Jak rozliczyć prezenty świąteczne dla pracowników

W grudniu pracownicy otrzymają dodatkowe świadczenia z okazji świąt. Będą to kupony upominkowe, karty przedpłacone z różnym limitem środków, a także bilety do teatru i na koncert noworoczny w filharmonii. Prezenty będą sfinansowane z dwóch źródeł: ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – według sytuacji materialnej pracownika i jego rodziny, oraz z obrotowych – dla tych, którzy nie spełniają warunków z regulaminu funduszu. Jeden z pracowników otrzyma z ZFŚS kupon prezentowy o wartości 120 zł i kartę przedpłaconą z limitem 400 zł. W tym roku jest to jego pierwsza pomoc z ZFŚS, gdyż pracuje dopiero od września 2016 r. Jego wynagrodzenie miesięczne wynosi 1900 zł. Natomiast inny pracownik, który zarabia 4000 zł, otrzyma ze środków bieżących dwa bilety do teatru, dla siebie i małżonki, o wartości po 75 zł. Proszę o przykładową listę płac za grudzień dla obu pracowników.

U pierwszego pracownika obdarowanego świadczeniami pochodzącymi z ZFŚS nie wystąpi obowiązek naliczenia i odprowadzenia składek na ZUS. Łączna wartość upominków korzysta ze zwolnienia w pełnym zakresie. Natomiast zaliczkę na podatek dochodowy należy naliczyć od kwoty 140 zł, tj. od całej wartości kuponu (120 zł) oraz od kwoty na karcie przedpłaconej przewyższającej roczny limit zwolnienia dla świadczeń z ZFŚS wynoszący 380 zł (20 zł; 400 zł – 380 zł). Natomiast drugi pracownik z tytułu otrzymanego biletu do teatru będzie musiał zapłacić zarówno składki na ZUS, jak i zaliczkę na podatek.

Polecamy produkt: VAT 2017. Komentarz

Przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: u.p.d.o.f.).

Wszelkie dodatkowe benefity uzyskane od pracodawcy, nawet te o charakterze socjalnym, stanowią przychód ze stosunku pracy niezależnie od postaci (pieniężna, rzeczowa). Zatem bony, karty podarunkowe, przedpłacone, bilety na imprezy kulturalne czy kosze wypełnione artykułami spożywczymi również mieszczą się w kategorii przysporzenia majątkowego. Należy jednak mieć na uwadze, że pewne świadczenia są zwolnione z podatku dochodowego. Wśród nich jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych sfinansowanych w całości ze środków tego funduszu lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Zwolnienie jest więc obwarowane kilkoma warunkami, które muszą wystąpić łącznie, by miało ono zastosowanie:

- świadczenia mają postać rzeczową lub finansową,

- w całości zostały sfinansowane ze środków ZFŚS – pracodawca czerpie środki na zakupy w całości z jednolitego źródła finansowania, czyli z funduszu lub tylko częściowo z niego, a resztę dopłaca pracownik; świadczenie nie może być natomiast zakupione częściowo z funduszu, a częściowo np. ze środków obrotowych,

- są związane z prowadzeniem przez pracodawcę działalności socjalnej w rozumieniu ustawy o ZFŚS – przyznawane z zastosowaniem kryteriów socjalnych,

- łączna roczna wartość wszystkich świadczeń nie przekracza kwoty 380 zł.

Świadczenia pieniężne to nie tylko gotówka

Do świątecznych bonusów pieniężnych można zaliczyć nie tylko zapomogi czy premie, lecz także popularne już od kilku lat karty przedpłacone (pre-paid). Taka karta pełni funkcję karty płatniczej debetowej, którą pracodawca doładowuje wedle uzgodnień z bankiem. Można nią płacić wszędzie, gdzie jest akceptowana ta forma płatności (także w internecie), dokonywać różnych dowolnych zakupów, a nawet wypłacać gotówkę.

Kartę przedpłaconą należy więc uznać za świadczenie pieniężne z uwagi na jej zakwalifikowanie jako instrumentu dostępu do określonych wartości pieniężnych, co finalnie umożliwia regulowanie zobowiązań pieniężnych, takich jak płatność za towary lub usługi. Stąd, jeśli karta została sfinansowania z ZFŚS, to podlega zwolnieniu z podatku dochodowego do limitu 380 zł na rok.

Kosze i bony

Z omawianego zwolnienia korzystają też świadczenia rzeczowe. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje pojęcia rzeczy ani świadczenia rzeczowego. Należy więc przyjąć, że świadczeniami rzeczowymi są takie świadczenia, których przedmiotem są rzeczy niebędące jednocześnie środkami pieniężnymi lub innymi wartościami pieniężnymi. Natomiast w myśl art. 45 kodeksu cywilnego rzeczami są tylko przedmioty materialne. Zatem zwolnieniem w ramach limitu do 380 zł są objęte jedynie świadczenia o charakterze rzeczowym, np. kosze świąteczne, wartość biletów do kina, teatru, muzeum czy karnetu na zajęcia sportowe.

Natomiast spod zwolnienia są wyłączone karty (kupony) upominkowe, bony, talony, bez względu na wartość czy źródło finansowania. Decydujące znaczenie ma to, że pracownicy w pierwszej kolejności otrzymują dany znak legitymacyjny, np. kartę podarunkową o określonym nominale i dopiero tę kartę mogą wymienić na towar lub usługę w oznaczonej sieci handlowej czy sklepie. Bez tej karty nie otrzymaliby konkretnych dóbr. Opodatkowana jest więc wartość świadczeń dających pracownikowi prawo do uzyskania towaru w zamian za dowód uprawniający do tej wymiany. Wszelkie znaki wydawane przez pracodawcę jako świadczenia socjalne, za które pracownik może nabyć towary według swego uznania, nie są zwolnione od podatku dochodowego. Wartość tych znaków jest doliczana do wynagrodzenia za pracę.

Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik towary te może nabyć u pracodawcy, czy też u osoby trzeciej. Katalog nazw znaków legitymacyjnych nie jest zamknięty, co oznacza, że kryterium decydującym o zakwalifikowaniu określonego znaku do kategorii świadczeń nierzeczowych jest pełnienie funkcji quasi-pieniądza wskutek możliwości dokonania jego wymiany na towar lub usługę. Znaki te zastępują co prawda środki pieniężne, ale nie są powszechnie akceptowanym środkiem płatniczym jak pieniądz czy karta kredytowa. Zatem nawet jeśli zostaną zakupione ze środków ZFŚS, a ich wartość – łącznie z ewentualnymi innymi – nie przekroczy progu 380 zł na rok, to podlegają w całości opodatkowaniu podatkiem dochodowym (por. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z 23 listopada 2012 r., sygn. akt II FSK 675/11, LEX nr 1264309 oraz z 4 lutego 2016 r., sygn. akt II FSK 1463/14).

Kiedy bez składek

Z podstawy wymiaru składek na ZUS są wyłączone świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS. Takie określenie zwolnienia oznacza, że bez składek pozostają wszelkie świadczenia, niezależnie jaką mają formę czy wartość. Nie ma bowiem żadnego ograniczenia w tym zakresie. Istotne jest natomiast źródło finansowania, czyli fundusz, oraz to, czy mają charakter socjalny, a więc zostały przekazane zgodnie z regulaminem oraz ustawą o ZFŚS. Ulgowe świadczenia lub usługi mogą być przekazywane z ZFŚS tylko w oparciu o sytuację materialną, rodzinną lub życiową osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Wykluczona jest więc sytuacja, w której wszyscy pracownicy otrzymają świadczenia o jednakowej wartości, bez rozpatrywania indywidualnego położenia każdego wnioskodawcy. Podczas przeprowadzanych kontroli u płatników składek ZUS przykłada szczególną wagę do sposobu rozdzielania świadczeń z ZFŚS właśnie ze względu na ich wyłączenie z oskładkowania. Kontrolerzy przyglądają się, czy jest gromadzona dokumentacja, na podstawie której pracodawca dokonuje oceny indywidualnej sytuacji osoby uprawnionej. Gdyby okazało się, że świadczenia są nieprawidłowo rozprowadzane, wyda decyzję ustalającą zapłatę zaległych składek wraz z odsetkami za zwłokę.

W przypadku składek istnieje jeszcze jedno zwolnienie. Chodzi o świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na ZFŚS, tj. 1093,93 zł (w 2017 r. ma on wynosić 1185,66 zł według zapisów ustawy z 2 grudnia 2016 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej, która czeka obecnie na podpis prezydenta).

Ze środków obrotowych

Pracodawca, który nie posiada ZFŚS lub posiada, ale nie sfinansował z niego prezentów dla załogi, musi doliczyć wartość upominku do pozostałych przychodów pracownika, pobrać od nich zaliczkę na podatek i składki ZUS. Nie przewidziano tu żadnych ulg.

Rozliczenia pracowników

W przypadku opisanym przez czytelnika pracownicy otrzymają świadczenia z ZFŚS, o ile spełniają regulaminowe kryteria. Natomiast pozostali, którzy nie kwalifikują się do wsparcia socjalnego, nie są pomijani w okresie świątecznym, lecz obdarowywani upominkami nabywanymi ze środków obrotowych. Wartość tych świadczeń musi być jednak doliczona do podstawy oskładkowania i opodatkowania. Takim dodatkowym przychodem będzie u pracownika podwójny bilet do teatru o łącznej wartości 150 zł (2 x 75 zł). Bilet dla małżonki jest bowiem przychodem pracownika, a nie jej. Natomiast pracownik, który otrzymał kupon oraz kartę pre-paid z ZFŚS, musi zapłacić tylko podatek, z tym że od pełnej wartości kuponu, a w przypadku karty – od nadwyżki ponad roczny limit 380 zł (400 zł – 380 zł), tj. od 20 zł. ⒸⓅ

Lista płac za grudzień

Elementy	Kwota – pracownik nr 1	Sposób wyliczenia – pracownik nr 1	Kwota – pracownik nr 2	Sposób wyliczenia – pracownik nr 2
Przychód Autopromocja Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia Sprawdź	2420 zł	1900 zł + 120 zł + 400 zł	4150 zł	4000 zł + 150 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	260,49 zł	– podstawa wymiaru – 1900 zł – składka emerytalna – 1900 zł x 9,76 proc. = 185,44 zł – składka rentowa – 1900 zł x 1,5 proc. = 28,50 zł – składka chorobowa – 1900 zł x 2,45 proc. = 46,55 zł – łączna kwota składek – 260,49 zł	568,97 zł	– podstawa wymiaru – 4150 zł – składka emerytalna – 4150 zł x 9,76 proc. = 405,04 zł – składka rentowa – 4150 zł x 1,5 proc. = 62,25 zł – składka chorobowa – 4150 zł x 2,45 proc. = 101,68 zł – łączna kwota składek – 568,97 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne – do zapłaty do ZUS – odliczana od podatku	147,56 zł 127,06 zł	– podstawa wymiaru – 1639,51 zł (1900 zł – po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne – 260,49 zł) 1639,51 zł x 9 proc. = 147,56 zł 1639,51 zł x 7,75 proc. = 127,06 zł	322,29 zł 277,53 zł	– podstawa wymiaru – 3581,03 zł (4150 zł – po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne – 568,97 zł) 3581,03 zł x 9 proc. = 322,29 zł 3581,03 zł x 7,75 proc. = 277,53 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	127 zł	Przychód do opodatkowania – 2040 zł (1900 zł + 140 zł) – podstawa opodatkowania po zaokrągleniu – 1668 zł [2040 zł (przychód) – 111,25 zł (koszt uzyskania przychodu) – 260,49 zł (składki ZUS)] – zaliczka do US – 127 zł (1668 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 253,91 zł (zaliczka na podatek) – 127,06 zł (składka zdrowotna) = 126,85 zł	301 zł	Przychód do opodatkowania – 4150 zł – podstawa opodatkowania po zaokrągleniu – 3470 zł [4150 zł (przychód) – 111,25 zł (koszt uzyskania przychodu) – 568,97 zł (składki ZUS)] – zaliczka do US – 301 zł (3470 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 578,27 zł (zaliczka na podatek) – 277,53 zł (składka zdrowotna) = 300,74 zł
Kwota do wypłaty	1364,95 zł	1900 zł – (260,49 zł + 147,56 zł + 127 zł)	2807,74 zł	4000 zł – (568,97 zł + 322,29 zł + 301 zł)

Podstawa prawna

- Art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 67, art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

- Par. 2 ust. 1 pkt 19, 20 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.).

- Art. 2 pkt 1, art. 8 ust. 1 i 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800).

- Art. 45 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.).

Polecamy serwis: Księgowość budżetowa