Kiedy firmie opłaca się przejść na outsourcing kadr i płac?

• Gdy dział kadr zaczyna hamować rozwój firmy
• Kiedy outsourcing kadr i płac zaczyna się opłacać?
• Czy outsourcing sprawdzi się w każdej firmie?
• FAQ - najczęściej zadawane pytania

Gdy dział kadr zaczyna hamować rozwój firmy

Outsourcing kadr i płac często kojarzy się z cięciem kosztów. Tymczasem wiele dużych organizacji podejmuje taką decyzję z zupełnie innego powodu — chcą odzyskać czas, uporządkować procesy i ograniczyć ryzyko błędów. Jeśli ten scenariusz brzmi znajomo, więcej o tej usłudze przeczytasz tutaj: https://www.hrk.pl/payroll-consulting/.

Moment alarmowy zwykle wygląda podobnie:

• firma zatrudnia kilkadziesiąt lub kilkaset osób,
• liczba dokumentów rośnie z miesiąca na miesiąc,
• zmieniają się przepisy,
• dział HR skupia się głównie na administracji zamiast na rozwoju pracowników,
• pojawiają się opóźnienia w rozliczeniach i raportowaniu.

Według raportu Deloitte „Global Payroll Benchmarking Survey” ponad 60% organizacji wskazuje zgodność z przepisami jako największe wyzwanie związane z payroll. Przy rozbudowanych strukturach i wielu typach umów ryzyko pomyłki rośnie błyskawicznie.

Kiedy outsourcing kadr i płac zaczyna się opłacać?

Nie istnieje jedna liczba pracowników, po której outsourcing staje się dobrym rozwiązaniem. Dużo zależy od struktury firmy, branży i tempa zmian. Są jednak sygnały, które pojawiają się bardzo często.

Firma szybko zwiększa zatrudnienie

Rekrutacja nowych osób oznacza lawinę obowiązków administracyjnych:

• umowy,
• aneksy,
• badania,
• ewidencję czasu pracy,
• rozliczenia urlopów,
• zgłoszenia do ZUS,
• naliczanie wynagrodzeń.

Jeżeli organizacja rośnie o kilkanaście lub kilkadziesiąt osób kwartalnie, wewnętrzny dział HR zaczyna działać pod ogromną presją. Wtedy outsourcing pozwala ustabilizować procesy bez konieczności budowania kolejnych stanowisk administracyjnych.

Gdy przepisy zmieniają się szybciej niż procedury

Polskie prawo pracy i przepisy podatkowe należą do najbardziej wymagających obszarów administracyjnych w firmie. Polski Ład, zmiany składkowe, nowe obowiązki raportowe czy elektronizacja dokumentacji pokazały, jak łatwo o chaos.

Z danych Grant Thornton wynika, że w Polsce średnio co kilka godzin publikowane są nowe przepisy lub nowelizacje aktów prawnych dotyczących biznesu. Dla działów kadrowo-płacowych oznacza to konieczność stałego monitorowania zmian.

Kiedy koszty wewnętrznego działu HR zaczynają rosnąć

Wiele organizacji analizuje wyłącznie wynagrodzenie specjalisty ds. kadr i płac. Tymczasem pełny koszt obejmuje także:

• systemy kadrowo-płacowe,
• aktualizacje oprogramowania,
• szkolenia,
• zastępstwa podczas urlopów,
• archiwizację dokumentacji,
• obsługę kontroli,
• czas menedżerów poświęcany na administrację.

Przy większych zespołach dochodzi jeszcze kwestia skalowania działu. Każdy kolejny etap rozwoju wymaga nowych osób i nowych procesów.

Czy outsourcing sprawdzi się w każdej firmie?

Nie zawsze. Małe organizacje z prostą strukturą zatrudnienia często dobrze radzą sobie wewnętrznie. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku:

• dużych zespołów,
• wielu oddziałów,
• pracy zmianowej,
• różnych form zatrudnienia,
• wysokiej rotacji,
• działalności międzynarodowej.

Im bardziej skomplikowana struktura organizacji, tym większe znaczenie ma stabilność procesów kadrowo-płacowych.

Dlatego outsourcing najczęściej wybierają firmy, które chcą uporządkować operacje przed dalszym wzrostem albo ograniczyć ryzyko związane z błędami administracyjnymi. Dla wielu organizacji znaczenie ma także współpraca z partnerem, który zna specyfikę lokalnego rynku pracy i wspiera firmy w rozwoju procesów HR. Pełną ofertę HRK dla firm możesz sprawdzić tutaj: https://www.hrk.pl/oddzialy/warszawa/

FAQ - najczęściej zadawane pytania

Czy outsourcing kadr i płac oznacza likwidację działu HR?

Nie. W wielu firmach outsourcing obejmuje administrację kadrowo-płacową, a wewnętrzny HR skupia się na rekrutacji, rozwoju pracowników i działaniach strategicznych.

Czy outsourcing pomaga podczas kontroli ZUS lub PIP?

Tak. Partner outsourcingowy przygotowuje dokumentację, wspiera organizację podczas kontroli i pomaga utrzymać zgodność dokumentów z obowiązującymi przepisami.

Czy outsourcing kadr i płac jest bezpieczny?

Tak, pod warunkiem współpracy z doświadczonym partnerem stosującym odpowiednie zabezpieczenia danych oraz procedury zgodne z RODO.

Źródła:

1. Deloitte, Global Payroll Benchmarking Survey.