Kategorie

Kompetencje – efektywne wykorzystanie czasu pracy

Kompetencje – efektywne wykorzystanie czasu pracy
Kompetencje – efektywne wykorzystanie czasu pracy
W średniowieczu moment oznaczał 90 sekund. Obecnie często nie doceniamy tak krótkich jednostek czasu. Tymczasem w półtorej minuty można napisać zaległego maila, zaktualizować listę zadań czy oddzwonić do podwykonawcy – to naprawdę sporo. Jak nie przegapić takich chwil i maksymalnie je wykorzystać?

„Pięciominutówki” na stojąco

Reklama

Pewnie dobrze znasz poczucie marnowania cennych minut na spotkaniu, którego jedynie krótka część dotyczyła jego tematu. Często na zebranie poświęca się określoną ilość czasu jedynie dlatego, że wcześniej tak założono. Jeśli więc w kalendarzu zaplanowałeś na status z zespołem godzinę, a już po 15 minutach udało się wszystko ustalić i każdy wie, co ma robić, nie bój się po prostu go zakończyć. Idealne spotkania powinny mieć wyznaczoną godzinę rozpoczęcia, a kończyć się tak szybko, jak to możliwe. Na wszelki wypadek warto ustawić budzik, żeby rozmowy nie rozwlekły się, a równocześnie starać się je skończyć, zanim zadzwoni.

Alternatywą dla nieraz zbyt długich obrad są kilkuminutowe zebrania w pozycji stojącej. – W tym czasie członkowie zespołu dzielą się ważnymi informacjami, mówiąc m.in. o tym, co udało im się zrobić poprzedniego dnia, jaki cel mają na dzisiaj i czyjego wsparcia potrzebują do jego osiągnięcia. Warto rozpocząć dzień lub wyznaczyć inną porę właśnie na takie „pięciominutówki” – podpowiada Romana Gładych, project manager w firmie szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland. – Taka formuła pozwala na zwięzłą wymianę informacji i wiedzy. Dobrze wpływa też na motywację zespołu, bo każdy jego członek ma możliwość uczestniczenia w projektach współpracowników, chociażby poprzez swój cenny komentarz, podzielenie się doświadczeniem czy późniejsze wsparcie. Dzięki temu pracownicy budują wzajemne relacje i czują się bardziej odpowiedzialni za całościowy efekt końcowy, nie tylko swój obszar – wyjaśnia Romana Gładych.

Polecamy: Assessment| Development Center - Projektowanie procesu i narzędzi oceny

Kto, co i kiedy

Reklama

Pod koniec roboczego spotkania warto sprawdzić, jakie ustalenia zapamiętał każdy z jego uczestników. Zwykle nie zajmuje to dłużej niż 30 sekund na osobę, początkowo jednak może budzić napięcie w zespole, kojarząc się ze znanym ze szkoły „odpytywaniem”. Z drugiej strony takie podsumowanie mobilizuje do odpowiedzialności za powierzone zadania oraz utrzymania skupienia i uważnego słuchania wcześniejszych wypowiedzi. Pozwala też dostrzec, które kwestie pominięto lub przy których istnieje ryzyko zdublowania pracy.

Warto także stworzyć systematycznie aktualizowaną „tablicę odpowiedzialności” z zadaniami i przypisanymi do nich osobami oraz zamieścić ją w widocznym dla wszystkich miejscu. Można wykorzystać np. tablicę na zmywalne markery. Dla moderatora spotkania jeszcze wygodniejsze mogą być samoprzylepne karteczki lub magnesy i kartki papieru, na których każdy sam zanotuje swoje obowiązki, a następnie zamieści je w odpowiednim miejscu na tablicy. To rozwiązanie ułatwia też ewentualną późniejszą zamianę zadań, ich kolejności czy wykonawcy oraz sprawia, że energia grupy i odpowiedzialność za realizację obowiązków rośnie. Znasz to przyjemne uczucie, kiedy z długiej listy możesz wykreślić kolejną pozycję, prawda? Tak samo działa „tablica odpowiedzialności” – mobilizuje pracowników, a dla przełożonych może być impulsem do rozeznania, w jaki sposób i czy sprawiedliwie obciążają członków zespołu.

Wyłącz się na chwilę

Kiedy już każdy wie dokładnie, za jaki obszar jest odpowiedzialny, warto zadbać o indywidualną efektywność. Na początku zapomnijmy o multitaskingu – nie jesteśmy w stanie obdarzyć równą uwagą, skupieniem i kreatywnością kilkunastu tematów na raz. – Doświadczenie wielu organizacji pokazuje, że jesteśmy najefektywniejsi, kiedy na każdy dzień stworzymy swoją własną „strefę koncentracji”. Może to być tabela, kartka, rysunek itd., służące nam do przedstawienia spraw, nad którymi chcemy pracować w twórczym skupieniu. Nie powinny one dotyczyć więcej niż pięciu obszarów czy projektów. Zgodnie z tym systemem bez względu na to, co się wydarzy i ile nagłych tematów pojawi się danego dnia, „strefa” musi być pusta, kiedy kończymy pracę – wyjaśnia Romana Gładych z Integra Consulting Poland. Jak jednak tego dokonać i twórczo rozwijać swoje pomysły i projekty, kiedy co chwilę dzwoni telefon, pojawia się powiadomienie o nowej wiadomości lub zaczynającym się za 10 minut kolejnym spotkaniu, a w tle słychać rozmawiających współpracowników?

Kreatywne zespoły często są „przestymulowane”. Rozwiązaniem w takiej sytuacji może być wyznaczenie w ciągu dnia czasu na nieprzerwaną pracę nad ważnymi zadaniami wymagającymi skupienia, kiedy będziesz niedostępny dla podwładnych czy współpracowników.

W czasie takiego „okienka bez stymulacji” wyciszmy telefon, zamknijmy niepotrzebne okna w komputerze, pocztę, komunikatory i naprawdę się skupmy. Ta praktyka wymaga olbrzymiej dyscypliny, nauki wyrwania z automatycznego trybu pracy i odruchu natychmiastowego odpowiadania, ale jej utrzymanie daje bardzo zadowalające rezultaty i wyróżnia osoby naprawdę efektywne – mówi Romana Gładych z Integra Consulting Poland. Jak takie „wyłączenie się” wpływa na relacje z pozostałymi członkami zespołu? Jeśli dasz im wcześniej znać, kiedy odpowiesz na kwestie, które pojawią się w tym czasie i rzeczywiście będziesz to robił regularnie, ryzyko uzyskania etykiety niekoleżeńskiego i niedostępnego jest raczej małe. W dodatku często okazuje się, że współpracownicy w międzyczasie sami znajdują informacje, których jeszcze przed chwilą tak pilnie od ciebie potrzebowali.

Kwestią kluczową dla efektywności własnej i zespołu jest podejście do czasu. Jeśli nie będziemy go marnować, chociażby na mało konkretne spotkania, ale za to zaczniemy go planować w sposób przejrzysty, a także zadbamy o nieprzerwane i niczym niezakłócone bloki na realizację najważniejszych działań, szybko powinniśmy zaobserwować pozytywne zmiany. Wszystko to kwestia czasu – podsumowuje Romana Gładych z Integra Consulting Poland.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?