego audytu odpowiednio wcześnie ma też wymiar finansowy. Jeśli okaże się, że struktura jest niejasna, a powiązana z nią rozbieżność płac duża i nieuzasadniona, na uporządkowanie sytuacji płacowej trzeba będzie zabezpieczyć odpowiedni budżet, by uniknąć konsekwencji przewidzianych w dyrektywie. 

- Jeśli zabierzemy się za to zbyt późno, koszty mogą nas zaskoczyć. W niektórych przypadkach pracodawcy mogą wpaść na pomysł zmiany zasad wynagradzania, na przykład podzielenia go na podstawę i premię za zrealizowanie konkretnych działań lub celów, również na tych stanowiskach, gdzie zwyczajowo nie ma takiego podziału. Stworzenie takiego regulaminu nie jest jednak łatwe – musi on być zarazem czytelny, skuteczny i akceptowany przez pracowników, zgodny z przepisami, bez znamion dyskryminowania itd. Jeśli cele są zbyt łatwe do osiągnięcia, pracodawcy nic to nie daje. Jeśli są zbyt ambitne, lub droga do ich osiągnięcia niejasna – wywoła to niezadowolenie pracownika, który odejdzie tam, gdzie dostanie satysfakcjonujące go zarobki bez starania się o premię – zauważa ekspert. 

Konieczne rozwiązania technologiczne, ale brak jest przepisów

Już oczywiście pojawiają się pytania, czy dostawca usług kadrowo-płacowych zapewni odpowiednie rozwiązania technologiczne, które ułatwią sprawozdawczość. Wprowadzenie odpowiednich rozwiązań na poziomie oprogramowania kadrowo-płacowego, które ułatwią zliczanie niezbędnych danych, generowanie raportów, to oczywista sprawa. 

Należy jednak podkreślić, że nie ma jeszcze przepisów krajowych służących wdrożeniu dyrektywy, ani nawet projektu, który pokaże, w jakim kierunku pójdziemy. Bez tego trudno planować zmiany i prowadzić prace programistyczne, bo przepisy krajowe mogą określić np. konkretny wymagany sposób raportowania. 

Źródło:

ADP Polska