Praca zdalna w praktyce

• Praca zdalna w końcu uregulowana 
• Zmiany w funkcjonowaniu organizacji IT po 7 kwietnia 
• Nowe wyzwania dla pracodawców
• Różnice w funkcjonowaniu firmy 

Praca zdalna w końcu uregulowana 

Z dniem wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy, pracodawcy przeszli w nowy tryb funkcjonowania, który wymaga od nich różnych zmian organizacyjnych. Warto też przypomnieć, że nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej zastąpiły kodeksowe regulacje telepracy.

Swoje uwagi w zakresie zmian w Kodeksie pracy mają między innymi eksperci prawni z branży IT, która tę formę świadczenia pracy ma niejako wpisane w swoje DNA. Zdaniem radcy prawnego Konrada Gieruli, nowelizacja ustawy o pracy zdalnej miała doprecyzować szereg zagadnień, które spędzały sen z powiek prawnikom i specjalistom BHP. 

-To, co nastąpiło 7 kwietnia można nazwać aktualizacją przepisów o telepracy. Pamiętajmy, że wiele firm funkcjonuje w rzeczywistości zdalnej od trzech lat, czyli od momentu wybuchu pandemii. Wprowadzając nowe przepisy, ustawodawca wykreślił z Kodeksu pracy te o telepracy i na stałe zastąpił je regulacjami o pracy zdalnej – podkreśla Konrad Gierula. Eksperci w branży IT nie dostrzegają dużych zmian w przepisach, które dotąd obowiązywały pod nazwą telepracy. Pracę zdalną reguluje teraz kilkadziesiąt artykułów, które w opinii Konrada Gieruli wkładają pracę zdalną w ściśle określone ramy. - Od teraz praca zdalna nie jest poddana tylko jednemu przepisowi z tzw. ustawy anty-covidowej, co niesie oczywiste wyzwania. Nowe przepisy są przeregulowanie, nieskonkretyzowane w zakresie wymagań czy nawet wprowadzają bałagan prawny związany ze szkoleniami BHP oraz badaniami okresowymi – dodaje Konrad Gierula.

Zmiany w funkcjonowaniu organizacji IT po 7 kwietnia 

Wiele firm, szczególnie tych z branży IT, które od wielu lat pracują w trybie pracy zdalnej, w kwietniu tego roku stanęło przed koniecznością dokonania przeglądu rozwiązań wdrożonych w organizacji pod kątem ich zgodności z nowymi przepisami. Pracodawcy musieli dokonać weryfikacji używanych dokumentów, regulujących pracę zdalną. Wymagało to od nich żmudnego opracowania niezbędnych zmian lub całkiem nowych wersji dokumentów, w których zasady pracy zdalnej wymagały ponownego określenia. Sam proces wdrażania nowych dokumentów, ale także zawieranie ustaleń z pracownikami, czyli cały proces komunikacji wewnątrz firmy na nowych zasadach, to także wyzwanie dla pracodawców. Regulacje narzucają zarówno na pracodawców, jak i na pracowników konkretne obowiązki. Obie strony zyskały też prawa, na podstawie których z dniem wejścia nowych przepisów realizują swoje obowiązki wynikające z umowy o pracę.

Zdaniem Konrada Gieruli zmiany są zauważalne. To przede wszystkim uporządkowanie całego procesu i zasad wykonywania pracy zdalnej. Nastąpiło określenie grup pracowników pracujących w pełni zdalnie oraz tych, którzy będą mieli zastosowaną pracę zdalną tzw. hybrydową (czyli łączącej pracę spoza biura oraz obowiązek pracy z biura pracodawcy) w określonej ściśle wielkości, a także tych, których obecność w biurze jest obowiązkowa, czyli nie jest możliwe zawarcie z nimi uzgodnienia pracy zdalnej. -Wraz z nowymi przepisami znacząco zmieniają się pandemiczne poluzowania zasad szkoleń BHP oraz badań lekarskich. Niestety tutaj czekamy nadal na uporządkowanie wprowadzonego bałaganu regulacyjnego. Zgodnie z nowymi regulacjami – w przypadku wykonywania przez pracownika pracy zdalnej zgodnie z art. 67(31) § 3 nie stosuje się przepisu art. 237(3) § 2(2) Kodeksu pracy - mówi Konrad Gierula.

Co to oznacza w szczegółach? Jak wyjaśnia Konrad Gierula, zgodnie z art. 237(3) § 2 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do wykonywania obowiązków służbowych oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. -Niestety, usunięty § 2(2) tego artykułu dawał możliwość większości firm IT na zwolnienie się z obowiązku okresowego przeszkolenia pracowników w przypadku pracowników na stanowisku administracyjno-biurowym. W szczególności, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka. To zwolnienie nie może być teraz zastosowane wobec pracownika wykonującego pracę zdalną, nawet jeśli pozostałe warunki zwolnienia są spełnione. Ta regulacja dziwi - nie ukrywa Konrad Gierula.

Nowe wyzwania dla pracodawców

Z perspektywy pracodawcy IT zagrożenia są związane nie tylko z właściwym uregulowaniem pracy zdalnej, ale też z obawą o utrzymanie najlepszych pracowników w przypadku, gdy z różnych powodów (oczekiwania klienta, wymagania techniczne projektu, organizacja pracy) nie można zastosować pracy zdalnej dla danego pracownika. 

Wspominając o ryzykach pracy zdalnej stricte prawnych to, zdaniem Konrada Gieruli, obok powyższej regulacji szkoleń okresowych BHP znaczącym wyzwaniem jest takie określenie dodatków do pracy zdalnej, aby z jednej strony wypełnić wymogi art. 67(24) § 5 Kodeksu pracy dotyczące ustalania wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu przysługujących za pracę zdalną. Zaś z drugiej strony w oparciu się oczywistym oczekiwaniom pracowników, aby dodatek ten był ustalony w wysokości znaczącej. -Pracodawcy są tutaj pomiędzy tymi dwoma oczekiwaniami, a określone dodatki do pracy zdalnej muszą być w stanie obronić w przypadku chęci ich podważenia przez organy kontrolujące pracodawców (przy czym nie tylko o Państwową Inspekcję Pracy tu chodzi, ale też o kontrole podatkowe i z zakresu ubezpieczeń społecznych) - wskazuje Konrad Gierula.

Ciekawym zagadnieniem jest ponadto zastosowanie pracy zdalnej okazjonalnej (tej na wniosek pracownika, niesformalizowanej, do 24 dni w ciągu roku). Czy ten rodzaj pracy zdalnej jest możliwy do zastosowania przez pracownika zdalnego hybrydowego? Jak wówczas kształtować się będą poszczególne obowiązki i pracownika i pracodawcy? Czy pracodawca musi odznaczać dni pracy zdalnej hybrydowej oraz okazjonalnej, bo dla przykładu dni pracy okazjonalnej nie uprawniają pracownika do otrzymania dodatku za nie, wobec wyłączenia tych regulacji przez art. 67(33) §2 kodeksu pracy.

Różnice w funkcjonowaniu firmy 

Nasuwa się zatem pytanie, czy w funkcjonowaniu organizacji po 7 kwietnia pojawiło się coś nowego, czego wcześniej nie dało się dostrzec albo było nieistotne z prawnego puntu widzenia? 

Zdaniem Konrada Gieruli są to przede wszystkim obowiązki związane z zapłatą dodatków do pracy zdalnej i wyzwania z tym związane. Ponadto to także dostosowanie się do nowych obowiązków szkoleniowych, BHP i badań lekarskich. 

Nie należy też zapominać o olbrzymim nakładzie pracy związanym z wdrożeniem i zastosowaniem pracy zdalnej w dużych organizacjach, gdzie taki model może stosować kilkaset czy kilka tysięcy pracowników. Przeprowadzenie uzgodnień z takimi pracownikami to zdecydowanie wyzwanie dla pracodawcy. - Pamiętajmy, że w przypadku braku uzgodnienia z pracownikiem, musi się on pojawić w biurze i powrócić niejako do wykonywania pracy z biura, tak jak to miało miejsce przed pandemią - podkreśla Konrad Gierula.

Źródło: Luxoft Poland