Elektroniczne zwolnienia lekarskie 2016 - obowiązki pracodawców

Elektroniczne zwolnienia lekarskie wprowadza ustawa z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1066). Mogą być one dużym ułatwieniem dla płatników. Powinny także poprawić efektywność procesu obsługi zwolnień i skrócić czas niezbędny do ich wypełniania (program ma podpowiadać dane ubezpieczonego i weryfikować inne dane zawarte w zwolnieniu). Pracodawcy będą też mogli szybciej skontrolować pracownika, zwłaszcza przy zwolnieniach krótkoterminowych. E-zwolnienie będzie też trudniejsze do podrobienia, zatem możliwości nadużyć będą mniejsze.

Płatnik rejestruje profil

Płatnik zgłaszający powyżej pięciu ubezpieczonych musi założyć profil informacyjny płatnika, aby móc otrzymywać elektroniczne zwolnienia lekarskie pracowników. Tworzy się go online za pomocą systemu udostępnionego przez ZUS – Platformy Usług Elektronicznych ZUS (pue.zus.pl). Zawiera on Nowy Portal Informacyjny ZUS (NPI). Jednak żeby z niego skorzystać, płatnik musi być posiadaczem tzw. profilu zaufanego.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)

Aby dokonać jego rejestracji, trzeba wybrać jeden z trzech sposobów:

● rejestracja i zaufanie profilu za pomocą Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) – ten sposób jest przeznaczony dla osób posiadających aktywny profil zaufany na portalu ePUAP. Rejestracja w ten sposób nie wymaga dodatkowej wizyty w urzędzie;

● rejestracja profilu z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego – przeznaczona dla osób dysponujących podpisem elektronicznym. Założenie profilu w ten sposób odbywa się w pełni drogą elektroniczną i nie wymaga potwierdzenia w urzędzie. Jest to najlepsza opcja dla firm, które mają wyznaczonych pracowników z uprawnieniami do podpisywania dokumentów dla ZUS (posiadających podpis elektroniczny). Wystarczy, że taki pracownik założy profil zaufany, a pracodawca prześle do ZUS pełnomocnictwo na druku ZUS-PEL. Po wykonaniu tych czynności upoważniony pracownik będzie miał dostęp do bazy e-zwolnień;

● rejestracja profilu niezaufanego – polega na złożeniu wniosku online i zarejestrowaniu profilu. Założenie wiąże się z ograniczonym dostępem do portalu i brakiem możliwości zalogowania się do swojego konta. Aby korzystać ze wszystkich funkcji, użytkownik musi być posiadaczem profilu zaufanego. W celu zaufania profilu należy się udać w ciągu 7 dni z dowodem tożsamości do najbliższej terenowej jednostki ZUS.

Termin na założenie profilu wyznaczono płatnikom do 31 grudnia 2015 r. Muszą go utrzymywać nawet wtedy, gdy nie mają już obowiązku wysyłania dokumentów elektronicznych (np. z uwagi na zmniejszenie zatrudnienia). Informacja o tym, że płatnik ma założony profil, będzie widoczna dla lekarza wystawiającego zwolnienie. Zatem płatnicy, którzy go założą, nie mają obowiązku informowania o tym swoich ubezpieczonych.

Polecamy: PIT-y 2015 (książka + CD)

Małe firmy po staremu

Płatnicy, którzy nie mają obowiązku założenia profilu, gdyż zgłaszają do ubezpieczenia mniej niż pięć osób, muszą w pierwszym dniu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu poinformować ubezpieczonych o obowiązku dostarczania papierowych zwolnień lekarskich od 1 stycznia 2016 r. z uwagi na brak profilu płatnika. W takiej sytuacji warto przekazać tę informację wszystkim ubezpieczonym do 31 grudnia 2015 r. Natomiast gdy taki płatnik założy profil, to będzie miał obowiązek poinformować ubezpieczonych w ciągu siedmiu dni o ustaniu obowiązku dostarczania wydruków zaświadczeń lekarskich.

Na założenie profilu jest czas do 31 grudnia 2017 r. Ustawodawca wyznaczył bowiem okres przejściowy – przez dwa lata będą funkcjonować e-zwolnienia oraz zwolnienia papierowe. Warto pamiętać, że zwolnienie w formie drukowanej może być wystawione w dwóch przypadkach. Pierwszy to sytuacja, gdy płatnik nie ma zaufanego profilu, o czym musi poinformować ubezpieczonych. Drugi dotyczy sytuacji awaryjnych, gdy lekarz wystawiający nie może wysłać zwolnienia do ZUS, bo nie ma dostępu do internetu, np. w razie chwilowego braku dostępu do sieci, a także w czasie wizyt domowych. Lekarz powinien wówczas wypisać blankiet zaświadczenia lekarskiego wydrukowany uprzednio z programu. Takie zaświadczenie ma obowiązek wprowadzić do systemu w ciągu trzech dni od daty wystawienia (lub od ustania przyczyn uniemożliwiających przekazanie zaświadczenia).

Jak to będzie działać

1. Lekarz wystawia zaświadczenie o niezdolności do pracy w formie dokumentu elektronicznego. Dane pacjenta są udostępnione przez ZUS z Centralnego Rejestru Ubezpieczonych albo z Centralnego Rejestru Płatników Składek oraz z Centralnego Rejestru Członków Rodzin Ubezpieczonych Uprawnionych do Ubezpieczenia Zdrowotnego.

2. Lekarz przekazuje zaświadczenie na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS niezwłocznie po jego wystawieniu.

3. ZUS udostępnia zaświadczenie lekarskie płatnikowi składek na profilu informacyjnym płatnika najpóźniej dzień po jego otrzymaniu od lekarza. Dokument jest prezentowany bez oznaczenia numeru statystycznego choroby. Płatnik może natychmiast skontrolować poprawność wystawienia czy wykorzystania zwolnienia. Ma 30 dni na wypłatę zasiłku.

Dołącz do nas na Facebooku!