Kiedy pracodawca może nie udzielić urlopu

• Urlop wypoczynkowy
• Plan urlopów nie jest nienaruszalny
• Wyczerpanie puli dni urlopu należnego na dany rok
• Pierwsza praca, pierwszy urlop
• Urlop „użyczony” przez innego pracownika
• Odmowa udzielenia urlopu na żądanie

Urlop wypoczynkowy

Na wstępie przypomnijmy sobie podstawowe zasady dotyczące prawa do urlopu wypoczynkowego i jego wymiaru. Otóż osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie może zrzec się prawa do tego urlopu.

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy pracownika. Pracownik zatrudniony na cały etat, którego staż pracy:

• jest krótszy niż 10 lat, ma prawo do urlopu w wymiarze 20 dni;
• wynosi co najmniej 10 lat, ma prawo do 26 dni urlopu.

Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.

Inaczej ustala się urlop w przypadku pracownik podejmującego pierwszą pracę w życiu. Pracownik taki, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.

Plan urlopów nie jest nienaruszalny

Co do zasady urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan ten ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. W tym celu pracownicy wskazują preferowane terminy skorzystania z urlopu. 

Mimo że plan urlopów jest niezbędny dla zapewnienia prawidłowej organizacji pracy i wiąże pracodawcę oraz pracowników w zakresie zawartych w nim postanowień, nie zawsze będzie możliwa jego niezakłócona realizacja. Pracodawca może bowiem odmówić zaplanowanego urlopu. Uwzględnienie konkretnych propozycji urlopowych będzie możliwe, jeżeli nie będą one kolidowały z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy w przedsiębiorstwie.

Wyczerpanie puli dni urlopu należnego na dany rok

Oczywiste jest, że pracodawca odmówi udzielenia urlopu wypoczynkowego pracownikowi, który wykorzystał w danym roku urlop w pełnym wymiarze. Pracodawca nie udzieli urlopu także wtedy, gdy pracownik zaproponuje, że skorzysta z dni wypoczynku na konto urlopu, który będzie przysługiwał w roku przyszłym.

Pierwsza praca, pierwszy urlop

W roku kalendarzowym, w którym pracownik podjął pierwszą pracę w życiu, uzyskuje on prawo do cząstkowego urlopu z upływem każdego miesiąca pracy. Za każdy miesiąc przysługuje mu bowiem 1/12 z 20 lub 26 dni. 

Pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu przed upływem miesiąca pracy, może się spodziewać, że pracodawca odmówi mu udzielenia urlopu.

Urlop „użyczony” przez innego pracownika

Prawo do urlopu jest prawem osobistym przysługującym konkretnemu pracownikowi. Nie ma możliwości zbycia czy przeniesienia urlopu na inną osobę. W sytuacji, gdyby pracownik porozumiał się z innym zatrudnionym w sprawie przeniesienia na niego prawa do urlopu – nawet pojedynczych dni urlopu – umowne ustalenia byłyby nieważne i pracodawca takiego urlopu nie ma prawa udzielić.

Odmowa udzielenia urlopu na żądanie

W ciągu roku kalendarzowego pracownik może skorzystać łącznie z 4 dni urlopu na żądanie. Dni tego urlopu odliczane są od liczby dni urlopu wypoczynkowego.

Panuje powszechne przekonanie, że urlopu na żądanie pracodawca jest zobowiązany udzielić. Nie jest to prawda, bowiem pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że udzielenie urlopu będzie niemożliwe.

Podstawa prawna:

• art. 152, art. 153, art. 154, art. 163, art. 167² ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)