7 błędów rekrutera

Siedem grzechów rekrutera

Praca rekrutera to zajęcie wysokiego ryzyka. Sporo stresu, presja czasu, wyczerpanie energetyczne i emocjonalne spowodowane częstym kontaktem z ludźmi, wymagającym dużego zaangażowania. Nic dziwnego, że czasem kusi droga na skróty: zrobić coś potem lub wcale, uniknąć uważanej za bezsensowną dyskusji, zrezygnować z walki o swoje racje. Oto lista grzechów, które ma na sumieniu wielu rekruterów.

Przewinienia rekruterów można zrozumieć i nawet wybaczyć. Jednak najważniejsze jest, żeby rekruter sam miał świadomość, gdzie popełnił błąd i w jaki sposób może go uniknąć następnym razem.

1. Nieprzygotowanie

Rekrutacja – jak każdy projekt – wymaga planowania i terminowości. Natychmiastowe uruchomienie procesu pozwala (pozornie!) zaoszczędzić kilka dni i zyskać akceptację szefa, menedżera czy zleceniodawcy, ale... Tak pojawia się pierwszy błąd, czyli brak dobrego przygotowania. W każdym kolejnym etapie będzie on powracał echem: nieodpowiednimi kandydatami, niedotrzymanymi terminami, nieudanymi rozmowami. Jak go uniknąć? Po pierwsze – należy stworzyć profil kandydata. Dobrze zbudowany, będzie drogowskazem podczas całego procesu. Powinien zawierać oczekiwania dotyczące wiedzy, umiejętności i doświadczenia, niezbędnych do wykonywania obowiązków – opisane konkretnie i realnie.

Redakcja poleca: Personel i Zarządzanie

Równie ważne są kompetencje miękkie, które wymagają szczególnie wnikliwej analizy. Każdy profil zawiera określenia, takie jak: komunikatywny, zaangażowany, konsekwentny – rzadko jednak zadajemy sobie pytanie, co te słowa oznaczają. Czasem wymaga to konsultacji z innymi osobami, na przykład menedżerem, który zleca nam proces, lub zespołem, do którego trafi nowy pracownik. Czy komunikatywny znaczy rozmowny, energiczny, towarzyski, czy taki, który dobrze i racjonalnie potrafi argumentować swoje racje? W czym ma się przejawiać konsekwencja: w realizacji zadań czy umiejętności obrony swoich racji? Każdy element profilu należy przeanalizować i uzgodnić z kluczowymi w procesie osobami. Określmy też wymagany poziom i metody weryfikacji wszystkich kompetencji. Ważne będzie podzielenie ich według priorytetów – które są konieczne, a które będą tylko cennym dodatkiem? Czy każdą kompetencję jesteśmy w stanie rzetelnie zweryfikować, czy będziemy potrzebować pomocy z zewnątrz, lub nawet zrezygnujemy z wymagania, którego nie potrafimy dobrze sprawdzić? Te pytania muszą się pojawić jeszcze przed uruchomieniem procesu.

Zadaj pytanie na FORUM

W pierwszym etapie zróbmy też badania rynku na temat wynagrodzenia – będą ważnym argumentem w rozmowie z kandydatem, ale jeszcze ważniejszym w budowaniu profilu, który uzgodnimy z organizacją. Pozwolą one urealnić proces i ewentualnie zmodyfikować warunki wstępne. Ustalmy daty, terminy, zakres odpowiedzialności poszczególnych osób. Warto nawet opracować check listę, która ułatwi nam działania w tym pierwszym etapie.

2. Strach, który skutkuje złą komunikacją

Rzadko zdarza się, by rekruter szukał kandydatów do swojego zespołu i w dodatku był ich przyszłym przełożonym. Natomiast szuka kandydatów, z którymi będą pracować inni, często osoby słabo rekruterowi znane i postawione wyżej w organizacyjnej hierarchii. W takiej sytuacji trudno przyjąć rolę wymagającego partnera – wymóc precyzyjne ustalenia dotyczące profilu, zdecydowanie bronić racji kandydata, argumentować za wyższym wynagrodzeniem, czy twardo oczekiwać informacji zwrotnej w terminie.

Tak popełniamy drugi grzech: boimy się stawiać wymagania. A w rekrutacji musimy być, przynajmniej czasami, bezwzględni. Umówionego terminu spotkania z kandydatem nie możemy przesuwać, bo „szefowi coś wypadło”, a informacji zwrotnej udzielać z tygodniowym opóźnieniem, bo „proces decyzyjny trwa bardzo długo”. W ten sposób obniżamy wiarygodność swoją i organizacji, a tym samym szanse na zbudowanie dobrej relacji z kandydatem. Czy jest na to sposób? Przede wszystkim, budujmy partnerskie relacje. Otwarcie rozmawiajmy o oczekiwaniach, obawach, priorytetach. Jasno określmy obowiązki i zakres odpowiedzialności – w ten sposób pokażemy, że za pozyskanie cennego pracownika nie odpowiada jedynie rekruter, lecz także klient.

5 standardowych pytań na rozmowie rekrutacyjnej

Ważna jest także edukacja, dlatego dostarczajmy rzetelnych informacji, dzielmy się wynikami badań, odwołujmy do liczb. Menedżer ma do osiągnięcia określone cele, a pracownicy powinni mu w tym pomagać, więc potrzebuje ich szybko i chce ich mieć dobrych. Rekruter powinien to zrozumieć i pokazać, że pośpiech, brak informacji zwrotnej czy dobrej oferty to przeszkody na drodze do osiągnięcia tych celów. Argumenty merytoryczne są w tej dyskusji niezbędne, dlatego opracujmy je wcześniej i nie bójmy się ich przedstawić. Strach rekrutera jest też rezultatem nierównej relacji, dlatego od początku starajmy się o wzajemny szacunek, który łatwiej zbudujemy, korzystając z powyższych wskazówek. Konsekwentnie.

3. Lenistwo (i chodzenie na łatwiznę)

Zainteresuj kandydata – te słowa, niczym mantra, pojawiają się na szkoleniach, w poradnikach i newsletterach. Efekt? „Firma z branży FMCG, lider rynku kosmetycznego w Polsce, poszukuje kandydatów na stanowisko... oferujemy: umowę o pracę, niezbędne narzędzia pracy, pakiet benefitów itd.” Porywające, prawda?

Nudne ogłoszenie bywa konsekwencją dwóch pierwszych grzechów. Jeśli nie sprecyzowaliśmy zadań związanych ze stanowiskiem ani cech, jakich szukamy u kandydata, nie mamy o czym pisać. Ale banalnie przedstawiona oferta to często wyraz naszego lenistwa, bo najłatwiej jest wcisnąć kopiuj/wklej i wykorzystać to, co już raz napisaliśmy. Ten grzech może jednak być ostatnim, jaki popełnimy – bo kandydaci do nas nie przyjdą. Jak się go wystrzegać? Potrzebna będzie odrobina wysiłku i inwencji twórczej. Firma jest co prawda jedna, ale niemal każdemu kandydatowi zależy na czymś innym. Ogłoszenie powinno dawać mu nadzieję, że to właśnie otrzyma. Nie „możliwości rozwoju”, ale „określony budżet na szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne realizowane dwa razy w roku”. Nie „przyjazna atmosfera”, ale „otwarta i szczera komunikacja poparta regularnym feedbackiem ze strony menedżera”. W obowiązkach kandydat nie chce czytać o „realizacji planów sprzedażowych”, ale „osiąganiu celów określanych raz w miesiącu we wspólnych ustaleniach z przełożonym, na podstawie wcześniej osiągniętych rezultatów”. I tak dalej...

Na co zwracają uwagę rekruterzy w CV?

Oczywiście nie każdemu i nie od razu przychodzi do głowy 100 pomysłów na ciekawy tekst, dlatego szukajmy inspiracji. W rozmowach z pracownikami, ofertach innych firm, na blogach. Jeśli raz zdecydujemy się na zmianę, ogłoszenia szybko zaczną przynosić nie tylko lepsze efekty, lecz także więcej satysfakcji nam samym.

4. Źle poprowadzona rozmowa

Spóźnienie, bezsensowne pytania, nieprzyjazna atmosfera, brak kluczowych dla procesu osób. Jest wiele sposobów, by zniszczyć wrażenia z rozmowy i zniechęcić kandydata do naszej oferty. Najnowsze badania przeprowadzone przez portal LinkedIn1 pokazują, że znaczenie wywiadu w procesie rekrutacyjnym jest kluczowe. Dla 77 proc. kandydatów jego przebieg ma bardzo duży wpływ na ostateczną decyzję o podjęciu zatrudnienia; aż 83 proc. badanych deklaruje, że negatywne wrażenia z rozmowy mogą całkowicie odwrócić dobre nastawienie do stanowiska i firmy. Z drugiej strony, 87 proc. jest gotowych zmienić zdanie na pozytywne, jeśli wywiad zostanie przeprowadzony w sposób przyjazny i kompetentny. Jak zatem zyskać uznanie kandydatów i zdobyć ich przychylność w kolejnych etapach? Przede wszystkim, zadbajmy o odpowiedni wstęp. 41 proc. kandydatów chciałoby podczas spotkania dowiedzieć się więcej o kulturze organizacji. Dlatego wykorzystajmy spotkanie jako szansę zaprezentowania firmy, jej pracowników, wyznawanych wartości. Ważna jest także obecność osób decyzyjnych – 53 proc. kandydatów oczekuje, że już podczas pierwszego wywiadu bezpośredniego pozna przyszłego szefa.

Przeanalizujmy CV i zbudujmy matrycę, która pozwoli nam obiektywnie ocenić pożądane kompetencje. Zadawajmy adekwatne, rzeczowe pytania. Bądźmy otwarci na pytania kandydatów. Podczas rozmowy nie może zabraknąć miejsca na wyjaśnienia dotyczące takich kwestii, jak warunki formalne, kolejne etapy rekrutacji, terminy czy wynagrodzenie. Kandydat to nasz najlepszy klient, a rozmowa to przede wszystkim jego czas.

Rekrutacja kandydatów pasywnych i aktywnych

5. Zła komunikacja z kandydatem

Zaczyna się od ogłoszenia – nieprecyzyjny zapis dotyczący zakresu obowiązków, mało informacji o firmie; w odpowiedzi na aplikację – pusta strona internetowa; podczas pierwszego telefonu – 15 minut pytań i ani chwili normalnej rozmowy; w zaproszeniu na spotkanie – sucha informacja potwierdzająca jego termin; po spotkaniu – feedback opóźniony lub jego brak. Ten grzech jest tak naturalny, że zupełnie go nie dostrzegamy; przecież to nasz standardowy proces rekrutacji i wygląda tak samo od lat. W czym problem? Według raportu przygotowanego przez Grupę Pracuj2, 77 proc. kandydatów oczekuje informacji zwrotnej, dlaczego nie otrzymali pracy i jakich kompetencji im brakuje; tyle samo chciałoby być informowanych o statusie informacji. 56 proc. uważa, że firma powinna w ogłoszeniu napisać konkretnie, co oferuje. Jednym słowem, kandydat żąda informacji. Jakich? O rzeczach takich, jak terminowa informacja zwrotna, kluczowa z punktu widzenia kandydatów, nie ma nawet co wspominać.

Zadbajmy również o inne kwestie, które wspólnie składają się na przyjazną kandydatowi całość. Oto elementy komunikacji z kandydatami, o których warto pamiętać, by zbudować stabilną i pozytywną relację:

• potwierdzenie otrzymania aplikacji,
• e-mail z potwierdzeniem miejsca spotkania wraz ze szczegółowymi informacjami (mapka, osoby uczestniczące w spotkaniu, planowany czas i przebieg),
• przypomnienie o spotkaniu (e-mail, SMS, telefon) – zwiększa nasze szanse na pojawienie się kandydata w ustalonym terminie,
• terminowa informacja zwrotna (lub powiadomienie o jej opóźnieniu),
• zaproszenie na spotkanie dotyczące negocjacji umowy,
• po podpisaniu umowy, a przed pierwszym dniem pracy (tzw. strefa ciszy) – informacje dotyczące życia firmy, ew. kawa w biurze, czyli wszystko, co zwiąże przyszłego pracownika z firmą i zmniejszy ryzyko możliwej rezygnacji,
• badanie doświadczeń z procesu rekrutacji pokaże, że troszczymy się o opinie kandydatów i pomoże nam ulepszyć naszą pracę.

Rekrutacja za pomocą agencji zatrudnienia - ile kosztuje?

6. Oszczędność

Budżet przeznaczony na konkretny proces jest zwykle ustalany poza rekruterem. Nie oznacza to jednak, że zupełnie nie ma on wpływu na to, ile pracodawca będzie skłonny wydać na pozyskanie kandydata i, co ważniejsze, ile będzie skłonny mu zapłacić. Jeśli nie zadbamy o tę kwestię zawczasu, na etapie rozmów będziemy mogli przedstawić, w najlepszym razie, kandydatów bez doświadczenia; w najgorszym – praktycznie przypadkowe osoby spełniające nieliczne spośród stawianych wymagań. Dlaczego więc popełniamy grzech oszczędności? Bo w wielu firmach tego się od rekruterów oczekuje. Proces ma być przeprowadzony po minimalnych kosztach, a oczekiwania finansowe przyszłego pracownika powinny się zmieścić w ściśle określonych i często zaniżonych w stosunku do danych rynkowych widełkach. Rekruter przystaje więc na oszczędność. Konsekwencje znamy. Czy jednak możemy winić rekrutera? Może to raczej odpowiedzialność pracodawcy?

Wróćmy do poprzednich grzechów. Czy przygotowaliśmy się do procesu i wyszukaliśmy raporty płacowe, które mogą być argumentem za odpowiednim wynagrodzeniem? Czy pokazaliśmy badania dotyczące kosztów i metod pozyskiwania talentów? Czy od początku budowaliśmy partnerskie relacje, które umożliwią nam zdecydowanie i wiarygodnie argumentować za zwiększeniem budżetu w procesie? Wtedy grzech jest odpuszczony. I tylko wtedy.

7. Opieszałość

Opóźnienia w analizie rynku, budowaniu bazy, przekazywaniu informacji, ustalaniu terminów spotkań, przygotowywaniu raportów dotyczących rozmów z kandydatami. Jest całe mnóstwo rzeczy, które możemy odłożyć o dzień lub dwa – i jeszcze więcej umiarkowanie wiarygodnych wymówek, których użyjemy, by wytłumaczyć się przed kandydatem, szefem, zlecającym rekrutację i sobą. Na efekty rekruter nie czeka długo: sfrustrowani kandydaci, niezadowoleni klienci, kalendarz zapełniony spotkaniami, po których nie ma czasu ani siły na przemyślenia. Opóźnienia i przesuwanie terminów to grzech siódmy – nie musielibyśmy go popełniać... gdybyśmy przeanalizowali wszystkie poprzednie punkty listy.

Rekrutacja - 5 pytań, których kandydat nie zadaje, a powinien

Przypisy

^{1 LinkedIn, 2015 talent trends. Insights for the modern recruiter on what talent wants around the Word.}

^{2 Grupa Pracuj, Kandydaci wymagający, pracodawcy za mało przyjaźni. Wyniki 1. Badania candidate experience w Polsce, 2014.}