Szkolenia pracowników jako inwestycja

Rozpocznijmy projektowanie procesu szkoleniowego od analizy potrzeb

Najczęściej stosowaną praktyką w analizie potrzeb szkoleniowych firmy jest tworzenie planów szkoleniowych przez kierowników jednostek. Zakładamy, że menedżer jest najlepiej poinformowany o lukach kompetencyjnych podwładnych. Jest to podstawa, na której kierownik opiera plan szkoleń. Jednak zmienność środowiska biznesowego powoduje, iż wiedza i umiejętności pożądane dzisiaj, jutro mogą stać się bezwartościowe dla firmy. Dlatego identyfikując potrzeby rozwojowe pracowników kierownicy powinni analizować je również w  kontekście celów biznesowych firmy oraz celów jednostki organizacyjnej, którą zarządzają . W ten sposób zapewniają spójność programu rozwojowego pracowników z dynamicznymi potrzebami biznesu, zapewniając, iż poniesione nakłady finansowe są inwestycją na przyszłość, a nie zbędnym kosztem. Wsparciem dla menedżerów w tak złożonym procesie stanowi odpowiedni system komputerowy, umożliwiający m.in:

• Przegląd aktualnych kompetencji pracownika w stosunku do oczekiwań na stanowisku
• Automatyzację planowania okresowych szkoleń związanych z aktualizacją uprawnień
• Weryfikację celów taktycznych jednostki oraz celów operacyjnych pracowników
• Wgląd w realizowane i planowane szkolenia podwładnych
• Planowanie szkoleń w kontekście przydzielonego budżetu.

Zbudujmy program rozwojowy w oparciu o przeprowadzoną analizę potrzeb

Tworząc program nie ograniczamy się do doraźnych szkoleń, realizowanych w celach interwencyjnych lub stanowiącymi nagrodę dla pracownika. Programy rozwojowe obejmują cykl powiązanych działań prowadzących do realizacji celu biznesowego. Programy obejmują zatem różne formy zdobywania wiedzy, takie jak szkolenia, mentoring i couching. Wymienione metody związane są ze znacznymi wydatkami, obejmującymi opłatę za szkolenie, refundację ewentualnych kosztów wyjazdu, wynagrodzenie dla mentora lub trenera. Ofertę uzupełniającą programów rozwojowych lub rozwiązanie alternatywne do tradycyjnych metod stanowią niskokosztowe formy rozwoju, czyli biblioteki wiedzy korzystające z aplikacji wiki, portale firmowe umożliwiające dzielenie się wiedzą pod okiem wewnętrznych ekspertów, video wykłady firmowych specjalistów lub wykłady oferowane przez globalne akademie, udostępniające darmowe materiały w sieci. Budując program rozwojowy warto korzystać z różnorodnych metod, aby zdobywanie wiedzy było postrzegane przez pracowników jako atrakcyjny element zatrudnienia, a nie nudny obowiązek.

Zrealizujmy program rozwojowy

Na etap realizacji szkoleń i działań rozwojowych składa się wiele elementów, związanych z organizacją szkoleń, przygotowaniem materiałów, doborem metod nauczania do odbiorców. Są to zadania realizowane przez działy HR lub wyspecjalizowane jednostki odpowiedzialne za rozwój pracowników firmy. Adresatem tych prac są wszyscy uczestnicy programów rozwojowych, warto zatem zadbać o stworzenie przyjaznego środowiska wpierającego uczenie się, które zachęci pracowników do współudziału w edukacji. Z pomocą przychodzą nowoczesne technologie i oprogramowanie, które pozwalają na budowanie platform wiedzy.

W bazie wiedzy można opublikować:

• opis programu rozwojowego
• cel i elementy składowe programu
• warunki zaliczenia i harmonogram szkoleń.

Z kolei na portalach udostępnia się materiały umożliwiające samokształcenie, w postaci artykułów wiki, filmów video z wykładami lub studiami przypadków, linków do informacji w sieci oraz lekcji e‑lerningowych.  Dodatkowo otwiera się fora dyskusyjne, pozwalające na wymianę wiedzy w kontekście omawianych zagadnień. Proste nowoczesne platformy szkoleniowe pomagają pracownikom szybko przyswoić wiedzę i podążać za zmianami.

Dołącz do nas na Facebooku!

Oceńmy efektywność szkoleń

Ostatnim krokiem procesu szkoleniowego jest ocena efektywności, przynosząca informację czy obrany kierunek rozwoju jest prawidłowy, czy wymaga pewnych korekt lub gruntownych zmian. Efektywność szkoleń mierzona jest na kilku poziomach (4- D.Kirkpatrick, 5- J.Phillips). Bezpośrednio po szkoleniu badamy subiektywne odczucia i emocje związane ze szkoleniem oraz sprawdzamy stopień przyswojenia wiedzy. Następnie badamy czy wiedza i umiejętności nabyte podczas szkolenia są wykorzystywane w codziennej pracy, czyli analizujemy wyniki pracy. Zbadanie efektywności na poziomie wskaźników finansowych, jest badaniem zasadności programu szkoleniowego, jako inwestycji. Na poziomie rezultatów badamy więc wpływ programu szkoleniowego na wynik przedsiębiorstwa. Możemy również określić wymierny wskaźnik (ROI), informujący zarządzających ile uzyskała firma w stosunku do nakładów poniesionych na szkolenia.

Analiza efektywności szkoleń jest prowadzono przez działy HR przy współpracy z uczestnikami, ich przełożonymi oraz trenerami. Miarodajny wynik jest możliwy, gdy otrzymamy pełną informację o wyniku pomiaru na każdym z poziomów. Szybkie zbieranie i analizowane dużej ilości informacji jest możliwe tylko przy wykorzystaniu systemów informatycznych, poprzez:

• udostępnienie ankiet satysfakcji uczestnikom szkolenia w aplikacjach online- w ten sposób informacja o ocenia szkolenia trafia natychmiast do specjalistów HR, bez konieczności manualnego weryfikowania ankiet
• elektroniczne testy wiedzy, dzięki którym uczestnik natychmiast po zakończeniu wypełnienia testu otrzymuje swój wynik a organizator może przeanalizować metodologie w oparciu o uzyskane statystyki
• umożliwienie kierownikom oceny osiągnięć pracowników w kontekście umiejętności i wiedzy zdobytych podczas wskazanego szkolenia za pomocą ankiet- w ten sposób na ocenę szkolenia (metody, firmy, trenera, itd.) oprócz subiektywnych wskazań uczestnika wpływają również zaobserwowane rezultaty
• automatyczną analizę wyników ankiet i testów, pozwalającą na korektę planów rozwojowych na kolejny okres.

Współczesne firmy działają w zmiennym otoczeniu biznesowym, wymagającym nieustannego dopasowywania do zmian i pozyskiwania aktualnej wiedzy. Programy rozwojowe wpierane przez technologie informatyczne są inwestycją dla przedsiębiorstw, którą chcą być konkurencyjne na rynku.

Zadaj pytanie na FORUM

Autor: Katarzyna Jaśniewicz, Menedżer Produktu w UNIT4 Polska