Kategorie

Zmiana formy dokumentacji pracowniczej – 9 najczęstszych pytań

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej – pytania i odpowiedzi
Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej – pytania i odpowiedzi
Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej powoduje wiele wątpliwości. Oto 9 najczęściej zadawanych pytań.

Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Przepisy prawne regulują, w jaki sposób należy prowadzić papierową oraz elektroniczną dokumentację. Nic dziwnego, że w czasie zmiany formy prowadzenia dokumentacji pojawia się wiele pytań i wątpliwości. Zebraliśmy te, które pojawiają się najczęściej. Rozwiej swoje wątpliwości i sprawdź, czy prowadzisz dokumentację w prawidłowy sposób.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – pytania

1. Czy poszczególne części dokumentacji pracowniczej można prowadzić w formie mieszanej?

Tak. Dozwolone jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych w formie elektronicznej, a pozostałej dokumentacji w formie papierowej.

Wiele wątpliwości pojawiło się przy zagadnieniu, czy poszczególne części akt osobowych mogą być prowadzone w różnej formie. Przepisy nie stanowią o tym wprost. Uznaje się, że można przechowywać, np. część A w formie elektronicznej, a część B w papierowej. Nie należy jednak mieszać postaci w obrębie danej części.

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma przechowywać dokumentację w sposób, który gwarantuje zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności.

2. Czy można prowadzić akta osobowe w dwóch postaciach: w formie elektronicznej i papierowej?

Kodeks pracy wskazuje, że obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej LUB elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Słowo ,,lub” sugeruje, że należy wybrać jedną z tych form.

3. Czy można wielokrotnie zmieniać formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej?

Tak. Pracodawca może wielokrotnie zmieniać postać dokumentacji pracowniczej. Musi jednak za każdym razem pamiętać, by dopełnić wszystkich formalności.

Oznacza to, że po zmianie dokumentacji na elektroniczną może powrócić do papierowej formy. Wówczas drukuje wszystkie dokumenty, podpisuje, informuje pracowników o zmianie formy prowadzenia oraz możliwości odbioru dokumentów w ciągu 30 dni.

4. W jakim terminie pracownik ma możliwość odebrania dokumentacji pracowniczej po zmianie formy jej prowadzenia?

Pracownicy mają 30 dni na odbiór dokumentacji pracowniczej, licząc od dnia przekazania informacji przez pracodawcę o zmianie jej postaci. Jeśli pracownik w tym terminie nie odbierze dokumentacji, pracodawca może zniszczyć jej poprzednią postać.

5. Czy pracodawca może zachować dokumentację pracowniczą, jeśli pracownik nie odbierze jej w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji?

Nie. Pracodawca jest zobowiązany zniszczyć dokumentację po upływie tego terminu – w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

6. Czy zmiana postaci dokumentacji to jednostronna decyzja pracodawcy?

Tak, pracodawca samodzielnie decyduje o formie prowadzenia dokumentacji. Nie musi konsultować swojej decyzji z pracownikami, związkami zawodowymi czy innymi podmiotami. Jego obowiązkiem jest wyłącznie poinformowanie pracowników o zmianie.

7. W jaki sposób pracodawca zawiadamia pracowników o zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji?

Pracodawca zawiadamia pracowników o zmianie w sposób ogólnie przyjęty w firmie, np. poprzez pismo obiegowe, e-mail, intranet, informację na tablicy ogłoszeń lub osobiście. Wszystko zależy od tego, jak do tej pory przekazywał takie wiadomości.

8. Czy pracodawca musi prowadzić jednakową formę dokumentacji dla wszystkich pracowników?

Nie. Przepisy nie nakładają obowiązku prowadzenia dokumentacji w takiej samej formie dla wszystkich pracowników. Oznacza to, że dla wyodrębnionej części pracowników dokumentacja może mieć postać papierową, a dla pozostałych elektroniczną.

9. Czy pracownik może wskazać formę, w jakiej chce otrzymać kopię dokumentacji pracowniczej?

Pracownik może wskazać we wniosku o wydanie kopii całości lub części dokumentacji, jaką preferuje postać dokumentów – elektroniczną czy papierową. Pracodawca jednak nie musi uwzględniać tej prośby i może samodzielnie wybrać formę dokumentacji.

Papierowa czy elektroniczna dokumentacja?

Elektroniczna dokumentacja jest równoważna z dokumentacją prowadzoną na papierze. Od 1 stycznia 2019 r. możliwe jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie cyfrowej. Coraz częściej firmy digitalizują swoją dokumentację, chcąc usprawnić obsługę procesów kadrowo-płacowych.

Jakie korzyści przemawiają za elektroniczną formą?

  1. optymalizacja kosztów
  2. automatyzacja procesów
  3. oszczędność czasu
  4. bezpieczeństwo danych
  5. swobodny dostęp do informacji

Firmy, które posiadały swoje zasoby w chmurze, znacznie lepiej poradziły sobie z organizacją pracy – zwłaszcza w czasie masowego przechodzenia pracowników na tryb pracy zdalnej z powodu pandemii koronawirusa.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r.

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r. wymienia wszystkie obowiązki miesięczne. Jaki jest wymiar czasu pracy w sierpniu? Ile wynosi dodatek nocny?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?