Inspektorzy pracy jak sądy pracy - będą mogli ustalić stosunek pracy

• Czy PIP może ustalić stosunek pracy?
• Uprawnienia inspektora pracy a ustalenie istnienia stosunku pracy
• Niezależnie od ograniczenia kompetencji PIP do okresu przyszłego, inne organy – w szczególności ZUS oraz organy podatkowe – zachowują pełną możliwość badania stanów faktycznych z lat wcześniejszych

Kluczowym elementem zmian w prawie pracy planowanych na 2026 r. jest wprowadzenie decyzji administracyjnej ustalającej istnienie stosunku pracy, wydawanej przez inspektora PIP ze skutkiem na przyszłość. Najnowsze deklaracje legislacyjne wskazują, że decyzje te nie będą działały wstecz - przede wszystkim z uwagi na ograniczenia operacyjne oraz brak instrumentów umożliwiających masowe ustalanie retroaktywnych skutków zatrudnienia.

Czy PIP może ustalić stosunek pracy?

Według stanu na grudzień 2025 r., do zadań Państwowej Inspekcji Pracy należy: prawo wnoszenia powództw, a za zgodą osoby zainteresowanej – uczestnictwo w postępowaniu przed sądem pracy, w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy.

Szczegóły w tym zakresie zostały uregulowane w TYTULE IIIa Państwowa Inspekcja Pracy Kodeksu postępowania cywilnego z dnia 17 listopada 1974 r. (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1568, dalej jako: KPC). Przepis art. 63 zn. 1 KPC wskazuje, że: w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy inspektorzy pracy mogą wytaczać powództwa na rzecz obywateli, a także wstępować, za zgodą powoda, do postępowania w tych sprawach w każdym jego stadium. Z kolei art. 63 zn. 2 KPC w sprawach wymienionych w artykule poprzedzającym do inspektorów pracy stosuje się odpowiednio przepisy o prokuratorze. Co to oznacza?

Warto zwrócić uwagę na ważny wyrok w sprawie legitymacji (umocowania) inspektora pracy do wystąpienia z powództwem o ustalenie stosunku pracy, tj. wyrok Sądu Rejonowego Szczecin-Centrum w Szczecinie - IX Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 23 października 2020 r., IX P 57/19

1. Istotą pracy podporządkowanej jest możliwość codziennego konkretyzowania pracownikowi jego obowiązków, a w szczególności określania czynności mieszczących się w zakresie uzgodnionego rodzaju pracy i sposobu ich wykonywania. Charakterystyczna dla stosunku pracy dyspozycyjność pracownika wyraża się właśnie w zobowiązaniu do podejmowania zadań według wskazań pracodawcy, a obowiązek stosowania się do poleceń przełożonych został wyeksponowany w art. 100 § 1 KP.

2. Legitymacja inspektora pracy do wystąpienia z powództwem wynika z art. 63 zn. 1 KPC, zgodnie z którym, w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy inspektorzy pracy mogą wytaczać powództwa na rzecz obywateli, a także wstępować, za zgodą powoda, do postępowania w tych sprawach w każdym jego stadium.

Uprawnienia inspektora pracy a ustalenie istnienia stosunku pracy

Jak podkreśla się w literaturze przedmiotu w zakresie postępowania kontrolnego państwowego inspektora pracy "Zgodnie z art. 21 PIPU, przeprowadzane przez państwowego inspektora pracy postępowanie kontrolne, w toku którego przysługują mu rozlegle uprawnienia, wyszczególnione w art. 23 PIPU, ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia oraz udokumentowanie dokonanych ustaleń. (...) Wnoszenie powództw o ustalenie istnienia stosunku pracy. W wyniku ustaleń dokonanych w toku kontroli, właściwy inspektor pracy może, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 11 oraz art. 33 ust. 1 pkt 3 PIPU, wnieść powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy. Skorzystanie z tego uprawnienia nie jest uwarunkowane uzyskaniem zgody osoby fizycznej, na rzecz której inspektor występuje. (...). Interes prawny w wytoczeniu powództwa o ustalenie istnienia stosunku pracy. Skoro sam ustawodawca wyodrębnia jako samodzielną sprawę o ustalenie stosunku pracy (art. 231, 461 § 11, art. 631 KPC), to oznacza to, że są to regulacje szczególne do art. 189 KPC i potwierdzają jedynie, że w takim powództwie o ustalenie zawsze zawiera się interes prawny, o który chodzi w tym przepisie. W sporze o istnienie stosunku pracy żądanie jego ustalenia zawsze stanowi o żywotnym prawie (interesie) powoda pracownika nie tylko aktualnym, lecz i przyszłym, nie tylko w sferze zatrudnienia, lecz i ubezpieczenia społecznego (por. wyr. SN: z 15.12.2009 r., II PK 156/09, Legalis; z 11.4.2017 r., I PK 132/16, Legalis i z 23.1.2018 r., II PK 333/16, Legalis). (....) Przystąpienie inspektora pracy do postępowania o ustalenie istnienia stosunku pracy.

(por. wyr. SN z 29.12.1998 r., I PKN 494/98, OSNP 2000, Nr 4, poz. 149)." (zob. A. Piotrowska, [w:] A. Marciniak (red.), Kodeks postępowania cywilnego. Tom I. Komentarz. Art. 1–205, wyd. 1, 2019, Legalis/el).

Niezależnie od ograniczenia kompetencji PIP do okresu przyszłego, inne organy – w szczególności ZUS oraz organy podatkowe – zachowują pełną możliwość badania stanów faktycznych z lat wcześniejszych

Należy jednak podkreślić, że niezależnie od ograniczenia kompetencji PIP do okresu przyszłego, inne organy – w szczególności ZUS oraz organy podatkowe – zachowują pełną możliwość badania stanów faktycznych z lat wcześniejszych. W przypadku identyfikacji unikania obciążeń publicznoprawnych organy te mogą wydawać decyzje ustalające zaległe składki lub podatki, co pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami i utrwaloną praktyką.

W praktyce wymusza to na przedsiębiorstwach wdrożenie precyzyjnych procesów zarządczych dotyczących współpracy cywilnoprawnej. Projektowane przepisy przewidują bardzo krótki termin na wniesienie odwołania od decyzji PIP, co oznacza konieczność wcześniejszego przygotowania procedur szybkiej reakcji, obiegu dokumentów oraz oceny ryzyka. Dodatkowo, od momentu doręczenia decyzji firma będzie zobowiązana do natychmiastowego objęcia danej osoby pełnym reżimem Kodeksu pracy, obejmującym m.in. ewidencję czasu pracy, naliczanie urlopu oraz zgłoszenia do ubezpieczeń.

Wciąż powszechnym problemem jest mieszanie kontraktorów i pracowników w tych samych procesach operacyjnych, brak wyznaczonego właściciela modelu B2B oraz niespójne podejście organizacyjne do zarządzania tą formą współpracy. Prowadzi to do niekontrolowanego wzrostu ryzyk podatkowo-składkowych i utrudnia właściwe przygotowanie na nadchodzące zmiany.

Dzisiejsze modele współpracy stają się jednocześnie coraz bardziej transparentne, a dostęp organów do informacji – coraz pełniejszy. Nie chodzi o budowanie atmosfery obaw, lecz o świadomość, że era ograniczonej widoczności tego typu relacji dobiegła końca. Zakładanie, że dotychczasowe ryzyka pozostaną niezauważone, nie jest już możliwe.

To właściwy moment, aby uporządkować ten obszar – zanim zrobią to organy administracji. Reakcja dopiero na etapie kontroli może okazać się dotkliwa finansowo i operacyjnie. Pozostaje czekać jaka będzie ostateczna wersja ustawy, ale już teraz warto przygotować się na różne możliwe scenariusze.

Autorka: Eliza Skotnicka, Senior Manager w zespole People Advisory Services Tax, EY Polska, oprac. Kinga Piwowarska