REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

System kadrowo-płacowy a PPK

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK?
Jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

System kadrowo-płacowy należy dostosować do PPK. Jak to zrobić? Jakie funkcjonalności powinien mieć?

Program kadrowo-płacowy a PPK

Jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK? Na co zwrócić uwagę? Oprogramowanie HR ma w tym obszarze dwa główne zadania do odegrania. Po pierwsze, ma umożliwić pracodawcy spełnienie obowiązków prawnych, nałożonych przez ustawę o PPK. Po drugie, ma zapewnić comiesięczną sprawną obsługę programu oszczędnościowego poprzez automatyzację procesów. System kadrowo-płacowy powinien zadbać o łatwe zarządzanie listą pracowników, ewidencję uczestników, naliczanie składek PPK, raportowanie, a także przekazywanie niezbędnych informacji instytucji finansowej.

REKLAMA

Autopromocja

Poniżej lista funkcjonalności, które powinien posiadać program kadrowo-płacowy do kompleksowej obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych. 

Jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK?

Aktualizacja oprogramowania o moduł PPK jest niezbędna, by proces naliczania wynagrodzenia przebiegał w prawidłowy sposób. Pracodawca jest ustawowo zobowiązany do terminowego naliczania składek PPK za swoich pracowników, a więc wiedza na temat tego, jak dostosować system kadrowo-płacowy do PPK jest kluczowa.

Jakie funkcje powinno posiadać oprogramowanie kadrowo-płacowe do kompleksowej obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych?

  1. Zapis pracowników do PPK

System kadrowo-płacowy musi zapewniać kontrolę nad tym, kto należy do programu oszczędnościowego. Istotne jest także odpowiednie zakwalifikowanie pracowników do PPK ze względu na wiek. Oprogramowanie powinno rozróżniać pracowników w trzech kategoriach wiekowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • 18-54 lat
    Osoby w tym wieku należą do programu automatycznie. Jeśli nie chcą dokonywać wpłat do PPK, muszą złożyć rezygnację.
  • 55-70 lat
    Umowy o prowadzenie PPK są zawierane tylko na wniosek tych pracowników.
  • > 70 lat
    Pracodawca nie zawiera umów o PPK z pracownikami, którzy ukończyli siedemdziesiąty rok życia. Jeśli jednak zapisali się do programu oszczędnościowego przed osiągnięciem tego wieku, mogą nadal w nim uczestniczyć.

System kadrowo-płacowy powinien kontrolować wiek pracowników, a także umożliwiać ich zbiorcze zapisywanie – zwłaszcza, gdy należą do pierwszej grupy. Ważne jest to, by pracownik działu kadr i płac mógł swobodnie zarządzać listą pracowników poprzez dodawanie nowych uczestników, a także uwzględnienie ich rezygnacji.

  1. Eksport listy uczestników PPK

Przydatną funkcją jest generowanie raportów i zestawień, a także podział pracowników na odpowiednie grupy, np.

  • osoby, które należy zgłosić do uczestnictwa (posiadające trzymiesięczny staż pracy z uwzględnieniem 12 poprzednich miesięcy),
  • osoby, które należy ponownie zgłosić do uczestnictwa w PPK – po 4 latach od rezygnacji,
  • pracownicy powyżej pięćdziesiątego piątego roku życia, których należy zgłosić do PPK tylko na ich wniosek,
  • osoby, które dołączyły lub zrezygnowały z PPK w danym czasie.

Zadaniem systemu kadrowo-płacowego jest automatyczne uwzględnienie wieku, przeliczenie stażu pracy, a następnie przyporządkowanie do odpowiedniej grupy. Użytkownik programu powinien mieć możliwość eksportu listy wyselekcjonowanych w ten sposób osób.

  1. Automatyczne wznowienie uczestnictwa po 4 latach od rezygnacji

Decyzja pracownika o rezygnacji z PPK nie jest ostateczna. Oznacza to, że po 4 latach musi on ponownie złożyć rezygnację. Jeśli jej nie złoży, stanie się automatycznie uczestnikiem PPK (dotyczy to pracowników w wieku 18-54).

Oprogramowanie także i w tym przypadku powinno dokonać automatycznych obliczeń, by po 4 latach ponownie zapisać pracownika do Pracowniczych Planów Kapitałowych (jeśli nie złożył wniosku o rezygnację). Funkcja jest niezwykle przydatna zwłaszcza w przypadku firm, które zatrudniają tysiące pracowników. Dzięki temu pracownik działu kadr i płac jest zwolniony z konieczności monitorowania dat, a następnie ręcznego wprowadzania zmian w liście osób zainteresowanych PPK.
 

  1. Naliczanie składek PPK

Automatyczne naliczanie składek PPK to z pewnością najważniejsza funkcja systemu kadrowo-płacowego w tym obszarze. Pracownicy oraz pracodawcy deklarują procentową wysokość wpłat podstawowych i dodatkowych. System powinien co miesiąc automatycznie obliczyć wynagrodzenie pracowników z uwzględnieniem potrąceń na Pracownicze Plany Kapitałowe.
 

  1. Raporty

Oprogramowanie HR to kompletna baza wiedzy o pracownikach i ich sprawach kadrowo-płacowych. Osoba odpowiedzialna za PPK powinna mieć stały dostęp do zestawień pracowników, według kwalifikacji do PPK: obowiązek zgłoszenia, wznowienie, rezygnacja oraz ustanie obowiązku. System kadrowo-płacowy, mając wszystkie niezbędne dane, generuje potrzebne raporty płacowe. Raportowanie dotyczy zarówno uczestnictwa, jak i informacji o wpłaconych składkach na Pracowniczy Plan Kapitałowy.

  1. Komunikacja z instytucją finansową

Pracodawca zgłasza do instytucji finansowej pracowników, którzy zdecydowali się na udział w programie PPK. Następnie dokonuje za nich wpłaty, a wszelkie dane w tym zakresie przekazuje instytucji finansowej w formie pliku xml lub csv.

REKLAMA

Format i strukturę pliku ustaliła Grupa Projektowa PPK. Dostawcy oprogramowania powinni dostosować formę przekazywania informacji do uniwersalnych formatów wymiany danych, wypracowanych przez Grupę Projektową. Wówczas pracodawcy i pracownicy działu kadr i płac mają możliwość wyeksportowania niezbędnych danych (podstawowe dane uczestników, ich liczba, wysokość wpłat PPK) w jednym pliku. Automatyzacja tego procesu zapewnia sprawną komunikację z instytucją finansową, a także wywiązanie się z informacyjnego obowiązku.

Bieżąca komunikacja na tej linii jest istotna. Jeśli dany pracownik zrezygnuje z uczestnictwa w PPK – pracodawca jest zobowiązany poinformować o tym instytucję finansową. Z kolei instytucja musi poinformować zakład pracy o tym, że ich pracownik zdecydował się na wypłatę zgromadzonych funduszy.

  1. Korekta naliczonych wpłat do PPK

Oprogramowanie kadrowo-płacowe powinno umożliwiać także dokonywanie korekt w przypadku niepoprawnie naliczonych wpłat do PPK.

  1. Przechowywanie dokumentacji

System kadrowo-płacowy to także miejsce na wszystkie dokumenty związane z programem Pracowniczych Planów Kapitałowych. Dotyczy to wniosków o wpłatę dodatkową czy deklaracji o rezygnację z uczestnictwa w PPK. W przypadku wielu pracowników i w miarę upływu czasu liczba dokumentów związanych z PPK będzie rosła i zabierała coraz więcej miejsca w archiwum. Rozwiązaniem tego problemu jest digitalizacja dokumentacji pracowniczej. Zapewnia ona łatwość wyszukiwania dokumentów i ich bezpieczeństwo.
 

  1. Ochrona danych osobowych

Gdy przechowujesz dane swoich pracowników, jesteś ich administratorem. Ta rola zobowiązuje do zachowania poufności, ochrony przed wglądem osób trzecich, a także ochrony przed potencjalnym zniszczeniem. Znacznie łatwiej spełnić ten obowiązek, gdy dokumentacja kadrowo-płacowa jest w wersji elektronicznej. System kadrowo-płacowy posiada szereg zabezpieczeń, które uniemożliwiają dostęp osobom nieupoważnionym. Dostawcy IT przyjmują różne formy technologicznych zabezpieczeń: klucze podpisu kwalifikowanego, certyfikaty bezpieczeństwa, a także odpowiednie środki zabezpieczenia serwerowni.

Dostosowanie systemu kadrowo-płacowego do PPK - 3 aspekty, na które powinieneś zwrócić uwagę:

Aktualizacje systemu kadrowo-płacowego

Przy wyborze oprogramowania HR należy zwrócić uwagę, czy dostawca dostarczy nowe rozwiązania w przypadku zmian prawnych. Bieżące aktualizacje systemu są niezbędne, by zachować zgodność z przepisami, a także techniczną sprawność. Aktualizacje to dowód na to, że oprogramowanie jest rozwijane, a nowe funkcje i udogodnienia dla użytkowników poprawiają efektywność działu kadrowo-płacowego.

Kastomizacja oprogramowania

Warto upewnić się, że dostawca IT dostosuje system kadrowo-płacowy do PPK, a także całej polityki wynagradzania w firmie. Każde przedsiębiorstwo ma swoje indywidualne potrzeby i wymagania, a możliwość ich zaspokojenia jest kluczowa dla efektywności i prawidłowej obsługi procesów kadrowo-płacowych.

Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych

Manualne wykonywanie czynności w obszarze HR zabiera dużo czasu. Stwarza przy tym ryzyko popełnienia błędów, opóźnień w płatnościach czy realizacji niezbędnych zadań, czy wreszcie powstania braków w dokumentacji. Automatyzacja jest odpowiedzią na te problemy i zagrożenia. Niweluje ręczne, powtarzalne czynności, dzięki czemu pracownicy działu HR są bardziej efektywni. W przypadku PPK ma to szczególne znaczenie, ponieważ pracodawca co miesiąc musi naliczać i odprowadzać składki za zatrudnionych pracowników. System kadrowo-płacowy ma pomóc w cyklicznym wykonywaniu obowiązków związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi. Im większy poziom automatyzacji, tym większe korzyści dla firmy.

Pakiet Kadrowy: Wynagrodzenia 2021, Czas pracy 2021, Zatrudnianie i zwalnianie pracowników, Uprawnienia rodziców w pracy

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA