REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych od 2019 r.

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Nowe zasady prowadzenia akt osobowych od 2019 r./fot. Shutterstock
Nowe zasady prowadzenia akt osobowych od 2019 r./fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Zmiany dotyczące dokumentacji pracowniczej miały miejsce na początku 2019 r. Jak zmienić e-dokumentacje na dokumentacje papierową? Jakie są obowiązki pracodawcy? Jak musi wyglądać e-dokument?

Od stycznia br. pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w jednej z dwóch wersji – papierowej lub elektronicznej. Obie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej są równoważne.

REKLAMA

Jak musi wyglądać e-dokument?

Jeśli pracodawca chce przejść z postaci papierowej dokumentacji na elektroniczną, konieczne będzie odwzorowanie cyfrowe oryginałów dokumentów, czyli przede wszystkim ich zeskanowanie.

Każdy e-dokument powinien być następnie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Pracodawca może upoważnić wybraną osobę do „złożenia” w jego imieniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Jak zmienić e-dokumentacje na dokumentacje papierową?

Zamiana e-dokumentacji na dokumentację papierową wymaga dokonania wydruku i podpisania go przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, aby potwierdzić zgodność z dokumentem elektronicznym.

Jakie są obowiązki pracodawcy?

Pracodawca musi zawiadomić o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów, a także możliwości ich odebrania w dotychczasowej postaci, zarówno obecnych, jak i byłych pracowników.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obecnym pracownikom przekazuje informację w sposób u niego przyjęty (np. udostępniając na tablicy ogłoszeń, e-mailami czy w intranecie).

Z kolei do byłych pracowników wysyła ją albo na papierze (np. listem poleconym), albo elektronicznie (e-mail dla celów dowodowych opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Treść zawiadomienia do byłych pracowników powinna się ograniczyć do możliwości odbioru dokumentacji i wskazania 30-dniowego terminu (liczonego od dnia zawiadomienia) na dokonanie tej czynności.

Polecamy: Kodeks pracy 2019 – Nowe Wydanie. Praktyczny komentarz z przykładami

Jakie zmiany w aktach osobowych?

Na podstawie nowych przepisów akta osobowe dzielą się na cztery części, a nie – jak do tej pory – na trzy części, i obejmują:

1) etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych)

2) etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych)

3) etap ustania stosunku pracy (część C akt osobowych)

4) część dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część D akt osobowych).

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej należy stosować do dokumentacji pracowniczej pracowników, którzy zaczęli pracę z dniem 1 stycznia 2019 roku.

Nowe okresy archiwizacji dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z nowymi przepisami dokumentację trzeba przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika. Gdy jego stosunek pracy rozwiąże się lub wygaśnie – przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym miało to miejsce (początek liczenia będzie zatem przypadał zawsze na 31 grudnia roku kalendarzowego, w którym doszło do zakończenia stosunku pracy).

Nowe przepisy przewidują również grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł za:

• nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej

• nieprzechowywanie tej dokumentacji przez ustawowo przewidziane okresy (w tym przez odrębne regulacje)

• pozostawianie dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: gazetaprawna.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy rodzic dziecka z niepełnosprawnością ma prawo do dłuższego urlopu?

Orzeczenie o niepełnosprawności dziecka nie uprawnia rodzica do dłuższego urlopu wypoczynkowego. Z informacji Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wynika, iż w najbliższym czasie przepisy w tym zakresie nie ulegną zmianie.

Praca sezonowa za granicą: czy nadal się opłaca?

Tylko 11% polskich pracowników wyjechało w 2025 r. do pracy sezonowej za granicę. Największym motywatorem wyjazdu jest wyższe wynagrodzenie niż otrzymywane w Polsce. Czy jednak taka praca wciąż się opłaca?

Większość profesjonalistów bez podwyżek w 2025 r. Słabe prognozy do końca roku [Raport]

Aż 57% profesjonalistów nie otrzymało podwyżki w 2025 r. i nie spodziewa się wyższego wynagrodzenia do końca tego roku. Przekłada się to na satysfakcję z pracy i zaangażowanie pracowników. Raport bije na alarm.

Formy zatrudnienia oraz podstawowe prawa i obowiązki [umowa o pracę, zlecenie, dzieło]

Zatrudnienie w Polsce opiera się na dwóch odmiennych fundamentach prawnych – prawa pracy i prawa cywilnego. Wybór formy umowy determinuje zakres uprawnień, obowiązków oraz stopień ochrony pracownika. Zrozumienie różnic między umową o pracę a umowami cywilnoprawnymi pozwala być świadomym swoich praw oraz dawać poczucie bezpieczeństwa, zarówno zawodowego jak i finansowego.

REKLAMA

4 najczęstsze błędy pracodawców przy zatrudnianiu cudzoziemców w 2025 roku. Kary od 3 do nawet 50 tys. zł

Drobny błąd może oznaczać dziesiątki tysięcy złotych kary. Jakie są 4 najczęstsze błędy przy zatrudnianiu cudzoziemców w 2025 roku? Grozi za nie kara od 3 do nawet 50 tys. zł. Co zmieniła ustawa, która weszła w życie 1 czerwca 2025 roku?

Praca w Niemczech. Czy coraz mniej atrakcyjna? To zależy dla jakich grup zawodowych

Niemcy stopniowo tracą na atrakcyjności nie tylko dla sezonowych i niewykwalifikowanych pracowników, ale również wysoko wykwalifikowanych specjalistów z Europy Środkowo-Wschodniej. A tych na rynku brakuje. W 2025 roku całkowita liczba otwartych wakatów w Niemczech wzrosła. Według prognoz Federalnej Agencji Pracy, do końca 2025 liczba wolnych miejsc pracy osiągnie około 625 000, a do 2027 roku może przekroczyć 695 000. To sygnał realnego niedoboru siły roboczej na niemieckim rynku.

Pracownicy z Filipin – na co zwrócić uwagę? Praktyczny poradnik dla pracodawców

Coraz więcej firm w Polsce zatrudnia pracowników z Azji, w tym z Filipin. Zjawisko to przybiera na sile. Co warto wiedzieć o pracy z Filipińczykami? Poradnik zawiera informacje dotyczące podejścia do obowiązków, relacji w zespole, aż przez skuteczne działania adaptacyjne i formalności związane z legalizacją zatrudnienia.

Powrót wysokiej inflacji i nieuczciwi klienci: tego obecnie najbardziej obawiają się przedsiębiorcy. RAPORT: Bieżące lęki i obawy przedsiębiorców 2025

Choć w ostatnich miesiącach spadła inflacja, obecnie obawia się jej aż 39,4% liderów biznesu. To najczęściej wskazywany lęk z listy 29 wymienionych w raporcie autorstwa UCE RESEARCH i platformy ePsycholodzy.pl. Szczegóły poniżej.

REKLAMA

Ile mam pieniędzy w ZUS? Jak sprawdzić?

Ile mam pieniędzy w ZUS? Można to sprawdzić na PUE ZUS. Zakład nie wysyła już listownie IOSKU czyli Informacji o stanie konta ubezpieczonego. NA PUE ZUS należy wejść w panel Ubezpieczonego. Co dalej?

Co dalej z nowelizacją specustawy? Rynek pracy i status Ukraińców w Polsce pod znakiem zapytania

Decyzja prezydenta Karola Nawrockiego o zawetowaniu nowelizacji specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy otworzyła gorącą dyskusję o stabilności polskiego rynku pracy i przyszłości setek tysięcy pracowników zza wschodniej granicy. W tle toczą się spory o świadczenia, dostęp do opieki zdrowotnej i konsekwencje gospodarcze, które mogą przyczynić się do wzrostu szarej strefy i osłabienia dynamiki polskiego PKB. Co dalej?

REKLAMA