Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

System kadrowo-płacowy a PPK

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK?
Jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK?
shutterstock
System kadrowo-płacowy należy dostosować do PPK. Jak to zrobić? Jakie funkcjonalności powinien mieć?

Program kadrowo-płacowy a PPK

Jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK? Na co zwrócić uwagę? Oprogramowanie HR ma w tym obszarze dwa główne zadania do odegrania. Po pierwsze, ma umożliwić pracodawcy spełnienie obowiązków prawnych, nałożonych przez ustawę o PPK. Po drugie, ma zapewnić comiesięczną sprawną obsługę programu oszczędnościowego poprzez automatyzację procesów. System kadrowo-płacowy powinien zadbać o łatwe zarządzanie listą pracowników, ewidencję uczestników, naliczanie składek PPK, raportowanie, a także przekazywanie niezbędnych informacji instytucji finansowej.

Poniżej lista funkcjonalności, które powinien posiadać program kadrowo-płacowy do kompleksowej obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych. 

Jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK?

Aktualizacja oprogramowania o moduł PPK jest niezbędna, by proces naliczania wynagrodzenia przebiegał w prawidłowy sposób. Pracodawca jest ustawowo zobowiązany do terminowego naliczania składek PPK za swoich pracowników, a więc wiedza na temat tego, jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK jest kluczowa.

Jakie funkcje powinno posiadać oprogramowanie kadrowo-płacowe do kompleksowej obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych?

  1. Zapis pracowników do PPK

System kadrowo-płacowy musi zapewniać kontrolę nad tym, kto należy do programu oszczędnościowego. Istotne jest także odpowiednie zakwalifikowanie pracowników do PPK ze względu na wiek. Oprogramowanie powinno rozróżniać pracowników w trzech kategoriach wiekowych.

  • 18-54 lat
    Osoby w tym wieku należą do programu automatycznie. Jeśli nie chcą dokonywać wpłat do PPK, muszą złożyć rezygnację.
  • 55-70 lat
    Umowy o prowadzenie PPK są zawierane tylko na wniosek tych pracowników.
  • > 70 lat
    Pracodawca nie zawiera umów o PPK z pracownikami, którzy ukończyli siedemdziesiąty rok życia. Jeśli jednak zapisali się do programu oszczędnościowego przed osiągnięciem tego wieku, mogą nadal w nim uczestniczyć.

System kadrowo-płacowy powinien kontrolować wiek pracowników, a także umożliwiać ich zbiorcze zapisywanie – zwłaszcza, gdy należą do pierwszej grupy. Ważne jest to, by pracownik działu kadr i płac mógł swobodnie zarządzać listą pracowników poprzez dodawanie nowych uczestników, a także uwzględnienie ich rezygnacji.

  1. Eksport listy uczestników PPK

Przydatną funkcją jest generowanie raportów i zestawień, a także podział pracowników na odpowiednie grupy, np.

  • osoby, które należy zgłosić do uczestnictwa (posiadające trzymiesięczny staż pracy z uwzględnieniem 12 poprzednich miesięcy),
  • osoby, które należy ponownie zgłosić do uczestnictwa w PPK – po 4 latach od rezygnacji,
  • pracownicy powyżej pięćdziesiątego piątego roku życia, których należy zgłosić do PPK tylko na ich wniosek,
  • osoby, które dołączyły lub zrezygnowały z PPK w danym czasie.

Zadaniem systemu kadrowo-płacowego jest automatyczne uwzględnienie wieku, przeliczenie stażu pracy, a następnie przyporządkowanie do odpowiedniej grupy. Użytkownik programu powinien mieć możliwość eksportu listy wyselekcjonowanych w ten sposób osób.

  1. Automatyczne wznowienie uczestnictwa po 4 latach od rezygnacji

Decyzja pracownika o rezygnacji z PPK nie jest ostateczna. Oznacza to, że po 4 latach musi on ponownie złożyć rezygnację. Jeśli jej nie złoży, stanie się automatycznie uczestnikiem PPK (dotyczy to pracowników w wieku 18-54).

Oprogramowanie także i w tym przypadku powinno dokonać automatycznych obliczeń, by po 4 latach ponownie zapisać pracownika do Pracowniczych Planów Kapitałowych (jeśli nie złożył wniosku o rezygnację). Funkcja jest niezwykle przydatna zwłaszcza w przypadku firm, które zatrudniają tysiące pracowników. Dzięki temu pracownik działu kadr i płac jest zwolniony z konieczności monitorowania dat, a następnie ręcznego wprowadzania zmian w liście osób zainteresowanych PPK.
 

  1. Naliczanie składek PPK

Automatyczne naliczanie składek PPK to z pewnością najważniejsza funkcja systemu kadrowo-płacowego w tym obszarze. Pracownicy oraz pracodawcy deklarują procentową wysokość wpłat podstawowych i dodatkowych. System powinien co miesiąc automatycznie obliczyć wynagrodzenie pracowników z uwzględnieniem potrąceń na Pracownicze Plany Kapitałowe.
 

  1. Raporty

Oprogramowanie HR to kompletna baza wiedzy o pracownikach i ich sprawach kadrowo-płacowych. Osoba odpowiedzialna za PPK powinna mieć stały dostęp do zestawień pracowników, według kwalifikacji do PPK: obowiązek zgłoszenia, wznowienie, rezygnacja oraz ustanie obowiązku. System kadrowo-płacowy, mając wszystkie niezbędne dane, generuje potrzebne raporty płacowe. Raportowanie dotyczy zarówno uczestnictwa, jak i informacji o wpłaconych składkach na Pracowniczy Plan Kapitałowy.

  1. Komunikacja z instytucją finansową

Pracodawca zgłasza do instytucji finansowej pracowników, którzy zdecydowali się na udział w programie PPK. Następnie dokonuje za nich wpłaty, a wszelkie dane w tym zakresie przekazuje instytucji finansowej w formie pliku xml lub csv.

Format i strukturę pliku ustaliła Grupa Projektowa PPK. Dostawcy oprogramowania powinni dostosować formę przekazywania informacji do uniwersalnych formatów wymiany danych, wypracowanych przez Grupę Projektową. Wówczas pracodawcy i pracownicy działu kadr i płac mają możliwość wyeksportowania niezbędnych danych (podstawowe dane uczestników, ich liczba, wysokość wpłat PPK) w jednym pliku. Automatyzacja tego procesu zapewnia sprawną komunikację z instytucją finansową, a także wywiązanie się z informacyjnego obowiązku.

Bieżąca komunikacja na tej linii jest istotna. Jeśli dany pracownik zrezygnuje z uczestnictwa w PPK – pracodawca jest zobowiązany poinformować o tym instytucję finansową. Z kolei instytucja musi poinformować zakład pracy o tym, że ich pracownik zdecydował się na wypłatę zgromadzonych funduszy.

  1. Korekta naliczonych wpłat do PPK

Oprogramowanie kadrowo-płacowe powinno umożliwiać także dokonywanie korekt w przypadku niepoprawnie naliczonych wpłat do PPK.

  1. Przechowywanie dokumentacji

System kadrowo-płacowy to także miejsce na wszystkie dokumenty związane z programem Pracowniczych Planów Kapitałowych. Dotyczy to wniosków o wpłatę dodatkową czy deklaracji o rezygnację z uczestnictwa w PPK. W przypadku wielu pracowników i w miarę upływu czasu liczba dokumentów związanych z PPK będzie rosła i zabierała coraz więcej miejsca w archiwum. Rozwiązaniem tego problemu jest digitalizacja dokumentacji pracowniczej. Zapewnia ona łatwość wyszukiwania dokumentów i ich bezpieczeństwo.
 

  1. Ochrona danych osobowych

Gdy przechowujesz dane swoich pracowników, jesteś ich administratorem. Ta rola zobowiązuje do zachowania poufności, ochrony przed wglądem osób trzecich, a także ochrony przed potencjalnym zniszczeniem. Znacznie łatwiej spełnić ten obowiązek, gdy dokumentacja kadrowo-płacowa jest w wersji elektronicznej. System kadrowo-płacowy posiada szereg zabezpieczeń, które uniemożliwiają dostęp osobom nieupoważnionym. Dostawcy IT przyjmują różne formy technologicznych zabezpieczeń: klucze podpisu kwalifikowanego, certyfikaty bezpieczeństwa, a także odpowiednie środki zabezpieczenia serwerowni.

Dostosowanie systemu kadrowo-płacowego do PPK - 3 aspekty, na które powinieneś zwrócić uwagę:

Aktualizacje systemu kadrowo-płacowego

Przy wyborze oprogramowania HR należy zwrócić uwagę, czy dostawca dostarczy nowe rozwiązania w przypadku zmian prawnych. Bieżące aktualizacje systemu są niezbędne, by zachować zgodność z przepisami, a także techniczną sprawność. Aktualizacje to dowód na to, że oprogramowanie jest rozwijane, a nowe funkcje i udogodnienia dla użytkowników poprawiają efektywność działu kadrowo-płacowego.

Kastomizacja oprogramowania

Warto upewnić się, że dostawca IT dostosuje system kadrowo-płacowy do PPK, a także całej polityki wynagradzania w firmie. Każde przedsiębiorstwo ma swoje indywidualne potrzeby i wymagania, a możliwość ich zaspokojenia jest kluczowa dla efektywności i prawidłowej obsługi procesów kadrowo-płacowych.

Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych

Manualne wykonywanie czynności w obszarze HR zabiera dużo czasu. Stwarza przy tym ryzyko popełnienia błędów, opóźnień w płatnościach czy realizacji niezbędnych zadań, czy wreszcie powstania braków w dokumentacji. Automatyzacja jest odpowiedzią na te problemy i zagrożenia. Niweluje ręczne, powtarzalne czynności, dzięki czemu pracownicy działu HR są bardziej efektywni. W przypadku PPK ma to szczególne znaczenie, ponieważ pracodawca co miesiąc musi naliczać i odprowadzać składki za zatrudnionych pracowników. System kadrowo-płacowy ma pomóc w cyklicznym wykonywaniu obowiązków związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi. Im większy poziom automatyzacji, tym większe korzyści dla firmy.

Pakiet Kadrowy: Wynagrodzenia 2021, Czas pracy 2021, Zatrudnianie i zwalnianie pracowników, Uprawnienia rodziców w pracy

Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź »
Umowy zlecenia, umowy o dzieło  i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2022 r.
Umowy zlecenia, umowy o dzieło i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2022 r.
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(2)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • mirek
    2021-05-20 09:35:54
    Szczerze, to szkoda, że PPK nie wprowadzili już kilka lat temu, bo widząc wyniki za ostatni okres, to działa to doskonale. A, że nie trzeba tu nic robić, i koszt niewielki, to aż szkoda nie skorzystać
    0
    pokażodpowiedzi (1)
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Umowa o pracę
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Najpopularniejszym sposobem zawierania stosunku pracy jest:
powołanie
mianowanie
umowa o pracę
spółdzielcza umowa o pracę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podwyżki dla doktorantów?
Minister Edukacji i Nauki, Przemysław Czarnek, zapowiedział podwyższenie wynagrodzeń nauczycieli akademickich. Czy podwyżki dotyczą także doktorantów? Ile wyniosą? Kiedy można się ich spodziewać?
Kto i kiedy wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu?
Dlaczego zaświadczenie o zatrudnieniu jest potrzebne pracownikowi? Kto wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu? Jakie informacje muszą pojawić się na zaświadczeniu o zatrudnieniu? W jaki sposób na zatrudnieniu zaświadcza się o wysokości zarobków? Czy pracodawca musi wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu? Jak długo zaświadczenie o zatrudnieniu jest ważne?
Bezrobocie w Polsce spadło - czy będzie jeszcze niższe?
Bezrobocie spadło - w sierpniu stopa bezrobocia wyniosła 4,8%, tj. obniżyła się zarówno w skali miesiąca (o 0,1 pkt proc.), jak i roku (o 1 pkt. proc.) – podał GUS.
Staż uczniowski przygotowuje do pracy
Wypracowaliśmy modelowe programy praktycznej nauki zawodu w zakresie staży uczniowskich dla zawodów technik stylista i technik przemysłu mody. Zachęcamy do ich wykorzystania - pisze Konfederacja Lewiatan.
Czternastki dla emerytów i rencistów już wypłacone
Czternastki dla emerytów i rencistów już wypłacone. ZUS rozpoczął wypłatę czternastek 25 sierpnia i zakończył 20 września.
Bezrobocie w końcu sierpnia na poziomie 4,8%
Bezrobocie w Polsce 2022. GUS zaprezentował dane o poziomie bezrobocia rejestrowanego w końcu sierpnia 2022 roku.
Urlop rodzicielski - 9 tygodni tylko dla ojca
Urlop rodzicielski. W polskim Kodeksie pracy pojawi się dziewięć dodatkowych tygodni urlopu rodzicielskiego tylko dla ojców.
PPK - transfer środków na lokatę
Uczestnik PPK, który ukończył 60 lat, może przekazać środki na lokatę terminową Po ukończeniu 60. roku życia, uczestnik PPK może rozpocząć wypłatę środków z rachunku PPK bez pomniejszeń, ale rozpoczęcie wypłaty powoduje, że nowe wpłaty na PPK nie są już dokonywane. Alternatywą jest wypłata transferowa na rachunek terminowej lokaty oszczędnościowej. Również taki transfer powoduje zakończenie wpłat na PPK
Zwolnienie lekarskie a wynagrodzenie chorobowe
Komu przysługuje zasiłek chorobowy? Czy zwolnienie lekarskie pozostaje w związku z wynagrodzeniem chorobowym i zasiłkiem chorobowym? Jaka jest podstawa wymiaru świadczeń chorobowych i jak obliczyć wynagrodzenie chorobowe?
Nowe oferty pracy w branży bankowości, finansów, ubezpieczeń i nieruchomości?
Blisko co trzecia firma (29%) branży bankowości, finansów, ubezpieczeń i nieruchomości chce w ostatnim kwartale 2022 roku zatrudniać nowych pracowników.
Uregulowanie pracy zdalnej - ile kosztuje?
Projekt nowelizacji Kodeksu pracy, regulujący m.in. zasady pracy zdalnej, trafił do dalszych prac w komisji. Z dużym prawdopodobieństwem nowe przepisy zaczną więc obowiązywać w ciągu kilku miesięcy. Jak wskazują eksperci W&W Consulting oraz kancelarii CMS - obok szeregu dodatkowych obowiązków wymaganych przepisami ze strony pracodawców, warto zwrócić uwagę również na stronę kosztową nowych przepisów.
Praca zdalna - ile firmy zapłacą za nowe przepisy?
Praca zdalna - projekt nowelizacji Kodeksu pracy ureguluje zasady pracy zdalnej. Obok szeregu dodatkowych obowiązków wymaganych przepisami ze strony pracodawców, warto zwrócić uwagę również na stronę kosztową nowych przepisów.
Jak technologia zmienia rynek pracy?
Rynek pracy. Mimo że sytuacja epidemiczna jest już mniej poważna, to pracownicy przyzwyczaili się do pracy zdalnej i hybrydowej i nie chcą z niej rezygnować. Działy HR nie przestają też umawiać kandydatów na spotkania zdalne. W niedalekiej przyszłości nowym miejscem pracy, rekrutacji i szkoleń najprawdopodobniej stanie się metawersum.
Zasada równego traktowania – ubezpieczenia społeczne
Na czym polega zasada równego traktowania na gruncie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych? Czego dotyczy? Odpowiadamy.
Nawiązanie stosunku pracy
Do czego zobowiązuje się pracownik poprzez nawiązanie stosunku pracy? Jakie są cechy stosunku pracy? Kiedy pracownik może skierować przeciwko pracodawcy roszczenie o ustalenie istnienia stosunku pracy? Odpowiadamy.
Wzrost płac a inflacja
Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w przedsiębiorstwach w sierpniu 2022 r. w porównaniu z analogicznym okresem ubiegłego roku było wyższe o 12,7% i wyniosło 6583,03 zł (brutto). W stosunku do lipca zmniejszyło się o 2,9% – podał GUS.
Polacy ograniczają zakupy?
Sprzedaż detaliczna w cenach stałych w sierpniu 2022 r. była wyższa niż przed rokiem o 4,2%. W porównaniu z lipcem r. wzrosła o 1% – podał GUS.
KRUS - nowa stawka odsetek za zwłokę
KRUS. Informacja o nowej obowiązującej stawce odsetek za zwłokę.
Rejestracja w urzędzie pracy a pełnienie roli w zarządzie spółki
Pozostawanie w stosunku pracy, wykonywanie innej pracy zarobkowej lub prowadzenie działalności gospodarczej wykluczają rejestrację w urzędzie pracy jako osoba bezrobotna. Czy pełnienie funkcji w zarządzie wlicza się w któryś z tych przypadków. Czy zatem nabycie statusu osoby bezrobotnej w tej sytuacji będzie możliwe?
Kiedy przysługuje zasiłek dla bezrobotnych?
Zasiłek dla bezrobotnych - ile wynosi w 2022 r. i komu przysługuje? Na jaki okres jest przyznawane prawo do zasiłku? Kiedy może przypadać okres pobierania zasiłku? Czy musi wyłącznie następować po ostatnim zatrudnieniu ubezpieczonego oraz po rozwiązaniu umowy o pracę z przyczyn ekonomicznych, czy też może przypadać w innym termie?
Czym jest stres w pracy?
Stres w pracy - czym jest, jakie są jego skutki i objawy? Jak zwalczać stres u pracowników? Jakie są obowiązki pracodawcy w przeciwdziałaniu stresowi w miejscu pracy?
Ostatnie 14 emerytury już na kontach
14 emerytura 2022 - ZUS zakończył wypłatę. W dniu 20 września przelana została ostatnia transza dla 1,3 mln osób na łączną kwotę 1,5 mld zł. W całym kraju dodatkowa wypłatę dostało 7,2 mln osób a wydatkowana na ten cel kwota wyniosła ponad 8,7 miliardów zł. Przy czym trzy czwarte uprawnionych otrzymało wypłatę w pełnej wysokości, czyli 1217,98 zł na rękę.
Umiarkowany optymizm w sprawie wynagrodzeń - Polacy spodziewają się wzrostu dochodów
Aż połowa Polaków spodziewa się wzrostu dochodów, a 42 proc. szacuje, że ich wysokość pozostanie bez zmian. Oczekiwania są mniej optymistyczne niż na początku roku, ale nadal wysokie, zważywszy na niepewną koniunkturę i coraz częściej zauważane przez ekonomistów spowolnienie gospodarcze.
Renta rodzinna po zmarłym małżonku a ZFŚS
Renta rodzinna. Czy za pracownika szkoły, który nabył prawo do renty rodzinnej po zmarłym małżonku, dokonuje się odpisu na ZFŚS?
Zaległy urlop wypoczynkowy do 30 września
Zaległy urlop 2022. Pracownicy, którzy dotąd nie wykorzystali urlopu przysługującego im w 2021 roku, muszą zrobić to do końca września. Obowiązek dopilnowania, aby pracownik udał się w tym terminie na zaległy wypoczynek, spoczywa na pracodawcy.