REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych od 2019 r.

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Nowe zasady prowadzenia akt osobowych od 2019 r./fot. Shutterstock
Nowe zasady prowadzenia akt osobowych od 2019 r./fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Zmiany dotyczące dokumentacji pracowniczej miały miejsce na początku 2019 r. Jak zmienić e-dokumentacje na dokumentacje papierową? Jakie są obowiązki pracodawcy? Jak musi wyglądać e-dokument?

Od stycznia br. pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w jednej z dwóch wersji – papierowej lub elektronicznej. Obie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej są równoważne.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Jak musi wyglądać e-dokument?

Jeśli pracodawca chce przejść z postaci papierowej dokumentacji na elektroniczną, konieczne będzie odwzorowanie cyfrowe oryginałów dokumentów, czyli przede wszystkim ich zeskanowanie.

Każdy e-dokument powinien być następnie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Pracodawca może upoważnić wybraną osobę do „złożenia” w jego imieniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Jak zmienić e-dokumentacje na dokumentacje papierową?

Zamiana e-dokumentacji na dokumentację papierową wymaga dokonania wydruku i podpisania go przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, aby potwierdzić zgodność z dokumentem elektronicznym.

REKLAMA

Jakie są obowiązki pracodawcy?

Pracodawca musi zawiadomić o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów, a także możliwości ich odebrania w dotychczasowej postaci, zarówno obecnych, jak i byłych pracowników.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obecnym pracownikom przekazuje informację w sposób u niego przyjęty (np. udostępniając na tablicy ogłoszeń, e-mailami czy w intranecie).

Z kolei do byłych pracowników wysyła ją albo na papierze (np. listem poleconym), albo elektronicznie (e-mail dla celów dowodowych opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Treść zawiadomienia do byłych pracowników powinna się ograniczyć do możliwości odbioru dokumentacji i wskazania 30-dniowego terminu (liczonego od dnia zawiadomienia) na dokonanie tej czynności.

Polecamy: Kodeks pracy 2019 – Nowe Wydanie. Praktyczny komentarz z przykładami

Jakie zmiany w aktach osobowych?

Na podstawie nowych przepisów akta osobowe dzielą się na cztery części, a nie – jak do tej pory – na trzy części, i obejmują:

1) etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych)

2) etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych)

3) etap ustania stosunku pracy (część C akt osobowych)

4) część dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część D akt osobowych).

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej należy stosować do dokumentacji pracowniczej pracowników, którzy zaczęli pracę z dniem 1 stycznia 2019 roku.

Nowe okresy archiwizacji dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z nowymi przepisami dokumentację trzeba przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika. Gdy jego stosunek pracy rozwiąże się lub wygaśnie – przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym miało to miejsce (początek liczenia będzie zatem przypadał zawsze na 31 grudnia roku kalendarzowego, w którym doszło do zakończenia stosunku pracy).

Nowe przepisy przewidują również grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł za:

• nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej

• nieprzechowywanie tej dokumentacji przez ustawowo przewidziane okresy (w tym przez odrębne regulacje)

• pozostawianie dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: gazetaprawna.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
3 miesiąc ciąży a umowa o pracę. Co mówią przepisy?

Jestem w 3 miesiącu ciąży. Z końcem września 2025 r. upływa termin, na jaki podpisałam umowę z moim pracodawcą. Czy pracodawca musi przedłużyć umowę? Jakie prawa mi przysługują?

Jak można usprawiedliwić nieobecność w pracy?

Nieobecność w pracy należy usprawiedliwić. W przeciwnym razie nieusprawiedliwione nieobecności w pracy mogą skutkować nawet zwolnieniem dyscyplinarnym. Kiedy i w jaki sposób informuje się pracodawcę o nieobecności? Jak można usprawiedliwić nieobecność w pracy?

Co oznacza kod niepełnosprawności 03-L w 2025 roku?

Symbol przyczyny niepełnosprawności 03-L w orzeczeniu o stopniu niepełnosprawności oznacza zaburzenia głosu, mowy i choroby słuchu. Czy pracownicy z takim orzeczeniem mają prawo do wyższego dofinansowania z PFRON? Jakie zasiłki, świadczenia i ulgi można uzyskać w 2025 roku?

Krótszy tydzień pracy zaczyna się w głowie, nie w kalendarzu. Czy 4-dniowy tydzień pracy ma sens?

Czy wprowadzenie nowych przepisów skracających czas pracy w postaci 4-dniowego tygodnia pracy ma sens? Co trzeba zrobić w firmie, aby wprowadzenie tych rewolucyjnych zmian było skuteczne? W przeciwnym razie może tylko nasilać problem wypalenia zawodowego.

REKLAMA

Zmiany w Kodeksie pracy 2026 - co zaliczamy do stażu pracy?

Sejm przyjął projekt zmiany Kodeksu pracy w 2026 roku. Ustawa wprowadza rewolucyjne zmiany w naliczaniu stażu pracy. Jak obecnie liczymy staż pracy? Kto skorzysta na nowych przepisach? Teraz zajmą się nimi senatorowie.

O ile wzrosną składki ZUS kierowców międzynarodowych w 2026 roku? Przewoźnicy na pewno zapłacą więcej

Pod koniec sierpnia 2025 r. rząd przyjął projekt ustawy budżetowej na 2026 rok. Jednym z elementów dokumentu jest ustalenie prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. W przyszłym roku stawka ta wzrośnie o 747 zł, czyli do 9420 zł. Ta kwota ma ogromne znaczenie dla branży transportowej, bo to właśnie od niej naliczane są najczęściej składki ZUS kierowców w transporcie międzynarodowym.

Minimalne wynagrodzenie 2026 zostało ogłoszone w Dzienniku Ustaw 15 września 2025 r. Ile wyniesie brutto od 1 stycznia?

Dnia 15 września 2025 r. rozporządzenie o minimalnym wynagrodzeniu w 2026 r. zostało ogłoszone w Dzienniku Ustaw. Rada ministrów jest zobligowana do ustalenia wysokości minimalnej krajowej na 2026 r. do 15 września każdego roku. Ile wynosi nowa kwota?

Na wypalenie zawodowe pracodawcy reagują dyscyplinowaniem. Nie chroni to jednak przed częstymi L4

Wypalenie zawodowe pracowników to nie kwestia złej woli zatrudnionych, lecz braku systemowego wsparcia w organizacji. Złe samopoczucie, spadek motywacji czy drażliwość są często uznawane za lenistwo lub brak zaangażowania w pracę. Tymczasem mogą mieć bardzo konkretne źródła fizjologiczne. Co powinien robić pracodawca, by przeciwdziałać wypaleniu pracowników i częstym przechodzeniem członków załogi na L4?

REKLAMA

PPK: wpłaty nienależne zwraca się finansującemu daną wpłatę

Zdarza się, że pracodawca przekazuje do instytucji finansowej wpłaty na PPK mimo złożenia przez uczestnika programu deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK albo nalicza je od zawyżonej podstawy. Tzw. wpłaty nienależne zwraca się finansującemu. Co to w praktyce oznacza?

Czy trzeba poinformować pracodawcę o zwolnieniu lekarskim?

Otrzymałam zwolnienie lekarskie. Czy muszę poinformować pracodawcę o tym, że jestem chora i ile dni nie będzie mnie w pracy? Czy pracodawca widzi moje zwolnienie lekarskie w systemie? Jaka kara grozi za niepowiadomienie pracodawcy o L4?

REKLAMA