REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiana formy dokumentacji pracowniczej – 9 najczęstszych pytań

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej – pytania i odpowiedzi
Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej – pytania i odpowiedzi

REKLAMA

REKLAMA

Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej powoduje wiele wątpliwości. Oto 9 najczęściej zadawanych pytań.

Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Przepisy prawne regulują, w jaki sposób należy prowadzić papierową oraz elektroniczną dokumentację. Nic dziwnego, że w czasie zmiany formy prowadzenia dokumentacji pojawia się wiele pytań i wątpliwości. Zebraliśmy te, które pojawiają się najczęściej. Rozwiej swoje wątpliwości i sprawdź, czy prowadzisz dokumentację w prawidłowy sposób.

REKLAMA

Autopromocja

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – pytania

1. Czy poszczególne części dokumentacji pracowniczej można prowadzić w formie mieszanej?

Tak. Dozwolone jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych w formie elektronicznej, a pozostałej dokumentacji w formie papierowej.

Wiele wątpliwości pojawiło się przy zagadnieniu, czy poszczególne części akt osobowych mogą być prowadzone w różnej formie. Przepisy nie stanowią o tym wprost. Uznaje się, że można przechowywać, np. część A w formie elektronicznej, a część B w papierowej. Nie należy jednak mieszać postaci w obrębie danej części.

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma przechowywać dokumentację w sposób, który gwarantuje zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

2. Czy można prowadzić akta osobowe w dwóch postaciach: w formie elektronicznej i papierowej?

Kodeks pracy wskazuje, że obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej LUB elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Słowo ,,lub” sugeruje, że należy wybrać jedną z tych form.

3. Czy można wielokrotnie zmieniać formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej?

Tak. Pracodawca może wielokrotnie zmieniać postać dokumentacji pracowniczej. Musi jednak za każdym razem pamiętać, by dopełnić wszystkich formalności.

Oznacza to, że po zmianie dokumentacji na elektroniczną może powrócić do papierowej formy. Wówczas drukuje wszystkie dokumenty, podpisuje, informuje pracowników o zmianie formy prowadzenia oraz możliwości odbioru dokumentów w ciągu 30 dni.

4. W jakim terminie pracownik ma możliwość odebrania dokumentacji pracowniczej po zmianie formy jej prowadzenia?

Pracownicy mają 30 dni na odbiór dokumentacji pracowniczej, licząc od dnia przekazania informacji przez pracodawcę o zmianie jej postaci. Jeśli pracownik w tym terminie nie odbierze dokumentacji, pracodawca może zniszczyć jej poprzednią postać.

5. Czy pracodawca może zachować dokumentację pracowniczą, jeśli pracownik nie odbierze jej w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji?

Nie. Pracodawca jest zobowiązany zniszczyć dokumentację po upływie tego terminu – w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

6. Czy zmiana postaci dokumentacji to jednostronna decyzja pracodawcy?

Tak, pracodawca samodzielnie decyduje o formie prowadzenia dokumentacji. Nie musi konsultować swojej decyzji z pracownikami, związkami zawodowymi czy innymi podmiotami. Jego obowiązkiem jest wyłącznie poinformowanie pracowników o zmianie.

7. W jaki sposób pracodawca zawiadamia pracowników o zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji?

Pracodawca zawiadamia pracowników o zmianie w sposób ogólnie przyjęty w firmie, np. poprzez pismo obiegowe, e-mail, intranet, informację na tablicy ogłoszeń lub osobiście. Wszystko zależy od tego, jak do tej pory przekazywał takie wiadomości.

8. Czy pracodawca musi prowadzić jednakową formę dokumentacji dla wszystkich pracowników?

Nie. Przepisy nie nakładają obowiązku prowadzenia dokumentacji w takiej samej formie dla wszystkich pracowników. Oznacza to, że dla wyodrębnionej części pracowników dokumentacja może mieć postać papierową, a dla pozostałych elektroniczną.

9. Czy pracownik może wskazać formę, w jakiej chce otrzymać kopię dokumentacji pracowniczej?

Pracownik może wskazać we wniosku o wydanie kopii całości lub części dokumentacji, jaką preferuje postać dokumentów – elektroniczną czy papierową. Pracodawca jednak nie musi uwzględniać tej prośby i może samodzielnie wybrać formę dokumentacji.

Papierowa czy elektroniczna dokumentacja?

Elektroniczna dokumentacja jest równoważna z dokumentacją prowadzoną na papierze. Od 1 stycznia 2019 r. możliwe jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie cyfrowej. Coraz częściej firmy digitalizują swoją dokumentację, chcąc usprawnić obsługę procesów kadrowo-płacowych.

Jakie korzyści przemawiają za elektroniczną formą?

  1. optymalizacja kosztów
  2. automatyzacja procesów
  3. oszczędność czasu
  4. bezpieczeństwo danych
  5. swobodny dostęp do informacji

Firmy, które posiadały swoje zasoby w chmurze, znacznie lepiej poradziły sobie z organizacją pracy – zwłaszcza w czasie masowego przechodzenia pracowników na tryb pracy zdalnej z powodu pandemii koronawirusa.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Prawne wymogi automatyzacji. Co może zrobić AI, a co nadal wymaga pracy człowieka? AI Act od 2026 roku - co nowe przepisy zmienią w biznesie?

Wraz z dynamicznym rozwojem narzędzi opartych na sztucznej inteligencji pojawia się pytanie o granice ich stosowania w kontekście odpowiedzialności prawnej. Choć Polska nie posiada jeszcze kompleksowej regulacji dotyczącej AI, to już dziś na gruncie obowiązujących przepisów prawa cywilnego, prawa pracy, RODO czy kodeksu cywilnego można ocenić, co wolno, a czego nie wolno automatyzować. Uwagę przedsiębiorców i prawników coraz bardziej przyciąga także unijne rozporządzenie w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act), które wejdzie w życie w 2026 roku i wprowadzi kategoryzację systemów AI, nakładając ścisłe wymogi na te uznane za wysokiego ryzyka.

Wypadki przy pracy 2024 [GUS]

Wypadki przy pracy w 2024 roku - jakie są statystyki GUS? Okazuje się, że liczba wypadków ogółem spada, ale rośnie liczba wypadków ciężkich i śmiertelnych. Jakie jest wskaźnik wypadkowości?

Rekrutacja smart. Jak wykorzystać AI, by zatrudniać lepiej, szybciej i bardziej fair?

Rekrutacja smart to nowoczesne podejście do zatrudniania oparte na danych, analityce i sztucznej inteligencji, zamiast na deklaracjach z CV czy subiektywnych ocenach. Technologia umożliwia obiektywną i powtarzalną ocenę dopasowania do roli, wspierając bardziej sprawiedliwe i efektywne decyzje rekrutacyjne. Warto zatem odejść od bezkrytycznej wiary w CV czy testów osobowości i stworzyć kandydatom warunki do pokazania, co naprawdę potrafią. To nie futurystyczna wizja, ale konieczność w obliczu przeciążenia informacyjnego i rosnących wyzwań na rynku pracy.

Problemy z zasiłkami przedsiębiorców. ZUS odmawia wypłaty. Rzecznik MŚP interweniuje

Do końca 2021 roku brak opłaty składki chorobowej w terminie albo opłacenie jej w niepełnej wysokości skutkowało automatyczną utratą ubezpieczenia chorobowego przez przedsiębiorcę. Obecnie przepisy zostały zmienione i nie dochodzi do tego, jeśli niedopłata wynosi do 1% minimalnego wynagrodzenia. Aktualnie, mimo zmiany przepisów, ZUS odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, gdy przedsiębiorcy nie podlegali ubezpieczeniu chorobowemu w okresie przed 2022 r. Rzecznik MŚP interweniuje.

REKLAMA

Pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy: wyjaśnienia, konsultacje, wyniki analiz, przedstawiciel MŚP w zespole

Rusza pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy. Rzecznik MŚP prosi o wyjaśnienia w tej sprawie. Apeluje również o gruntowne konsultacje i wyniki analiz dotyczące skróconego tygodnia pracy. Postuluje o włączenie przedstawiciela Rzecznika MŚP do zespołu ds. skróconego czasu pracy.

Zmiany w zawodzie psychologa 2025: jest projekt ustawy

Będą duże zmiany w zawodzie psychologa. Jest projekt ustawy o zawodzie psychologa oraz samorządzie psychologów. Aktualne przepisy są niezgodne z prawem. Co się zmieni?

ZUS: renta wdowia 2025. Komu się należy i jaka jest wysokość świadczenia? [WNIOSEK]

Seniorzy wciąż pytają komu w 2025 r. należy się renta wdowia. ZUS tłumaczy, ile wynosi świadczenie, jakie są warunki i jak złożyć wniosek. Czy można dorabiać do renty wdowiej?

Do 31 maja 2025 r. odpis na ZFŚS. Ile wynosi?

Pierwszą ratę odpisu na ZFŚS należy przekazać do końca maja 2025 roku (31 maja – sobota). Ile wynosi odpis na ZFŚS w 2025 roku? Kiedy trzeba wpłacić drugą ratę?

REKLAMA

Pracujący, bezrobotni i bierni zawodowo. GUS opublikował wyniki wstępne BAEL w I kwartale 2025 r.

Główny Urząd Statystyczny opublikował wyniki wstępne Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności (BAEL) w I kwartale 2025 r. Wyniki te odnoszą się do ludności przebywającej lub zamierzającej przebywać na terenie kraju przez co najmniej 12 miesięcy, zamieszkałej w gospodarstwach domowych.

Work-life balance wciąż wyzwaniem polskich mam

Im starsze dziecko, tym większe zaangażowanie kobiet w nieodpłatną pracę opiekuńczą. Chociaż rośnie udział ojców, to nadal jest on niewielki, zwłaszcza w opiece nad starszymi dziećmi. Takie wnioski płyną z raportu przygotowanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych i Fundację Share the Care.

REKLAMA