REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiana formy dokumentacji pracowniczej – 9 najczęstszych pytań

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej – pytania i odpowiedzi
Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej – pytania i odpowiedzi

REKLAMA

REKLAMA

Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej powoduje wiele wątpliwości. Oto 9 najczęściej zadawanych pytań.

Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Przepisy prawne regulują, w jaki sposób należy prowadzić papierową oraz elektroniczną dokumentację. Nic dziwnego, że w czasie zmiany formy prowadzenia dokumentacji pojawia się wiele pytań i wątpliwości. Zebraliśmy te, które pojawiają się najczęściej. Rozwiej swoje wątpliwości i sprawdź, czy prowadzisz dokumentację w prawidłowy sposób.

REKLAMA

Autopromocja

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – pytania

1. Czy poszczególne części dokumentacji pracowniczej można prowadzić w formie mieszanej?

Tak. Dozwolone jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych w formie elektronicznej, a pozostałej dokumentacji w formie papierowej.

Wiele wątpliwości pojawiło się przy zagadnieniu, czy poszczególne części akt osobowych mogą być prowadzone w różnej formie. Przepisy nie stanowią o tym wprost. Uznaje się, że można przechowywać, np. część A w formie elektronicznej, a część B w papierowej. Nie należy jednak mieszać postaci w obrębie danej części.

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma przechowywać dokumentację w sposób, który gwarantuje zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

2. Czy można prowadzić akta osobowe w dwóch postaciach: w formie elektronicznej i papierowej?

Kodeks pracy wskazuje, że obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej LUB elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Słowo ,,lub” sugeruje, że należy wybrać jedną z tych form.

3. Czy można wielokrotnie zmieniać formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej?

Tak. Pracodawca może wielokrotnie zmieniać postać dokumentacji pracowniczej. Musi jednak za każdym razem pamiętać, by dopełnić wszystkich formalności.

Oznacza to, że po zmianie dokumentacji na elektroniczną może powrócić do papierowej formy. Wówczas drukuje wszystkie dokumenty, podpisuje, informuje pracowników o zmianie formy prowadzenia oraz możliwości odbioru dokumentów w ciągu 30 dni.

4. W jakim terminie pracownik ma możliwość odebrania dokumentacji pracowniczej po zmianie formy jej prowadzenia?

Pracownicy mają 30 dni na odbiór dokumentacji pracowniczej, licząc od dnia przekazania informacji przez pracodawcę o zmianie jej postaci. Jeśli pracownik w tym terminie nie odbierze dokumentacji, pracodawca może zniszczyć jej poprzednią postać.

5. Czy pracodawca może zachować dokumentację pracowniczą, jeśli pracownik nie odbierze jej w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji?

Nie. Pracodawca jest zobowiązany zniszczyć dokumentację po upływie tego terminu – w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

6. Czy zmiana postaci dokumentacji to jednostronna decyzja pracodawcy?

Tak, pracodawca samodzielnie decyduje o formie prowadzenia dokumentacji. Nie musi konsultować swojej decyzji z pracownikami, związkami zawodowymi czy innymi podmiotami. Jego obowiązkiem jest wyłącznie poinformowanie pracowników o zmianie.

7. W jaki sposób pracodawca zawiadamia pracowników o zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji?

Pracodawca zawiadamia pracowników o zmianie w sposób ogólnie przyjęty w firmie, np. poprzez pismo obiegowe, e-mail, intranet, informację na tablicy ogłoszeń lub osobiście. Wszystko zależy od tego, jak do tej pory przekazywał takie wiadomości.

8. Czy pracodawca musi prowadzić jednakową formę dokumentacji dla wszystkich pracowników?

Nie. Przepisy nie nakładają obowiązku prowadzenia dokumentacji w takiej samej formie dla wszystkich pracowników. Oznacza to, że dla wyodrębnionej części pracowników dokumentacja może mieć postać papierową, a dla pozostałych elektroniczną.

9. Czy pracownik może wskazać formę, w jakiej chce otrzymać kopię dokumentacji pracowniczej?

Pracownik może wskazać we wniosku o wydanie kopii całości lub części dokumentacji, jaką preferuje postać dokumentów – elektroniczną czy papierową. Pracodawca jednak nie musi uwzględniać tej prośby i może samodzielnie wybrać formę dokumentacji.

Papierowa czy elektroniczna dokumentacja?

Elektroniczna dokumentacja jest równoważna z dokumentacją prowadzoną na papierze. Od 1 stycznia 2019 r. możliwe jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie cyfrowej. Coraz częściej firmy digitalizują swoją dokumentację, chcąc usprawnić obsługę procesów kadrowo-płacowych.

Jakie korzyści przemawiają za elektroniczną formą?

  1. optymalizacja kosztów
  2. automatyzacja procesów
  3. oszczędność czasu
  4. bezpieczeństwo danych
  5. swobodny dostęp do informacji

Firmy, które posiadały swoje zasoby w chmurze, znacznie lepiej poradziły sobie z organizacją pracy – zwłaszcza w czasie masowego przechodzenia pracowników na tryb pracy zdalnej z powodu pandemii koronawirusa.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
PPK: 10 dni i 3 miesiące to ważne terminy przy zawieraniu umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK

Wdrożenie PPK to przede wszystkim wybór instytucji finansowej i zawarcie umowy o zarządzanie oraz umowy o prowadzenie PPK. Podmiot zatrudniający musi pamiętać o ważnych terminach: 10 dni i 3 miesiące. Jakie obowiązki ma pracodawca? Co z mikroprzedsiębiorcą?

O 339,50 zł więcej dorobi emeryt i rencista od czerwca 2025 roku

Rosną limity dorabiania dla rencistów i wcześniejszych emerytów. Chodzi o kwoty, po przekroczeniu których ZUS obniża lub zawiesza pobierane świadczenie emerytalne lub rentowe. To dobra wiadomość.

Zautomatyzuj HR z SyKOF HR i przygotuj organizację na erę AI

Automatyzacja to nie tylko wygoda – to fundament dla wdrażania sztucznej inteligencji w HR. System SyKOF HR wspiera organizacje w cyfrowej transformacji procesów kadrowo-płacowych, integrując się z ekosystemem ERP i tworząc fundament pod przyszłościowe zastosowania AI.

14 emerytura 2025 - kiedy wypłata? [Rozporządzenie]

14 emerytura będzie także w 2025 roku. Kiedy można spodziewać się wypłaty dodatkowego świadczenia dla emerytów i rencistów? Ile wynosi czternastka? Jst rozporządzenie Rady Ministrów. Oto najważniejsze informacje.

REKLAMA

Jazda na rowerze: dla pracownika benefit z karty sportowej i korzyść dla zdrowia

Coraz cieplejsze dni zachęcają do aktywności fizycznej, takiej jak jazda rowerem. Z roku na rok przybywa osób, które decydują się na mniej lub bardziej regularne dojeżdżanie takim jednośladem do pracy.

Jawność wynagrodzeń: większość jest za, ale pod warunkiem, że dotyczy ona wyłącznie cudzych płac a nie własnych zarobków

Najnowsze badanie przynosi wiedzę o aktualnych poglądach polskich pracowników. Polacy o jawności wynagrodzeń: chcemy znać zarobki innych, ale swoich nie chcemy ujawniać. Czy zmiana prawa, którą sprawi wdrożenie dyrektywy o jawności płac to zmieni?

Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku [Przewodnik i zmiany krok po kroku]

W dobie globalizacji coraz więcej polskich firm sięga po talenty spoza kraju. Od 1 czerwca 2025 r. proces zatrudniania cudzoziemców zostanie zmodernizowany i w pełni zdigitalizowany dzięki nowej ustawie z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Choć formalności nadal wymagają precyzji, są prostsze, szybsze i dostępne online.

Pracownicy teraz: praca bez poczucia sensu nie daje satysfakcji

Według 91 proc. polskich „zetek” i millenialsów praca bez poczucia sensu nie daje satysfakcji. Wśród priorytetów młodych pracowników są także niezależność finansowa i work-life balance. Jeśli te warunki nie są spełniane, potrafią oni zrezygnować z pracy i szukać nowego pracodawcy.

REKLAMA

Dobre samopoczucie w miejscu pracy, to kluczowe oczekiwanie najmłodszych pracowników czyli Zetek

Dla Zetek pracowników w pracy ważna jest równowaga między życiem zawodowym i prywatnym. Otwarta komunikacja z przełożonym, równowaga między życiem zawodowym i prywatnym oraz stabilność zawodowa - to wartości, którymi najczęściej kierują się przedstawiciele pokolenia Z przy wyborze pracodawcy.

Samotni wśród ludzi

Rozmowa z dr Sylwią Hałas-Dej, dziekanem Kozminski Executive Business School w Akademii Leona Koźmińskiego, o tym, jak radzić sobie z izolacją na wysokim stanowisku.

REKLAMA