Jak prawidłowo wypełnić druk ZUS Z-3

Przedsiębiorcy są zobowiązani do jego sporządzenia, jeśli sami nie wypłacają zasiłków albo gdy choroba pracownika trwa po ustaniu zatrudnienia. Konstrukcja formularza może być jednak myląca.

Zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3 ma umożliwić ustalenie uprawnień pracownika do zasiłku oraz wysokości ewentualnego świadczenia, jakie będzie wypłacać ZUS. Jego konstrukcja umożliwia więc ustalenie, o jakie świadczenie ubiega się pracownik oraz za jaki okres. Ponadto pozwala ustalić pozostałe ważne okoliczności: od kiedy pracownik jest zatrudniony, czy nastąpiła zmiana wymiaru czasu pracy, czy posiada poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego i tak dalej. Część formularza dotycząca ustalenia uprawnień do zasiłku w zasadzie nie sprawia płatnikom problemów.

Druk ZUS Z-3

Kłopoty zaczynają się w części dotyczącej ustalenia wysokości świadczenia. W tym celu wypełnia się tabele z punktów od 11 do 14. Pierwsza dotyczy wyłącznie składników wypłacanych za okresy miesięczne, czyli wynagrodzenia za pracę, premii i innych dodatków wypłacanych raz w miesiącu. Druga tabela (z pkt 12) winna zawierać składniki wypłacane kwartalnie, np. premie kwartalne czy wypłacane dodatki za przekroczenia średniotygodniowych norm czasu pracy w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym. Analogicznie wypełnia się tabelę z pkt 13, wpisując składniki roczne, oraz z pkt 14, gdzie należy umieścić składniki, które ze względu na częstotliwość wypłat nie mogły się znaleźć w żadnej z powyższych tabel. Będzie to np. premia półroczna albo dodatki za przekroczenia średniotygodniowych norm czasu pracy w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym.

Polecamy produkt: Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.

Urlop to dzień przepracowany

Najczęściej wypłaca się składniki miesięczne, dlatego tabela ich dotycząca jest najbardziej rozbudowana. Opisy kolumn tabeli 11 nie ułatwiają sprawy. Już w kolumnie 4 „Liczba dni, które pracownik przepracował” jest nieścisłość, gdyż mimo że urlop wypoczynkowy jest dniem wolnym od pracy, to wlicza się go do liczby dni, które pracownik przepracował. Tak samo będzie z urlopem okolicznościowym. Zupełnie inaczej przy urlopie bezpłatnym – tej nieobecności nie wlicza się do dni przepracowanych. Nie wlicza się również dni choroby, dni urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego i wychowawczego oraz dni nieobecności nieusprawiedliwionej oraz usprawiedliwionej, ale bez prawa do wynagrodzenia za ten czas.

Jeśli liczba dni, które zatrudniony przepracował, jest niższa od liczby dni, jakie był obowiązany przepracować, należy wykazać powód tej nieobecności w kolumnie 5 tabeli.

Niezależnie od przyczyny nieobecności należy w kolejnej kolumnie wpisać „Stałe wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki stałe w pełnej miesięcznej wysokości określonej w umowie o pracę brutto”. Jednak i tutaj są wyjątki. Nie w każdym przypadku wpisuje się wynagrodzenie brutto.

Kiedy pełne wynagrodzenie z umowy

Jeśli pracownik był nieobecny w pracy w związku z chorobą własną lub członka rodziny, to jego wynagrodzenie jest pomniejszane za chorobę, a w to miejsce wypłaca się zasiłek. Jeżeli taki miesiąc jest brany pod uwagę przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, to wynagrodzenie pracownika się dopełnia, czyli przyjmuje do podstawy wymiaru zasiłku kwotę wynagrodzenia wynikającą z umowy o pracę. Tę kwotę, czyli „Stałe wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki stałe w pełnej miesięcznej wysokości określonej w umowie o pracę brutto”, należy właśnie wpisać do kolumny 6 tabeli z pkt 11 zaświadczenia ZUS Z-3.

Nie ma znaczenia, że podstawą zasiłku winien być przychód. Mimo że pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia, to do podstawy wymiaru zasiłku bierze się fikcyjny przychód, czyli „stałe wynagrodzenie zasadnicze brutto”.

Dokładnie tak samo należy postąpić, gdy pracownik w ogóle nie otrzyma wynagrodzenia za jakiś dzień, bo przebywa na urlopie bezpłatnym.

Czasami trzeba pomniejszyć

Inaczej ZUS traktuje niewykonywanie pracy spowodowane spóźnieniem pracownika lub zwolnieniem z pracy w związku z wyjściem prywatnym, które nie zostało odpracowane. Pracodawca potrąca określoną kwotę z wynagrodzenia pracownika za taką nieobecność, dzieląc płacę zasadniczą przez liczbę godzin przypadających do przepracowania i mnożąc razy liczba godzin spóźnienia lub nieobecności w związku z wyjściem prywatnym. Przyjmując wynagrodzenie z tego miesiąca do podstawy wymiaru zasiłku, nie dopełnia go. Bierze kwotę ustaloną po potraceniu za spóźnienie. Również wypełniając ZUS Z-3, mimo że w kolumnie jest napisane „stałe wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki stałe w pełnej miesięcznej wysokości określonej w umowie o pracę brutto”, pracodawca ma obowiązek wpisać wynagrodzenie pomniejszone. Powód pomniejszenia powinien opisać w uwagach do zaświadczenia. Płatnik powinien być jednak przygotowany na to, że trafi na taki oddział ZUS, który nakaże mu wpisać pełną kwotę z umowy, natomiast kwotę pomniejszenia wykazać w uwagach. Niestety ZUS nadal nie stosuje jednorodnych praktyk we wszystkich swoich oddziałach. ^ⒸⓅ

Zobacz serwis: Urlop wypoczynkowy

Niezdolność do pracy po utracie etatu
Pracownik był zatrudniony od 15 kwietnia 2016 r. i został zwolniony 17 września 2016 r. Ma prawo do dalszego zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia. W maju przepracował cały miesiąc, w czerwcu spóźnił się godzinę do pracy i nie odpracował jej. W lipcu był chory przez 5 dni roboczych. W sierpniu miał 3 dni urlopu wypoczynkowego i 8 godzin wyjść prywatnych nieodpracowanych. Prócz płacy zasadniczej 5000 zł nie ma innych składników wynagrodzenia. Jak wypełnić tabelę z pkt 11 zaświadczenia ZUS Z-3?

11. Składniki wynagrodzenia za okresy miesięczne:

W uwagach (pkt 16 druku ZUS Z-3) należy zawrzeć dopisek:

W czerwcu 2016 r. potrącono pracownikowi wynagrodzenie za 1 godzinę spóźnienia (kwota 28,40 zł). W sierpniu 2016 r. potrącono pracownikowi wynagrodzenie za 8 godzin niewykonywania pracy w związku z wyjściami prywatnymi (kwota 227,27 zł). ^ⒸⓅ

Podstawa prawna:

Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 372 ze zm.).