REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiana formy dokumentacji pracowniczej – 9 najczęstszych pytań

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej – pytania i odpowiedzi
Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej – pytania i odpowiedzi

REKLAMA

REKLAMA

Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej powoduje wiele wątpliwości. Oto 9 najczęściej zadawanych pytań.

Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Przepisy prawne regulują, w jaki sposób należy prowadzić papierową oraz elektroniczną dokumentację. Nic dziwnego, że w czasie zmiany formy prowadzenia dokumentacji pojawia się wiele pytań i wątpliwości. Zebraliśmy te, które pojawiają się najczęściej. Rozwiej swoje wątpliwości i sprawdź, czy prowadzisz dokumentację w prawidłowy sposób.

REKLAMA

Autopromocja

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – pytania

1. Czy poszczególne części dokumentacji pracowniczej można prowadzić w formie mieszanej?

Tak. Dozwolone jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych w formie elektronicznej, a pozostałej dokumentacji w formie papierowej.

Wiele wątpliwości pojawiło się przy zagadnieniu, czy poszczególne części akt osobowych mogą być prowadzone w różnej formie. Przepisy nie stanowią o tym wprost. Uznaje się, że można przechowywać, np. część A w formie elektronicznej, a część B w papierowej. Nie należy jednak mieszać postaci w obrębie danej części.

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma przechowywać dokumentację w sposób, który gwarantuje zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

2. Czy można prowadzić akta osobowe w dwóch postaciach: w formie elektronicznej i papierowej?

Kodeks pracy wskazuje, że obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej LUB elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Słowo ,,lub” sugeruje, że należy wybrać jedną z tych form.

3. Czy można wielokrotnie zmieniać formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej?

Tak. Pracodawca może wielokrotnie zmieniać postać dokumentacji pracowniczej. Musi jednak za każdym razem pamiętać, by dopełnić wszystkich formalności.

Oznacza to, że po zmianie dokumentacji na elektroniczną może powrócić do papierowej formy. Wówczas drukuje wszystkie dokumenty, podpisuje, informuje pracowników o zmianie formy prowadzenia oraz możliwości odbioru dokumentów w ciągu 30 dni.

4. W jakim terminie pracownik ma możliwość odebrania dokumentacji pracowniczej po zmianie formy jej prowadzenia?

Pracownicy mają 30 dni na odbiór dokumentacji pracowniczej, licząc od dnia przekazania informacji przez pracodawcę o zmianie jej postaci. Jeśli pracownik w tym terminie nie odbierze dokumentacji, pracodawca może zniszczyć jej poprzednią postać.

5. Czy pracodawca może zachować dokumentację pracowniczą, jeśli pracownik nie odbierze jej w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji?

Nie. Pracodawca jest zobowiązany zniszczyć dokumentację po upływie tego terminu – w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

6. Czy zmiana postaci dokumentacji to jednostronna decyzja pracodawcy?

Tak, pracodawca samodzielnie decyduje o formie prowadzenia dokumentacji. Nie musi konsultować swojej decyzji z pracownikami, związkami zawodowymi czy innymi podmiotami. Jego obowiązkiem jest wyłącznie poinformowanie pracowników o zmianie.

7. W jaki sposób pracodawca zawiadamia pracowników o zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji?

Pracodawca zawiadamia pracowników o zmianie w sposób ogólnie przyjęty w firmie, np. poprzez pismo obiegowe, e-mail, intranet, informację na tablicy ogłoszeń lub osobiście. Wszystko zależy od tego, jak do tej pory przekazywał takie wiadomości.

8. Czy pracodawca musi prowadzić jednakową formę dokumentacji dla wszystkich pracowników?

Nie. Przepisy nie nakładają obowiązku prowadzenia dokumentacji w takiej samej formie dla wszystkich pracowników. Oznacza to, że dla wyodrębnionej części pracowników dokumentacja może mieć postać papierową, a dla pozostałych elektroniczną.

9. Czy pracownik może wskazać formę, w jakiej chce otrzymać kopię dokumentacji pracowniczej?

Pracownik może wskazać we wniosku o wydanie kopii całości lub części dokumentacji, jaką preferuje postać dokumentów – elektroniczną czy papierową. Pracodawca jednak nie musi uwzględniać tej prośby i może samodzielnie wybrać formę dokumentacji.

Papierowa czy elektroniczna dokumentacja?

Elektroniczna dokumentacja jest równoważna z dokumentacją prowadzoną na papierze. Od 1 stycznia 2019 r. możliwe jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie cyfrowej. Coraz częściej firmy digitalizują swoją dokumentację, chcąc usprawnić obsługę procesów kadrowo-płacowych.

Jakie korzyści przemawiają za elektroniczną formą?

  1. optymalizacja kosztów
  2. automatyzacja procesów
  3. oszczędność czasu
  4. bezpieczeństwo danych
  5. swobodny dostęp do informacji

Firmy, które posiadały swoje zasoby w chmurze, znacznie lepiej poradziły sobie z organizacją pracy – zwłaszcza w czasie masowego przechodzenia pracowników na tryb pracy zdalnej z powodu pandemii koronawirusa.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nazwa "urlop macierzyński" jest nieadekwatna? Kojarzy się z wypoczynkiem

44 proc. badanych jest zdania, że należy zmienić nazwę "urlop macierzyński". Obowiązująca nazwa sugeruje, że opieka nad dzieckiem jest czasem odpoczynku.  . Ruszyła kampania edukacyjna #ToNieUrlop, zmieniająca krzywdzące przekonania społeczne na temat opieki nad małym dzieckiem i urlopów macierzyńskich. 

Wkrótce będą wyższe świadczenia z funduszu alimentacyjnego. Wzrost o 100 proc. – od kiedy?

Wraz ze wzrostem kosztów utrzymania rosną też potrzeby osób uprawnionych do alimentów. Nowelizacja przepisów o ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów zwiększy wysokość wsparcia materialnego z funduszu alimentacyjnego.

4650 zł brutto płacy minimalnej w 2025 roku - to postulat wszystkich związkowców. Czy rząd ustąpi?

Na posiedzeniu w dniu 15 lipca 2024 r. Radzie Dialogu Społecznego nie udało się wypracować wspólnego stanowiska w sprawie propozycji wzrostu minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2025 r. To oznacza, że rząd do 15 września ma czas na podjęcie ostatecznej decyzji w tej sprawie.

Zmiany w raportach ZUS RPA i ZUS RIA. Będą nowe kody tytułu ubezpieczenia

Zmienią się wzory imiennego raportu miesięcznego o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej – o symbolu ZUS RPA oraz wzoru raportu informacyjnego – o symbolu ZUS RIA. Pojawią się też nowe kody tytułu ubezpieczenia. Trwają prace nad nowelizacją przepisów.

REKLAMA

Będzie zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ile wyniosą świadczenia zależne od płacy minimalnej?

Minimalne wynagrodzenie za pracę zmieni się od 1 stycznia 2025 r. Wraz z minimalną płacą zmieni się także wysokość świadczeń powiązanych z minimalnym wynagrodzeniem. Jakie to świadczenia? Ile wyniosą?

Odpowiedzialność pracodawcy za pogorszenie stanu zdrowia pracowników w czasie upału. Jaka jest, czy polisa ochroni

Jeżeli pracownik zasłabnie lub dozna udaru słonecznego lub cieplnego w czasie pracy, pracodawca naraża się na ewentualne roszczenie z żądaniem wypłaty odszkodowania. Przed tego rodzaju finansowymi konsekwencjami upałów firmy mogą się ubezpieczyć. Słuzy do tego polisa OC pracodawcy.

Zmiana pracy nie zawsze jest możliwa. Co robić?

Dlaczego pracownicy niezadowoleni z pracy wciąż w niej tkwią? Zmiana pracy nie zawsze jest możliwa. Co można zrobić, aby podnieść swoją atrakcyjność na rynku pracy? Jak rozwijać kompetencje i szkolić się u dotychczasowego pracodawcy? Dlaczego tak mało pracowników decyduje się na rozmowę o podwyżce wynagrodzenia? Oto wskazówki eksperta rynku pracy, Mateusza Żydka.

Świadczenie urlopowe w szkołach. Czy powinno uwzględniać kryterium socjalne?

Do 31 sierpnia 2024 r. nauczyciele powinni otrzymać świadczenia urlopowe. Świadczenie, wypłacane wszystkim nauczycielom, jest finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Czy powinny uwzględniać kryterium socjalne?

REKLAMA

Nauczycielskie świadczenie kompensacyjne. Więcej osób uzyska prawo do świadczenia

1 września 2024 r. więcej osób uzyska prawo do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego. Jakie warunki należy spełniać, żeby nabyć prawo do tego świadczenia?

Wcześniejsze emerytury dla nauczycieli. Kto ma prawo do nowej emerytury? Kiedy można złożyć wniosek?

1 września 2024 r. wejdą w życie zmiany przepisów Karty Nauczyciela. Więcej osób będzie mogło skorzystać z wcześniejszej emerytury dla nauczycieli. Kiedy można złożyć wniosek o wcześniejszą emeryturę?

REKLAMA