REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 najważniejszych zasad przeprowadzania trudnych rozmów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
5 najważniejszych zasad przeprowadzania trudnych rozmów
5 najważniejszych zasad przeprowadzania trudnych rozmów

REKLAMA

REKLAMA

Przedstawienie przełożonemu gorszych wyników kwartalnych, poinformowanie zleceniodawcy o opóźnieniu czy zakomunikowanie pracownikowi tego, że nie wszystkie obowiązki wykonuje tak, jak trzeba. Prędzej czy później większość z nas stanie przed koniecznością odbycia trudnej rozmowy zawodowej. Jak się do niej przygotować i co robić, by emocje nie wymknęły się spod kontroli?

Przekazywanie nieprzyjemnych czy po prostu złych informacji to jeden z najbardziej stresujących elementów pracy na wielu stanowiskach. Niestety nie zawsze da się go uniknąć. Podczas takich trudnych rozmów nierzadko towarzyszą nam emocje, które mają duży wpływ na ich przebieg. Scenariusza nie da się zaplanować w 100%, bo często trzeba reagować elastycznie i na bieżąco. Warto jednak pamiętać o kilku najważniejszych zasadach. Gdy je zastosujesz, zwiększysz swoje szanse na zakończenie sprawy w sposób zadowalający dla obu stron, bez konieczności wdawania się w długą i często bezowocną dyskusję.

REKLAMA

Autopromocja

1. Nawiąż kontakt

Podczas trudnych rozmów bardzo ważne jest to, by szybko nawiązać kontakt z drugą osobą. Co to oznacza? – Warto zadbać przede wszystkim o dopasowanie swojej postawy – jeśli druga osoba stoi, my też powinniśmy wstać. Gdy linia wzroku obu rozmawiających będzie na tym samym poziomie, unikniemy wrażenia nadrzędności jednej z nich – podpowiada Michał Brywczyński, trener z firmy szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland. – Zamiast stawać naprzeciwko, lepiej ustawić się pod kątem prostym lub obok rozmówcy, kierując do niego twarz. W ten sposób zmniejszymy ryzyko, że druga strona odczyta nasze nastawienie jako konfrontacyjne – dodaje. Tę samą zasadę wykorzystujemy w kontakcie z grupą do 10 osób, w większym gronie dobrą praktyką jest natomiast to, aby prowadzący spotkanie stał. Pozwala to bowiem nie tylko na jego lepszą widoczność dla uczestników, ale też ułatwia zarządzanie energią zespołu.

Polecamy KONFERENCJA: emPOWER HR Był sobie człowiek. Rzecz o zaangażowaniu i równowadze w pracy

2. Nazwij sytuację i daj się wypowiedzieć

Kolejnym ważnym punktem jest jasne określenie sytuacji, o której chcemy rozmawiać. Jeśli to ty zaczynasz rozmowę, zadbaj o to, aby posługiwać się obserwowalnymi faktami, a nie ich własną oceną. – Przykładowo, zamiast mówić: „Spóźniasz się do pracy lub „Nie można na was polegać”, lepiej powiedzieć: „Zauważyłem, że przychodzisz 20 minut po czasie albo „Wyniki sprzedaży są o 21% niższe od założonych”. Następnie dajmy swojemu partnerowi w rozmowie szansę na to, żeby wypowiedział się i przedstawił sytuację ze swojej perspektywy. Od tego zależą bowiem kolejne działania – mówi Michał Brywczyński z Integra Consulting Poland. Jeśli to rozmówca przychodzi do ciebie, słuchaj, nazywaj emocje i sytuację, która je spowodowała – przykładowo mówiąc: „Słyszę, że jesteś zdenerwowany, bo dostałeś niższą premię, niż się spodziewałeś, czy tak?”. – Najważniejsze na tym etapie jest jednak słuchanie. Jeśli zbytnio skupimy się na tym, jak powinniśmy reagować, a nie na tym, co do nas mówią, możemy stracić nie tylko ważne informacje, które mogą pomóc rozwiązać problem, ale też chęć drugiej strony do tego, żeby z nami rozmawiaćdodaje trener.

3. Szukaj przyczyny, a nie winnych

Przedyskutowanie przyczyn danego zdarzenia czy zachowania to ważny etap, ale pamiętaj o tym, że jest ogromna różnica pomiędzy szukaniem powodów problemu a „polowaniem” na winnego. Jasne określenie własnych intencji to sposób na utrzymanie kontaktu w obliczu trudności. Przykładowo możesz powiedzieć więc: „Chcę porozmawiać o przyczynach tej sytuacji, bo zależy mi na tym, żeby sprawdzić, co się stało i unikać podobnych zdarzeń w przyszłości”. Na tym etapie szczególnie należy dbać o właściwie postawione pytania. Zamiast mówić: „Dlaczego tego nie zrobiłeś?”, lepiej spytać więc: „Co się stało, że dane zadanie nie zostało wykonane?”. Rozmowa o przeszłości, której zmienić nie można, często powoduje emocje. Obarczanie kogoś winą może zatrzymywać działanie niepożądane na chwilę, ale na dłuższą metę tylko niszczy motywację.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

4. Określ stan docelowy

Wielu menedżerów mówiąc o sytuacjach trudnych, często zapomina o tym, że opisanie problemu jeszcze nie uruchamia motywacji do jego rozwiązania. Wówczas nawet jeśli pracownicy wiedzą, co robią źle, nie mają pewności, czego dokładnie szef od nich wymaga. Zadbaj więc o to, żeby jasno określić, jakiej zmiany oczekujesz w danej sytuacji, opisując stan docelowy, do którego chcesz zmierzać. – Kiedy natomiast to pracownik przychodzi do nas z trudnościami, warto zapytać go o to, jaki cel chciałby osiągnąć i co może zrobić, żeby do tego doprowadzić. Dzięki temu zwiększamy prawdopodobieństwo, że z jego strony pojawią się pomysły na rozwiązania sytuacji – podpowiada Michał Brywczyński z Integra Consulting Poland.

5. Zmierzaj do mety z konkretnym planem

Gdy sytuacja zostanie wyjaśniona, a emocje opanowane, można rozmawiać o konkretnych działaniach, jakie powinny zostać podjęte. Jedną z żelaznych zasad ich planowania jest precyzyjne określenie, kto i co ma zrobić zarówno w danym momencie, jak i w przyszłości, żeby takie sytuacje się nie powtórzyły. – Określmy więc dokładnie, jakie zadania mają być zrealizowane przez pracownika lub zespół, a jakie podejmie szef. Ważnym elementem podsumowującym jest też uzgodnienie, w jaki sposób będziemy kontrolować, czy założony plan przynosi spodziewane efekty. Umówienie się na cykliczne sprawdzanie tego, na ile sytuacja się poprawia, nie tylko zapobiega emocjonującym rozmowom na przyszłość, ale stanowi też świetny moment na udzielenie pochwały, gdy zauważamy zmiany na lepsze – komentuje Michał Brywczyński z Integra Consulting Poland.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

Zmiany w stażu pracy od 2026 roku. Więcej praw dla 5 mln pracowników

Zmiany w stażu pracy, które wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku to więcej praw dla nawet 5 mln pracowników w Polsce. Nowe przepisy oznaczają też realny wzrost kosztów pracy. Działy kadr i płac już powinny przygotowywać się do zmian.

Zmiana branży w 2025 – od czego zacząć i gdzie znaleźć ogłoszenia pracy?

Rynek pracy, jaki znaliśmy, właśnie przestaje istnieć. Dzieje się to na naszych oczach i tak naprawdę tempo zmian jest znacznie szybsze, niż przypuszczali eksperci. Choć brzmi to aż nadto dramatycznie, to jednak nie można zaprzeczyć, że wielu pracowników zmaga się aktualnie z poważnymi problemami zawodowymi, a pracodawcy dwoją się i troją, aby stworzyć nowe systemy zarządzania w rzeczywistości AI. Niektóre zawody już przestają istnieć lub przechodzą intensywne zmiany, u podstaw których znajdziemy wdrożenie czata GPT do codziennych obowiązków. Dla niektórych osób jedynym rozwiązaniem okazała się zmiana pracy, dla innych w grę wchodzi tylko zmiana branży. Przebranżowienie to współczesny odpowiednik ucieczki z tonącego statku - tylko w tym wypadku pracownik sam buduje swoją szalupę ratunkową. Zatem jak aktualnie wygląda temat zmiany branży? Jakie są powody? W którą stronę iść i gdzie szukać nowych zawodowych wyzwań?

REKLAMA

Składka zdrowotna 2025: ryczałt, karta podatkowa, podatek liniowy, zasady ogólne. Jaka jest podstawa wymiaru? Ile procent?

Jaka jest podstawa wymiaru składki oraz kwota składki zdrowotnej w 2025 roku dla niektórych grup ubezpieczonych? ZUS informuje o wysokości składki na ryczałcie, karcie podatkowej, przy zasadach ogólnych, podatku liniowym, podatku od kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej oraz dla osób współpracujących.

Do kiedy jest nabór firm i instytucji do pilotażu skróconego tygodnia pracy?

Pilotaż skróconego tygodnia pracy jest konieczny. Może się okazać, że powszechny zapis o krótszym czasie pracy będzie tragiczny dla polskiej gospodarki, firm i społeczeństwa. Do kiedy trwa nabór firm i instytucji do projektu?

2,5 tys. euro za pracę na magazynie w Szwecji i Norwegii. Ile zarobi pracownik produkcji i operator wózka widłowego?

Szwecja, Norwegia, Niemcy i Czechy to opłacalne kierunki na podjęcie pracy w wakacje. W państwach skandynawskich na magazynie można zarobić 2,5 tys. euro miesięcznie. Ile zarobi pracownik produkcji i operator wózka widłowego? Bardzo dobre zarobki są też w Niemczech i Czechach.

Zmieniasz adres podczas zwolnienia lekarskiego (tzw. L4)? Masz tylko 3 dni na zgłoszenie. Sprawdź, co grozi za spóźnienie

Planujesz wyjechać do rodziny, będąc na zwolnieniu lekarskim albo zmieniłeś miejsce pobytu w trakcie choroby? Zgodnie z przepisami masz tylko trzy dni na zgłoszenie. W przeciwnym razie możesz stracić prawo do zasiłku chorobowego.

REKLAMA

Dłuższe urlopy jednak nie dla wszystkich lecz dla wybranych, czyli dla kogo dodatkowe świadczenia. Nie będzie rewolucji w kodeksie pracy

Czas pracy skrócony do 35 godzin w tygodniu, a urlopy wydłużone z 20 dni i 26 dni do dni 35 – i to dla wszystkich. Takie niedawno były zapowiedzi odnośnie dwóch wielkich reform w kodeksie pracy. Rewolucje odwołane, o dłuższych urlopach należy zapomnieć. A krótszy tydzień pracy?

Zmiany w przepisach BHP od 2026 czy 2027 roku? Temperatury progowe i czasowe wstrzymanie pracy

Będą zmiany w przepisach BHP. Dotyczą pracy w wysokich temperaturach. Wprowadza się temperatury progowe, po przekroczeniu których pracodawca ma obowiązek wprowadzenia działań ograniczających obciążenie cieplne, np. krótszy czas pracy, przerwy w pracy czy praca zdalna. Przy najwyższych temperaturach praca zostanie czasowo wstrzymana.

REKLAMA