Jak dokumentować nieobecność pracownika na kwarantannie?

Informowanie o kwarantannie - zmiany

Pracodawca nie będzie musiał już oczekiwać na informację pracownika o jego pobycie na kwarantannie. Obieg tych danych koordynować ma obecnie ZUS. Ma to przyspieszyć i ułatwić rozliczenie nieobecności pracownika i jego wynagrodzenia.

Kwarantanna jako okoliczność wpływająca na prawa i obowiązki związane z zatrudnieniem na przestrzeni ostatnich miesięcy przysparza praktycznych problemów wielu pracodawcom. Narastają one dodatkowo z uwagi na rosnącą liczbę zakażeń COVID-19, za którą nie nadąża system działania Państwowej Inspekcji Sanitarnej wydającej decyzje o odosobnieniu osób podejrzanych o zachorowanie.

Udrożnieniu przepływu informacji pomiędzy organem a pracodawcą, któremu informacja o kwarantannie pracownika jest niezbędna służyć ma zmiana procedur w tym zakresie.

Poinformowanie o kwarantannie pracownika

Zgodnie z najnowszymi informacjami ZUS, organ samodzielnie uzyskiwać będzie dane dotyczące skierowania danej osoby na kwarantannę lub izolację. Pobierane będą one z systemu informatycznego Centrum e-Zdrowia, w którym zapisywane są informacje o tym obowiązku. Następnie ZUS będzie udostępniał te informacje płatnikom składek, a więc w szczególności pracodawcom. Na ich podstawie płatnicy składek automatycznie będą mogli wypłacać pracownikom wynagrodzenie chorobowe, a następnie zasiłek chorobowy, a także zasiłek opiekuńczy. Sam ubezpieczony zaś otrzyma informację o kwarantannie lub izolacji na swoim profilu na PUE ZUS.

Ma to rozwiązać nasilony w ostatnich tygodniach problem doręczania formalnej decyzji o kwarantannie dopiero po zakończeniu jej odbywania.

Praca na kwarantannie

Warto pamiętać, że objęcie pracownika kwarantanną nie oznacza automatycznie jego niezdolności do pracy i nie rodzi samo w sobie prawa do wynagrodzenia chorobowego. Ocena tej zdolności należy bowiem do lekarza prowadzącego, który - jeśli uzna, że w trakcie kwarantanny stan zdrowia ubezpieczonego uzasadnia orzeczenie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby może wystawić zwolnienie lekarskie. Dopiero na jego podstawie, ubezpieczony ubiegać się może stosowne świadczenie z tytułu choroby na ogólnych zasadach.

Tym samym, jeśli pracownik zachowuje zdolność do pracy, a charakter jego obowiązków pozwala na to – może zostać mu zlecona praca zdalna. Jeśli warunków do jej polecenia nie ma, przyjąć należy, że pracownikowi za czas nieświadczenia pracy w okresie kwarantanny wynagrodzenie nie przysługuje.

Jednocześnie jednak do czasu otrzymania decyzji organu osoba objęta kwarantanną ma prawo do świadczeń z tytułu choroby na podstawie własnego oświadczenia, które potwierdza odbywanie obowiązkowej kwarantanny. Powinno ono zostać złożone w ciągu 3 dni roboczych od dnia jej zakończenia podmiotowi zobowiązanemu do wypłaty świadczenia.

Jak dokumentować nieobecność pracownika na kwarantannie?

Na obowiązkową kwarantannę skierować może:

• powiatowy inspektor sanitarny lub
• państwowy graniczny inspektor sanitarny.

Decyzja inspektora sanitarnego jest podstawą do wypłaty świadczeń z tytułu choroby. Chodzi tu odpowiednio o wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy. Świadczenia wypłacane jest przez płatnika składek, tj. pracodawcę lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Pracownik nadal musi jednak pamiętać o informowaniu pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy. Wynika to z przepisów ogólnych prawa pracy, jak i wewnętrznych regulacji obowiązujących w organizacji. Informację tę przekazać można telefonicznie, za pośrednictwem innych osób lub środków komunikacji elektronicznej (e-mail, SMS).