REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prawidłowo wypełnić druk ZUS Z-3

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Nowakowicz-Jankowiak Marta
Jak prawidłowo wypełnić druk ZUS Z-3
Jak prawidłowo wypełnić druk ZUS Z-3
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Sporządzenie i przekazanie do ZUS druku ZUS Z-3 jest konieczne, gdy pracodawca sam nie wypłaca zasiłków (np. zatrudnia mniej niż 20 pracowników), a obowiązek ten jest przerzucony na ZUS. Jest on niezbędny do ustalenia, jaką kwotę powinien otrzymać ubezpieczony. Jak prawidłowo wypełnić formularz ZUS Z-3?

Przedsiębiorcy są zobowiązani do jego sporządzenia, jeśli sami nie wypłacają zasiłków albo gdy choroba pracownika trwa po ustaniu zatrudnienia. Konstrukcja formularza może być jednak myląca.

REKLAMA

Zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3 ma umożliwić ustalenie uprawnień pracownika do zasiłku oraz wysokości ewentualnego świadczenia, jakie będzie wypłacać ZUS. Jego konstrukcja umożliwia więc ustalenie, o jakie świadczenie ubiega się pracownik oraz za jaki okres. Ponadto pozwala ustalić pozostałe ważne okoliczności: od kiedy pracownik jest zatrudniony, czy nastąpiła zmiana wymiaru czasu pracy, czy posiada poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego i tak dalej. Część formularza dotycząca ustalenia uprawnień do zasiłku w zasadzie nie sprawia płatnikom problemów.

Druk ZUS Z-3

Kłopoty zaczynają się w części dotyczącej ustalenia wysokości świadczenia. W tym celu wypełnia się tabele z punktów od 11 do 14. Pierwsza dotyczy wyłącznie składników wypłacanych za okresy miesięczne, czyli wynagrodzenia za pracę, premii i innych dodatków wypłacanych raz w miesiącu. Druga tabela (z pkt 12) winna zawierać składniki wypłacane kwartalnie, np. premie kwartalne czy wypłacane dodatki za przekroczenia średniotygodniowych norm czasu pracy w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym. Analogicznie wypełnia się tabelę z pkt 13, wpisując składniki roczne, oraz z pkt 14, gdzie należy umieścić składniki, które ze względu na częstotliwość wypłat nie mogły się znaleźć w żadnej z powyższych tabel. Będzie to np. premia półroczna albo dodatki za przekroczenia średniotygodniowych norm czasu pracy w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym.

Polecamy produkt: Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Urlop to dzień przepracowany

Najczęściej wypłaca się składniki miesięczne, dlatego tabela ich dotycząca jest najbardziej rozbudowana. Opisy kolumn tabeli 11 nie ułatwiają sprawy. Już w kolumnie 4 „Liczba dni, które pracownik przepracował” jest nieścisłość, gdyż mimo że urlop wypoczynkowy jest dniem wolnym od pracy, to wlicza się go do liczby dni, które pracownik przepracował. Tak samo będzie z urlopem okolicznościowym. Zupełnie inaczej przy urlopie bezpłatnym – tej nieobecności nie wlicza się do dni przepracowanych. Nie wlicza się również dni choroby, dni urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego i wychowawczego oraz dni nieobecności nieusprawiedliwionej oraz usprawiedliwionej, ale bez prawa do wynagrodzenia za ten czas.

Jeśli liczba dni, które zatrudniony przepracował, jest niższa od liczby dni, jakie był obowiązany przepracować, należy wykazać powód tej nieobecności w kolumnie 5 tabeli.

Niezależnie od przyczyny nieobecności należy w kolejnej kolumnie wpisać „Stałe wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki stałe w pełnej miesięcznej wysokości określonej w umowie o pracę brutto”. Jednak i tutaj są wyjątki. Nie w każdym przypadku wpisuje się wynagrodzenie brutto.

Kiedy pełne wynagrodzenie z umowy

REKLAMA

Jeśli pracownik był nieobecny w pracy w związku z chorobą własną lub członka rodziny, to jego wynagrodzenie jest pomniejszane za chorobę, a w to miejsce wypłaca się zasiłek. Jeżeli taki miesiąc jest brany pod uwagę przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, to wynagrodzenie pracownika się dopełnia, czyli przyjmuje do podstawy wymiaru zasiłku kwotę wynagrodzenia wynikającą z umowy o pracę. Tę kwotę, czyli „Stałe wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki stałe w pełnej miesięcznej wysokości określonej w umowie o pracę brutto”, należy właśnie wpisać do kolumny 6 tabeli z pkt 11 zaświadczenia ZUS Z-3.

Nie ma znaczenia, że podstawą zasiłku winien być przychód. Mimo że pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia, to do podstawy wymiaru zasiłku bierze się fikcyjny przychód, czyli „stałe wynagrodzenie zasadnicze brutto”.

Dokładnie tak samo należy postąpić, gdy pracownik w ogóle nie otrzyma wynagrodzenia za jakiś dzień, bo przebywa na urlopie bezpłatnym.

Czasami trzeba pomniejszyć

Inaczej ZUS traktuje niewykonywanie pracy spowodowane spóźnieniem pracownika lub zwolnieniem z pracy w związku z wyjściem prywatnym, które nie zostało odpracowane. Pracodawca potrąca określoną kwotę z wynagrodzenia pracownika za taką nieobecność, dzieląc płacę zasadniczą przez liczbę godzin przypadających do przepracowania i mnożąc razy liczba godzin spóźnienia lub nieobecności w związku z wyjściem prywatnym. Przyjmując wynagrodzenie z tego miesiąca do podstawy wymiaru zasiłku, nie dopełnia go. Bierze kwotę ustaloną po potraceniu za spóźnienie. Również wypełniając ZUS Z-3, mimo że w kolumnie jest napisane „stałe wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki stałe w pełnej miesięcznej wysokości określonej w umowie o pracę brutto”, pracodawca ma obowiązek wpisać wynagrodzenie pomniejszone. Powód pomniejszenia powinien opisać w uwagach do zaświadczenia. Płatnik powinien być jednak przygotowany na to, że trafi na taki oddział ZUS, który nakaże mu wpisać pełną kwotę z umowy, natomiast kwotę pomniejszenia wykazać w uwagach. Niestety ZUS nadal nie stosuje jednorodnych praktyk we wszystkich swoich oddziałach. ⒸⓅ

Zobacz serwis: Urlop wypoczynkowy

Niezdolność do pracy po utracie etatu
Pracownik był zatrudniony od 15 kwietnia 2016 r. i został zwolniony 17 września 2016 r. Ma prawo do dalszego zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia. W maju przepracował cały miesiąc, w czerwcu spóźnił się godzinę do pracy i nie odpracował jej. W lipcu był chory przez 5 dni roboczych. W sierpniu miał 3 dni urlopu wypoczynkowego i 8 godzin wyjść prywatnych nieodpracowanych. Prócz płacy zasadniczej 5000 zł nie ma innych składników wynagrodzenia. Jak wypełnić tabelę z pkt 11 zaświadczenia ZUS Z-3?

11. Składniki wynagrodzenia za okresy miesięczne:

Rok

M-c

Dni, które pracownik:

Przyczyna nieprzepracowania całego miesiąca

Stałe wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki stałe w pełnej miesięcznej wysokości określonej w umowie o pracę brutto

Zmienne wynagrodzenie miesięczne brutto

Procent składki potrąconej

przepracował

był zobowiązany przepracować

wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki pomniejszane proporcjonalnie

premie i inne

składniki

przyjmowane

w kwocie

faktycznej

1

2

3

4

5

6

7

8

9

2016

5

20

20

5000,00 zł

brak

brak

13,71

2016

6

22

22

4971,60 zł

brak

brak

13,71

2016

7

16

21

choroba – 5 dni

5000,00 zł

brak

brak

13,71

2016

8

22

22

4772,73 zł

brak

brak

13,71

W uwagach (pkt 16 druku ZUS Z-3) należy zawrzeć dopisek:

W czerwcu 2016 r. potrącono pracownikowi wynagrodzenie za 1 godzinę spóźnienia (kwota 28,40 zł). W sierpniu 2016 r. potrącono pracownikowi wynagrodzenie za 8 godzin niewykonywania pracy w związku z wyjściami prywatnymi (kwota 227,27 zł). ⒸⓅ

Podstawa prawna:

Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 372 ze zm.).

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA