REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przedsiębiorcy boją się rozliczenia z fiskusem. Chodzi o koszty pracy zdalnej pracowników

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak rozliczać koszty pracy zdalnej?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Praca zdalna została uregulowana w Kodeksie pracy. Nowe przepisy nakładają na pracodawców nowe obowiązki. W związku z tym wielu z nich stanęło przed pilną potrzebą cyfryzacji. Pojawił się też problem rozliczenia z fiskusem w zakresie odliczenia od podatku komputerów i urządzeń przekazywanych pracownikom. Czy jest się czego bać?

Praca zdalna - co przyniosły nowe regulacje

Zgodnie z nowymi przepisami, które obowiązują od 7 kwietnia 2023 roku, praca zawodowa może być wykonywana całkowicie lub częściowo zdalnie. Pracownik ma możliwość wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej, jednak decyzja ta musi być uzgodniona z pracodawcą. 

REKLAMA

REKLAMA

Taki model pracy osiągnął szczyt swojej popularności w okresie pandemii – wynikało to w dużej mierze z konieczności. Jednak zainteresowanie nim nie zmalało z czasem, zwłaszcza że tryb home office okazał się efektywny i co ważne – nie zaburzył przepływu pracy. Wręcz przeciwnie.

- Aż 87% pracowników ankietowanych w ramach „Microsoft Annual Work Trend Index Report 2022” zapewnia, że na home office nie straciło nic ze swojej produktywności. Jednak by tak było, pracodawcy muszą udostępnić zatrudnionym odpowiednie narzędzia wspierające pracę w zespołach rozproszonych, z różnych miejsc i często w różnym czasie. Na znaczeniu zyskał więc przede wszystkim elektroniczny obieg dokumentów, który umożliwia między innymi wspólną pracę nad dokumentami, tworzenie własnych ścieżek przesyłania plików, arbitralne nadawanie uprawnień do ich edycji. No i oczywiście pozwala na wgląd do faktur, umów, aneksów, wniosków niezależnie od miejsca, w którym pracują członkowie zespołów – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Koniec z telepracą – teraz jest praca zdalna

REKLAMA

Dotychczasowe pojęcie telepracy zostało zastąpione przez nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej i hybrydowej.
- Warto wspomnieć również o tym, że wcześniejsze regulacje związane z COVID-19 umożliwiały pracodawcom wydawanie polecenia pracy zdalnej w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Teraz obejmują wszystkie aspekty dotyczące pracy zdalnej, i to niezależnie od okoliczności epidemicznych – dodaje Krzysztof Wojtas.

Zmiany wprowadzone przez Kodeks pracy mają jednak swoje zalety i wady. Decydując się na oddelegowanie pracowników do pracy zdalnej, pracodawca pokrywa koszty związane z pracą w domu. Do przykładowych można zaliczyć ekwiwalent za zużycie energii elektrycznej, opłaty za internet, a gdy pracownik korzysta ze swojego sprzętu, takiego jak komputer czy telefon –  pieniężny ekwiwalent za ich użytkowanie. Jedną z opcji jest wypłacanie pracownikom ryczałtu, który odpowiada przewidywanym kosztom związanym z pracą w trybie home office.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Praca zdalna a problemy podatkowe pracodawcy

Nawet jeśli pracownik wykonuje swoje obowiązki zawodowe z domu, to pracodawca jest zwykle odpowiedzialny za zapewnienie mu niezbędnych narzędzi. W praktyce najczęściej jest to komputer wyposażony w potrzebne aplikacje biurowe, opcjonalnie: zestaw słuchawkowy, drukarka i inne urządzenia. Koszty takich urządzeń pokrywa zazwyczaj pracodawca (o ile umowa nie stanowi, że pracownik ma wykonywać pracę na własnym komputerze). I właśnie tutaj zaczyna się problem…

Od 1 stycznia 2023 roku firmy, które wybrały estoński CIT, będą musiały zapłacić podatek od 50% wydatków związanych z wykorzystaniem nie tylko służbowych samochodów, ale również urządzeń, takich jak laptopy czy telefony, jeśli nie będą w stanie udowodnić, że pracownicy nie korzystają z nich prywatnie.

W przypadku przedsiębiorców stosujących ryczałt od dochodów spółek, czyli na tzw. estońskim CIT, wykazanie celowości podatkowej wydatków na sprzęt komputerowy i urządzenia przekazane pracownikom do domu może być trudne. Wynika to z faktu, że w przepisach są zbyt ogólne definicje pojęć takich jak "ukryte zyski i wydatki" i wiele osób, w tym organy podatkowe, mają problem, aby zdefiniować dokładnie, które wydatki będą generowały obowiązek zapłaty podatku, a które nie. O ile podatnicy stosujący zwykłe zasady opodatkowania CIT lub PIT muszą jedynie zadbać o to, by określić celowość podatkową zapewnianych świadczeń, o tyle ci korzystający z estońskiego CIT – a to naprawdę jest wiele spółek – mogą mieć problem z wykazaniem takiej celowości.

Dla przykładu: w ocenie Krajowej Informacji Skarbowej, w przedsiębiorstwach na estońskim CIT używanie samochodów służbowych traktowane jest czasem jako wydatek niezwiązany z działalnością gospodarczą, który podlega opodatkowaniu. 

Analogicznie można zatem dojść do wniosku, że w przypadku komputerów i urządzeń przekazanych pracownikowi do domu może być trudno wykazać, że będą służyły wyłącznie do celów służbowych. 

Cyfrowy obieg dokumentów pomocny przy pracy zdalnej

Praca zdalna umożliwia korzystanie z różnych narzędzi i platform elektronicznych, które wspomagają obieg dokumentów. Dzięki nim można szybko udostępniać dokumenty innym członkom rozproszonego zespołu, umożliwiając im współpracę w czasie rzeczywistym, a także śledzić postęp prac i na bieżąco wprowadzać niezbędne zmiany.

- Elektroniczny obieg dokumentów przyspiesza procesy biznesowe, usprawnia komunikację między pracownikami i znacznie zmniejsza ilość papierowej dokumentacji. To oznacza koniec regałów wypełnionych służbową dokumentacją. Co więcej, wprowadzenie EOD do przedsiębiorstwa może również przyczynić się do amortyzacji kosztów prowadzenia firmy. Cyfrowy obieg dokumentów bowiem nie tylko eliminuje wysokie koszty papieru i druku, ale też zmniejsza potrzebę wysyłania dokumentów pocztą. Zamiast tego, mogą być one przesyłane drogą elektroniczną, a ich akceptację umożliwia podpis cyfrowy – dodaje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Finalnie – przechowywanie dokumentów elektronicznych w chmurze lub na serwerach firmowych może być bardziej efektywne i tańsze niż utrzymanie fizycznej przestrzeni archiwizacyjnej. Jest też bardziej eko.

Uregulowana praca zdalna ma znaczący, pozytywny wpływ na funkcjonowanie firm. Stawia jednak przed nimi również pewne wyzwania, które mogą wymagać dostosowania środowiska pracy do nowych realiów – również tych podatkowych.

 

Więcej ważnych informacji znajdziesz na stronie głównej Inforu

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA