Pracownicze Plany Kapitałowe w małych i średnich firmach – ostatni dzwonek (wywiad)

1. Jakie terminy przewidziano na uruchomienie PPK dla tej grupy pracodawców? Co należy zrobić, aby PPK zaczęło funkcjonować w firmie?

Pracodawcy 50+ i 20+ tworzący PPK w tzw. II i III turze powinni wprowadzić PPK w swoich firmach do 27 października br. To oznacza, że najpóźniej 27 października 2020 r. powinni zawrzeć umowy o zarządzanie PPK, a następnie nie później niż 10 listopada 2020 r. zawrzeć umowy o prowadzenie PPK.

Sylwia Prokorym, Dyrektor Biura Redakcyjnego PFR Portal PPK

Pierwotna data, kiedy pracodawcy 20+ powinni ostatecznie zawrzeć umowę o zarządzanie czyli 24 kwietnia 2020 r., w związku z pojawieniem się pandemii choroby COVID-19 została przesunięta. Ustawodawca, uchwalając tzw. Tarczę Antykryzysową 1.0 dokonał zrównania terminów II i III fazy wdrażania PPK. Tym samym również pracodawcy 50+ mają czas na zawarcie umów PPK odpowiednio do 27 października i 10 listopada tego roku. Przesunięcie tych terminów nie dotyczy jednak podmiotów, które wcześniej zawarły umowę o zarządzanie PPK. Nie wpływa także na sytuację pracowników, dla których pracodawcy z II tury umowy o prowadzenie PPK już zawarli.

Polecamy: PPK dla pracownika

Obydwie umowy są niezbędne dla utworzenia PPK w firmie i zapewnienia pracownikom możliwości oszczędzania w tym programie. Z ich podpisaniem nie należy zwlekać do ostatniej chwili. Pracodawcy powinni pamiętać, że  podpisanie umowy o zarządzanie PPK, nawet dużo wcześniej niż przypada ostateczny termin na jej zawarcie, nie jest dla nich związane z żadnymi kosztami. W zasadzie dopiero zawarcie umowy o prowadzenie PPK powoduje uruchomienie programu, a co za tym idzie rozpoczęcie dokonywania wpłat do PPK. Dlatego gorąco zachęcamy, aby pracodawcy przynajmniej umowę o zarządzanie PPK podpisali wcześniej niż na ostatnią chwilę, jeszcze przed 27 października. Nie powinno to być dużym wyzwaniem dla pracodawców, tym bardziej że umowy te są zawierane elektronicznie, a z pewnością wpłynie to korzystnie na organizację całego procesu wdrożenia PPK w ich firmach. Pamiętajmy też, że aktualny etap wdrażania PPK dotyczy ponad 60 tys. pracodawców. Dla porównania pierwszym etapem wdrażania PPK było objętych ok. 4 tys. pracodawców. Jesienią do PPK przystępuje ponad 60 tysięcy firm, co może wpłynąć na dostępność bieżącego wsparcia dla tych firm ze strony instytucji finansowych przy zawieraniu umów.

2. Aby pracodawcy zdążyli w wyznaczonych terminach utworzyć PPK, powinni podjąć wszystkie niezbędne czynności z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym. Jak to wygląda na przykładzie pracodawców, którzy nadal nie wybrali instytucji finansowej? Czy mogłaby Pani podać przybliżony czas niezbędny do wyboru instytucji, podpisania umowy o zarządzanie oraz umowy o prowadzenie PPK?

Trudno jest określić precyzyjnie, ile czasu powinien zaplanować pracodawca na dokonanie wyboru instytucji finansowej. Z doświadczeń największych pracodawców, którzy już utworzyli PPK wynika, że czas ten  bywa różny. Aktualnie jesteśmy już na etapie, w którym przed wyborem instytucji finansowej stoją pracodawcy, którym nie udało się osiągnąć w tym zakresie porozumienia ze stroną społeczną. Przypomnę, że wyboru instytucji finansowej dokonuje pracodawca w porozumieniu z działającymi u niego organizacjami związkowymi, a w razie ich braku z reprezentacją pracowników. Jeśli takie porozumienie przez pracodawcę nie zostało dotychczas osiągnięte, teraz już pracodawca jest uprawniony do samodzielnego wyboru instytucji.

Przy wyborze instytucji finansowej, nawet dokonywanym przez pracodawcę samodzielnie, powinien on kierować się najlepiej rozumianym interesem uczestników PPK. Wybór powinien opierać się na porównaniu ofert instytucji oferujących PPK na podstawie przyjętych kryteriów, w szczególności warunków zarządzania PPK, efektywności, czy doświadczenia. Z pewnością wskazanym jest też, z punktu widzenia pracodawcy, aby cały proces wyboru instytucji finansowej został właściwie udokumentowany.

Kiedy zostanie już wybrana instytucja finansowa, należy zawrzeć z nią umowę o zarządzanie PPK i umowę o prowadzenie PPK. O ile zawarcie tych umów zajmuje chwilę, o tyle już samo przetestowanie i wdrożenie w firmie rozwiązań pozwalających na sprawną obsługę programu, przygotowanie się do informowania pracowników o PPK, terminowego dokonywania wpłat do PPK oraz prowadzenia i archiwizacji dokumentacji – wymaga już czasu.

Małe i średnie przedsiębiorstwa mogą już oczywiście wzorować się na rozwiązaniach wcześniej wypracowanych przez największych pracodawców. Jednak w przypadku firm 50+ i 20+ należy mieć na uwadze, że tych firm, które wdrażają teraz PPK jest ponad 10 razy więcej niż firm, które PPK wdrożyły w I etapie. Ta skala wpływa na dostępność i zakres wsparcia ze strony instytucji finansowych dla pracodawców wdrażających PPK teraz. Otrzymujemy sygnały z rynku, że to wsparcie już nie jest tak łatwo dostępne. Miejmy na uwadze, że instytucje finansowe aktywnie przygotowują się też już do wdrożenia PPK w sektorze finansów publicznych, co rozpocznie się od 2021 r.

Dlatego moim zdaniem na ten moment kluczowe jest podjęcie przez pracodawców w możliwie szybkim terminie decyzji, której instytucji finansowej powierzą zarządzanie PPK i jak najszybsze przystąpienie do zawieranie umów o zarządzanie PPK, a następnie umów o prowadzenie PPK. Tym bardziej, że do 27 października zostało już naprawdę niewiele czasu.

Niezwykle istotne jest też to, aby w całym procesie tworzenia PPK pracodawcy zadbali o przekazanie pracownikom rzetelnych informacji o zasadach funkcjonowania PPK, przysługujących im prawach, a także korzyściach z uczestnictwa w PPK. Wiedza i świadomość pracowników na temat korzyści wynikających z PPK ma bezpośrednie przełożenie na ich zainteresowanie oszczędzaniem w PPK i partycypację w programie.

3. Jak ocenia Pani partycypację po wdrożeniu I fali PPK w Polsce?

Poziom partycypacji w PPK, gdzie na wejściu osiągnęliśmy 39%, jest według mnie bardzo zadowalający, szczególnie mając na względzie, że jesteśmy na początku funkcjonowania tego programu w Polsce. PPK wypada też dobrze w porównaniu z analogicznym programem prowadzonym w Wielkiej Brytanii, na którym były wzorowane rozwiązania przyjęte w Polsce. Tam w pierwszym okresie po wprowadzeniu programu partycypacja w sektorze prywatnym kształtowała się na poziomie 44%. Obecnie, wedle stanu na 2019 rok, partycypacja w Workplace Pension Plan wynosi już 88%.  Kolejny przykład, w Nowej Zelandii początkowo partycypacja była na poziomie poniżej 20%, ale rosła z upływem czasu, aż do ponad 70 % aktualnie. Uważam, że możemy się spodziewać, że w PPK w dłuższej perspektywie partycypacja też będzie rosnąć. Wielu pracodawców postrzega PPK jako benefit, który pozwoli im zatrzymać u siebie najlepszych pracowników. To też jest budujące.

4. Na jakie wsparcie z Państwa strony mogą liczyć pracodawcy?

Jako podmiot ustawowo powołany do upowszechniania wiedzy o PPK od początku 2019 roku prowadzimy szeroką kampanię edukacyjno-informacyjną o PPK. Prowadzimy Portal PPK (www.mojeppk.pl) na którym dostępne są szczegółowe informacje o zasadach wdrażania i funkcjonowania PPK i który jest jedynym oficjalnym źródłem informacji o Pracowniczych Planach Kapitałowych. W sekcji „do pobrania” na Portalu PPK znajdują się m.in. wzory przydatnych dokumentów oraz materiały informacyjne zarówno dla pracodawców, pracowników, jak też instytucji finansowych, takie jak poradnik pracownika, niezbędnik pracodawcy oraz zagadnienia prawne. Dostępny jest też kalkulator oszczędności PPK pozwalający na wyliczenie symulacji wyników oszczędzania w ramach tego programu. Od początku 2019 roku Portal MojePPK odnotował ponad 8 mln odsłon i ma ponad 1,5 mln użytkowników.

Ponadto, regularnie prowadzone są przez naszych Ekspertów Regionalnych bezpłatne szkolenia otwarte i szkolenia online na temat PPK dla pracodawców i pracowników, jak również konferencje. Lista miejscowości, terminy oraz formularze rejestracji na te szkolenia dostępne są na Portalu PPK w zakładce „szkolenia”. Od początku działalności przeprowadziliśmy ponad 2,7 tys. szkoleń.

W skład naszego zespołu wchodzą osoby, które były zaangażowane w prace nad ustawą o PPK już na etapie jej tworzenia. Obecnie w gronie  naszych  prawników i ekspertów uczestniczymy w uzgadnianiu z organami publicznymi istotnych dla rynku stanowisk i rekomendacji. Współpracujemy w tym zakresie w szczególności z Ministerstwem Finansów i Komisją Nadzoru Finansowego. Uczestniczyliśmy w licznych warsztatach z instytucjami finansowymi, które korzystając z uzyskanej od naszych ekspertów wiedzy, z powodzeniem bezpośrednio wspierają pracodawców.  Współpracujemy też na bieżąco z organizacjami pracodawców oraz związkami zawodowymi.

Prowadzimy również infolinię i regularnie publikujemy informacje o PPK w prasie ogólnokrajowej i specjalistycznej. Jesteśmy obecni też na Facebooku, LinkedIn i Instagramie. Właśnie rozpoczynamy koleją kampanię promocyjną w telewizji, radiu i social mediach.

5. Przypuśćmy, że umowy są już podpisane i co dalej? Kiedy wpłyną pierwsze środki na indywidualne konta uczestników PPK? Jak uczestnicy o tym się dowiedzą?

Uczestnicy PPK otrzymają pierwsze wpłaty na ich indywidualne rachunki PPK w niedługim czasie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK. Pierwsze wpłaty zostaną naliczone już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego im po zawarciu umowy, a następnie przekazane na ich rachunki PPK w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały naliczone. To oznacza, że jeśli umowa o prowadzenie PPK zostanie zawarta np. 1 listopada, a wynagrodzenie zostanie wypłacone 10 listopada, pracodawca powinien najpóźniej do 15 grudnia przekazać instytucji finansowej wpłaty do PPK. Wtedy też wpłaty te pojawią się na rachunku PPK uczestnika.

Każda instytucja finansowa zapewnia uczestnikom PPK, których rachunki prowadzi, elektroniczny dostęp do bieżących informacji o wysokości środków zgromadzonych na tych rachunkach, jak też operacjach na nich dokonywanych. Uczestnicy w każdej chwili mogą sprawdzać w ten sposób, czy i ile środków wpłynęło na ich konto w PPK. Jako ciekawostkę mogę powiedzieć, że rozpoczęliśmy już pracę nad projektem, który zapewni uczestnikom wgląd do stanu ich wszystkich rachunków PPK w jednym miejscu, właśnie na naszym Portalu MojePPK. Wdrożenie tego rozwiązania jest planowane na początek 2022 roku.

Bardzo dziękuję za udzielenie odpowiedzi na pytania.

Emilia Panufnik