Kategorie

System kadrowo-płacowy a PPK

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK?
Jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK?
shutterstock
System kadrowo-płacowy należy dostosować do PPK. Jak to zrobić? Jakie funkcjonalności powinien mieć?

Program kadrowo-płacowy a PPK

Jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK? Na co zwrócić uwagę? Oprogramowanie HR ma w tym obszarze dwa główne zadania do odegrania. Po pierwsze, ma umożliwić pracodawcy spełnienie obowiązków prawnych, nałożonych przez ustawę o PPK. Po drugie, ma zapewnić comiesięczną sprawną obsługę programu oszczędnościowego poprzez automatyzację procesów. System kadrowo-płacowy powinien zadbać o łatwe zarządzanie listą pracowników, ewidencję uczestników, naliczanie składek PPK, raportowanie, a także przekazywanie niezbędnych informacji instytucji finansowej.

Poniżej lista funkcjonalności, które powinien posiadać program kadrowo-płacowy do kompleksowej obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych. 

Jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK?

Aktualizacja oprogramowania o moduł PPK jest niezbędna, by proces naliczania wynagrodzenia przebiegał w prawidłowy sposób. Pracodawca jest ustawowo zobowiązany do terminowego naliczania składek PPK za swoich pracowników, a więc wiedza na temat tego, jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK jest kluczowa.

Jakie funkcje powinno posiadać oprogramowanie kadrowo-płacowe do kompleksowej obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych?

  1. Zapis pracowników do PPK

System kadrowo-płacowy musi zapewniać kontrolę nad tym, kto należy do programu oszczędnościowego. Istotne jest także odpowiednie zakwalifikowanie pracowników do PPK ze względu na wiek. Oprogramowanie powinno rozróżniać pracowników w trzech kategoriach wiekowych.

  • 18-54 lat
    Osoby w tym wieku należą do programu automatycznie. Jeśli nie chcą dokonywać wpłat do PPK, muszą złożyć rezygnację.
  • 55-70 lat
    Umowy o prowadzenie PPK są zawierane tylko na wniosek tych pracowników.
  • > 70 lat
    Pracodawca nie zawiera umów o PPK z pracownikami, którzy ukończyli siedemdziesiąty rok życia. Jeśli jednak zapisali się do programu oszczędnościowego przed osiągnięciem tego wieku, mogą nadal w nim uczestniczyć.

System kadrowo-płacowy powinien kontrolować wiek pracowników, a także umożliwiać ich zbiorcze zapisywanie – zwłaszcza, gdy należą do pierwszej grupy. Ważne jest to, by pracownik działu kadr i płac mógł swobodnie zarządzać listą pracowników poprzez dodawanie nowych uczestników, a także uwzględnienie ich rezygnacji.

  1. Eksport listy uczestników PPK

Przydatną funkcją jest generowanie raportów i zestawień, a także podział pracowników na odpowiednie grupy, np.

  • osoby, które należy zgłosić do uczestnictwa (posiadające trzymiesięczny staż pracy z uwzględnieniem 12 poprzednich miesięcy),
  • osoby, które należy ponownie zgłosić do uczestnictwa w PPK – po 4 latach od rezygnacji,
  • pracownicy powyżej pięćdziesiątego piątego roku życia, których należy zgłosić do PPK tylko na ich wniosek,
  • osoby, które dołączyły lub zrezygnowały z PPK w danym czasie.

Zadaniem systemu kadrowo-płacowego jest automatyczne uwzględnienie wieku, przeliczenie stażu pracy, a następnie przyporządkowanie do odpowiedniej grupy. Użytkownik programu powinien mieć możliwość eksportu listy wyselekcjonowanych w ten sposób osób.

  1. Automatyczne wznowienie uczestnictwa po 4 latach od rezygnacji

Decyzja pracownika o rezygnacji z PPK nie jest ostateczna. Oznacza to, że po 4 latach musi on ponownie złożyć rezygnację. Jeśli jej nie złoży, stanie się automatycznie uczestnikiem PPK (dotyczy to pracowników w wieku 18-54).

Oprogramowanie także i w tym przypadku powinno dokonać automatycznych obliczeń, by po 4 latach ponownie zapisać pracownika do Pracowniczych Planów Kapitałowych (jeśli nie złożył wniosku o rezygnację). Funkcja jest niezwykle przydatna zwłaszcza w przypadku firm, które zatrudniają tysiące pracowników. Dzięki temu pracownik działu kadr i płac jest zwolniony z konieczności monitorowania dat, a następnie ręcznego wprowadzania zmian w liście osób zainteresowanych PPK.
 

  1. Naliczanie składek PPK

Automatyczne naliczanie składek PPK to z pewnością najważniejsza funkcja systemu kadrowo-płacowego w tym obszarze. Pracownicy oraz pracodawcy deklarują procentową wysokość wpłat podstawowych i dodatkowych. System powinien co miesiąc automatycznie obliczyć wynagrodzenie pracowników z uwzględnieniem potrąceń na Pracownicze Plany Kapitałowe.
 

  1. Raporty

Oprogramowanie HR to kompletna baza wiedzy o pracownikach i ich sprawach kadrowo-płacowych. Osoba odpowiedzialna za PPK powinna mieć stały dostęp do zestawień pracowników, według kwalifikacji do PPK: obowiązek zgłoszenia, wznowienie, rezygnacja oraz ustanie obowiązku. System kadrowo-płacowy, mając wszystkie niezbędne dane, generuje potrzebne raporty płacowe. Raportowanie dotyczy zarówno uczestnictwa, jak i informacji o wpłaconych składkach na Pracowniczy Plan Kapitałowy.

  1. Komunikacja z instytucją finansową

Pracodawca zgłasza do instytucji finansowej pracowników, którzy zdecydowali się na udział w programie PPK. Następnie dokonuje za nich wpłaty, a wszelkie dane w tym zakresie przekazuje instytucji finansowej w formie pliku xml lub csv.

Format i strukturę pliku ustaliła Grupa Projektowa PPK. Dostawcy oprogramowania powinni dostosować formę przekazywania informacji do uniwersalnych formatów wymiany danych, wypracowanych przez Grupę Projektową. Wówczas pracodawcy i pracownicy działu kadr i płac mają możliwość wyeksportowania niezbędnych danych (podstawowe dane uczestników, ich liczba, wysokość wpłat PPK) w jednym pliku. Automatyzacja tego procesu zapewnia sprawną komunikację z instytucją finansową, a także wywiązanie się z informacyjnego obowiązku.

Bieżąca komunikacja na tej linii jest istotna. Jeśli dany pracownik zrezygnuje z uczestnictwa w PPK – pracodawca jest zobowiązany poinformować o tym instytucję finansową. Z kolei instytucja musi poinformować zakład pracy o tym, że ich pracownik zdecydował się na wypłatę zgromadzonych funduszy.

  1. Korekta naliczonych wpłat do PPK

Oprogramowanie kadrowo-płacowe powinno umożliwiać także dokonywanie korekt w przypadku niepoprawnie naliczonych wpłat do PPK.

  1. Przechowywanie dokumentacji

System kadrowo-płacowy to także miejsce na wszystkie dokumenty związane z programem Pracowniczych Planów Kapitałowych. Dotyczy to wniosków o wpłatę dodatkową czy deklaracji o rezygnację z uczestnictwa w PPK. W przypadku wielu pracowników i w miarę upływu czasu liczba dokumentów związanych z PPK będzie rosła i zabierała coraz więcej miejsca w archiwum. Rozwiązaniem tego problemu jest digitalizacja dokumentacji pracowniczej. Zapewnia ona łatwość wyszukiwania dokumentów i ich bezpieczeństwo.
 

  1. Ochrona danych osobowych

Gdy przechowujesz dane swoich pracowników, jesteś ich administratorem. Ta rola zobowiązuje do zachowania poufności, ochrony przed wglądem osób trzecich, a także ochrony przed potencjalnym zniszczeniem. Znacznie łatwiej spełnić ten obowiązek, gdy dokumentacja kadrowo-płacowa jest w wersji elektronicznej. System kadrowo-płacowy posiada szereg zabezpieczeń, które uniemożliwiają dostęp osobom nieupoważnionym. Dostawcy IT przyjmują różne formy technologicznych zabezpieczeń: klucze podpisu kwalifikowanego, certyfikaty bezpieczeństwa, a także odpowiednie środki zabezpieczenia serwerowni.

Dostosowanie systemu kadrowo-płacowego do PPK - 3 aspekty, na które powinieneś zwrócić uwagę:

Aktualizacje systemu kadrowo-płacowego

Przy wyborze oprogramowania HR należy zwrócić uwagę, czy dostawca dostarczy nowe rozwiązania w przypadku zmian prawnych. Bieżące aktualizacje systemu są niezbędne, by zachować zgodność z przepisami, a także techniczną sprawność. Aktualizacje to dowód na to, że oprogramowanie jest rozwijane, a nowe funkcje i udogodnienia dla użytkowników poprawiają efektywność działu kadrowo-płacowego.

Kastomizacja oprogramowania

Warto upewnić się, że dostawca IT dostosuje system kadrowo-płacowy do PPK, a także całej polityki wynagradzania w firmie. Każde przedsiębiorstwo ma swoje indywidualne potrzeby i wymagania, a możliwość ich zaspokojenia jest kluczowa dla efektywności i prawidłowej obsługi procesów kadrowo-płacowych.

Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych

Manualne wykonywanie czynności w obszarze HR zabiera dużo czasu. Stwarza przy tym ryzyko popełnienia błędów, opóźnień w płatnościach czy realizacji niezbędnych zadań, czy wreszcie powstania braków w dokumentacji. Automatyzacja jest odpowiedzią na te problemy i zagrożenia. Niweluje ręczne, powtarzalne czynności, dzięki czemu pracownicy działu HR są bardziej efektywni. W przypadku PPK ma to szczególne znaczenie, ponieważ pracodawca co miesiąc musi naliczać i odprowadzać składki za zatrudnionych pracowników. System kadrowo-płacowy ma pomóc w cyklicznym wykonywaniu obowiązków związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi. Im większy poziom automatyzacji, tym większe korzyści dla firmy.

Pakiet Kadrowy: Wynagrodzenia 2021, Czas pracy 2021, Zatrudnianie i zwalnianie pracowników, Uprawnienia rodziców w pracy

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(1)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • mirek
    2021-05-20 09:35:54
    Szczerze, to szkoda, że PPK nie wprowadzili już kilka lat temu, bo widząc wyniki za ostatni okres, to działa to doskonale. A, że nie trzeba tu nic robić, i koszt niewielki, to aż szkoda nie skorzystać
    0
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail

Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

Potrącenie zaległości składkowych z emerytury, renty i zasiłku będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości?

Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

Praca zdalna a work-life balance

Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

Kodeks pracy art. 30

Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

Kontroferta dla pracownika - co to jest?

Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.