Czy osobom, które nie zostały zatrudnione, należy zwracać przesłane przez nie CV

Jeżeli gromadzone przez Państwa dokumenty na potrzeby rekrutacji są opatrzone klauzulą typu: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy na potrzeby niezbędne do realizacji procesu rekrutacji oraz zgodę na przetwarzanie tych danych także po zakończeniu procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926)” oraz są podpisane prze osoby kandydujące na dane stanowisko pracy, to na podstawie tej klauzuli są Państwo upoważnieni do przetwarzania danych we wskazanym zakresie. Tym samym, w przypadku gdy nie dochodzi do zatrudnienia, nie mają Państwo obowiązku zwrotu tych dokumentów. Jednak w razie braku takiej klauzuli na CV, dane tam zawarte nie mogą być przez Państwa przetwarzane i w takim przypadku mają Państwo obowiązek zwrotu tych dokumentów niezatrudnionym pracownikom.

UZASADNIENIE

 Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne m.in. wówczas, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę w formie oświadczenia woli. Zgoda ta nie może być domniemana ani dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Oznacza to, że osoba wyrażająca zgodę na przetwarzanie danych musi mieć świadomość tego, na co się zgadza. Zgoda ta może obejmować także przetwarzanie danych w przyszłości pod warunkiem, że nie zmienia się cel przetwarzania (art. 23 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych).

Jeżeli zatem kandydat na dane stanowisko pracy przesyła dokumenty aplikacyjne w postaci CV wraz z oświadczeniem, że wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych ujawnionych w tych dokumentach na potrzeby rekrutacji, a także po jej zakończeniu, to tym samym tzw. administrator danych jest upoważniony do ich przetwarzania. Wówczas pracodawca ma prawo m.in. do przechowywania CV w przypadku, gdy osoba nie zostanie zatrudniona na danym stanowisku pracy i do jego wykorzystania w kolejnym procesie rekrutacyjnym.

PRZYKŁAD

Firma handlowa X poszukująca osób do pracy na stanowisko handlowca zamieściła stosowne ogłoszenie w prasie we wrześniu 2009 r. wskazując jako termin nadsyłania aplikacji 25 września 2009 r. Spośród 20 nadesłanych aplikacji wybrano 5 osób i każdą z nich zatrudniono na stanowisku handlowca. Z pozostałych 15 dokumentów aplikacyjnych 14 zawierało klauzule wyrażające zgodę na przetwarzanie danych ujawnionych w tych dokumentach na potrzeby rekrutacji również po jej zakończeniu. W związku z tym firma ta, jako upoważniona do przetwarzania danych, przechowywała te dokumenty na potrzeby przyszłych rekrutacji. Jedna z aplikujących osób przesłała CV, w którym nie było klauzuli zezwalającej na przetwarzanie danych. W związku z tym, że osoba ta nie została zatrudniona, firma X po zakończeniu procesu rekrutacji była zmuszona odesłać tej osobie dokumenty aplikacyjne.

Administrator, który przetwarza dane osobowe, ma obowiązek dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą. W szczególności jest zobowiązany zapewnić, aby dane te były przetwarzane zgodnie z prawem i przechowywane nie dłużej, niż to jest niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. Administrator danych powinien zastosować środki techniczne i organizacyjne, zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. W szczególności ma on obowiązek zabezpieczyć te dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Po określonym czasie pracodawca powinien usunąć dane zawarte w CV, tj. powinien zniszczyć dane osobowe lub dokonać takiej ich modyfikacji, aby było niemożliwe ustalenie tożsamości osoby, której te dane dotyczą. Termin usunięcia takiego dokumentu może być dowolny, z tym że powinien on uwzględniać ewentualne potrzeby wykorzystania przetwarzanych danych w przyszłości (np. w kolejnym procesie rekrutacyjnym) zgodnie z celem, dla którego zostały zebrane.

Podstawa prawna:

• art. 2 ust. 1, art. 7 pkt 2, pkt 3, pkt 5, art. 23 ust. 1 pkt 1, ust. 2, art. 26 ust. 1, art. 36 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Orzecznictwo uzupełniające:

• Zgoda na przetwarzanie danych osobowych musi być wyraźna. Nie spełnia tego wymagania podpisanie oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych, stanowiącego dodatkowy element innego zobowiązania niezawierającego informacji o celach i zakresie przetwarzania tych danych. (Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 4 kwietnia 2003 r., II SA 2135/02, Wokanda 2004/6/30)