REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prawidłowo wypełnić druk ZUS Z-3

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Nowakowicz-Jankowiak Marta
Jak prawidłowo wypełnić druk ZUS Z-3
Jak prawidłowo wypełnić druk ZUS Z-3
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Sporządzenie i przekazanie do ZUS druku ZUS Z-3 jest konieczne, gdy pracodawca sam nie wypłaca zasiłków (np. zatrudnia mniej niż 20 pracowników), a obowiązek ten jest przerzucony na ZUS. Jest on niezbędny do ustalenia, jaką kwotę powinien otrzymać ubezpieczony. Jak prawidłowo wypełnić formularz ZUS Z-3?

Przedsiębiorcy są zobowiązani do jego sporządzenia, jeśli sami nie wypłacają zasiłków albo gdy choroba pracownika trwa po ustaniu zatrudnienia. Konstrukcja formularza może być jednak myląca.

REKLAMA

Zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3 ma umożliwić ustalenie uprawnień pracownika do zasiłku oraz wysokości ewentualnego świadczenia, jakie będzie wypłacać ZUS. Jego konstrukcja umożliwia więc ustalenie, o jakie świadczenie ubiega się pracownik oraz za jaki okres. Ponadto pozwala ustalić pozostałe ważne okoliczności: od kiedy pracownik jest zatrudniony, czy nastąpiła zmiana wymiaru czasu pracy, czy posiada poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego i tak dalej. Część formularza dotycząca ustalenia uprawnień do zasiłku w zasadzie nie sprawia płatnikom problemów.

Druk ZUS Z-3

Kłopoty zaczynają się w części dotyczącej ustalenia wysokości świadczenia. W tym celu wypełnia się tabele z punktów od 11 do 14. Pierwsza dotyczy wyłącznie składników wypłacanych za okresy miesięczne, czyli wynagrodzenia za pracę, premii i innych dodatków wypłacanych raz w miesiącu. Druga tabela (z pkt 12) winna zawierać składniki wypłacane kwartalnie, np. premie kwartalne czy wypłacane dodatki za przekroczenia średniotygodniowych norm czasu pracy w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym. Analogicznie wypełnia się tabelę z pkt 13, wpisując składniki roczne, oraz z pkt 14, gdzie należy umieścić składniki, które ze względu na częstotliwość wypłat nie mogły się znaleźć w żadnej z powyższych tabel. Będzie to np. premia półroczna albo dodatki za przekroczenia średniotygodniowych norm czasu pracy w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym.

Polecamy produkt: Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Urlop to dzień przepracowany

Najczęściej wypłaca się składniki miesięczne, dlatego tabela ich dotycząca jest najbardziej rozbudowana. Opisy kolumn tabeli 11 nie ułatwiają sprawy. Już w kolumnie 4 „Liczba dni, które pracownik przepracował” jest nieścisłość, gdyż mimo że urlop wypoczynkowy jest dniem wolnym od pracy, to wlicza się go do liczby dni, które pracownik przepracował. Tak samo będzie z urlopem okolicznościowym. Zupełnie inaczej przy urlopie bezpłatnym – tej nieobecności nie wlicza się do dni przepracowanych. Nie wlicza się również dni choroby, dni urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego i wychowawczego oraz dni nieobecności nieusprawiedliwionej oraz usprawiedliwionej, ale bez prawa do wynagrodzenia za ten czas.

Jeśli liczba dni, które zatrudniony przepracował, jest niższa od liczby dni, jakie był obowiązany przepracować, należy wykazać powód tej nieobecności w kolumnie 5 tabeli.

Niezależnie od przyczyny nieobecności należy w kolejnej kolumnie wpisać „Stałe wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki stałe w pełnej miesięcznej wysokości określonej w umowie o pracę brutto”. Jednak i tutaj są wyjątki. Nie w każdym przypadku wpisuje się wynagrodzenie brutto.

Kiedy pełne wynagrodzenie z umowy

REKLAMA

Jeśli pracownik był nieobecny w pracy w związku z chorobą własną lub członka rodziny, to jego wynagrodzenie jest pomniejszane za chorobę, a w to miejsce wypłaca się zasiłek. Jeżeli taki miesiąc jest brany pod uwagę przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, to wynagrodzenie pracownika się dopełnia, czyli przyjmuje do podstawy wymiaru zasiłku kwotę wynagrodzenia wynikającą z umowy o pracę. Tę kwotę, czyli „Stałe wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki stałe w pełnej miesięcznej wysokości określonej w umowie o pracę brutto”, należy właśnie wpisać do kolumny 6 tabeli z pkt 11 zaświadczenia ZUS Z-3.

Nie ma znaczenia, że podstawą zasiłku winien być przychód. Mimo że pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia, to do podstawy wymiaru zasiłku bierze się fikcyjny przychód, czyli „stałe wynagrodzenie zasadnicze brutto”.

Dokładnie tak samo należy postąpić, gdy pracownik w ogóle nie otrzyma wynagrodzenia za jakiś dzień, bo przebywa na urlopie bezpłatnym.

Czasami trzeba pomniejszyć

Inaczej ZUS traktuje niewykonywanie pracy spowodowane spóźnieniem pracownika lub zwolnieniem z pracy w związku z wyjściem prywatnym, które nie zostało odpracowane. Pracodawca potrąca określoną kwotę z wynagrodzenia pracownika za taką nieobecność, dzieląc płacę zasadniczą przez liczbę godzin przypadających do przepracowania i mnożąc razy liczba godzin spóźnienia lub nieobecności w związku z wyjściem prywatnym. Przyjmując wynagrodzenie z tego miesiąca do podstawy wymiaru zasiłku, nie dopełnia go. Bierze kwotę ustaloną po potraceniu za spóźnienie. Również wypełniając ZUS Z-3, mimo że w kolumnie jest napisane „stałe wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki stałe w pełnej miesięcznej wysokości określonej w umowie o pracę brutto”, pracodawca ma obowiązek wpisać wynagrodzenie pomniejszone. Powód pomniejszenia powinien opisać w uwagach do zaświadczenia. Płatnik powinien być jednak przygotowany na to, że trafi na taki oddział ZUS, który nakaże mu wpisać pełną kwotę z umowy, natomiast kwotę pomniejszenia wykazać w uwagach. Niestety ZUS nadal nie stosuje jednorodnych praktyk we wszystkich swoich oddziałach. ⒸⓅ

Zobacz serwis: Urlop wypoczynkowy

Niezdolność do pracy po utracie etatu
Pracownik był zatrudniony od 15 kwietnia 2016 r. i został zwolniony 17 września 2016 r. Ma prawo do dalszego zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia. W maju przepracował cały miesiąc, w czerwcu spóźnił się godzinę do pracy i nie odpracował jej. W lipcu był chory przez 5 dni roboczych. W sierpniu miał 3 dni urlopu wypoczynkowego i 8 godzin wyjść prywatnych nieodpracowanych. Prócz płacy zasadniczej 5000 zł nie ma innych składników wynagrodzenia. Jak wypełnić tabelę z pkt 11 zaświadczenia ZUS Z-3?

11. Składniki wynagrodzenia za okresy miesięczne:

Rok

M-c

Dni, które pracownik:

Przyczyna nieprzepracowania całego miesiąca

Stałe wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki stałe w pełnej miesięcznej wysokości określonej w umowie o pracę brutto

Zmienne wynagrodzenie miesięczne brutto

Procent składki potrąconej

przepracował

był zobowiązany przepracować

wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki pomniejszane proporcjonalnie

premie i inne

składniki

przyjmowane

w kwocie

faktycznej

1

2

3

4

5

6

7

8

9

2016

5

20

20

5000,00 zł

brak

brak

13,71

2016

6

22

22

4971,60 zł

brak

brak

13,71

2016

7

16

21

choroba – 5 dni

5000,00 zł

brak

brak

13,71

2016

8

22

22

4772,73 zł

brak

brak

13,71

W uwagach (pkt 16 druku ZUS Z-3) należy zawrzeć dopisek:

W czerwcu 2016 r. potrącono pracownikowi wynagrodzenie za 1 godzinę spóźnienia (kwota 28,40 zł). W sierpniu 2016 r. potrącono pracownikowi wynagrodzenie za 8 godzin niewykonywania pracy w związku z wyjściami prywatnymi (kwota 227,27 zł). ⒸⓅ

Podstawa prawna:

Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 372 ze zm.).

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dodatkowe 6589,67 zł miesięcznie dla najstarszych Polaków z ZUS

Dodatkowe 6589,67 zł miesięcznie dla najstarszych Polaków z ZUS. Należy się każdemu seniorowi, nawet temu, który nie pobiera żadnego świadczenia z ZUS. Taka osoba musi jednak złożyć wniosek. Ile lat trzeba ukończyć, aby móc je otrzymać?

Rekordowy dług w ZUS wynosi prawie 819 mln złotych. Pogarsza się sytuacja finansowa płatników

Rekordowy dług w ZUS w 2025 roku wynosi prawie 819 mln złotych. Dlaczego zadłużenie w ZUS jest tak wysokie? Zdaniem ekspertów dane wskazują m.in. na pogarszającą się sytuację finansową płatników.

Jedni z milionami, drudzy z groszami. Rekordzista jest zadłużony w ZUS na blisko 819 mln złotych [DANE]

Na koniec czerwca 2025 roku 625 755 aktywnych płatników miało zadłużenie powyżej 0,01 zł względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). To o 0,6% więcej niż rok wcześniej. Jednocześnie kwota zadłużenia na wszystkie fundusze na aktywnych kontach płatników wyniosła 21,069 mld zł. To o 7,6% więcej niż rok wcześniej. Tak więc: jedni z milionami, drudzy z groszami. Okazuje się, że rekordzista jest zadłużony w ZUS na blisko 819 mln złotych.

Od 1 września 2025 r. spada wynagrodzenie pracowników młodocianych. Znamy nowe stawki

Od września 2025 r. zmienią się minimalne stawki dla pracowników młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego. Obniżka wynika z niższego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w II kwartale 2025 r. Sprawdź, ile wyniesie płaca w poszczególnych latach nauki zawodu i przyuczenia do wykonywania określonej pracy.

REKLAMA

MRPiPS wyjaśnia nowe przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców [Odpowiedź na pytania Rzecznika MŚP]

W lipcu 2025 r. Rzecznik MŚP skierowała do ministerstwa szereg pytań i wątpliwości dotyczących nowych przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców. Oto obszerne wyjaśnienia MRPiPS.

Praca: 10 potknięć, które zamykają drzwi już na starcie

Praca: 10 potknięć, które zamykają drzwi już na starcie - dlaczego to takie ważne? Bo to odpowiedź na niepokojące obserwacje – w wielu branżach coraz częściej zanika kultura rozmów kwalifikacyjnych. Proste zasady dobrego wychowania ustępują pośpiechowi, brakowi przygotowania i nieprofesjonalnym zachowaniom. Czego zatem unikać? Przygotowaliśmy zestawienie najczęściej spotykanych potknięć, które potrafią przekreślić szanse kandydata już na starcie.

Nowe przepisy dotyczące benefitów pozapłacowych od 2026 r. Jawność wynagrodzeń je obejmie

Nowe przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń, które wchodzą w życie z początkiem 2026 roku, obejmują również benefity pozapłacowe. Co to w praktyce oznacza?

Od czerwca 2025 r. miały być ułatwienia dla pracowników na rynku pracy a jest chaos

W dniu 1 czerwca 2025 r. weszła w życie ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Wprowadzone zmiany miały zrewolucjonizować procedury związane z uzyskiwaniem zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu pracy obcokrajowcom. W teorii nowe regulacje miały uprościć i przyspieszyć procesy. W praktyce – wiele firm, urzędów i cudzoziemców wpadło w wir organizacyjnego chaosu.

REKLAMA

Milczenie nie jest obroną, lecz obciążeniem: prawie 20 000 kary dla pracodawcy za brak odpowiedzi do UODO

Można powiedzieć, że milczenie kosztuje. Poniżej przedstawiamy analizę ciekawej sprawy, która zakończyła się ukaraniem przez UODO za ignorowanie przez przedsiębiorcę obowiązków informacyjnych i braku współpracy z urzędem - a wszystko to w kontekście przetwarzania danych biometrycznych. Karę można więc otrzymać nie tylko za działanie ale i za bierność - brak działania.

Szef na urlopie: czy możliwy jest wypoczynek bez telefonu i laptopa?

Oprócz plaży i szumu morza urlop szefa wiąże się zwykle z telefonami i laptopem. Tymczasem prawdziwy wypoczynek jest naprawdę ważny. Jakie są korzyści z nieobecności szefa w firmie? Co zmienić w zarządzaniu, aby móc spokojnie wybrać się na urlop?

REKLAMA