ZFŚS: Ochrona danych osobowych przy prowadzeniu działalności socjalnej

• Finansowanie działalności socjalnej ze środków zfśs
• Dane osobowe niezbędne do ustalenia kryterium socjalnego
• Przetwarzanie danych osobowych 
• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych 
• Regulamin zfśs a przetwarzanie danych osobowych

Finansowanie działalności socjalnej ze środków zfśs

Jednym z celów zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu.

Działalność socjalna polega m.in. na udzielaniu pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej. Osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści będący byłymi pracownikami i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu.

Dane osobowe niezbędne do ustalenia kryterium socjalnego

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat ze środków zfśs zależy od kryterium socjalnego. Należy przez to rozumieć sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Oznacza to, że osoba ubiegająca się o świadczenia z zfśs musi podać szereg danych osobowych, na podstawie których będzie możliwe dokonanie oceny jej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zfśs i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia.

Pracodawca może jednak żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Przepisy określają, że potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zfśs.

Przetwarzanie danych osobowych 

Pracodawca może przetwarzać dane osobowe dotyczące sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu tylko przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi, świadczenia czy dopłaty ze środków zfśs oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

W związku z tym pracodawca ma obowiązek dokonywania przeglądu tych danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Te dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji ww. celu, pracodawca ma obowiązek usunąć.

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych 

Pracodawca, upoważniając zatrudnionych pracowników do przetwarzania danych osobowych (w związku z wykonywaną przez nich pracą), nie ma obowiązku wręczania im upoważnienia w formie pisemnej.

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy przetwarzane są dane osobowe dotyczące zdrowia. Do ich przetwarzania mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy. Dotyczy to osób zaangażowanych w przyznawanie świadczeń z zfśś, a więc np. członków komisji socjalnych.

Regulamin zfśs a przetwarzanie danych osobowych

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych ze środków zfśs oraz zasady przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Pracodawca, u którego nie działa taka organizacja, musi uzgodnić regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Regulamin korzystania z usług i świadczeń finansowanych ze środków zfśs powinien określać formę udostępnienia pracodawcy danych osobowych przez osobę uprawnioną do korzystania z funduszu. W regulaminie powinny również znaleźć się regulacje określające, że do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia dopuszczone są tylko osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych i że są one zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Podstawa prawna:

• art. 1, art. 2, art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 288)