Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak obliczyć wysokość ryczałtu dla pracownika wykonującego pracę zdalnie?

Praca zdalna
Jak obliczyć wysokość ryczałtu dla pracownika wykonującego pracę zdalnie?
Shutterstock
Niektórzy pracownicy wykonują pracę wyłącznie w trybie zdalnym na podstawie złożonego wniosku. Otrzymali do tego celu służbowe laptopy i telefony (opłacany przez pracodawcę abonament zawiera co prawda pakiet internetowy, ale nie zawsze i nie w każdym miejscu może działać bez zakłóceń). Dlatego oprócz kosztów energii elektrycznej pracodawca, który zwraca pracownikom również te wynikające z użytkowania łącza internetowego, w formie ryczałtu w stałej miesięcznej wysokości, zgodnie z regulaminem pracy zdalnej. Jak obliczyć taki ryczałt?

Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym (a nie faktycznym) kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Zatem przy ustalaniu jego wysokości należy uwzględnić średnie ceny rynkowe wykorzystywanych usług np. na obszarze kraju oraz maksymalną (biorąc też pod uwagę ewentualne nadgodziny) wielkość zużycia tych usług podczas wykonywania pracy zdalnej. 

Zwrot kosztów związanych z pracą zdalną – w jakiej formie?

Wprowadzenie od 7 kwietnia 2023 r. do przepisów Kodeksu pracy możliwości wykonywania pracy zdalnej wymusiło konieczność określenia formy zwrotu pracownikom związanych z tym kosztów, które musi pokryć pracodawca. Zwrot może mieć charakter ekwiwalentu lub ryczałtu. Pracownik nie może zrezygnować z żadnej z wymienionych postaci ww. rekompensaty, bez względu na to, kto wystąpił z propozycją wykonywania pracy zdalnie (stanowisko resortu pracy z marca 2023 r.).

Reklama
Zmiany w podatkach, prawie pracy i ZUS w 2023 r.
Praca zdalna. Praktyczny komentarz z przykładami

Czy wiesz, jak nowe przepisy regulują pracę zdalną, jakie są jej formy, zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej i jakie obowiązki przy wykonywaniu pracy zdalnej obowiązują pracodawców i pracowników? Dowiesz się tego z książki "Praca zdalna. Praktyczny komentarz z przykładami" napisanej przez specjalistów z zakresu prawa pracy i zawierającej odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące nowych zasad pracy zdalnej. Kup książkę w sklepie INFOR i skorzystaj z wiedzy, która pomoże ci prawidłowo wdrożyć pracę zdalną w twojej organizacji!

Należy przy tym zaznaczyć, że istnieje wyraźna różnica pomiędzy tymi dwoma pojęciami. Zwrócił na to uwagę Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 19 kwietnia 2017 r. (II UK 198/16, OSNP 2018/6/79):

SN

Jeżeli prawodawca używa nazwy "ekwiwalent", to uwzględnia, że ekwiwalent i ryczałt nie mają w języku prawnym jednoznacznej treści; że równa wartość jest cechą pojęciową tylko ekwiwalentu rozumianego jako "równowartość", a ekwiwalent oznacza nie tylko równowartość, lecz także równoważnik, odpowiednik, przy czym odpowiedni i równoważny to współmierny, pozostający w równowadze, ale niekoniecznie równy. Wypłata na rzecz pracownika nazwana ekwiwalentem powinna być zatem traktowana jako ekwiwalent. (…) Ryczałt jest ekwiwalentny, jeżeli wypłacona kwota jest odpowiednia do wysokości poniesionych kosztów, a więc wtedy, gdy jej wysokość została określona w stałej kwocie, jeżeli jej wyliczenie uwzględnia rzeczywistą częstotliwość ponoszenia wydatków i mieści się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych.

W regulacjach Kodeksu pracy dotyczących pracy zdalnej ustawodawca określił, że wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (art. 6724 § 4 Kodeksu pracy). Przy ustalaniu wysokości ryczałtu (a także ekwiwalentu) pracodawca powinien wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. W zakresie norm zużycia energii i kosztów usług telekomunikacyjnych pracodawca również powinien dysponować odpowiednią dokumentacją, na podstawie której obliczył ryczałt. Najczęściej będą to informacje ze stron internetowych. 

Zwrot kosztów za pracę zdalną – jak obliczyć wysokość ryczałtu? 

W zakresie norm zużycia energii i kosztów usług telekomunikacyjnych pracodawca powinien dysponować odpowiednią dokumentacją, na podstawie której obliczył ryczałt.

Po pierwsze, ustalając wysokość ryczałtu, pracodawca powinien uwzględnić pełny wymiar czasu pracy (co do zasady 8 godzin codziennego zaangażowania). Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w kwocie ryczałtu uwzględnić też ewentualną pracę w godzinach nadliczbowych. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy albo wykonujących pracę w ramach niższej normy dobowej (np. pracownicy niepełnosprawni w stopniu znacznym lub umiarkowanym, dla których norma dobowa wynosi 7 godzin na dobę), a także gdy praca zdalna będzie wykonywana częściowo, np. przez 2 dni w tygodniu, ryczałt będzie odpowiednio obniżany. Po drugie, należy uwzględnić średnie ceny i maksymalne zużycie danej usługi w okresie pracy. 

Ryczałt należy aktualizować, np. zarządzeniem wydawanym przez pracodawcę raz w roku, a także częściej, jeżeli ceny usług, z których korzysta pracownik na potrzeby pracodawcy, ulegną znacznej zmianie. 

Należy przy tym podkreślić, że pracownik może żądać od pracodawcy podwyższenia ryczałtu, jeżeli okaże się, że ponoszone przez pracownika koszty są wyższe niż ustalony ryczałt. 

Zwrot kosztów za pracę zdalną w praktyce

Przykład  

Pracownik zatrudniony na pełny etat wykonuje pracę wyłącznie w trybie zdalnym. Pracodawca wyposażył go w służbowy laptop i telefon. Będzie pokrywał w formie ryczałtu koszty energii elektrycznej i łącza internetowego wykorzystywanych przez pracownika na potrzeby służbowe.

Na podstawie danych dostępnych na stronach internetowych pracodawca ustalił, że w 2023 r. średnia cena prądu w Polsce dla gospodarstw domowych będzie wynosiła 1,22 zł/1kWh brutto. Średnie zużycie energii przez laptop wynosi 0,0575 kWh/1 godzinę, a ładowanie telefonu przez 3 godziny dziennie zużywa energię o wartości 0,015 kWh (pracodawca przyjął średnio ładowanie przez taki czas co drugi dzień pracy). Średnia miesięczna cena dostępu do Internetu w Polsce w 2023 r. będzie wynosiła 61 zł brutto, a energia pobierana przez router to 0,012 kWh/1 godzinę. 

Średnia liczba godzin do przepracowania w 2023 r. wynosi 166,64 (20,83 dnia - co wyznacza współczynnik urlopowy x 8 godzin). Pracodawca uwzględnił w wyliczeniach, że może powierzyć pracownikowi pracę nadliczbową w ramach limitu 150 godzin rocznie (na podstawie art. 151 § 3 Kodeksu pracy), co oznacza średnio 12,5 godziny nadliczbowej miesięcznie. 

Podmiot zatrudniający nie obniża ryczałtu za czas pracy laptopa na baterii ze względu na brak możliwości ustalenia, jak długo to trwa i czy pracownik w ogóle korzysta z tej możliwości. Ponadto takie szczegóły komplikują obliczenia i nie mają istotnego wpływu na wysokość ryczałtu. 

Mając te dane, pracodawca ustalił wysokość miesięcznego ryczałtu w następujący sposób:

Krok 1. Przeciętny koszt zużytej energii:

  • dla laptopa: 1,22 zł x 0,0575 kWh x 179,14 godz. (166,64 godz. zwykłego czasu pracy + 12,5 godz. nadliczbowej) = 12,57 zł,
  • dla telefonu: 1,22 zł x 0,45 godz. [(0,015 kWh x 29,86 godz. (179,14 godz. : 2 : 3 godz.)] = 0,55 zł,
  • dla routera: 1,22 zł x 0,012 kWh x 179,14 godz. (166,64 godz. zwykłego czasu pracy + 12,5 godz. nadliczbowej) = 2,62 zł.

Krok 2. Przeciętny koszt Internetu:

  • 61 zł : 730 godz. (365 dni : 12 miesięcy x 24 godz. w dobie) x 179,14 godz. (166,64 godz. zwykłego czasu pracy + 12,5 godz. nadliczbowej) = 14,97 zł.

Łącznie miesięczny ryczałt wynosi 30,71 zł (12,57 zł + 0,55 zł + 2,62 zł + 14,97 zł).

Ustalając ryczałt, pracodawca powinien mieć świadomość, że nie stanowi on (tak jak i ekwiwalent) przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o pdof, a więc nie rozpatruje się w tym przypadku obowiązku składkowego i podatkowego. To oznacza, że należy ustalić go ze szczególną starannością, aby nie narazić się na zakwestionowanie przyznanej kwoty w razie kontroli (ZUS czy organu podatkowego) i uznanie jej za przychód ze wszystkimi tego konsekwencjami. 

Istotne przy tym jest również to, aby odpowiednio opisać, co składa się na ryczałt. Nie wszyscy pracownicy będą bowiem potrzebowali tych samych narzędzi czy usług.

Ważne

Ryczałt za używanie przez pracownika własnych narzędzi, materiałów czy korzystanie z usług niezbędnych przy wykonywaniu pracy zdalnej nie stanowi przychodu dla pracownika. 

Podstawa prawna

art. 6724 § 4-5, art. 6725 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 240 

Powołane orzeczenia sądów

  • wyrok SN z 19 kwietnia 2017 r. (II UK 198/16, OSNP 2018/6/79)

Autor: Bożena Goliszewska-Chojdak

 

Autopromocja
Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
ZUS: Uczniowie i studenci mogą więcej dorobić w wakacje

ZUS przypomina, że od 1 czerwca 2024 r. uczniowie i studenci, którzy pobierają rentę rodzinną, mogą więcej dorobić do swojego świadczenia. Zmieniły się kwoty graniczne przychodu, które będą obowiązywać do 31 sierpnia br.

KRUS: Składki na ubezpieczenia społeczne rolników w III kwartale 2024 r. [za rolników, małżonków, domowników, pomocników rolnika]

Rolnicy i ich domownicy ubezpieczeni w KRUS muszą opłacić składki na składki na swoje ubezpieczenie społeczne za III kwartał 2024. Jaki jest termin płatności i wysokość składek?

Co się zmieni 1 lipca 2024 r. Nie tylko minimalne wynagrodzenie za pracę - także niektóre świadczenia

Od 1 lipca 2024 r. minimalne wynagrodzenie za pracę zwiększy się do 4300 zł. Od tego dnia zmienią się również niektóre świadczenia przewidziane w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych.

Minimalne wynagrodzenie za pracę wzrośnie o 58 zł, a minimalna stawka godzinowa zwiększy się o 0,40 zł

Od 1 lipca 2024 r. minimalne wynagrodzenie za pracę zwiększy się do 4300 zł. Minimalna stawka godzinowa dla umów cywilnoprawnych wzrośnie do 28,10 zł.

Czy zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia w umowie o pracę jest konieczna? Od 1 lipca 2024 roku kwota wzrośnie z 4242 zł brutto do 4300 zł brutto

Wkrótce zmieni się wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę. Od 1 lipca 2024 r. będzie ono wynosić 4300 zł. Czy w związku z tym należy zmienić umowę o pracę z pracownikami wynagradzanymi płacą minimalną?

2417,14 zł świadczenia urlopowego w 2024 r. dla pracownika zatrudnionego na pełen etat. Jak wystąpić?

Według ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych świadczenie urlopowe w może być wypłacane przez pracodawców nietworzących ZFŚS i zatrudniających poniżej 50 pracowników. W 2024 r. świadczenie urlopowe wynosi 2417,14 zł dla pracownika zatrudnionego na pełen etat w normalnych warunkach pracy.

Pilne! Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2025 r. – wzrost o ponad 7 proc. Znamy kwotę!

Rada Ministrów przedstawiła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia w 2025 r. Zwiększy się minimalna stawka godzinowa.

Zasiłek chorobowy już nie 80%. L4 w 100% płatne? Jak dla kobiet w ciąży i po wypadkach? Jak przy urlopie wypoczynkowym?

Dużo pytań o nowe zasady wypłaty zasiłku chorobowego. Obietnicą wyborczą rządu było płacenie za „chorobowe” przez ZUS od pierwszego dnia choroby. Odciążyłoby to finanse pracodawców (zwłaszcza mniejszych). Pojawiła się jednak nowa propozycja – płatność zasiłku chorobowego w wysokości wyższej niż obecne 80%.

Młodzi nauczyciele nie mają odpowiednika dodatku stażowego do pensji 1183 zł brutto. 20 000 z nich odeszło z zawodu. Kto w ich miejsce?

Taki dodatek otrzymują nauczyciele z 20-letnim stażem. W 2023 r. szturmem można określić powrót do pracy w szkołach 34 000 nauczycieli (51–60 lat) i 25 000 (61 lat i więcej). W tym samym czasie z zawodu nauczyciela wycofało się 20 000 młodych nauczycieli (prawdopodobnie dotyczy to głównie większych miast). Jednym z powodów jest to, że dyplomowany nauczyciel w średnim wieku ma 20% dodatek do pensji za wysługę lat (stażowy). Odpowiednika tego dodatku (z innego tytułu) w tej wysokości nie ma młody nauczyciel.

Rewolucyjne zmiany w emeryturach ZUS: komu wypłacą raz na kwartał, komu w ogóle bo będzie znów potrzebny staż, by nabyć prawo do świadczenia

Wiadomo, że w ministerstwie rodziny trwają analizy, które mają rozwiązać problem emerytur groszowych. Prawo do świadczenia dla każdego kto zapłacił choć jedną składkę na ubezpieczenie emerytalne sprawia, że niektóre emerytury ZUS wypłaca w wysokości kilku groszy. Dlaczego skoro ustawa gwarantuje najniższą emeryturę, która obecnie wynosi 1 780,96 zł?