Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak obliczyć wysokość ryczałtu dla pracownika wykonującego pracę zdalnie?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Praca zdalna
Jak obliczyć wysokość ryczałtu dla pracownika wykonującego pracę zdalnie?
Shutterstock

Niektórzy pracownicy wykonują pracę wyłącznie w trybie zdalnym na podstawie złożonego wniosku. Otrzymali do tego celu służbowe laptopy i telefony (opłacany przez pracodawcę abonament zawiera co prawda pakiet internetowy, ale nie zawsze i nie w każdym miejscu może działać bez zakłóceń). Dlatego oprócz kosztów energii elektrycznej pracodawca, który zwraca pracownikom również te wynikające z użytkowania łącza internetowego, w formie ryczałtu w stałej miesięcznej wysokości, zgodnie z regulaminem pracy zdalnej. Jak obliczyć taki ryczałt?

Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym (a nie faktycznym) kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Zatem przy ustalaniu jego wysokości należy uwzględnić średnie ceny rynkowe wykorzystywanych usług np. na obszarze kraju oraz maksymalną (biorąc też pod uwagę ewentualne nadgodziny) wielkość zużycia tych usług podczas wykonywania pracy zdalnej. 

Zwrot kosztów związanych z pracą zdalną – w jakiej formie?

Wprowadzenie od 7 kwietnia 2023 r. do przepisów Kodeksu pracy możliwości wykonywania pracy zdalnej wymusiło konieczność określenia formy zwrotu pracownikom związanych z tym kosztów, które musi pokryć pracodawca. Zwrot może mieć charakter ekwiwalentu lub ryczałtu. Pracownik nie może zrezygnować z żadnej z wymienionych postaci ww. rekompensaty, bez względu na to, kto wystąpił z propozycją wykonywania pracy zdalnie (stanowisko resortu pracy z marca 2023 r.).

Reklama
Zmiany w podatkach, prawie pracy i ZUS w 2023 r.
Praca zdalna. Praktyczny komentarz z przykładami

Czy wiesz, jak nowe przepisy regulują pracę zdalną, jakie są jej formy, zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej i jakie obowiązki przy wykonywaniu pracy zdalnej obowiązują pracodawców i pracowników? Dowiesz się tego z książki "Praca zdalna. Praktyczny komentarz z przykładami" napisanej przez specjalistów z zakresu prawa pracy i zawierającej odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące nowych zasad pracy zdalnej. Kup książkę w sklepie INFOR i skorzystaj z wiedzy, która pomoże ci prawidłowo wdrożyć pracę zdalną w twojej organizacji!

Należy przy tym zaznaczyć, że istnieje wyraźna różnica pomiędzy tymi dwoma pojęciami. Zwrócił na to uwagę Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 19 kwietnia 2017 r. (II UK 198/16, OSNP 2018/6/79):

SN

Jeżeli prawodawca używa nazwy "ekwiwalent", to uwzględnia, że ekwiwalent i ryczałt nie mają w języku prawnym jednoznacznej treści; że równa wartość jest cechą pojęciową tylko ekwiwalentu rozumianego jako "równowartość", a ekwiwalent oznacza nie tylko równowartość, lecz także równoważnik, odpowiednik, przy czym odpowiedni i równoważny to współmierny, pozostający w równowadze, ale niekoniecznie równy. Wypłata na rzecz pracownika nazwana ekwiwalentem powinna być zatem traktowana jako ekwiwalent. (…) Ryczałt jest ekwiwalentny, jeżeli wypłacona kwota jest odpowiednia do wysokości poniesionych kosztów, a więc wtedy, gdy jej wysokość została określona w stałej kwocie, jeżeli jej wyliczenie uwzględnia rzeczywistą częstotliwość ponoszenia wydatków i mieści się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych.

W regulacjach Kodeksu pracy dotyczących pracy zdalnej ustawodawca określił, że wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (art. 6724 § 4 Kodeksu pracy). Przy ustalaniu wysokości ryczałtu (a także ekwiwalentu) pracodawca powinien wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. W zakresie norm zużycia energii i kosztów usług telekomunikacyjnych pracodawca również powinien dysponować odpowiednią dokumentacją, na podstawie której obliczył ryczałt. Najczęściej będą to informacje ze stron internetowych. 

Zwrot kosztów za pracę zdalną – jak obliczyć wysokość ryczałtu? 

W zakresie norm zużycia energii i kosztów usług telekomunikacyjnych pracodawca powinien dysponować odpowiednią dokumentacją, na podstawie której obliczył ryczałt.

Po pierwsze, ustalając wysokość ryczałtu, pracodawca powinien uwzględnić pełny wymiar czasu pracy (co do zasady 8 godzin codziennego zaangażowania). Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w kwocie ryczałtu uwzględnić też ewentualną pracę w godzinach nadliczbowych. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy albo wykonujących pracę w ramach niższej normy dobowej (np. pracownicy niepełnosprawni w stopniu znacznym lub umiarkowanym, dla których norma dobowa wynosi 7 godzin na dobę), a także gdy praca zdalna będzie wykonywana częściowo, np. przez 2 dni w tygodniu, ryczałt będzie odpowiednio obniżany. Po drugie, należy uwzględnić średnie ceny i maksymalne zużycie danej usługi w okresie pracy. 

Ryczałt należy aktualizować, np. zarządzeniem wydawanym przez pracodawcę raz w roku, a także częściej, jeżeli ceny usług, z których korzysta pracownik na potrzeby pracodawcy, ulegną znacznej zmianie. 

Należy przy tym podkreślić, że pracownik może żądać od pracodawcy podwyższenia ryczałtu, jeżeli okaże się, że ponoszone przez pracownika koszty są wyższe niż ustalony ryczałt. 

Zwrot kosztów za pracę zdalną w praktyce

Przykład  

Pracownik zatrudniony na pełny etat wykonuje pracę wyłącznie w trybie zdalnym. Pracodawca wyposażył go w służbowy laptop i telefon. Będzie pokrywał w formie ryczałtu koszty energii elektrycznej i łącza internetowego wykorzystywanych przez pracownika na potrzeby służbowe.

Na podstawie danych dostępnych na stronach internetowych pracodawca ustalił, że w 2023 r. średnia cena prądu w Polsce dla gospodarstw domowych będzie wynosiła 1,22 zł/1kWh brutto. Średnie zużycie energii przez laptop wynosi 0,0575 kWh/1 godzinę, a ładowanie telefonu przez 3 godziny dziennie zużywa energię o wartości 0,015 kWh (pracodawca przyjął średnio ładowanie przez taki czas co drugi dzień pracy). Średnia miesięczna cena dostępu do Internetu w Polsce w 2023 r. będzie wynosiła 61 zł brutto, a energia pobierana przez router to 0,012 kWh/1 godzinę. 

Średnia liczba godzin do przepracowania w 2023 r. wynosi 166,64 (20,83 dnia - co wyznacza współczynnik urlopowy x 8 godzin). Pracodawca uwzględnił w wyliczeniach, że może powierzyć pracownikowi pracę nadliczbową w ramach limitu 150 godzin rocznie (na podstawie art. 151 § 3 Kodeksu pracy), co oznacza średnio 12,5 godziny nadliczbowej miesięcznie. 

Podmiot zatrudniający nie obniża ryczałtu za czas pracy laptopa na baterii ze względu na brak możliwości ustalenia, jak długo to trwa i czy pracownik w ogóle korzysta z tej możliwości. Ponadto takie szczegóły komplikują obliczenia i nie mają istotnego wpływu na wysokość ryczałtu. 

Mając te dane, pracodawca ustalił wysokość miesięcznego ryczałtu w następujący sposób:

Krok 1. Przeciętny koszt zużytej energii:

  • dla laptopa: 1,22 zł x 0,0575 kWh x 179,14 godz. (166,64 godz. zwykłego czasu pracy + 12,5 godz. nadliczbowej) = 12,57 zł,
  • dla telefonu: 1,22 zł x 0,45 godz. [(0,015 kWh x 29,86 godz. (179,14 godz. : 2 : 3 godz.)] = 0,55 zł,
  • dla routera: 1,22 zł x 0,012 kWh x 179,14 godz. (166,64 godz. zwykłego czasu pracy + 12,5 godz. nadliczbowej) = 2,62 zł.

Krok 2. Przeciętny koszt Internetu:

  • 61 zł : 730 godz. (365 dni : 12 miesięcy x 24 godz. w dobie) x 179,14 godz. (166,64 godz. zwykłego czasu pracy + 12,5 godz. nadliczbowej) = 14,97 zł.

Łącznie miesięczny ryczałt wynosi 30,71 zł (12,57 zł + 0,55 zł + 2,62 zł + 14,97 zł).

Ustalając ryczałt, pracodawca powinien mieć świadomość, że nie stanowi on (tak jak i ekwiwalent) przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o pdof, a więc nie rozpatruje się w tym przypadku obowiązku składkowego i podatkowego. To oznacza, że należy ustalić go ze szczególną starannością, aby nie narazić się na zakwestionowanie przyznanej kwoty w razie kontroli (ZUS czy organu podatkowego) i uznanie jej za przychód ze wszystkimi tego konsekwencjami. 

Istotne przy tym jest również to, aby odpowiednio opisać, co składa się na ryczałt. Nie wszyscy pracownicy będą bowiem potrzebowali tych samych narzędzi czy usług.

Ważne

Ryczałt za używanie przez pracownika własnych narzędzi, materiałów czy korzystanie z usług niezbędnych przy wykonywaniu pracy zdalnej nie stanowi przychodu dla pracownika. 

Podstawa prawna

art. 6724 § 4-5, art. 6725 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 240 

Powołane orzeczenia sądów

  • wyrok SN z 19 kwietnia 2017 r. (II UK 198/16, OSNP 2018/6/79)

Autor: Bożena Goliszewska-Chojdak

 

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
ZUS zachęca do e-wizyt: porady online bez wychodzenia z domu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozwija usługę e-wizyt, czyli wideorozmów z konsultantami ZUS. Dzięki temu każdy może uzyskać pomoc bez konieczności wizyty w placówce – wystarczy smartfon lub komputer z dostępem do internetu.

Masz świadczenie przedemerytalne i dorabiasz? Do 31 maja musisz rozliczyć się z ZUS

Osoby pobierające świadczenie przedemerytalne lub zasiłek przedemerytalny i jednocześnie dorabiające, muszą do 31 maja złożyć w ZUS-ie zaświadczenie o swoich przychodach. Brak rozliczenia może skutkować zmniejszeniem lub zawieszeniem świadczenia.

Polski rynek pracy przyciąga wykwalifikowanych pracowników z innych krajów

Polska na podium krajów UE przyciągających wykwalifikowanych pracowników. Choć do liderujących Niemiec wciąż nam daleko, Polska wyrasta na kluczowego gracza w regionie, jeśli chodzi o przyciąganie zagranicznych specjalistów.

Fachowiec na samozatrudnieniu: kontrakt menadżerski z polisami asekurującymi ryzyka, które musi podejmować menadżer

Okazuje się, że odpowiednio dobrane pakiety ochronne nie tylko zwiększają bezpieczeństwo freelancerów i osób zatrudnionych w oparciu o umowę B2B, ale również stanowią atrakcyjny benefit. Może on przyciągać najlepszych specjalistów i budować lojalność wobec firmy.

Wyższe wynagrodzenia młodocianych i nowe stawki wpłat na PFRON od czerwca 2025 r. – sprawdź, ile wyniosą

Od 1 czerwca 2025 roku wzrosną minimalne wynagrodzenia pracowników młodocianych odbywających przygotowanie zawodowe oraz kwoty wpłat na PFRON. To efekt ogłoszenia nowej wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przez GUS. Sprawdź aktualne stawki obowiązujące w okresie wakacyjnym.

Ekspertka BCC: Jawność wynagrodzeń nie jest przykrym obowiązkiem, tylko nowym rozdziałem w celu likwidacji nierówności czy świadomego zarządzania swoją karierą zawodową

W piątek, 9 maja 2025 r. posłowie przegłosowali w Sejmie nowelę Kodeksu pracy wprowadzającą nowy obowiązek dla pracodawców. Zgodnie z przegłosowaną dziś w Sejmie nowelizacją Kodeksu pracy, każdy pracodawca publikujący ogłoszenie o naborze na określone stanowisko będzie zobowiązany do podania przedziału wynagrodzenia – z jasno określoną kwotą minimalną i maksymalną.

Nie możemy zgubić człowieczeństwa

Rozmowa z Katarzyną Oksińską, dyrektorką Departamentu HR w Centralnym Ośrodku Informatyki, o tym, jak budować motywację do pracy w firmie sektora publicznego.

Boże Ciało 2025 i inne dni wolne [Czerwiec]

Zgodnie z ustawą o dniach wolnych od pracy w czerwcu 2025 roku występują 2 święta wolne od pracy. W całym roku jest ich 14. Kiedy wypada Boże Ciało? Ile jest dni wolnych od pracy w czerwcu?

Czy czterodniowy tydzień pracy jest realny?

Prawo do trzech wolnych dni w tygodniu to marzenie niejednego pracownika. Czy wkrótce ma szansę stać się realne? Czy czterodniowy tydzień pracy sprawdziłby się w polskich warunkach? Jak wygląda to w innych krajach?

Wpłaty do PPK nalicza się od całego wynagrodzenia uczestnika PPK [Przykłady]

Jeśli uczestnikowi PPK przysługuje np. pakiet medyczny, finansowany w całości przez pracodawcę, również od wartości tego pakietu należy obliczyć i pobrać wpłaty do PPK. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy uczestnik PPK nie otrzymał w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia poza tym świadczeniem – w takim przypadku pracodawca nie ma z czego pobrać wpłat do PPK finansowanych przez uczestnika.