Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiana formy dokumentacji pracowniczej – 9 najczęstszych pytań

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej – pytania i odpowiedzi
Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej – pytania i odpowiedzi
Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej powoduje wiele wątpliwości. Oto 9 najczęściej zadawanych pytań.

Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Przepisy prawne regulują, w jaki sposób należy prowadzić papierową oraz elektroniczną dokumentację. Nic dziwnego, że w czasie zmiany formy prowadzenia dokumentacji pojawia się wiele pytań i wątpliwości. Zebraliśmy te, które pojawiają się najczęściej. Rozwiej swoje wątpliwości i sprawdź, czy prowadzisz dokumentację w prawidłowy sposób.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – pytania

1. Czy poszczególne części dokumentacji pracowniczej można prowadzić w formie mieszanej?

Tak. Dozwolone jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych w formie elektronicznej, a pozostałej dokumentacji w formie papierowej.

Wiele wątpliwości pojawiło się przy zagadnieniu, czy poszczególne części akt osobowych mogą być prowadzone w różnej formie. Przepisy nie stanowią o tym wprost. Uznaje się, że można przechowywać, np. część A w formie elektronicznej, a część B w papierowej. Nie należy jednak mieszać postaci w obrębie danej części.

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma przechowywać dokumentację w sposób, który gwarantuje zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności.

2. Czy można prowadzić akta osobowe w dwóch postaciach: w formie elektronicznej i papierowej?

Kodeks pracy wskazuje, że obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej LUB elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Słowo ,,lub” sugeruje, że należy wybrać jedną z tych form.

3. Czy można wielokrotnie zmieniać formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej?

Tak. Pracodawca może wielokrotnie zmieniać postać dokumentacji pracowniczej. Musi jednak za każdym razem pamiętać, by dopełnić wszystkich formalności.

Oznacza to, że po zmianie dokumentacji na elektroniczną może powrócić do papierowej formy. Wówczas drukuje wszystkie dokumenty, podpisuje, informuje pracowników o zmianie formy prowadzenia oraz możliwości odbioru dokumentów w ciągu 30 dni.

4. W jakim terminie pracownik ma możliwość odebrania dokumentacji pracowniczej po zmianie formy jej prowadzenia?

Pracownicy mają 30 dni na odbiór dokumentacji pracowniczej, licząc od dnia przekazania informacji przez pracodawcę o zmianie jej postaci. Jeśli pracownik w tym terminie nie odbierze dokumentacji, pracodawca może zniszczyć jej poprzednią postać.

5. Czy pracodawca może zachować dokumentację pracowniczą, jeśli pracownik nie odbierze jej w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji?

Nie. Pracodawca jest zobowiązany zniszczyć dokumentację po upływie tego terminu – w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

6. Czy zmiana postaci dokumentacji to jednostronna decyzja pracodawcy?

Tak, pracodawca samodzielnie decyduje o formie prowadzenia dokumentacji. Nie musi konsultować swojej decyzji z pracownikami, związkami zawodowymi czy innymi podmiotami. Jego obowiązkiem jest wyłącznie poinformowanie pracowników o zmianie.

7. W jaki sposób pracodawca zawiadamia pracowników o zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji?

Pracodawca zawiadamia pracowników o zmianie w sposób ogólnie przyjęty w firmie, np. poprzez pismo obiegowe, e-mail, intranet, informację na tablicy ogłoszeń lub osobiście. Wszystko zależy od tego, jak do tej pory przekazywał takie wiadomości.

8. Czy pracodawca musi prowadzić jednakową formę dokumentacji dla wszystkich pracowników?

Nie. Przepisy nie nakładają obowiązku prowadzenia dokumentacji w takiej samej formie dla wszystkich pracowników. Oznacza to, że dla wyodrębnionej części pracowników dokumentacja może mieć postać papierową, a dla pozostałych elektroniczną.

9. Czy pracownik może wskazać formę, w jakiej chce otrzymać kopię dokumentacji pracowniczej?

Pracownik może wskazać we wniosku o wydanie kopii całości lub części dokumentacji, jaką preferuje postać dokumentów – elektroniczną czy papierową. Pracodawca jednak nie musi uwzględniać tej prośby i może samodzielnie wybrać formę dokumentacji.

Papierowa czy elektroniczna dokumentacja?

Elektroniczna dokumentacja jest równoważna z dokumentacją prowadzoną na papierze. Od 1 stycznia 2019 r. możliwe jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie cyfrowej. Coraz częściej firmy digitalizują swoją dokumentację, chcąc usprawnić obsługę procesów kadrowo-płacowych.

Jakie korzyści przemawiają za elektroniczną formą?

  1. optymalizacja kosztów
  2. automatyzacja procesów
  3. oszczędność czasu
  4. bezpieczeństwo danych
  5. swobodny dostęp do informacji

Firmy, które posiadały swoje zasoby w chmurze, znacznie lepiej poradziły sobie z organizacją pracy – zwłaszcza w czasie masowego przechodzenia pracowników na tryb pracy zdalnej z powodu pandemii koronawirusa.

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(1)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • luk
    2021-09-17 11:39:37
    prowadzenie akt osobowych elektronicznie gdy pracownik nie złoży swojego podpisu elektronicznego jest bardzo ryzykowne dla celów dowodowych. Sporządzanie dokumentu papierowego, następnie jego skanowanie z podpisem tylko pracodawcy i dalej zniszczenie wersji papierowej jest po pierwsze bezsensowną podwójną pracą, a po drugie znacznym spadkiem znaczenia dowodowego takiego dokumentu. Nie mamy ani podpisu pracownika ani możliwości zweryfikowania przez grafologa w razie sprawy karnej, czy nawet dowodowej w sporze cywilnym. Prowadzenie akt elektronicznych, tylko i wyłącznie wtedy gdy jest elektroniczny podpis pracownika, inaczej nie ma to sensu i jest bardzo ryzykowne
    0
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Świadczenia emerytalno-rentowe
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Emerytury i renty podlegają corocznie waloryzacji od dnia:
1 stycznia
1 marca
1 czerwca
1 września
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Praca dla niepełnosprawnych - jakie projekty?
Jednym z głównych funduszy UE jest Europejski Fundusz Społeczny (EFS). W ramach niego kraje członkowskie UE otrzymują wsparcie finansowe na rozwój społeczno-gospodarczy. Właśnie m.in. z EFS przeznaczono 170 mln zł na Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój. Program ma na celu na aktywizację zawodową i społeczną osób z niepełnosprawnościami i osób biernych zawodowo z powodu choroby. Kto może skorzystać z projektu i co może zyskać?
Czy wystawienie faktury podczas L4 prowadzi do zwrotu zasiłku?
Wystawienie faktury przez przedsiębiorcę podczas zwolnienia lekarskiego, nie stanowi pracy zarobkowej i nie powoduje konieczności zwrotu do ZUS-u pobranego już zasiłku chorobowego.
Czy to koniec epoki "Great Resignation" w Polsce?
Z badania firmy doradczej Kincentric wynika, że mamy do czynienia z sygnałami odwrócenia trendu na rynku pracy. W porównaniu do ubiegłego roku Polacy rzadziej chcą odchodzić z pracy, a poziom lojalności względem swoich pracodawców wzrósł do poziomu obserwowanego ostatnio w trakcie pandemii Covid-19 w 2020 r. Tymczasem, w Europie lojalność pracowników wciąż spada.
Wniosek o świadczenie postojowe do 16 sierpnia 2022 r.
16 sierpnia 2022 r. to ostatni dzień na składanie wniosków o świadczenie postojowe. Jak można ubiegać się o wsparcie?
Pracodawcy będą wiedzieć od kiedy nie powinni naliczać już wpłat do PPK
Po rozpoczęciu przez uczestnika PPK wypłaty oszczędności PPK po osiągnięciu przez niego 60. roku życia, wpłaty do PPK za tego uczestnika nie mogą być już dokonywane. Od 21 listopada br. PFR - za pośrednictwem instytucji finansowych - będzie informował pracodawców o rozpoczęciu takich wypłat.
Przedsiębiorcy z obawą patrzą w przyszłość
86% pracodawców spodziewa się kilkuletniego, poważnego kryzysu gospodarczego w Polsce. To przekonanie podzielają przedstawiciele wszystkich firm, niezależnie od wielkości.
Polski pracownik - jest w złej kondycji psychicznej?
Polscy pracownicy mają poważne problemy ze zdrowiem psychicznym – wynika z raportu przygotowanego przez Konfederację Lewiatan. Problem jest na tyle poważny, że nie uda się go rozwiązać bez zmian systemowych.
Rekordowa inflacja, a tempo wzrostu cen spada
W lipcu wskaźnik inflacji wyniósł 15,6 proc. rok do roku — podał Główny Urząd Statystyczny. Mamy kolejny rekordowo wysoki odczyt wskaźnika inflacji, jednak tempo wzrostu cen wyraźnie spadło (0,1 p.p. m/m) – komentuje ekspert.
Zawarcie umowy dla pozoru a ciąża
Czy zawarcie umowy o pracę w ciąży jest zgodne z prawem? Czy krótko po zawarciu umowy można przejść na zwolnienie lekarskie? Czy ZUS może uznać taką umowę zawartą dla pozoru i żądać zwrotu pobranego zasiłku macierzyńskiego? Podobną sprawą zajął się ostatnio Sąd Okręgowy w Kaliszu.
Jakie jest w Polsce bezrobocie?
Kim jest bezrobotny? Jakie są rodzaje bezrobocia? Jaka jest stopa bezrobocia w Polsce w porównaniu z innymi krajami UE? Co robi Polska, aby dążyć do pełnego produktywnego zatrudnienia? Poniżej najważniejsze dane i informacje.
Co Państwowa Inspekcja Pracy zrobiła w 2021?
W czerwcu 2022 r. odbyło się posiedzenie Rady Ochrony Pracy, która jest organem sprawującym nadzór nad Państwową Inspekcją Pracy (PIP) jak i warunkami pracy, działającym przy Sejmie RP. Co roku, Główny Inspektor PIP składa Radzie Ochrony Pracy sprawozdanie ze swojej działalności.
Stabilizacja na rynku pracy – aktualne trendy i wyniki badań w zakresie kompetencji i rynku pracy
Badania przeprowadzone wśród pracodawców i pracowników pokazują stabilizację na rynku pracy. W czerwcu 2022 r. stopa bezrobocia była niższa niż w maju, a w urzędach pracy było zarejestrowanych mniej bezrobotnych w stosunku do poprzedniego miesiąca.
Zatrudnianie cudzoziemców - jakie nieprawidłowości?
W Polsce legalnie pracuje ponad milion cudzoziemców. Czy kontrole Państwowej Inspekcji Pracy wykazują nieprawidłowości?
2/3 pracowników ma symptomy wypalenia zawodowego
W ciągu ostatniego roku objawy wypalenia zawodowego zauważyło u siebie dwie trzecie pracowników - wynika z badania Nationale-Nederlanden. Zjawisko to dotyczy coraz częściej także młodszych pracowników - wskazano.
Brak kompetencji blokuje innowacyjność firm
Przełomowe pomysły to tylko jeden z czynników innowacyjności w firmach. Drugim, równie istotnym, jest odpowiednie zarządzanie tymi pomysłami i ich wdrażanie. Do tego jednak potrzebny jest szereg kompetencji, których dziś w firmach brakuje i same to przyznają. Dwie na trzy twierdzą, że przeszkodą w podejmowaniu przez nie innowacji jest problem z pozyskaniem odpowiednich pracowników. Akademia Menadżera Innowacji – prowadzona przez PARP – ma tę lukę kompetencyjną zasypywać. Uczestniczący w niej menadżerowie przechodzą szereg szkoleń podnoszących ich umiejętności zarządzania w tym obszarze, ale także pracują z doradcami, którzy od lat zajmują się wdrażaniem innowacji.
Prawie połowa Polaków jest skłonna usprawiedliwić pracę na czarno
Od czterech lat obserwowany jest wysoki poziom akceptacji nieetycznych zachowań i nadużyć finansowych – pokazują badania Związku Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce. Dziś takie praktyki jest skłonna usprawiedliwić prawie połowa Polaków. Najczęściej przymykają oko na pracę na czarno w celu unikania ściągania długów z pensji. Zrozumienie dla takich praktyk deklaruje ponad 61 proc. społeczeństwa. Z kolei najbardziej rygorystycznie Polacy odnoszą się do wyłudzania pieniędzy z wykorzystaniem cudzych lub fałszywych dokumentów.
Profil zaufany - jak go założyć?
Profil zaufany powstał po to, aby umożliwić załatwienie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Dla przedsiębiorców, jak i osób prywatnych, które często kontaktują się z instytucjami publicznymi, profil zaufany to idealne narzędzie. W jaki sposób się go zakłada? Jak długo jest ważny? Podpowiadamy.
Praca przy komputerze. Jak zadbać o zdrowie?
Wielogodzinna praca przed komputerem może negatywnie odbijać się na naszym zdrowiu fizycznym. Ból ramion, nadgarstków, ud i pleców są częstymi dolegliwościami pracowników biurowych. Dlatego tak ważne są przerwy od pracy. Podpowiadamy, w jaki sposób można je efektywnie wykorzystać, wykonując kilka prostych ćwiczeń korzystnych dla naszego ciała.
Szukasz pracownika? Samo ogłoszenie to nie wszystko!
Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Ale czy rola dobrego jobboardu ogranicza się tylko do publikowania ogłoszeń? Zadbanie o atrakcyjność oferty to jedno, sztuką jest także dotarcie do właściwego odbiorcy. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
Praca zdalna wymaga doprecyzowania
Praca zdalna zostanie uregulowana w kodeksie pracy. Wątpliwości może wywoływać m.in. forma, w jakiej ustala się miejsce świadczenia pracy poza siedzibą zatrudniającego. Niektóre przepisy może poprawić jeszcze Sejm, który nie spieszy się z uchwaleniem nowelizacji kodeksu pracy.
Rekrutacja od strony pracodawcy – jak zwiększyć szanse na sukces
Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
Ostatnie dni rekrutacji w szkołach. Dla nauczycieli ofert na pęczki
Napływ uchodźców z Ukrainy to wielkie wyzwanie przed polskimi szkołami. Niestety wygląda na to, że powstanie sporo wakatów, a kuratorzy oświaty pozostaną z trudnymi zadaniami.
Odzież ochronna i robocza chroniąca przed promieniowaniem UV
Stale rośnie liczba dni, w których temperatury osiągają wysokie wartości, a promieniowanie UV jest niebezpieczne – szczególnie dla tych, którzy swoją pracę wykonują na świeżym powietrzu. Ochrona przed skutkami promieniowania to nie tylko filtry UV czy przebywanie w cieniu. To także kwestia odzieży ochronnej – w której funkcjonalności nastąpił duży postęp.
Połowa Polaków ocenia polskich szefów gorzej niż zagranicznych, a 28% potwierdza, że ich przełożony krzyczy na pracowników
Badanie przeprowadzone przez serwis InterviewMe wykazało, że 73% Polaków ma szacunek dla swojego przełożonego, chociaż aż 28% przyznało, że szef krzyczy, a 21%, że źle traktuje swoich pracowników
Prawie 6 godzin tygodniowo darmowych nadgodzin. 12 sierpnia Światowy Dzień Pracoholików
Polacy coraz częściej zostają w pracy po godzinach; badania wykazują, że pracownicy tygodniowo wykonują średnio 5 h 48 minut dodatkowej pracy za darmo - wynika z najnowszego raportu ADP „People at Work 2022: A Global Workforce View”.