Ogromna kara dla pracodawcy: nawet do 30 tys. zł za nieudzielenie urlopu niewykorzystanego w 2024 r. do 30 września 2025 r.

• Urlop niewykorzystany w 2024 r. to urlop zaległy w 2025 r.
• Do kiedy należy wykorzystać urlop zaległy w 2025 r.?
• Czy pracownik musi zgodzić się na urlop zaległy w terminie ustalonym przez pracodawcę?
• Kiedy przepada urlop zaległy niewykorzystany do 30 września 2025 roku? Kara dla pracodawcy
• Jaki urlop przepada z dniem 1 października 2025 roku?

Urlop niewykorzystany w 2024 r. to urlop zaległy w 2025 r.

Pracownik nabywa prawo do pełnej puli dni urlopowych z dniem 1 stycznia każdego roku. 20 lub 26 dni (pełny etat), które pracownik nabył 1 stycznia 2024 roku powinny by wykorzystanego w tym samym roku. Jeśli z różnych przyczyn wszystkie dni urlopu wypoczynkowego nie zostały wykorzystane w 2024 roku, z dniem 1 stycznia 2025 roku stały się one urlopem zaległym. Oprócz tego urlopu zaległego pracownik nabył 1 stycznia 2025 roku prawo do nowego urlopu, a więc kolejnych 20 lub 26 dni (w zależności od stażu pracy). Nowy urlop również powinien być wykorzystany do końca 2025 roku. W przeciwnym razie stanie się urlopem zaległym 1 stycznia 2026 roku. Do kiedy natomiast należy wykorzystać urlop zaległy z 2024 roku?

Do kiedy należy wykorzystać urlop zaległy w 2025 r.?

Od 2012 roku termin na wykorzystanie urlopu zaległego został wydłużony z końca marca do końca września następnego roku kalendarzowego. Uprzednio art. 168 Kodeksu pracy był jeszcze częściej naruszany niż aktualnie. Wciąż jednak jest to jedno z najczęstszych naruszeń przepisów prawa pracy. Zgodnie z aktualnym stanem prawnym urlop zaległy z 2024 roku należy wykorzystać do dnia 30 września 2025 roku. Obowiązek przypilnowania, aby tak się stało ciąży na pracodawcy.

Do kiedy dokładnie należy wykorzystać urlop zaległy? Czy do 30 września należy wykorzystać już wszystkie dni zaległego urlopu? Uznaje się, że pracodawca spełni swój obowiązek nawet wówczas, gdy pracownik dnia 30 września rozpocznie wykorzystywanie urlopu zaległego czyli 30 września będzie pierwszym dniem urlopu.

Czy pracownik musi zgodzić się na urlop zaległy w terminie ustalonym przez pracodawcę?

Aby skorzystać z urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem urlopów, składa się wniosek do pracodawcy. Czy taka sama zasada dotyczy urlopu zaległego i czy pracownik musi wyrazić zgodę na termin wskazany przez pracodawcę? Najlepiej jest, gdy strony stosunku pracy porozumiewają się ze sobą co do terminu wykorzystania urlopów. Jeśli jednak nie ma takiej możliwości, zbliża się 30 września, a pracownik ma urlop zaległy, pracodawca może, a nawet powinien skierować pracownika na taki urlop. Wówczas zgoda pracownika nie jest wymagana. To obowiązek pracodawcy dopilnować, aby urlop niewykorzystany w 2024 roku, został wykorzystany do końca września 2025 roku. Potwierdza to orzecznictwo Sądu Najwyższego (sygn. akt I PK 124/05) oraz doktryna.

Kiedy przepada urlop zaległy niewykorzystany do 30 września 2025 roku? Kara dla pracodawcy

Czy niewykorzystanie urlopu zaległego z 2024 roku do dnia 30 września 2025 roku oznacza, że urlop ten przepada? Nie. Nie dochodzi od przepadku zaległych dni urlopowych. W tej sytuacji jedynie pracodawca popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika i naraża się na karę grzywny w wysokości od 1000 zł do nawet 30000 zł. Pracownik nie ponosi żadnych negatywnych konsekwencji niewykorzystania urlopu zaległego do końca września.

Urlop zaległy ulegnie przedawnieniu dopiero z upływem 3 lat od momentu, kiedy roszczenie o ten urlop stało się wymagalne. To ogólna zasada dotycząca roszczeń z zakresu prawa pracy. Kiedy zatem roszczenie o urlop zaległy staje się wymagalne? Traktując odpowiednio do zmiany przepisów wyroki Sądu Najwyższego (np. sygn. akt I PK 88/08), uznaje się, że bieg terminu przedawnienia urlopu zaległego rozpoczyna się dnia 1 października. Dla urlopu zaległego z 2024 roku przedawnienie zaczyna biec 1 października 2025 roku. Oznacza to, że niewykorzystany w 2024 roku urlop przepadnie dopiero 1 października 2028 roku.

Jaki urlop przepada z dniem 1 października 2025 roku?

Z którego roku urlop przepadnie więc 1 października 2025 roku? Zgodnie z 3-letnim przedawnieniem będzie to urlop zaległy, który należało wykorzystać do 30 września 2022 roku. Prawo do tego urlopu wypoczynkowego pracownicy nabyli więc w 2021 roku. Jeśli pracownicy nie wykorzystali jeszcze urlopów z 2021 roku (jako urlop zaległy powinni skorzystać z nich do 30 września 2022 roku), przepadną im z dniem 1 października 2025 roku. To ostatnia szansa na wykorzystanie urlopu z 2021 roku.