Czy za pracę zdalną będzie przysługiwał ryczałt?

Czy przepisy o pracy zdalnej nadal obowiązują?

Pracę zdalną reguluje art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374 z późn. zm.; dalej: specustawa).

Pierwotnie przepisy o pracy zdalnej miały obowiązywać do dnia 4 września 2020 r. Zmienił to art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 24 lipca 2020 r. o zmianie ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1423). Z dniem 5 września 2020 r. nadał nowe brzmienie art. 3 ust. 1 specustawy. Zgodnie z nim, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19, pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Czy od marca 2020 r. przepisy o pracy zdalnej ulegały zmianom?

Należy zauważyć znaczną różnicę między brzmieniem art. 3 specustawy wprowadzonym w dniu 7 marca 2020 r. a jego obecną rozbudowaną wersją. W pierwszym przypadku ustawodawca określił jedynie, że w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem stałego jej wykonywania (praca zdalna). Obecnie przepis art. 3 specustawy reguluje m.in. kwestię narzędzi i materiałów potrzebnych do jej wykonywania (ust. 4 i 5).

Mimo powyższych zmian ustawodawca nadal nie określił, czy i w jakiej kwocie pracodawca powinien pokrywać koszty pracy zdalnej pracownika, który korzysta z własnego laptopa, telefonu komórkowego lub drukarki.

Czy pracodawca ma obowiązek pokrywać koszty używania prywatnego sprzętu przez pracownika zdalnego?

a. Stanowisko pracy a obowiązki pracodawcy

Do obowiązków pracodawcy należą organizacja stanowiska pracy i pokrywanie kosztów korzystania przez pracownika z telefonu komórkowego, drukarki, itp. do celów służbowych. W przypadku pracy zdalnej zaznaczono jedynie, że pracownik może ją wykonywać przy pomocy:

• sprzętu służbowego lub
• własnego sprzętu (pod warunkiem, że umożliwia poszanowanie i ochronę informacji poufnych itp.).

Choć przepis art. 3 specustawy nie nakłada na pracodawcę obowiązku pokrywania kosztów wynikających z korzystania przez pracownika z prywatnych narzędzi lub materiałów, to pojawia się coraz więcej głosów przemawiających za wypłacaniem pracownikowi odpowiedniego ekwiwalentu pieniężnego.

Wskazuje się, że w niektórych przypadkach odmowa pracodawcy dotycząca wypłaty przedmiotowego świadczenia mogłaby stanowić przejaw nierównego traktowania pracowników zdalnych i telepracowników. Tym ostatnim przysługuje bowiem ekwiwalent pieniężny za korzystanie z prywatnego sprzętu w celach służbowych (art. 67¹¹ § 3 Kodeksu pracy). Taka rezygnacja z ekwiwalentu przy pracy zdalnej przerzucałaby również na pracownika koszty działalności, które co do zasady ma obowiązek pokrywać pracodawcy.

b. ryczałt czy ekwiwalent pieniężny

Nieprzypadkowo zostało wcześniej użyte pojęcie „ekwiwalentu pieniężnego”. Często jest on mylony z ryczałtem. Tymczasem oba pojęcia dotyczą różnych świadczeń o odmiennych skutkach podatkowych (i jak się również okaże – składkowych). Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; t.j: Dz.U. z 2020 r. poz. 1949 z późn. zm.; dalej: PIT) wyraźnie odróżnia pojęcie „ryczałtu” od „ekwiwalentu”. Choć oba te świadczenia pełnią funkcję pewnej rekompensaty i są wypłacane w z góry określonej kwocie, to ryczałty nie uwzględniają faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów. Wypłata pracownikowi takiego ryczałtu spowoduje powstanie po jego stronie przychodu podlegającego opodatkowaniu. Dolicza się go do pozostałych składników wynagrodzenia i od takiej sumy pobiera się zaliczkę na podatek dochodowy.

Na różnicę między ww. świadczeniami zwrócił też uwagę Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z dnia 11 lutego 2016 r. (III AUa 259/15, Lex nr 2025603): „Ekwiwalent z definicji językowej to rzecz równa innej wartości, równoważnik, zatem zwolnienie z oskładkowania dotyczyć może kwoty pieniężnej odpowiadającej wartości używania przez pracownika swojego sprzętu do wykonywania pracy. W celu oszacowania tej wartości pracodawca musi ustalić szereg elementów składających się na określenie kwoty ekwiwalentu np. ilość roboczogodzin, wartość jednej takiej godziny używania sprzętu, normy zużycia itp. Świadczenie to nie może być bowiem traktowane jako ryczałt, bez żadnej kalkulacji, skoro u.o.p.d.o.f. rozróżnia pojęcie ekwiwalentu pieniężnego od pojęcia ryczałtu”.

Przy spełnieniu określonych warunków, ekwiwalent pieniężny za używanie przez pracowników (przy wykonywaniu pracy) narzędzi, materiałów lub sprzętu stanowiących ich własność jest zwolniony nie tylko z podatku dochodowego (art. 21 ust. 1 pkt 13 PIT), ale i ze składek ZUS. Stanowi o tym § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1949.

By dane świadczenie uznać za ekwiwalent, od którego nie odprowadza się podatku dochodowego, musi ono spełniać poniższe warunki:

• mieć formę pieniężną,
• pracownikowi musi przysługiwać prawo własności używanych narzędzi, materiałów lub sprzętu (potwierdzone np. fakturą zakupową),
• wysokość ekwiwalentu musi odpowiadać wydatkom, które ponowi pracownik z tego tytułu (bierze się tu pod uwagę wartość ww. przedmiotów oraz stopień ich zużycia),
• przedmioty te muszą faktycznie być używane przez pracownika do celów służbowych podczas pracy zdalnej.

Podobnie jest w kwestii składek ZUS od ekwiwalentu. Płatnik nie ma obowiązku ich odprowadzania, jeżeli:

• pracownikowi przysługuje prawo własności narzędzi, materiałów i sprzętu, które faktycznie wykorzystuje na potrzeby pracy zdalnej,
• przy obliczeniu wysokości ekwiwalentu płatnik wziął pod uwagę ilość roboczogodzin, wartość jednej godziny korzystania ze sprzętu, rynkowe ceny wynajmu danego sprzętu, normy zużycia itd.

Podstawą wypłaty ekwiwalentu muszą być dowody potwierdzające wykorzystywanie prywatnych urządzeń na rzecz pracodawcy.

Specustawa nie wskazuje, w jaki sposób należy ustalić kwotę ekwiwalentu pieniężnego za korzystanie przez pracownika zdalnego z prywatnego sprzętu, materiałów lub narzędzi. Pomocne mogą być zatem powyższe parametry (wartość narzędzi, materiałów lub sprzętu, stopień ich zużycia, ilość roboczogodzin, wartość jednej godziny korzystania ze sprzętu, rynkowe ceny wynajmu danego sprzętu itp.).

Przydatna jest tu również amortyzacja liniowa. Przy jej zastosowania kwota ekwiwalentu odpowiadałaby wartości odpisu amortyzacyjnego obliczonego liniową metodą przy zastosowaniu stawki amortyzacji z dnia przyjęcia sprzętu do wykonywania pracy zdalnej.

Dyskusyjne jest natomiast pokrywanie przez pracodawcę opłat za korzystanie z Internetu i traktowanie tego wydatku jako zwolnionego z opodatkowania. Zwykle bowiem pracownik zobowiązuje się do ponoszenia stałej opłaty abonamentowej bez względu na liczbę i czas zrealizowanych połączeń.

c. w jaki sposób uregulować korzystanie przez pracownika zdalnego ze sprzętu służbowego lub prywatnego do celów służbowych?

Choć pracodawca wydaje polecenie pracy zdalnej (art. 3 ust. 1 specustawy), to udostępnienie pracownikowi sprzętu służbowego powinno nastąpić w drodze osobnej umowy o powierzenie mienia. Podobnie w przypadku wykorzystywania przez pracownika np. prywatnego laptopa do celów pracy zdalnej. Tu również wskazana jest umowa – o korzystanie ze sprzętu prywatnego do celów służbowych. W obu umowach można zawrzeć postanowienia dotyczące wypłaty ekwiwalentu. Zwraca się również uwagę, że polecenie pracy zdalnej może mieć także formę ustną. Jednak dla celów dowodowych sugeruje się zachowanie formy dokumentowej.

Pracodawca może wprowadzić regulamin pracy zdalnej, w którym określi m.in. jej warunki i zasady oraz co szczególnie ważne, zasady bezpiecznego jej wykonywania, w tym działania niedozwolone (np. zakaz udostępniania innym osobom danych służących do uwierzytelniania dostępu do systemów). Warto ustalić reguły wykonywania pracy zdalnej, szczególnie z uwagi na przepisy o ochronie danych osobowych. Zasady korzystania ze sprzętu (służbowego lub prywatnego) można też uregulować we wspomnianych umowach.

Wprowadzenie lub rezygnacja z pracy zdalnej nie wymaga natomiast zmiany regulaminu pracy. Ustalenie ekwiwalentu pieniężnego nie wymaga z kolei wręczenia wypowiedzeń zmieniających (art. 42 Kodeksu pracy). Pracodawca w każdej chwili może odwołać pracownika z wykonywania pracy zdalnej. Tym samym ustanie obowiązek wypłaty ekwiwalentu.

Projektowane zmiany w zakresie pracy zdalnej

Z projektu zmian do Kodeksu pracy nad którymi obecnie trwają intensywne prace wynika, że pracownikowi korzystającemu np. z prywatnego komputera będzie przysługiwało prawo do ekwiwalentu. Za każdym razem będzie wynikało to z porozumienia zawartego z pracodawcą. Projekt nie zawiera jednak propozycji wysokości takiego ekwiwalentu.