REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Plan urlopów wypoczynkowych na 2017 r.

Sebastian Kryczka
Sebastian Kryczka
Plan urlopów wypoczynkowych na 2017 r./shutterstock.com
Plan urlopów wypoczynkowych na 2017 r./shutterstock.com
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawcy, na których ciąży obowiązek tworzenia planu urlopów wypoczynkowych, powinni do końca 2016 r. przygotować plan na 2017 r. Przedstawiamy procedurę tworzenia planu urlopów krok po kroku.

Zwykle pracodawcy sporządzają na dany rok plany urlopowe, określające terminy wykorzystania urlopu przez poszczególnych pracowników. Taki plan tworzy się z uwzględnieniem wniosków pracowników. Dzięki planowi urlopowemu w firmie zapewniony zostanie normalny tok pracy, szczególnie w okresie urlopowym.

REKLAMA

Autopromocja

Każdy pracownik ma zagwarantowany w Kodeksie pracy urlop wypoczynkowy – coroczny, płatny i co do zasady nieprzerwany. W zależności od stażu pracy pracownicy mają prawo do 20 lub 26 dni urlopu w danym roku kalendarzowym. Jednak liczba dni urlopu, jaka zostanie w praktyce wykorzystana, musi każdorazowo pokrywać się dokładnie z należnym pracownikowi wymiarem urlopu. Mogą bowiem wystąpić okoliczności uniemożliwiające wykorzystanie urlopu w pełnym należnym na dany rok wymiarze – co spowoduje konieczność przesunięcia i udzielenia urlopu w kolejnym roku.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2017 Praktyczny komentarz z przykładami

Przysługująca pracownikowi pula dni urlopu może być wykorzystana na podstawie indywidualnego porozumienia pracownika z pracodawcą lub w oparciu o uzgodniony wcześniej plan urlopów. Przepisy regulujące uprawnienia urlopowe nie regulują kompleksowo sposobu tworzenia takiego planu.

Należny pracownikowi urlop wypoczynkowy może zostać udzielony albo zgodnie z planem urlopów, albo na indywidualny wniosek pracownika.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Plan urlopów – zasady wynikające z przepisów

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 ustawy – Kodeks pracy, dalej: k.p.). Z przepisów regulujących udzielenie urlopu wynika kilka podstawowych zasad w zakresie sporządzania planu urlopów. Należy zatem wiedzieć, że:

● plan urlopów ustala pracodawca,
● przy ustalaniu planu urlopów uwzględnia się wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy,
● planem urlopów nie obejmuje się urlopu udzielanego na żądanie pracownika w terminie przez niego wskazanym – 4 dni tzw. urlopu na żądanie,
● plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników – w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Niestety, przepisy dotyczące udzielania urlopów z wykorzystaniem planu urlopów nie regulują kwestii proceduralnych. Oznacza to, że opracowując taki plan, należy trzymać się sztywno wskazanych wyżej zasad, natomiast w pozostałym nieuregulowanym zakresie pracodawca może samodzielnie kształtować procedury tworzenia planu.

Procedura tworzenia planu urlopów krok po kroku

Krok 1.

Określenie zakresu czasowego obowiązywania planu

REKLAMA

Pracodawca, który ma zamiar opracować plan urlopów, w pierwszej kolejności powinien zdecydować, na jaki okres taki plan zostanie opracowany. Przepisy nie zawierają w tym zakresie żadnych wskazań. Najczęstszą praktyką jest ustalanie planu urlopu na okres 12 miesięcy obejmujących rok kalendarzowy, z którego rozpoczęciem pracownik nabywa prawo do urlopu.

Jednak brak szczegółowych wskazań w zakresie okresu, jaki powinien obejmować plan urlopów powoduje, że pracodawca ma możliwość planowania urlopów w ramach krótszych niż roczny odcinków czasu. Tym samym należy przyjąć, że nie ma przeszkód do opracowania np. dwóch planów urlopów na okresy:

● 1 stycznia – 30 czerwca,
● 1 lipca – 31 grudnia.

Takie rozwiązanie w postaci tworzenia dwóch planów obejmujących tym samym krótsze przedziały czasu mogą okazać się z punktu widzenia pracownika korzystniejsze – umożliwiają bowiem dostosowanie terminu wykorzystania letniego wypoczynku do aktualnych preferencji pracownika. Dla pracodawcy takie rozwiązanie wydaje się jednak być mniej korzystne – proces tworzenia planu powtarza się dwa razy, a ponadto, mając informacje o urlopowych nieobecnościach na cały rok, łatwiej organizować pracę.

U pracodawców prowadzących działalność na dużą skalę, zatrudniających różne grupy pracowników, nic nie stoi na przeszkodzie, aby okres, na jaki ma być opracowywany plan urlopów, był różny – dla poszczególnych grup zatrudnionych. Nie ma bowiem wymogu, aby planowanie urlopów w zakresie długości planu było jednakowe dla wszystkich grup pracowniczych.

Pracodawca prowadzi duży zakład przemysłowy. Zatrudnia pracowników na stanowiskach robotniczych jak również pracowników administracyjno-biurowych. W omawianym przypadku nic nie stoi na przeszkodzie, aby dla pracowników biurowych tworzyć plan na cały rok, a dla pracowników zatrudnionych bezpośrednio przy produkcji – np. dwa plany na okresy półroczne.


Krok 2.

Ustalenie terminu sporządzenia planu

Przepisy nie regulują także kwestii terminu, w jakim plan urlopów powinien zostać stworzony. Pośrednią wskazówką, kiedy należy opracować plan, jest to, że corocznie z dniem 1 stycznia pracownik nabywa prawo do nowej, pełnej puli urlopowej, należnej na dany rok kalendarzowy. Tym samym przyjmuje się, że plan powinien być ostatecznie przygotowany i upubliczniony najpóźniej na koniec roku. Oznacza to, że cała procedura opracowywania planu powinna zostać wdrożona przez pracodawcę z odpowiednim wyprzedzeniem – tak aby ostateczna wersja planu mogła być opracowana i podana do wiadomości pracowników przed rozpoczęciem kolejnego roku.

W przypadku gdy u pracodawcy tworzone są np. dwa plany urlopowe – na równe półroczne okresy, wówczas należy uznać, że z oczywistych względów nie ma potrzeby, aby obydwa plany były opracowywane w tym samym czasie. Pierwszy powinien być opracowany pod koniec roku, drugi – również z odpowiednim wyprzedzeniem – tak aby był gotowy i podany do wiadomości pracowników przed 1 lipca.

Krok 3.

Wskazanie terminów oraz formy składania wniosków urlopowych przez pracowników

Opracowanie planu urlopów powinno odbywać się przy udziale pracowników. Pominięcie ich udziału stanowiłoby naruszenie zasady, zgodnie z którą plan ustala wprawdzie pracodawca – ale biorąc pod uwagę wnioski pracowników (art. 163 § 1 k.p.). W celu uniknięcia nieporozumień warto, aby pracodawca poinformował pracowników o terminie, w ramach którego będzie oczekiwał wniosków pracowników określających propozycje terminów wykorzystania urlopów.

Plan urlopów powinien uwzględniać urlopy pracowników, którzy rozpoczynają pierwszą pracę w życiu – niezależnie od faktu, że prawo do urlopu nabywają z każdym przepracowanym miesiącem, jak również urlopy proporcjonalne pracowników zatrudnionych na czas określony. Plan powinien również uwzględniać pracowników powracających w ciągu roku z urlopów związanych z rodzicielstwem.

Należy zauważyć, że przepisy nie określają formy wniosków pracowniczych, jakie powinny być składane na potrzeby opracowywania planu urlopów. Ułatwieniem będzie ujednolicenie zakładowej praktyki w tym zakresie – z uwzględnieniem technicznych możliwości, jakimi dysponują pracownicy. Najpewniejsza jest oczywiście forma pisemna, w ramach której pracownik wskaże propozycje konkretnych terminów, w jakich będzie chciał skorzystać z urlopu. W praktyce, jeżeli pracownicy świadczą pracę np. przy użyciu komputerów, dopuszczalne jest przyjmowanie propozycji urlopowych przesyłanych pocztą elektroniczną.

Informacja o zamierzeniach urlopowych przekazywana pracodawcy powinna być precyzyjna. Pracownicy powinni zatem unikać posługiwania się ogólnymi sformułowaniami typu: „mam zamiar wykorzystać urlop w lipcu” czy „chciałbym wykorzystać urlop w pełnym wymiarze pod koniec roku”. Propozycje urlopowe pracowników muszą być konkretne i wskazywać jednoznacznie poszczególne daty dni oraz przedziały czasu, w ramach których pracownik ma zamiar korzystać z urlopu.

Krok 4.

Analiza złożonych wniosków urlopowych

Propozycje urlopowe pracowników powinny zostać przez pracodawcę przeanalizowane. W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę, czy z treści wniosku wynika, kto jest jego autorem – inaczej mówiąc, czy został on czytelnie podpisany imieniem i nazwiskiem wnioskodawcy. Jeżeli takiego podpisu nie ma (lub jest nieczytelny), wówczas wniosek nie będzie mógł być rozpatrzony ani tym bardziej uwzględniony.

W celu uniknięcia wątpliwości i zapewnienia sprawnego rozpatrywania wniosków urlopowych dobrą praktyką będzie opracowanie i podanie do wiadomości pracowników szablonu (wzoru) wniosku urlopowego.

Polecamy: Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.

Jeżeli z treści wniosku wynika w sposób jednoznaczny, od kogo pochodzi, pracodawca może przystąpić do oceny w zakresie prawidłowości zaproponowanego przez pracownika podziału urlopu – w sytuacji gdy pracownik o taki podział wnioskuje. Należy zwrócić uwagę, czy propozycje urlopowe pracowników korespondują z zasadą, zgodnie z którą jedna część urlopu powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. W sytuacji gdy propozycja urlopowa pracownika nie respektuje powyższej zasady – pracodawca nie powinien takiego wniosku uwzględnić. Wskazane jest wówczas zwrócenie się do pracownika, aby ten dokonał stosowanej korekty złożonego wniosku i określił dłuższy przedział czasu, w ramach którego urlop będzie trwał przynajmniej 14 następujących bezpośrednio po sobie dni kalendarzowych.

Urlop może być udzielony w całości lub podzielony na części, ale przynajmniej jedna z części urlopu powinna trwać przynajmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Należy pamiętać, że nie cały należny na dany rok kalendarzowy wymiar urlopu podlega planowaniu. W planie urlopów uwzględnia się 22 lub 16 dni urlopu wypoczynkowego. Wynika to z zasady, że urlop na żądanie – czyli 4 dni należące do ogólnej puli urlopowej – nie jest w planie uwzględniany. Zatem w przypadku gdyby wniosek pracownika zawierał propozycje wykorzystania urlopu obejmującą pełny wymiar urlopu, rolą pracodawcy jest zwrócenie pracownikowi uwagi.

Krok 5.

Tworzenie planu urlopów

Pracodawca, który zakończył zbieranie od pracowników propozycji w kwestii terminów urlopów, przeanalizował je pod względem formalnym oraz w kwestii prawidłowego podziału urlopu na części, może przystąpić do tworzenia planu urlopów. Nie jest to zadanie łatwe, ponieważ tworząc plan trzeba uwzględnić:

● potrzeby pracodawcy wynikające z konieczności zapewnienia prawidłowego procesu pracy,
● potrzeby pracowników wynikające z wniosków urlopowych,
● sytuacje konfliktowe wynikające ze zbieżności propozycji urlopowych pracowników.

Ustalenia zawarte w planie urlopów muszą być wynikiem kompromisu. Prawo pracownika do urlopu – w tym do składania propozycji urlopowych nie może w praktyce powodować, że zakład pracy zaprzestanie działalności. Problemy mogą dotyczyć szczególnie małych pracodawców, jak również zakładów pracy, w których wykonuje się tzw. pracę skooperowaną, wymagającą jednoczesnego udziału wielu pracowników – np. praca przy liniach produkcyjnych. Zatem z punktu widzenia pracodawcy kluczową kwestią przy ustalaniu planu urlopów jest potrzeba zapewnienia w miarę niezakłóconego toku pracy w związku z prawem pracownika do urlopu.

Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 § 1 k.p.). Kolejność przesłanek wskazana w powyższym przepisie może sugerować, że w pierwszym rzędzie uwzględniane są potrzeby pracowników wynikające z wniosków urlopowych. Jednak taka interpretacja nie wydaje się właściwa.

Pracodawca ma obowiązek przyjąć i rozpatrzyć wnioski pracowników w sprawie terminów urlopów wypoczynkowych. Nie ma natomiast bezwzględnego obowiązku uwzględniania konkretnych propozycji urlopowych, jeżeli kłócą się one z potrzebą zapewnienia normalnego toku pracy. Pracownikowi przysługuje roszczenie w sprawie możliwości wykorzystania urlopu w naturze – nie ma natomiast roszczenia w sprawie jego wykorzystania w terminach przez siebie wskazanych.

W przypadku gdy nie ma kolizji z organizacją pracy, pracodawca powinien wniosek pracownika uwzględnić. W przeciwnym razie naraża się na zarzut bezprawnego nieudzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika.


Fakt, że terminy wskazane przez pracownika we wniosku urlopowym nie kolidują bezpośrednio z organizacją pracy, nie oznacza, że w każdym przypadku wniosek zostanie pozytywnie rozpatrzony i będzie miał odzwierciedlenie w planie urlopów. Może się bowiem zdarzyć sytuacja, w ramach której kilku pracowników złoży propozycje w sprawie wykorzystania urlopu w tym samym terminie. W takim przypadku albo pracownicy uzgodnią między sobą, kto ostatecznie będzie się ubiegał o urlop w danym terminie, albo w braku takiego porozumienia pracodawca rozstrzygnie sporną kwestię.

Dwóch pracowników zatrudnionych na równorzędnych stanowiskach każdego roku ubiega się o 3 tygodnie urlopu od 1 lipca. W takim przypadku pracodawca, nie mogąc z powodów organizacyjnych udzielić w tym terminie urlopu obu pracownikom, powinien udzielać urlopu naprzemiennie – w jednym roku z dniem 1 lipca jeden pracownik rozpoczyna urlop, w kolejnym roku – drugi pracownik. Pracodawca nie powinien w każdym roku w ramach tworzenia planu urlopów akceptować terminów wypoczynku wskazanych przez tego samego pracownika. Taka praktyka może bowiem narazić pracodawcę na zarzut nierównego traktowania.

W przypadku gdy pracownik nie ma możliwości wykorzystania urlopu w pełnym wymiarze w danym roku, przechodzi on na rok kolejny jako tzw. urlop zaległy. Przyjmuje się, że urlop ten również powinien zostać w planie ujęty.

Krok 6.

Podanie planu do wiadomości pracowników

Niezależnie od tego, że każdy z pracowników, składając wniosek urlopowy, wie, kiedy będzie urlop wykorzystywał (jeśli wniosek zostanie pozytywnie rozpatrzony), obowiązkiem pracodawcy jest podanie do wiadomości pracowników planu urlopów. Następuje to w sposób przyjęty u danego pracodawcy – np. na tablicy ogłoszeń.

Pracodawca, który podał plan urlopów do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie, nie ma obowiązku wręczania planu każdemu pracownikowi indywidualne. Sąd Najwyższy w uchwale z 6 marca 1980 r., V PZP 7/79 (OSNCP 1980/7-8/132) stwierdził, że nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy.

Podstawa prawna:

● art. 152, art. 153, art. 161, art. 162, art. 163, art. 1672, art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wkrótce ujawnienie pensji w kodeksie pracy. Zakazy tego są nieważne ex lege [projekt nowelizacji]

Będziesz mógł legalnie przyznać się pracodawcy, że znasz wynagrodzenia swoich kolegów i koleżanek (o ile koledzy przekazali ci informacje o swoim wynagrodzeniu). Projekt nowelizacji kodeksu pracy, z którego wynika taka możliwość wejdzie w życie w II połowie 2025 r. Możesz informacje o pensjach kolegów wykorzystać np. w negocjacjach o podwyżkę.

Zabójczo wysoki podatek od pensji albo zleceń grozi już od 8400 zł netto. Brutto to 11 879 zł

Po podwyżkach inflacyjnych coraz więcej osób jest zagrożonych podatkiem 32%. Niewielu z nas wie, że wynagrodzenie miesięczne brutto: 11 879 zł i netto 8 427,85 zł, jest dochodem granicznym między stawką 12% a 32%. Wiadomo, że niewielu z nas zarabia powyżej 8500 zł netto pensji podstawowej. Ale jak się uwzględni premie i zlecenia dodatkowe, to okaże się, że osób zagrożonych stawką 32% jest sporo. Pewnym ratunkiem może być wpłata przeszło 9000 zł na IKZE. Da to odpis podatkowy około 3000 zł. 

Wykorzystaj póki możesz, bo te dni nie przejdą na 2025 r. [nie chodzi o urlop]

W prawie pracy jest kilka uprawnień dla pracowników, które są ściśle związane z danym rokiem kalendarzowym. Jednym z nich jest np. okazjonalna praca zdalna. Niewykorzystana w 2024 r. nie przejdzie na 2025 r. Podobnie jest z urlopem opiekuńczym czy ze zwolnieniem z pracy z powodu działania siły wyższej. Mamy jeszcze czas w grudniu na wykorzystanie pewnych uprawnień, które nie odwracalnie przepadną w nowym roku.

Sprawdź czy masz prawo do trzynastki w 2024 r. Nie dla każdego prawo do dodatkowego rocznego wynagrodzenia

W pewnych sytuacjach pracownicy szeroko pojętej budżetówki mogą nie otrzymać za 2024 r. dodatkowego rocznego wynagrodzenia, tzw. trzynastki. Ważny jest okres zatrudnienia oraz jakoś świadczonej pracy.

REKLAMA

Likwidacja stanowiska pracy. Jaka odprawa w 2025 r.? [PORADA]

Wraz ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia za pracę zmianie ulegną również inne świadczenia m.in. maksymalna wysokość odprawy, która przysługuje pracownikowi zwalnianemu z przyczyn leżących wyłącznie po stronie pracodawcy. Jaka kwota będzie obowiązywała od 1 stycznia 2025 r.? Kiedy likwidacja stanowiska pracy uprawnia do otrzymania odprawy?

5 świadczeń dla pracowników niepełnosprawnych w 2025 r.

5 świadczeń dla pracowników niepełnosprawnych w 2025 r.: dodatkowy urlop dla osób niepełnosprawnych w 2025 r., dofinansowanie do zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, świadczenie rehabilitacyjne, renta z tytułu niezdolności do pracy, ulga rehabilitacyjna.

Czy 8 grudnia to niedziela handlowa? W grudniu aż dwie niedziele handlowe!

Zbliża się okres Świąt Bożego Narodzenia. Przedsiębiorcy z zakresu handlu już zacierają ręce. W grudniu 2024 r. będą aż dwie niedziele handlowe, a na dodatek w dniu 24 grudnia też zrobimy zakupy. Przedsiębiorcy muszą jednak pamiętać o karze, która grozi za pracę w handlu po 14:00. Może to być nawet do 100 000 zł.

Sejm uchwalił dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Od kiedy będzie przysługiwać?

Sejm uchwalił nowelizację ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Nowelizacja zakłada zwiększenie dopłat do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnością o około 15 proc. Ustawa trafi teraz do Senatu.

REKLAMA

Interpelacja poselska: Czy dodatek wiejski przysługuje nauczycielowi bez wymaganego przygotowania pedagogicznego?

Dodatek wiejski przysługuje nauczycielowi zatrudnionemu na terenie wsi lub w mieście liczącym do 5000 mieszkańców i posiadającemu określone kwalifikacje. Czy nauczyciel legitymujący się właściwym wykształceniem lecz nieposiadający przygotowania pedagogicznego, ma wymagane kwalifikacje do uzyskania dodatku wiejskiego?

Dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych – od lipca 2024 r. czy od stycznia 2025 r.?

Posłowie pracują nad nowelizacją przepisów o dofinansowaniu wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Jedną z rozstrzyganych kwestii jest termin, od którego waloryzacja wejdzie w życie. W grę wchodzi 1 stycznia 2025 r. lub 1 lipca 2024 r.

REKLAMA