Jak obliczyć ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy w 2017 r.

Sprawdź -> Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w 2018 r.

Pracownikowi, który kończy zatrudnienie, a nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego, przysługuje z tego tytułu ekwiwalent pieniężny. Do obliczenia ekwiwalentu przyjmuje się wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy. W 2017 r. należy podzielić sumę miesięcznych wynagrodzeń pracownika przez współczynnik urlopowy wynoszący 20,83. Następnie tak otrzymany ekwiwalent za 1 dzień urlopu dzieli się przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy pracownika. Obliczony w ten sposób ekwiwalent za 1 godzinę urlopu mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w razie niewykorzystania przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 ustawy – Kodeks pracy, dalej: k.p.). Nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu, jeżeli strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

Podstawa wymiaru ekwiwalentu

W celu ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop przyjmuje się do obliczeń wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy. Jednakże przy obliczeniach nie uwzględnia się takich składników jak tzw. premie uznaniowe, nagrody jubileuszowe, wynagrodzenie chorobowe, urlopowe, za przestój, trzynastki, jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie (§ 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop; dalej: rozporządzenie urlopowe).

W odniesieniu do ekwiwalentu, składniki wynagrodzenia zostały pogrupowane na przysługujące:

● w stawce miesięcznej w stałej wysokości,
● zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc,
● zmienne za okresy dłuższe niż 1 miesiąc.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu, tj. w miesiącu rozwiązania/wygaśnięcia umowy o pracę.

Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy jego ustalaniu w średniej wysokości z tego okresu.

Pracownik otrzymuje ryczałtowe wynagrodzenie zasadnicze – 4800 zł oraz zmienne premie miesięczne uzależnione od stopnia wykonania zadań w miesiącu. Wraz z końcem stycznia 2017 r. rozwiąże się jego umowa o pracę na czas nieokreślony. Przysługuje mu ekwiwalent za 3 dni niewykorzystanego urlopu za 2017 r. (urlop proporcjonalny). Premie wypłacone w okresie październik–grudzień 2016 r. wyniosły odpowiednio 1100 zł, 980 zł, 1200 zł – razem 3280 zł. Podstawę obliczenia ekwiwalentu stanowi:
● średnie zmienne wynagrodzenie: 3280 zł : 3 = 1093,33 zł oraz
● wynagrodzenie zasadnicze – 4800 zł
Łącznie podstawa obliczenia ekwiwalentu wynosi 5893,33 zł (4800 zł + 1093,33 zł).

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się też w średniej wysokości, ale z tego dłuższego okresu.

Pracownik otrzymuje stałe zasadnicze wynagrodzenie w wysokości 5000 zł oraz premie kwartalne, uzależnione od wyników pracy. Jego stosunek pracy rozwiąże się 28 lutego 2017 r. Pracownik nie wykorzystał urlopu za 2017 r. w wymiarze 5 dni oraz 10 dni z roku poprzedniego (łącznie 15 dni). Za 4 kwartały poprzedzające miesiąc rozwiązania umowy o pracę pracownik pobrał premie w kwotach: 2500 zł, 1700 zł, 2000 zł, 2300 zł – razem 8500 zł.
Podstawę obliczenia ekwiwalentu stanowi:
● średnia premia z tego 12-miesięcznego okresu: 8500 zł : 12 = 708,33 zł oraz
● wynagrodzenie zasadnicze – 5000 zł.
Podstawa do ekwiwalentu to 5708,33 zł (5000 zł + 708,33 zł).

---

Jak obliczyć ekwiwalent

Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się w kilku fazach:

Krok 1.

dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych według powyższych zasad (średnie i/lub należne w stałych stawkach), przez specjalny współczynnik (o którym będzie mowa niżej),

Krok 2.

dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie,

Krok 3.

mnożąc tak otrzymaną stawkę ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Jeśli chodzi o dobową normę czasu pracy (o której mowa w kroku 2), to zdecydowana większość zatrudnionych pracowników jest objęta 8-godzinną dobową normą czasu pracy (art. 129 § 1 k.p.). Niektórzy pracownicy objęci są niższymi dobowymi normami czasu pracy, np. pracownicy podlegający ustawie o zakładach opieki zdrowotnej, dla których norma dobowa czasu pracy wynosi 7 godzin 35 min, czy też pracownicy posiadający orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, których norma dobowa czasu pracy wynosi 7 godzin. U tych pracowników stosuje się właśnie te niższe normy.

Z kolei, ustalając ekwiwalent pieniężny dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, należy wynagrodzenie za 1 dzień urlopu podzielić przez 8, gdyż norma dobowa pracownika niepełnoetatowego właśnie tyle wynosi. Jedynie wymiar czasu pracy tej grupy pracowników jest niższy niż 8 godzin, w zależności od postanowień umowy o pracę. Należy zatem pamiętać, że normy czasu pracy i wymiar czasu pracy nie są pojęciami równoznacznymi.

Uzupełnienie zmiennych składników

Zmienne składniki wynagrodzenia, z których m.in. ustalana jest podstawa wymiaru ekwiwalentu, podlegają uzupełnieniu w przypadku, gdy pracownik nie przepracował pełnego okresu przyjmowanego do obliczeń. Jest to okres 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeżeli w okresie tych 3 miesięcy pracownik przebywał np. na zwolnieniu lekarskim, urlopie wypoczynkowym czy opiekował się chorym dzieckiem i zmienne składniki nie przysługiwały za pełen okres pracy, to wówczas – w celu ich dopełnienia – należy:

Krok 1.

wynagrodzenie faktycznie wypłacone pracownikowi w tym okresie podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie,

Krok 2.

otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

Przepisy rozporządzenia urlopowego nie zawierają żadnych dodatkowych warunków czy zastrzeżeń co do tego, kiedy trzeba wynagrodzenie uzupełnić, a kiedy nie. To pozwala przyjąć, że w każdym przypadku nieprzepracowania w pełni 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego, zmienną część pensji trzeba dopełnić. Wzór na uzupełnienie wynagrodzenia wskazuje, że powinno się ono odbywać w granicach tzw. nominału czasu pracy, czyli obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy w danym miesiącu. Tym samym, jeśli w okresie 3 miesięcy pracownik wykonywał pracę w niektóre dni wolne, np. soboty, to tych dni nie należy brać pod uwagę przy dopełnieniu podstawy ekwiwalentu. Oznacza to, że do wyliczeń przyjmuje się:

● liczbę dni faktycznie przepracowanych, ale w ramach obowiązkowego nominału (bez przepracowanych dni wolnych),
● liczbę dni, które pracownik przepracowałby normalnie, gdyby nie nieobecność.

Wolnych sobót, podczas których pracownik świadczył pracę, nie uwzględnia się przy dopełnieniu podstawy ekwiwalentu za urlop.

Jest to również poparte zasadą, że praca w takie dni jak wolna sobota czy niedziela powinny być zrekompensowane udzieleniem w zamian innych dni wolnych, co pozwala na zbilansowanie czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy jest wynagradzany stawką miesięczną w stałej wysokości 3300 zł. Zdarza się, że otrzymuje także dodatki za pracę w porze nocnej oraz wynagrodzenie i dodatki za godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia normy średniotygodniowej (praca w wolne soboty, 1-miesięczny okres rozliczeniowy). W styczniu 2017 r. nastąpi rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem i wypłata ekwiwalentu za 5 dni urlopu. Do jego podstawy wlicza się stałe miesięczne wynagrodzenie i składniki zmienne wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających prawo do ekwiwalentu. W tym okresie, tj. od października do grudnia 2016 r., zgodnie z podstawowym wymiarem pracownik powinien przepracować 62 dni. Jednak według ewidencji czasu pracy, jego przebieg i wynagrodzenie wyglądały następująco:

M-c/rok	Liczba dni do przepracowania	Liczba dni przepracowanych z nominału	Liczba przepracowanych dni wolnych	Wynagrodzenie za pracę w dni wolne	Dni przepracowane łącznie
X 2016	21	16 (5 dni choroby)	-	-	16
XI 2016	20	20	2	98,20 zł	22
XII 2016	21	20 (1 dzień urlopu)	2	82,52 zł	22
Suma	62	56	4	180,72 zł	60

W tym okresie pracownik otrzymał dodatki za pracę w porze nocnej w wysokości 13,46 zł oraz 100% dodatek za pracę w wolne soboty – 180,72 zł. Łączna kwota zmiennych składników wynosi 374,90 zł. Przy uzupełnianiu podstawy ekwiwalentu ze składników zmiennych, nie należy brać pod uwagę pracy w dni wyznaczone jako wolne. W tej sytuacji uzupełniona podstawa ekwiwalentu ze składników zmiennych wyniesie zatem:

374,90 zł : 56 dni = 6,69 zł; 6,69 zł × 62 dni = 414,78 zł – podstawa po uzupełnieniu

414,78 zł : 3 miesiące = 138,26 zł – średnie zmienne wynagrodzenie

---

Obliczenie ekwiwalentu:

3300 zł + 138,26 zł = 3438,26 zł – podstawa ekwiwalentu ze składnika stałego i zmiennego

3438,26 zł : 20,83 (współczynnik w 2017 r. dla pełnego etatu) = 165,06 zł – stawka za 1 dzień urlopu

165,06 zł : 8 godz. = 20,63 zł – stawka za 1 godzinę urlopu

20,63 zł × 40 godz. = 825,20 zł – ekwiwalent za 5 dni, tj. 40 godzin urlopu

Pracownik otrzyma 825,20 zł ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

W przypadku składników za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, również – według tych samych zasad jak przy składnikach miesięcznych – dopełnia się wynagrodzenie zmienne w razie, gdy pracownik nie przepracował pełnego 3-miesięcznego okresu (§ 17 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

Pozostałe zasady ustalania ekwiwalentu

W przypadku gdy:

● przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, lub
● przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe

– pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne, to przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie.

Jeżeli pracownik przed nabyciem prawa do ekwiwalentu otrzymał zmienne wynagrodzenie za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany.

W razie zmiany w zmiennych składnikach wynagrodzenia, lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed dniem nabycia prawa do ekwiwalentu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Współczynnik urlopowy w 2017 r.

Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

W 2017 r. mamy 53 niedziele, przy czym w trzy z nich przypadają święta:

● Nowy Rok (1 stycznia),
● Niedziela Wielkanocna (16 kwietnia),
● Zielone Świątki (4 czerwca).

Natomiast jedno święto, tj. Narodowe Święto Niepodległości (11 listopada 2017 r.), przypada w sobotę, co oznacza, że firmy, które wybrały sobotę jako dzień wolny od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, będą musiały oddać inny wolny dzień w okresie rozliczeniowym (np. 10 czy 13 listopada). Taki rozkład kalendarza w 2017 r. wyznacza współczynnik urlopowy na poziomie 20,83, co wynika z wyliczenia:

365 dni – (53 niedziele + 10 świąt wypadających w inne dni niż niedziela + 52 dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy) : 12 = 20,83.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.

Wysokość współczynnika w zależności od wymiaru etatu

Wymiar czasu pracy	Wysokość współczynnika
1/8	2,60
1/4	5,21
1/2	10,42
3/4	15,62
7/8	18,23

Do obliczenia ekwiwalentu stosuje się jeden współczynnik (obojętnie czy chodzi o urlop zaległy czy bieżący) właściwy dla roku, w którym ustaje/wygasa stosunek pracy, a tym samym pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu.

Podstawa prawna:

● art. 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 1666),

● § 6, § 16, § 17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost. zm. Dz.U. z 2009 r., Nr 174, poz. 1353).

Sprawdź: Wskaźniki i stawki