Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy za pracę zdalną będzie przysługiwał ryczałt?

Karolina Łapacz
Radca Prawny, ekspert z zakresu prawa pracy, ochrony danych osobowych i prawa gospodarczego
Czy za pracę zdalną będzie przysługiwał ryczałt?
Czy za pracę zdalną będzie przysługiwał ryczałt?
shutterstock
Praca zdalna została tymczasowo uregulowana ustawą covidową. Czy pracodawca ma obowiązek pokrywać koszty używania prywatnego sprzętu podczas pracy zdalnej? Czy za pracę zdalną będzie przysługiwał ryczałt, czy ekwiwalent za używanie prywatnego komputera?

Czy przepisy o pracy zdalnej nadal obowiązują?

Pracę zdalną reguluje art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374 z późn. zm.; dalej: specustawa).

Pierwotnie przepisy o pracy zdalnej miały obowiązywać do dnia 4 września 2020 r. Zmienił to art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 24 lipca 2020 r. o zmianie ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1423). Z dniem 5 września 2020 r. nadał nowe brzmienie art. 3 ust. 1 specustawy. Zgodnie z nim, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19, pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Czy od marca 2020 r. przepisy o pracy zdalnej ulegały zmianom?

Należy zauważyć znaczną różnicę między brzmieniem art. 3 specustawy wprowadzonym w dniu 7 marca 2020 r. a jego obecną rozbudowaną wersją. W pierwszym przypadku ustawodawca określił jedynie, że w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem stałego jej wykonywania (praca zdalna). Obecnie przepis art. 3 specustawy reguluje m.in. kwestię narzędzi i materiałów potrzebnych do jej wykonywania (ust. 4 i 5).

Mimo powyższych zmian ustawodawca nadal nie określił, czy i w jakiej kwocie pracodawca powinien pokrywać koszty pracy zdalnej pracownika, który korzysta z własnego laptopa, telefonu komórkowego lub drukarki.

Czy pracodawca ma obowiązek pokrywać koszty używania prywatnego sprzętu przez pracownika zdalnego?

a. Stanowisko pracy a obowiązki pracodawcy

Do obowiązków pracodawcy należą organizacja stanowiska pracy i pokrywanie kosztów korzystania przez pracownika z telefonu komórkowego, drukarki, itp. do celów służbowych. W przypadku pracy zdalnej zaznaczono jedynie, że pracownik może ją wykonywać przy pomocy:

  • sprzętu służbowego lub
  • własnego sprzętu (pod warunkiem, że umożliwia poszanowanie i ochronę informacji poufnych itp.).

Choć przepis art. 3 specustawy nie nakłada na pracodawcę obowiązku pokrywania kosztów wynikających z korzystania przez pracownika z prywatnych narzędzi lub materiałów, to pojawia się coraz więcej głosów przemawiających za wypłacaniem pracownikowi odpowiedniego ekwiwalentu pieniężnego.

Wskazuje się, że w niektórych przypadkach odmowa pracodawcy dotycząca wypłaty przedmiotowego świadczenia mogłaby stanowić przejaw nierównego traktowania pracowników zdalnych i telepracowników. Tym ostatnim przysługuje bowiem ekwiwalent pieniężny za korzystanie z prywatnego sprzętu w celach służbowych (art. 6711 § 3 Kodeksu pracy). Taka rezygnacja z ekwiwalentu przy pracy zdalnej przerzucałaby również na pracownika koszty działalności, które co do zasady ma obowiązek pokrywać pracodawcy.

b. ryczałt czy ekwiwalent pieniężny

Nieprzypadkowo zostało wcześniej użyte pojęcie „ekwiwalentu pieniężnego”. Często jest on mylony z ryczałtem. Tymczasem oba pojęcia dotyczą różnych świadczeń o odmiennych skutkach podatkowych (i jak się również okaże – składkowych). Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; t.j: Dz.U. z 2020 r. poz. 1949 z późn. zm.; dalej: PIT) wyraźnie odróżnia pojęcie „ryczałtu” od „ekwiwalentu”. Choć oba te świadczenia pełnią funkcję pewnej rekompensaty i są wypłacane w z góry określonej kwocie, to ryczałty nie uwzględniają faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów. Wypłata pracownikowi takiego ryczałtu spowoduje powstanie po jego stronie przychodu podlegającego opodatkowaniu. Dolicza się go do pozostałych składników wynagrodzenia i od takiej sumy pobiera się zaliczkę na podatek dochodowy.

Na różnicę między ww. świadczeniami zwrócił też uwagę Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z dnia 11 lutego 2016 r. (III AUa 259/15, Lex nr 2025603): „Ekwiwalent z definicji językowej to rzecz równa innej wartości, równoważnik, zatem zwolnienie z oskładkowania dotyczyć może kwoty pieniężnej odpowiadającej wartości używania przez pracownika swojego sprzętu do wykonywania pracy. W celu oszacowania tej wartości pracodawca musi ustalić szereg elementów składających się na określenie kwoty ekwiwalentu np. ilość roboczogodzin, wartość jednej takiej godziny używania sprzętu, normy zużycia itp. Świadczenie to nie może być bowiem traktowane jako ryczałt, bez żadnej kalkulacji, skoro u.o.p.d.o.f. rozróżnia pojęcie ekwiwalentu pieniężnego od pojęcia ryczałtu”.

Przy spełnieniu określonych warunków, ekwiwalent pieniężny za używanie przez pracowników (przy wykonywaniu pracy) narzędzi, materiałów lub sprzętu stanowiących ich własność jest zwolniony nie tylko z podatku dochodowego (art. 21 ust. 1 pkt 13 PIT), ale i ze składek ZUS. Stanowi o tym § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1949.

By dane świadczenie uznać za ekwiwalent, od którego nie odprowadza się podatku dochodowego, musi ono spełniać poniższe warunki:

  • mieć formę pieniężną,
  • pracownikowi musi przysługiwać prawo własności używanych narzędzi, materiałów lub sprzętu (potwierdzone np. fakturą zakupową),
  • wysokość ekwiwalentu musi odpowiadać wydatkom, które ponowi pracownik z tego tytułu (bierze się tu pod uwagę wartość ww. przedmiotów oraz stopień ich zużycia),
  • przedmioty te muszą faktycznie być używane przez pracownika do celów służbowych podczas pracy zdalnej.

Podobnie jest w kwestii składek ZUS od ekwiwalentu. Płatnik nie ma obowiązku ich odprowadzania, jeżeli:

  • pracownikowi przysługuje prawo własności narzędzi, materiałów i sprzętu, które faktycznie wykorzystuje na potrzeby pracy zdalnej,
  • przy obliczeniu wysokości ekwiwalentu płatnik wziął pod uwagę ilość roboczogodzin, wartość jednej godziny korzystania ze sprzętu, rynkowe ceny wynajmu danego sprzętu, normy zużycia itd.

Podstawą wypłaty ekwiwalentu muszą być dowody potwierdzające wykorzystywanie prywatnych urządzeń na rzecz pracodawcy.

Specustawa nie wskazuje, w jaki sposób należy ustalić kwotę ekwiwalentu pieniężnego za korzystanie przez pracownika zdalnego z prywatnego sprzętu, materiałów lub narzędzi. Pomocne mogą być zatem powyższe parametry (wartość narzędzi, materiałów lub sprzętu, stopień ich zużycia, ilość roboczogodzin, wartość jednej godziny korzystania ze sprzętu, rynkowe ceny wynajmu danego sprzętu itp.).

Przydatna jest tu również amortyzacja liniowa. Przy jej zastosowania kwota ekwiwalentu odpowiadałaby wartości odpisu amortyzacyjnego obliczonego liniową metodą przy zastosowaniu stawki amortyzacji z dnia przyjęcia sprzętu do wykonywania pracy zdalnej.

Dyskusyjne jest natomiast pokrywanie przez pracodawcę opłat za korzystanie z Internetu i traktowanie tego wydatku jako zwolnionego z opodatkowania. Zwykle bowiem pracownik zobowiązuje się do ponoszenia stałej opłaty abonamentowej bez względu na liczbę i czas zrealizowanych połączeń.

c. w jaki sposób uregulować korzystanie przez pracownika zdalnego ze sprzętu służbowego lub prywatnego do celów służbowych?

Choć pracodawca wydaje polecenie pracy zdalnej (art. 3 ust. 1 specustawy), to udostępnienie pracownikowi sprzętu służbowego powinno nastąpić w drodze osobnej umowy o powierzenie mienia. Podobnie w przypadku wykorzystywania przez pracownika np. prywatnego laptopa do celów pracy zdalnej. Tu również wskazana jest umowao korzystanie ze sprzętu prywatnego do celów służbowych. W obu umowach można zawrzeć postanowienia dotyczące wypłaty ekwiwalentu. Zwraca się również uwagę, że polecenie pracy zdalnej może mieć także formę ustną. Jednak dla celów dowodowych sugeruje się zachowanie formy dokumentowej.

Pracodawca może wprowadzić regulamin pracy zdalnej, w którym określi m.in. jej warunki i zasady oraz co szczególnie ważne, zasady bezpiecznego jej wykonywania, w tym działania niedozwolone (np. zakaz udostępniania innym osobom danych służących do uwierzytelniania dostępu do systemów). Warto ustalić reguły wykonywania pracy zdalnej, szczególnie z uwagi na przepisy o ochronie danych osobowych. Zasady korzystania ze sprzętu (służbowego lub prywatnego) można też uregulować we wspomnianych umowach.

Wprowadzenie lub rezygnacja z pracy zdalnej nie wymaga natomiast zmiany regulaminu pracy. Ustalenie ekwiwalentu pieniężnego nie wymaga z kolei wręczenia wypowiedzeń zmieniających (art. 42 Kodeksu pracy). Pracodawca w każdej chwili może odwołać pracownika z wykonywania pracy zdalnej. Tym samym ustanie obowiązek wypłaty ekwiwalentu.

Projektowane zmiany w zakresie pracy zdalnej

Z projektu zmian do Kodeksu pracy nad którymi obecnie trwają intensywne prace wynika, że pracownikowi korzystającemu np. z prywatnego komputera będzie przysługiwało prawo do ekwiwalentu. Za każdym razem będzie wynikało to z porozumienia zawartego z pracodawcą. Projekt nie zawiera jednak propozycji wysokości takiego ekwiwalentu.

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Świadczenia emerytalno-rentowe
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Emerytury i renty podlegają corocznie waloryzacji od dnia:
    1 stycznia
    1 marca
    1 czerwca
    1 września
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Praca dla niepełnosprawnych - jakie projekty?
    Jednym z głównych funduszy UE jest Europejski Fundusz Społeczny (EFS). W ramach niego kraje członkowskie UE otrzymują wsparcie finansowe na rozwój społeczno-gospodarczy. Właśnie m.in. z EFS przeznaczono 170 mln zł na Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój. Program ma na celu na aktywizację zawodową i społeczną osób z niepełnosprawnościami i osób biernych zawodowo z powodu choroby. Kto może skorzystać z projektu i co może zyskać?
    Czy wystawienie faktury podczas L4 prowadzi do zwrotu zasiłku?
    Wystawienie faktury przez przedsiębiorcę podczas zwolnienia lekarskiego, nie stanowi pracy zarobkowej i nie powoduje konieczności zwrotu do ZUS-u pobranego już zasiłku chorobowego.
    Czy to koniec epoki "Great Resignation" w Polsce?
    Z badania firmy doradczej Kincentric wynika, że mamy do czynienia z sygnałami odwrócenia trendu na rynku pracy. W porównaniu do ubiegłego roku Polacy rzadziej chcą odchodzić z pracy, a poziom lojalności względem swoich pracodawców wzrósł do poziomu obserwowanego ostatnio w trakcie pandemii Covid-19 w 2020 r. Tymczasem, w Europie lojalność pracowników wciąż spada.
    Wniosek o świadczenie postojowe do 16 sierpnia 2022 r.
    16 sierpnia 2022 r. to ostatni dzień na składanie wniosków o świadczenie postojowe. Jak można ubiegać się o wsparcie?
    Pracodawcy będą wiedzieć od kiedy nie powinni naliczać już wpłat do PPK
    Po rozpoczęciu przez uczestnika PPK wypłaty oszczędności PPK po osiągnięciu przez niego 60. roku życia, wpłaty do PPK za tego uczestnika nie mogą być już dokonywane. Od 21 listopada br. PFR - za pośrednictwem instytucji finansowych - będzie informował pracodawców o rozpoczęciu takich wypłat.
    Przedsiębiorcy z obawą patrzą w przyszłość
    86% pracodawców spodziewa się kilkuletniego, poważnego kryzysu gospodarczego w Polsce. To przekonanie podzielają przedstawiciele wszystkich firm, niezależnie od wielkości.
    Polski pracownik - jest w złej kondycji psychicznej?
    Polscy pracownicy mają poważne problemy ze zdrowiem psychicznym – wynika z raportu przygotowanego przez Konfederację Lewiatan. Problem jest na tyle poważny, że nie uda się go rozwiązać bez zmian systemowych.
    Rekordowa inflacja, a tempo wzrostu cen spada
    W lipcu wskaźnik inflacji wyniósł 15,6 proc. rok do roku — podał Główny Urząd Statystyczny. Mamy kolejny rekordowo wysoki odczyt wskaźnika inflacji, jednak tempo wzrostu cen wyraźnie spadło (0,1 p.p. m/m) – komentuje ekspert.
    Zawarcie umowy dla pozoru a ciąża
    Czy zawarcie umowy o pracę w ciąży jest zgodne z prawem? Czy krótko po zawarciu umowy można przejść na zwolnienie lekarskie? Czy ZUS może uznać taką umowę zawartą dla pozoru i żądać zwrotu pobranego zasiłku macierzyńskiego? Podobną sprawą zajął się ostatnio Sąd Okręgowy w Kaliszu.
    Jakie jest w Polsce bezrobocie?
    Kim jest bezrobotny? Jakie są rodzaje bezrobocia? Jaka jest stopa bezrobocia w Polsce w porównaniu z innymi krajami UE? Co robi Polska, aby dążyć do pełnego produktywnego zatrudnienia? Poniżej najważniejsze dane i informacje.
    Co Państwowa Inspekcja Pracy zrobiła w 2021?
    W czerwcu 2022 r. odbyło się posiedzenie Rady Ochrony Pracy, która jest organem sprawującym nadzór nad Państwową Inspekcją Pracy (PIP) jak i warunkami pracy, działającym przy Sejmie RP. Co roku, Główny Inspektor PIP składa Radzie Ochrony Pracy sprawozdanie ze swojej działalności.
    Stabilizacja na rynku pracy – aktualne trendy i wyniki badań w zakresie kompetencji i rynku pracy
    Badania przeprowadzone wśród pracodawców i pracowników pokazują stabilizację na rynku pracy. W czerwcu 2022 r. stopa bezrobocia była niższa niż w maju, a w urzędach pracy było zarejestrowanych mniej bezrobotnych w stosunku do poprzedniego miesiąca.
    Zatrudnianie cudzoziemców - jakie nieprawidłowości?
    W Polsce legalnie pracuje ponad milion cudzoziemców. Czy kontrole Państwowej Inspekcji Pracy wykazują nieprawidłowości?
    2/3 pracowników ma symptomy wypalenia zawodowego
    W ciągu ostatniego roku objawy wypalenia zawodowego zauważyło u siebie dwie trzecie pracowników - wynika z badania Nationale-Nederlanden. Zjawisko to dotyczy coraz częściej także młodszych pracowników - wskazano.
    Brak kompetencji blokuje innowacyjność firm
    Przełomowe pomysły to tylko jeden z czynników innowacyjności w firmach. Drugim, równie istotnym, jest odpowiednie zarządzanie tymi pomysłami i ich wdrażanie. Do tego jednak potrzebny jest szereg kompetencji, których dziś w firmach brakuje i same to przyznają. Dwie na trzy twierdzą, że przeszkodą w podejmowaniu przez nie innowacji jest problem z pozyskaniem odpowiednich pracowników. Akademia Menadżera Innowacji – prowadzona przez PARP – ma tę lukę kompetencyjną zasypywać. Uczestniczący w niej menadżerowie przechodzą szereg szkoleń podnoszących ich umiejętności zarządzania w tym obszarze, ale także pracują z doradcami, którzy od lat zajmują się wdrażaniem innowacji.
    Prawie połowa Polaków jest skłonna usprawiedliwić pracę na czarno
    Od czterech lat obserwowany jest wysoki poziom akceptacji nieetycznych zachowań i nadużyć finansowych – pokazują badania Związku Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce. Dziś takie praktyki jest skłonna usprawiedliwić prawie połowa Polaków. Najczęściej przymykają oko na pracę na czarno w celu unikania ściągania długów z pensji. Zrozumienie dla takich praktyk deklaruje ponad 61 proc. społeczeństwa. Z kolei najbardziej rygorystycznie Polacy odnoszą się do wyłudzania pieniędzy z wykorzystaniem cudzych lub fałszywych dokumentów.
    Profil zaufany - jak go założyć?
    Profil zaufany powstał po to, aby umożliwić załatwienie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Dla przedsiębiorców, jak i osób prywatnych, które często kontaktują się z instytucjami publicznymi, profil zaufany to idealne narzędzie. W jaki sposób się go zakłada? Jak długo jest ważny? Podpowiadamy.
    Praca przy komputerze. Jak zadbać o zdrowie?
    Wielogodzinna praca przed komputerem może negatywnie odbijać się na naszym zdrowiu fizycznym. Ból ramion, nadgarstków, ud i pleców są częstymi dolegliwościami pracowników biurowych. Dlatego tak ważne są przerwy od pracy. Podpowiadamy, w jaki sposób można je efektywnie wykorzystać, wykonując kilka prostych ćwiczeń korzystnych dla naszego ciała.
    Szukasz pracownika? Samo ogłoszenie to nie wszystko!
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Ale czy rola dobrego jobboardu ogranicza się tylko do publikowania ogłoszeń? Zadbanie o atrakcyjność oferty to jedno, sztuką jest także dotarcie do właściwego odbiorcy. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Praca zdalna wymaga doprecyzowania
    Praca zdalna zostanie uregulowana w kodeksie pracy. Wątpliwości może wywoływać m.in. forma, w jakiej ustala się miejsce świadczenia pracy poza siedzibą zatrudniającego. Niektóre przepisy może poprawić jeszcze Sejm, który nie spieszy się z uchwaleniem nowelizacji kodeksu pracy.
    Rekrutacja od strony pracodawcy – jak zwiększyć szanse na sukces
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Ostatnie dni rekrutacji w szkołach. Dla nauczycieli ofert na pęczki
    Napływ uchodźców z Ukrainy to wielkie wyzwanie przed polskimi szkołami. Niestety wygląda na to, że powstanie sporo wakatów, a kuratorzy oświaty pozostaną z trudnymi zadaniami.
    Odzież ochronna i robocza chroniąca przed promieniowaniem UV
    Stale rośnie liczba dni, w których temperatury osiągają wysokie wartości, a promieniowanie UV jest niebezpieczne – szczególnie dla tych, którzy swoją pracę wykonują na świeżym powietrzu. Ochrona przed skutkami promieniowania to nie tylko filtry UV czy przebywanie w cieniu. To także kwestia odzieży ochronnej – w której funkcjonalności nastąpił duży postęp.
    Połowa Polaków ocenia polskich szefów gorzej niż zagranicznych, a 28% potwierdza, że ich przełożony krzyczy na pracowników
    Badanie przeprowadzone przez serwis InterviewMe wykazało, że 73% Polaków ma szacunek dla swojego przełożonego, chociaż aż 28% przyznało, że szef krzyczy, a 21%, że źle traktuje swoich pracowników
    Prawie 6 godzin tygodniowo darmowych nadgodzin. 12 sierpnia Światowy Dzień Pracoholików
    Polacy coraz częściej zostają w pracy po godzinach; badania wykazują, że pracownicy tygodniowo wykonują średnio 5 h 48 minut dodatkowej pracy za darmo - wynika z najnowszego raportu ADP „People at Work 2022: A Global Workforce View”.