Naliczanie składek PPK [PORADNIK]

Składki PPK - naliczanie

Ustawa o PPK (Pracowniczych Planach Kapitałowych) weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku. W związku z wejściem w życie nowej ustawy, po stronie pracodawcy a w praktyce działów kadrowo-płacowych ciąży nowy obowiązek, czyli naliczanie składek PPK. W praktyce pojawiło się już mnóstwo pytań dotyczących naliczania składek PPK, na które odpowiadam w niniejszym artykule. Jest to pierwszy artykuł z planowanych trzech, które przygotowuję dla czytelników.

Z artykułu dowiesz się:

1. na podstawie jakiego przepisu składka powinna być zaokrąglona;
2. od kiedy przedstawicielstwo zagranicznej spółki jest zobowiązane do zawarcia umowy o prowadzenie i zarządzanie PPK;
3. czy należy naliczać i pobierać wpłaty na PPK również od dofinansowania otrzymywanego od NFZ;
4. czy przystąpienie członka zarządu do PPK wymaga zmiany kontraktu menedżerskiego w zakresie wysokości wynagrodzenia brutto;
5. jakie są konsekwencje sfinansowania składek jeśli nie było podstawy do ich finansowania;
6. czy pracodawca prawidłowo nalicza składkę na PPK (przykładowe obliczenia).

Zaokrąglanie wpłat do PPK

1. Przepisy ustawy o PPK określają zasady naliczania składek PPK, jednak nie określają zasad zaokrąglania wpłat do PPK. Na podstawie jakiego przepisu składka powinna być zaokrąglona do 10 gr, a nie pozostawiona z dokładnością do 1 gr?

W przepisach ustawy o PPK nie określono zasad zaokrąglania wysokości wpłat przekazywanych na rachunek uczestnika PPK. Wysokość wpłat podstawowych i wpłat dodatkowych ustalona została w wysokości procentowej, a podstawę wpłaty podstawowej i dodatkowej stanowi wynagrodzenie uczestnika PPK.

Zasady zaokrąglania podatków zostały określone w art. 63 ustawy z 29.08.1997 – Ordynacja Podatkowa.

Zasady zaokrąglania składek wykazywanych w deklaracji składanej do ZUS zostały określone w przepisach § 5 rozporządzenia z 21.09.2017 w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Na podstawie tego przepisu kwoty należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne podlegają zaokrągleniu do pełnych groszy w górę, jeżeli końcówka jest równa lub wyższa od 0,50 grosza, lub w dół, jeżeli jest niższa od 0,50 grosza.

Natomiast kalkulator wpłat na PPK oblicza wysokość wpłat na PPK z dokładnością do pełnych groszy. Kwoty wpłat zaokrągla się do pełnych groszy, w ten sposób, że jeżeli końcówka jest niższa od 0,50 grosza, to pomija się ją, a jeżeli jest równa lub wyższa od 0,50 grosza, zaokrągla się ją do pełnych groszy w górę. Analogiczne zasady są stosowane przy zaokrąglaniu kwoty składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wykazywanych w deklaracji składanej do ZUS, stąd wydaje się, że takie zasady można stosować obliczając wpłaty na PPK.

Przedstawicielstwo zagranicznej spółki - kiedy zawrzeć umowę o prowadzenie i zarządzanie PPK?

2. Naliczanie składek PPK rozpoczyna się w terminach ustawowych. Przedstawicielstwo zagranicznej spółki X, które działa na terenie Polski zatrudnia 4 pracowników. Pracodawcą jest w tym przypadku przedstawicielstwo spółki w Polsce a nie sama spółka. Spółka zatrudnia ogółem ponad 20 pracowników (mniej niż 50). Od kiedy przedstawicielstwo jest zobowiązane do zawarcia umowy o prowadzenie i zarządzanie PPK?

Jeżeli pracodawcą jest przedstawicielstwo to jemu przysługuje status podmiotu zatrudniającego i liczba osób zatrudnionych w tym przedstawicielstwie rozstrzyga o dacie objęcia go przepisami o PPK, a także terminach zawarcia umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK. W konsekwencji, jeżeli przedstawicielstwo posiada tylko cztery osoby zatrudnione to przepisami o PPK zostanie objęte 1.01.2021 r. Umowa o zarządzanie PPK powinna być zawarta do 23.04.2021 r., a umowa o prowadzenie PPK do 10.05.2021 r.

Czy wpłaty do PPK pobiera się także od dofinansowania z NFZ?

3. Naliczanie składek PPK może stać się problematyczne, gdy wynagrodzenie składa się z dofinansowania. Pracodawca zatrudnia pielęgniarki, które otrzymują wynagrodzenie płatne przez fundację, jak również dofinansowanie z NFZ, na podstawie rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej. Czy należy naliczać i pobierać wpłaty na PPK również od dofinansowania otrzymywanego od NFZ?

Wynagrodzenie należne pielęgniarkom w ramach finansowania ze środków NFZ powinno być uwzględniona w podstawie wymiaru wpłaty do PPK, jeżeli stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, bez stosowania ograniczenia w postaci rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Czy przystąpienie do PPK wymaga zmiany wysokości wynagrodzenia członka zarządu?

4. Naliczanie składek PPK powoduje po stronie ubezpieczonego zmniejszenie jego kwoty wynagrodzenia. Czy przystąpienie członka zarządu do PPK wymaga zmiany kontraktu menedżerskiego w zakresie wysokości wynagrodzenia brutto?

Przepisy ustawy z dnia 4.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (nie nakładają na strony kontraktu menedżerskiego obowiązku zmiany wysokości wynagrodzenia w związku z koniecznością dokonywania wpłaty do PPK w zakresie wynagrodzenia brutto należnego menedżerowi. Nic nie stoi natomiast na przeszkodzie, aby w związku z objęciem zleceniodawcy przepisami o PPK i koniecznością sfinansowania przez menedżera wpłaty podstawowej z własnych środków, strony kontraktu menedżerskiego podwyższyły wynagrodzenia przysługujące menedżerowi.

Co w przypadku finansowania składek za czas przestoju lub obniżonego wymiaru czasu pracy?

5. Pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie za pracę w kwietniu 2020. Naliczenie składek PPK zostało dokonane przez pracodawcę. Jakie są konsekwencje sfinansowania składek za kwiecień?

Podmiot zatrudniający w okresie przestoju ekonomicznego oraz w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy nie powinien finansować zarówno wpłaty podstawowej, jak też dodatkowej na PPK, a w sytuacji, gdy to uczynił powinien dokonać stosownej korekty. W przypadku braku korekty pracodawca może narazić się na zarzut naruszenia przepisów ustawy.

Sytuacje, w których wpłaty do PPK nie są finansowane, zostały przewidziane w art. 25 ust. 4 ustawy z 4.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, m.in. w okresie przestoju ekonomicznego, a także w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy, o których mowa w ustawie z 11.10.2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy. Tym samym wpłaty do PPK nie są finansowane również wtedy, gdy przestój ekonomiczny albo obniżony wymiar czasu pracy został wprowadzony zgodnie z przepisami ustawy z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374).

Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych

(…)

4. Podmiot zatrudniający i uczestnik PPK:

1) w okresie przestoju ekonomicznego, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11 października 2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 669), oraz w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy, o którym mowa w art. 2 pkt 2 tej ustawy,

2) w przypadku zaistnienia przesłanek niewypłacalności pracodawcy, o których mowa w ustawie z dnia 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (Dz. U. z 2020 r. poz. 7),

3) w okresie przejściowego zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej lub ograniczenia jej prowadzenia na skutek powodzi i braku środków na wypłatę wynagrodzeń dla pracowników, o których mowa w art. 23 ustawy z dnia 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (Dz. U. z 2019 r. poz. 1317 oraz z 2020 r. poz. 782)

– nie finansują wpłaty podstawowej ani wpłaty dodatkowej, z zastrzeżeniem ust. 5.

(…)

Niezależnie od powyższego, uczestnik PPK może w deklaracji składanej podmiotowi zatrudniającemu zadeklarować finansowanie przez siebie wpłat w okresie przestoju ekonomicznego czy obniżonego wymiaru czasu pracy. Po otrzymaniu takiej deklaracji pracodawca powinien naliczać, pobierać i dokonywać wpłat finansowanych przez uczestnika PPK. W przypadku braku takiej deklaracji podmiot zatrudniający w okresie przestoju ekonomicznego oraz w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy nie powinien finansować zarówno wpłaty podstawowej, jak też wpłaty dodatkowej na PPK, a w sytuacji gdy to uczynił powinien dokonać stosownej korekty.

Jak prawidłowo naliczyć pierwszą składkę PPK?

6. Pracodawca zawarł umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników w dniu 26.10.2020. Wynagrodzenie pracowników wypłacane jest do 10 dnia następnego miesiąca kalendarzowego. Naliczanie składek PPK staje się w tym momencie jednym z obowiązków ciążących na pracodawcy. Czy pracodawca prawidłowo nalicza składkę na PPK, potrącając pracownikowi z jego wynagrodzenia netto składkę finansowaną przez pracownika (2%) i dokonując naliczenia 1,5% składki od pracodawcy?

Jeśli umowa o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracownika została zawarta 26 października 2020 to jeśli wynagrodzenie pracownika jest wypłacane do 10. dnia następnego miesiąca pracodawca obowiązany jest obliczyć wpłaty przez siebie finansowane oraz obliczyć i pobrać wpłaty finansowane przez pracownika będącego uczestnikiem PPK od wynagrodzenia za październik wypłacanego w listopadzie.

Wpłaty te pracodawca powinien przekazać na rachunek instytucji finansowej do 15 grudnia 2020.

Przykład naliczania składki PPK

Pracodawca podpisał umowę o prowadzenie PPK 26.10.2020. Pracownik w wieku 48 lat nie złożył deklaracji w sprawie rezygnacji z wpłat do PPK. Wynagrodzenie pracownika wynosi 2600 zł brutto. Pracodawca wpłaca na PPK:

• składka obowiązkową (2600 zł x 1,5%) tj. 39 zł,
• składkę dodatkową (2600 zł x 1%) tj. 26 zł.

Pracownik wpłaca na PPK tylko składkę obowiązkową (2600 zł x 2%) tj. 52 zł. Wynagrodzenie wypłacane jest 10-dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Założenia konieczne do prawidłowego naliczenia wynagrodzenia:

• podstawowe koszty uzyskania przychodów,
• prawo do zmniejszenia zaliczki o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek.

Wynagrodzenie za październik 2020 zostało wypłacone dnia 10 listopada 2020.

W listopadzie 2020 r. pracodawca:

• obliczył składkę obowiązkową i dodatkową finansowaną przez pracodawcę w wysokości 65 zł – składki te wpłaci na rachunek instytucji finansowej w grudniu, najpóźniej do dnia 15 grudnia 2020 r., w konsekwencji w grudniu z tego tytułu powstanie u pracownika przychód;
• obliczył i pobrał ze środków pracownika składkę obowiązkową finansowaną przez pracownika w wysokości 52 zł – składkę wpłaci na rachunek instytucji finansowej w grudniu, najpóźniej do dnia 15 grudnia 2020.

Lista płac za październik, wypłata wynagrodzenia w dniu 10.11.2020:

Wynagrodzenie: 2600 zł

Krok 1 Ustalenie podstawy wymiaru składek

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne: 2600 zł

Składki na ubezpieczenie emerytalne: 2600 zł x 9,76% = 253,76 zł

Składki na ubezpieczenie rentowe: 2600 zł x 1,50% = 39,00 zł

Składki na ubezpieczenie chorobowe: 600 zł x 2,45% = 63,70 zł

Razem składki na ubezpieczenie społeczne: 253,76 zł + 39,00 zł + 63,70 zł = 356,46 zł

Krok 2 Ustalenie podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne:

2600 zł – 356,46 zł (składki na ubezpieczenie społeczne finansowane ze środków pracownika) = 2243,54 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne: 2243,54 zł x 9% = 201,92 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od zaliczki na podatek: 2243,54 zł x 7,75% = 173,87 zł

Krok 3 Ustalenie podstawy opodatkowania:

2600 zł – 356,46 zł (składki na ubezpieczenie społeczne finansowane ze środków pracownika) – 250 zł (koszty uzyskania przychodów) = 1993,54 zł po zaokrągleniu 1994 zł

Krok 4 Obliczenie zaliczki na podatek:

1994 zł x 17% = 338,98 zł

Krok 5 Obniżenie zaliczki na podatek o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek

338,98 zł – 43,76 zł = 295,22 zł

Krok 6 Zmniejszenie zaliczki o kwotę stanowiącą 7,75% podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne

295,22 zł – 173,87 zł = 121,35 zł po zaokrągleniu 121 zł

Krok 7 Kwota do wypłaty:

2600 zł – 356,46 zł (składki na ubezpieczenie społeczne finansowane ze środków pracownika) – 201,92 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne) – 121,00 zł (zaliczka na podatek) – 52 zł (wpłata do PPK finansowana przez pracownika) = 1868,62 zł

Krok 8 Obliczenie składek finansowanych przez pracodawcę:

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe, FP,FS, FGŚP: 2600 zł

Składki na ubezpieczenie emerytalne: 2600 zł x 9,76% = 253,76 zł

Składki na ubezpieczenie rentowe: 2600 zł x 6,50% = 169 zł

Składka na ubezpieczenie wypadkowe: 2600 zł x 1,67% = 43,42 zł

Składka na FP i FS: 2600 zł x 2,45% = 63,70 zł

Składka na FGŚP: 2600 zł x 0,10% = 2,60 zł

W dniu 10 grudnia 2020 pracownik otrzyma wynagrodzenie za listopad 2020.

Pracodawca dokona następujących kroków:

• w dniu 9.12.2020 wpłaci na rachunek instytucji finansowej składkę obowiązkową i dodatkową za listopad 2020, finansowaną przez pracodawcę w łącznej wysokości 65 zł (z tego tytułu w grudniu 2020 powstanie przychód u pracownika);
• obliczy składkę obowiązkową i dodatkową finansowaną przez pracodawcę w wysokości 65 zł (składki te wpłaci na rachunek instytucji finansowej w styczniu 2021 najpóźniej do dnia 15 stycznia 2021, w konsekwencji w styczniu 2021 z tego tytułu powstanie u pracownika przychód);
• obliczy i pobierze ze środków pracownika składkę obowiązkową finansowaną przez pracownika w wysokości 52 zł (składkę wpłaci na rachunek instytucji finansowej w styczniu 2021 najpóźniej do dnia 15 stycznia 2021)

Lista płac za listopad, wypłata wynagrodzenia w dniu 10.12.2020:

Wynagrodzenie: 2600 zł

Krok 1 Ustalenie podstawy wymiaru składek

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne: 2600 zł

Składki na ubezpieczenie emerytalne: 2600 zł x 9,76% = 253,76 zł

Składki na ubezpieczenie rentowe: 2600 zł x 1,50% = 39,00 zł

Składki na ubezpieczenie chorobowe: 2600 zł x 2,45% = 63,70 zł

Razem składki na ubezpieczenie społeczne: 253,76 zł + 39,00 zł + 63,70 zł = 356,46 zł

Krok 2 Ustalenie podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne:

2600 zł – 356,46 zł (składki na ubezpieczenie społeczne finansowane ze środków pracownika) = 2243,54 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne: 2243,54 zł x 9% = 201,92 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od zaliczki na podatek: 2243,54 zł x 7,75% = 173,87 zł

Krok 3 Ustalenie podstawy opodatkowania:

2600 zł – 356,46 zł (składki na ubezpieczenie społeczne finansowane ze środków pracownika) – 250 zł (koszty uzyskania przychodów) + 65 zł (wpłata na PPK za listopad finansowana przez pracodawcę wpłacona na instytucji finansowej dnia 9.12.2020) = 2058,54 zł po zaokrągleniu 2059 zł

Krok 4 Obliczenie zaliczki na podatek:

2059 zł x 17% = 350,03 zł

Krok 5 Obniżenie zaliczki na podatek o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek

350,03 zł – 43,76 zł = 306,27 zł

Krok 6 Zmniejszenie zaliczki o kwotę stanowiącą 7,75% podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne

306,07 zł – 173,87 zł = 132,40 zł po zaokrągleniu 132 zł

Krok 7 Kwota do wypłaty:

2600 zł – 356,46 zł (składki na ubezpieczenie społeczne finansowane ze środków pracownika) – 201,92 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne) – 132,00 zł (zaliczka na podatek) – 52 zł (wpłata do PPK finansowana przez pracownika) = 1857,62 zł

Krok 8 Obliczenie składek finansowanych przez pracodawcę:

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe, FP, FS, FGŚP: 2600 zł

Składki na ubezpieczenie emerytalne: 2600 zł x 9,76% = 253,76 zł

Składki na ubezpieczenie rentowe: 2600 zł x 6,50% = 169 zł

Składka na ubezpieczenie wypadkowe: 2600 zł x 1,67% = 43,42 zł

Składka na FP i FS: 2600 zł x 2,45% = 63,70 zł

Składka na FGŚP: 2600 zł x 0,10% = 2,60 zł

Wpłaty do PPK finansowane przez podmiot zatrudniający należy wykazać w raporcie miesięcznym ZUS RCA – w bloku III.B. i IV.B., w polu 28 – Kwota wpłaty w ramach pracowniczego planu kapitałowego finansowana przez płatnika składek.

Jeżeli wpłata na PPK obliczona przez podmiot zatrudniający staje się przychodem ubezpieczonego w terminie przekazania tej wpłaty do wybranego funduszu, to powinna zostać wykazana w imiennym raporcie ZUS RCA za miesiąc, w którym nastąpiło przekazanie tej wpłaty. Tak wynika ze stanowiska ZUS na stronie (www.zus.pl/baza-wiedzy/biezace-wyjasnienia-komorek-merytorycznych/firmy/-/publisher/details/1/wykazywanie-w-raporcie-zus-rca-wplaty-do-ppk-finansowanej-przez-podmiot-zatrudniajacy/2527209).