Kategorie

5 najważniejszych zasad przeprowadzania trudnych rozmów

5 najważniejszych zasad przeprowadzania trudnych rozmów
5 najważniejszych zasad przeprowadzania trudnych rozmów
Przedstawienie przełożonemu gorszych wyników kwartalnych, poinformowanie zleceniodawcy o opóźnieniu czy zakomunikowanie pracownikowi tego, że nie wszystkie obowiązki wykonuje tak, jak trzeba. Prędzej czy później większość z nas stanie przed koniecznością odbycia trudnej rozmowy zawodowej. Jak się do niej przygotować i co robić, by emocje nie wymknęły się spod kontroli?

Przekazywanie nieprzyjemnych czy po prostu złych informacji to jeden z najbardziej stresujących elementów pracy na wielu stanowiskach. Niestety nie zawsze da się go uniknąć. Podczas takich trudnych rozmów nierzadko towarzyszą nam emocje, które mają duży wpływ na ich przebieg. Scenariusza nie da się zaplanować w 100%, bo często trzeba reagować elastycznie i na bieżąco. Warto jednak pamiętać o kilku najważniejszych zasadach. Gdy je zastosujesz, zwiększysz swoje szanse na zakończenie sprawy w sposób zadowalający dla obu stron, bez konieczności wdawania się w długą i często bezowocną dyskusję.

1. Nawiąż kontakt

Podczas trudnych rozmów bardzo ważne jest to, by szybko nawiązać kontakt z drugą osobą. Co to oznacza? – Warto zadbać przede wszystkim o dopasowanie swojej postawy – jeśli druga osoba stoi, my też powinniśmy wstać. Gdy linia wzroku obu rozmawiających będzie na tym samym poziomie, unikniemy wrażenia nadrzędności jednej z nich – podpowiada Michał Brywczyński, trener z firmy szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland. – Zamiast stawać naprzeciwko, lepiej ustawić się pod kątem prostym lub obok rozmówcy, kierując do niego twarz. W ten sposób zmniejszymy ryzyko, że druga strona odczyta nasze nastawienie jako konfrontacyjne – dodaje. Tę samą zasadę wykorzystujemy w kontakcie z grupą do 10 osób, w większym gronie dobrą praktyką jest natomiast to, aby prowadzący spotkanie stał. Pozwala to bowiem nie tylko na jego lepszą widoczność dla uczestników, ale też ułatwia zarządzanie energią zespołu.

Polecamy KONFERENCJA: emPOWER HR Był sobie człowiek. Rzecz o zaangażowaniu i równowadze w pracy

2. Nazwij sytuację i daj się wypowiedzieć

Kolejnym ważnym punktem jest jasne określenie sytuacji, o której chcemy rozmawiać. Jeśli to ty zaczynasz rozmowę, zadbaj o to, aby posługiwać się obserwowalnymi faktami, a nie ich własną oceną. – Przykładowo, zamiast mówić: „Spóźniasz się do pracy lub „Nie można na was polegać”, lepiej powiedzieć: „Zauważyłem, że przychodzisz 20 minut po czasie albo „Wyniki sprzedaży są o 21% niższe od założonych”. Następnie dajmy swojemu partnerowi w rozmowie szansę na to, żeby wypowiedział się i przedstawił sytuację ze swojej perspektywy. Od tego zależą bowiem kolejne działania – mówi Michał Brywczyński z Integra Consulting Poland. Jeśli to rozmówca przychodzi do ciebie, słuchaj, nazywaj emocje i sytuację, która je spowodowała – przykładowo mówiąc: „Słyszę, że jesteś zdenerwowany, bo dostałeś niższą premię, niż się spodziewałeś, czy tak?”. – Najważniejsze na tym etapie jest jednak słuchanie. Jeśli zbytnio skupimy się na tym, jak powinniśmy reagować, a nie na tym, co do nas mówią, możemy stracić nie tylko ważne informacje, które mogą pomóc rozwiązać problem, ale też chęć drugiej strony do tego, żeby z nami rozmawiaćdodaje trener.

3. Szukaj przyczyny, a nie winnych

Przedyskutowanie przyczyn danego zdarzenia czy zachowania to ważny etap, ale pamiętaj o tym, że jest ogromna różnica pomiędzy szukaniem powodów problemu a „polowaniem” na winnego. Jasne określenie własnych intencji to sposób na utrzymanie kontaktu w obliczu trudności. Przykładowo możesz powiedzieć więc: „Chcę porozmawiać o przyczynach tej sytuacji, bo zależy mi na tym, żeby sprawdzić, co się stało i unikać podobnych zdarzeń w przyszłości”. Na tym etapie szczególnie należy dbać o właściwie postawione pytania. Zamiast mówić: „Dlaczego tego nie zrobiłeś?”, lepiej spytać więc: „Co się stało, że dane zadanie nie zostało wykonane?”. Rozmowa o przeszłości, której zmienić nie można, często powoduje emocje. Obarczanie kogoś winą może zatrzymywać działanie niepożądane na chwilę, ale na dłuższą metę tylko niszczy motywację.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

4. Określ stan docelowy

Wielu menedżerów mówiąc o sytuacjach trudnych, często zapomina o tym, że opisanie problemu jeszcze nie uruchamia motywacji do jego rozwiązania. Wówczas nawet jeśli pracownicy wiedzą, co robią źle, nie mają pewności, czego dokładnie szef od nich wymaga. Zadbaj więc o to, żeby jasno określić, jakiej zmiany oczekujesz w danej sytuacji, opisując stan docelowy, do którego chcesz zmierzać. – Kiedy natomiast to pracownik przychodzi do nas z trudnościami, warto zapytać go o to, jaki cel chciałby osiągnąć i co może zrobić, żeby do tego doprowadzić. Dzięki temu zwiększamy prawdopodobieństwo, że z jego strony pojawią się pomysły na rozwiązania sytuacji – podpowiada Michał Brywczyński z Integra Consulting Poland.

5. Zmierzaj do mety z konkretnym planem

Gdy sytuacja zostanie wyjaśniona, a emocje opanowane, można rozmawiać o konkretnych działaniach, jakie powinny zostać podjęte. Jedną z żelaznych zasad ich planowania jest precyzyjne określenie, kto i co ma zrobić zarówno w danym momencie, jak i w przyszłości, żeby takie sytuacje się nie powtórzyły. – Określmy więc dokładnie, jakie zadania mają być zrealizowane przez pracownika lub zespół, a jakie podejmie szef. Ważnym elementem podsumowującym jest też uzgodnienie, w jaki sposób będziemy kontrolować, czy założony plan przynosi spodziewane efekty. Umówienie się na cykliczne sprawdzanie tego, na ile sytuacja się poprawia, nie tylko zapobiega emocjonującym rozmowom na przyszłość, ale stanowi też świetny moment na udzielenie pochwały, gdy zauważamy zmiany na lepsze – komentuje Michał Brywczyński z Integra Consulting Poland.

Poszerzaj swoją wiedzę, czytaj Personel i Zarządzanie
Personel i Zarządzanie 7-8/2021
Personel i Zarządzanie 7-8/2021
Tylko teraz
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - umowa o dzieło 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów o dzieło - czy Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto w 2022 r.?

    PIP przeprowadzi kontrolę bez zapowiedzi

    Kontrola PIP już niedługo będzie mogła odbyć się bez zapowiedzi. Przewidziano to w nowelizacji ustawy Prawo przedsiębiorców.

    Lodołamacze 2021 - zgłoszenia do 15 sierpnia!

    Lodołamacze 2021 - zapraszamy do udziału w 16 edycji konkursu! Patronem medialnym wydarzenia jest portal Infor.pl.

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany?

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany chce wprowadzić ZUS? Czym jest okres wyczekiwania?

    Podatki i składka zdrowotna - zmiany od 1 stycznia 2022 r.

    Podatki i składka zdrowotna - jakie zmiany wprowadza Polski Ład? Co zmieni się od 1 stycznia 2022 r.?

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r.

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r. wymienia wszystkie obowiązki miesięczne. Jaki jest wymiar czasu pracy w sierpniu? Ile wynosi dodatek nocny?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.